把握通知會議時間的技巧

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不說你感到好奇，連我自己也覺得奇怪：為什么要寫這樣的文章？事情還得從上周六下午的一個項目辦公會說起。
我們原定下周二舉辦項目思路與技術方法講座，考慮到部分參與者周二要出差，項目組長提出講座能否提前到周一下午進行。為了保證講座效果，當然是參與者越多越好，我立即表示同意。我的秘書小李提出異議：如果小偉已經(jīng)通知下去，就又得重新通知，不知變更通知時間上來不來得及？企業(yè)秘書小安說：他肯定沒有通知！我問：何以見得？小安說：他下班就走了，哪有時間通知？
沒通知也好，周一下午學習，不需要任何準備，周一上午通知好了。
“那我們以后通知開會都不用積極了。”另一位秘書小藤說。
不是積極不積極的問題，而是時間把握要恰到好處。
這時，我對他們講了有效時間管理的原則和會議通知時間的把握方法。這二個企業(yè)秘書可是企業(yè)的中層和未來培養(yǎng)的重點人物，連他們都不清楚會議通知時間的把握原則，其他人的時間觀也就可見一斑了。因故寫下這篇文章。強調(diào)如下：
一、 臨時會議以最遠距離參加者能及時趕到為宜。
二、 學習與精神傳達會議提前半天為宜。下午的會，上午通知；上午的會，前一天下午通知。
三、 需要準備或討論的會議，提前24小時通知并同時下發(fā)會議資料或會議主題，讓參與者有時間充分準備。需要在本部位討論收集意見的會議還可以提前通知，以讓下面有時間準備為宜。
四、 如果是例會就不必另行通知。
五、 重要的年度會議或需要邀請外部人士參加的會議（如營銷會議、供應商聯(lián)誼會、新產(chǎn)品發(fā)布會等），則必須制訂詳細的會議計劃，至少提前二到三個月準備，提前一個月通知。
六、 任何會議不要多頭通知，也不要二次通知（更改除外），會議時間到了，必須參加而未到場人士，可以追加通知。
七、 有局域網(wǎng)的企業(yè)最好使用局域網(wǎng)。盡量少用電話通知，不用紙質通知。
八、 加強到會管理，對無故不參加會議者當天就給予處罰。否則會議通知的效力就會大折扣。

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