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時(shí)間管理系統(tǒng):工作表與時(shí)間表(十二)
廠商沒有繼續(xù)跟進(jìn),就要負(fù)責(zé)追蹤到底
繼續(xù)跟進(jìn)(follow-through)并非意味著只追蹤問題,也要有結(jié)果。我的同事無法理解,因?yàn)閺S商沒有早兩星期前回復(fù)他而讓他的項(xiàng)目延后,為何上司對(duì)他的表現(xiàn)不高興。廠商沒有回復(fù)又不是他的錯(cuò),不是嗎?
真實(shí)世界不是這么回亊的。你不能假設(shè)廠商一定會(huì)回復(fù)。你要負(fù)責(zé)把項(xiàng)目適時(shí)地完成。這里有些秘訣:
l? 每天找廠商直到聯(lián)絡(luò)上為止。一天至少找一次,別等廠商主動(dòng)找你。
l? 一大早就找廠商。如果一天中能提早聯(lián)絡(luò)上他們,他們就可以花當(dāng)天剩下的時(shí)間,官僚主義地尋找、回復(fù)你需要的答案或結(jié)果。而如果是在快下班時(shí)才聯(lián)絡(luò)上,那么到隔日早上你的請求已經(jīng)被忘了(他們沒看這本書。)
l? 在筆記里記錄你聯(lián)絡(luò)廠商的事實(shí)。當(dāng)事情變糟糕時(shí),這個(gè)記錄就有用處了。
l? 一定要留言。你需要留下打電話的證據(jù)。沒有留言等同于沒打電話。每次留言不必另創(chuàng)新意,照著以下格式說即可:我是(你的名字)。請回電(你的電話號(hào)碼)。我需要關(guān)于(項(xiàng)目名稱)的(更新/什么都可以)狀況。謝謝!如果沒說出打電話的理由,結(jié)果會(huì)變成玩電話追人游戲。如果說出你需要什么,那么不論廠商是否能聯(lián)絡(luò)到你,他們都可先自行找出答案或結(jié)果。但是記住,留言要簡短,并且要把電話號(hào)碼留在開始而不是結(jié)尾的地方。
相對(duì)于問題的追蹤,訂單的追蹤則不宜等到發(fā)貨人提供追蹤號(hào)碼和(或)到貨日期才追蹤。
關(guān)于發(fā)貨會(huì)延后的亊情,我曾經(jīng)被廠商(以及采購部門)刺激過許多次?!班?,這個(gè)訂單已經(jīng)擱置在這里一星期了,因?yàn)橛袀€(gè)表格需要你傳真給我?!蹦菫楹尾恢鲃?dòng)告訴我?這些人不是拿傭金做亊嗎?是否他們找到一些神奇的經(jīng)營模式,不用把產(chǎn)品出貨就可賺到錢?
“還需從我這買些什么嗎?”這是一個(gè)很愚蠢的問題,因?yàn)槲覇柫撕芏嗄甓紱]有成功過。我一直以為積極性很高的業(yè)務(wù)人員會(huì)借這個(gè)機(jī)會(huì)趕快完成交易好得到傭金。錯(cuò)了,真正的問題不是由我來干涉所有的障礙。有可能是信用度必須被核對(duì)過,或是有一個(gè)設(shè)計(jì)需要內(nèi)部的簽核。技術(shù)上來說,這是采購部門的人該做的,而不是我。人們不希望好像是在替你做亊,因此會(huì)很禮貌地回答這個(gè)問題說“不”。實(shí)際上,如果知道這些障礙不是我能控制的,至少我還能管理它們,換言之,我可以打電話給采購部門,確認(rèn)他們排除障礙沒有。
因此,當(dāng)所有亊情看來都完成后,我就問魔術(shù)式的問題:“可以告訴我,什么時(shí)候會(huì)送達(dá)?”突然間,就像敲到業(yè)務(wù)人員的腦袋一樣,告訴我:我真的做好了或列出障礙列表:產(chǎn)品要到明年春天才有或是已經(jīng)填好信用申請表,還沒送到財(cái)務(wù)部門。這些都是真實(shí)的例子。
一旦我得到交貨日期,問題就改為“可以給我追蹤號(hào)碼嗎?”這問題可以真的證實(shí)訂單沒有遇到陣礙。對(duì)于重要的項(xiàng)目,我會(huì)每天打電話問,直到收到追蹤號(hào)碼為止。我總是在早上打電話,而且如果是留言的話,我一定很禮貌地留下口信。
以上是"時(shí)間管理系統(tǒng):工作表與時(shí)間表(十二)"的內(nèi)容,本文的主題是“繼續(xù)跟進(jìn)(follow-through)并非意味著只追蹤問題,也要有結(jié)果。我的同事無法理解,因?yàn)閺S商沒有早兩星期前回復(fù)他而讓他的項(xiàng)目延后,為何上司對(duì)他的表現(xiàn)不高興。廠商沒有回復(fù)又不是他的錯(cuò),不是嗎?真實(shí)世界不是這么回亊的?!?。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理,致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣,那么你可能對(duì)以下文章也感興趣: 時(shí)間管理法則, 如何做好企業(yè)的時(shí)間管理, 商務(wù)早午餐與時(shí)間管理, 感謝您對(duì)本站的支持。
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