時(shí)間管理系統(tǒng):工作表與時(shí)間表（十二）

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廠商沒有繼續(xù)跟進(jìn)，就要負(fù)責(zé)追蹤到底

繼續(xù)跟進(jìn)（follow-through）并非意味著只追蹤問題，也要有結(jié)果。我的同事無法理解，因?yàn)閺S商沒有早兩星期前回復(fù)他而讓他的項(xiàng)目延后，為何上司對(duì)他的表現(xiàn)不高興。廠商沒有回復(fù)又不是他的錯(cuò)，不是嗎？

真實(shí)世界不是這么回亊的。你不能假設(shè)廠商一定會(huì)回復(fù)。你要負(fù)責(zé)把項(xiàng)目適時(shí)地完成。這里有些秘訣：

l? 每天找廠商直到聯(lián)絡(luò)上為止。一天至少找一次，別等廠商主動(dòng)找你。

l? 一大早就找廠商。如果一天中能提早聯(lián)絡(luò)上他們，他們就可以花當(dāng)天剩下的時(shí)間，官僚主義地尋找、回復(fù)你需要的答案或結(jié)果。而如果是在快下班時(shí)才聯(lián)絡(luò)上，那么到隔日早上你的請求已經(jīng)被忘了（他們沒看這本書。）

l? 在筆記里記錄你聯(lián)絡(luò)廠商的事實(shí)。當(dāng)事情變糟糕時(shí)，這個(gè)記錄就有用處了。

l? 一定要留言。你需要留下打電話的證據(jù)。沒有留言等同于沒打電話。每次留言不必另創(chuàng)新意，照著以下格式說即可：我是（你的名字）。請回電（你的電話號(hào)碼）。我需要關(guān)于（項(xiàng)目名稱）的（更新/什么都可以）狀況。謝謝！如果沒說出打電話的理由，結(jié)果會(huì)變成玩電話追人游戲。如果說出你需要什么，那么不論廠商是否能聯(lián)絡(luò)到你，他們都可先自行找出答案或結(jié)果。但是記住，留言要簡短，并且要把電話號(hào)碼留在開始而不是結(jié)尾的地方。

相對(duì)于問題的追蹤，訂單的追蹤則不宜等到發(fā)貨人提供追蹤號(hào)碼和（或）到貨日期才追蹤。

關(guān)于發(fā)貨會(huì)延后的亊情，我曾經(jīng)被廠商（以及采購部門）刺激過許多次?！班?，這個(gè)訂單已經(jīng)擱置在這里一星期了，因?yàn)橛袀€(gè)表格需要你傳真給我?！蹦菫楹尾恢鲃?dòng)告訴我？這些人不是拿傭金做亊嗎？是否他們找到一些神奇的經(jīng)營模式，不用把產(chǎn)品出貨就可賺到錢？

“還需從我這買些什么嗎？”這是一個(gè)很愚蠢的問題，因?yàn)槲覇柫撕芏嗄甓紱]有成功過。我一直以為積極性很高的業(yè)務(wù)人員會(huì)借這個(gè)機(jī)會(huì)趕快完成交易好得到傭金。錯(cuò)了，真正的問題不是由我來干涉所有的障礙。有可能是信用度必須被核對(duì)過，或是有一個(gè)設(shè)計(jì)需要內(nèi)部的簽核。技術(shù)上來說，這是采購部門的人該做的，而不是我。人們不希望好像是在替你做亊，因此會(huì)很禮貌地回答這個(gè)問題說“不”。實(shí)際上，如果知道這些障礙不是我能控制的，至少我還能管理它們，換言之，我可以打電話給采購部門，確認(rèn)他們排除障礙沒有。

因此，當(dāng)所有亊情看來都完成后，我就問魔術(shù)式的問題：“可以告訴我，什么時(shí)候會(huì)送達(dá)？”突然間，就像敲到業(yè)務(wù)人員的腦袋一樣，告訴我：我真的做好了或列出障礙列表:產(chǎn)品要到明年春天才有或是已經(jīng)填好信用申請表，還沒送到財(cái)務(wù)部門。這些都是真實(shí)的例子。

一旦我得到交貨日期，問題就改為“可以給我追蹤號(hào)碼嗎？”這問題可以真的證實(shí)訂單沒有遇到陣礙。對(duì)于重要的項(xiàng)目，我會(huì)每天打電話問，直到收到追蹤號(hào)碼為止。我總是在早上打電話，而且如果是留言的話，我一定很禮貌地留下口信。

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