把握通知會(huì)議時(shí)間的技巧

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不說(shuō)你感到好奇，連我自己也覺(jué)得奇怪：為什么要寫(xiě)這樣的文章？事情還得從上周六下午的一個(gè)項(xiàng)目辦公會(huì)說(shuō)起。
我們?cè)ㄏ轮芏e辦項(xiàng)目思路與技術(shù)方法講座，考慮到部分參與者周二要出差，項(xiàng)目組長(zhǎng)提出講座能否提前到周一下午進(jìn)行。為了保證講座效果，當(dāng)然是參與者越多越好，我立即表示同意。我的秘書(shū)小李提出異議：如果小偉已經(jīng)通知下去，就又得重新通知，不知變更通知時(shí)間上來(lái)不來(lái)得及？企業(yè)秘書(shū)小安說(shuō)：他肯定沒(méi)有通知！我問(wèn)：何以見(jiàn)得？小安說(shuō)：他下班就走了，哪有時(shí)間通知？
沒(méi)通知也好，周一下午學(xué)習(xí)，不需要任何準(zhǔn)備，周一上午通知好了。
“那我們以后通知開(kāi)會(huì)都不用積極了?！绷硪晃幻貢?shū)小藤說(shuō)。
不是積極不積極的問(wèn)題，而是時(shí)間把握要恰到好處。
這時(shí)，我對(duì)他們講了有效時(shí)間管理的原則和會(huì)議通知時(shí)間的把握方法。這二個(gè)企業(yè)秘書(shū)可是企業(yè)的中層和未來(lái)培養(yǎng)的重點(diǎn)人物，連他們都不清楚會(huì)議通知時(shí)間的把握原則，其他人的時(shí)間觀也就可見(jiàn)一斑了。因故寫(xiě)下這篇文章。強(qiáng)調(diào)如下：
一、 臨時(shí)會(huì)議以最遠(yuǎn)距離參加者能及時(shí)趕到為宜。
二、 學(xué)習(xí)與精神傳達(dá)會(huì)議提前半天為宜。下午的會(huì)，上午通知；上午的會(huì)，前一天下午通知。
三、 需要準(zhǔn)備或討論的會(huì)議，提前24小時(shí)通知并同時(shí)下發(fā)會(huì)議資料或會(huì)議主題，讓參與者有時(shí)間充分準(zhǔn)備。需要在本部位討論收集意見(jiàn)的會(huì)議還可以提前通知，以讓下面有時(shí)間準(zhǔn)備為宜。
四、 如果是例會(huì)就不必另行通知。
五、 重要的年度會(huì)議或需要邀請(qǐng)外部人士參加的會(huì)議（如營(yíng)銷(xiāo)會(huì)議、供應(yīng)商聯(lián)誼會(huì)、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等），則必須制訂詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃，至少提前二到三個(gè)月準(zhǔn)備，提前一個(gè)月通知。
六、 任何會(huì)議不要多頭通知，也不要二次通知（更改除外），會(huì)議時(shí)間到了，必須參加而未到場(chǎng)人士，可以追加通知。
七、 有局域網(wǎng)的企業(yè)最好使用局域網(wǎng)。盡量少用電話(huà)通知，不用紙質(zhì)通知。
八、 加強(qiáng)到會(huì)管理，對(duì)無(wú)故不參加會(huì)議者當(dāng)天就給予處罰。否則會(huì)議通知的效力就會(huì)大折扣。

以上是"把握通知會(huì)議時(shí)間的技巧"的內(nèi)容，本文的主題是“不是積極不積極的問(wèn)題，而是時(shí)間把握要恰到好處”。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專(zhuān)注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 管理時(shí)間，主宰生活, 工作職責(zé)不斷變化, 時(shí)間管理的綜合概論, 感謝您對(duì)本站的支持。

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