協(xié)同管理軟件應(yīng)用價(jià)值

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　　協(xié)同管理軟件應(yīng)用價(jià)值

　　OA系統(tǒng)的價(jià)值在于代表了企業(yè)的管理模式，使企業(yè)內(nèi)部行為約束和規(guī)范在OA系統(tǒng)體系下，避免人為性管理約束、讓管理更加規(guī)范、無私、科學(xué)。

　　讓我們先來看一下現(xiàn)實(shí)情況中的企業(yè)辦公情況。

　　從人員應(yīng)用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時(shí)了解整個(gè)公司的運(yùn)作情況，與各部門保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財(cái)務(wù)等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注“監(jiān)控和決策”;部門領(lǐng)導(dǎo)希望方便的分配工作任務(wù)，查看下屬的工作進(jìn)展情況，對(duì)其做出相應(yīng)的指導(dǎo)，對(duì)業(yè)績進(jìn)行評(píng)價(jià)，并與上下級(jí)和其他部門建立緊密的聯(lián)系，因此他關(guān)注“管理和協(xié)調(diào)”;普通員工希望可以查看自己的工作計(jì)劃和進(jìn)度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識(shí)庫、客戶管理、項(xiàng)目管理等完成自己的工作任務(wù)，因此他關(guān)注“高效和協(xié)作”。而從應(yīng)用內(nèi)容的角度來看，日常工作事實(shí)上涵蓋了對(duì)知識(shí)、文檔、人員、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目等方面的管理，并且每個(gè)管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實(shí)情況中辦公的涵義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個(gè)狹義和片面的角度去實(shí)現(xiàn)了“辦公自動(dòng)化”。因此OA應(yīng)該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業(yè)的需求進(jìn)行緊密的結(jié)合。

　　再來看一下企業(yè)當(dāng)前的信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過去的很多應(yīng)用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個(gè)或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來，“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無法及時(shí)獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁;人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時(shí)候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理和運(yùn)營各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。而傳統(tǒng)OA由于其應(yīng)用的局限性難以滿足企業(yè)“協(xié)同管理”的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應(yīng)用應(yīng)該更多的被納入OA中，使其可以對(duì)企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個(gè)新的層面，其幾大優(yōu)勢如下：

　　信息迅速傳達(dá)到所有目標(biāo)人員

　　通過在協(xié)同管理軟件中發(fā)布通知、制度、新聞、辦事指南等并且設(shè)立查看權(quán)限，所要傳達(dá)的任何信息都能迅速傳達(dá)到全球各地的移動(dòng)辦公的人員、分支機(jī)構(gòu)、代理商、下上游垂直管理單位等等。

　　積累大量無形資產(chǎn)

　　單位制度、流程、專家技能、經(jīng)驗(yàn)知識(shí)、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起來，隨時(shí)隨地全球員工都可以共享，積累了最寶貴的資產(chǎn)。

　　每個(gè)人可以迅速找到自己需要的文檔、資料

　　通過在泛普網(wǎng)路協(xié)同管理軟件中管理各部門的工作結(jié)果，資料，使得部門內(nèi)部、部門之間能夠方便地共享信息，員工快速得到組織給予員工的幫助，得到自己需要的資料，不再需要打電話、找文件、尋找他人幫助、查找電子郵件等等，依靠個(gè)人的協(xié)調(diào)能力獲得資料。

　　流程得以規(guī)范、減少人為錯(cuò)誤

　　使用泛普軟件協(xié)同辦公管理軟件可以梳理組織的流程，把流程的各種規(guī)則固化下來，讓每個(gè)人按規(guī)定的流程規(guī)則運(yùn)轉(zhuǎn)，每個(gè)參與流轉(zhuǎn)的人無需要記憶各種復(fù)雜的流轉(zhuǎn)規(guī)則，減少用人腦去判斷流程的流向而在復(fù)雜的流程中不可避免的錯(cuò)誤。

　　流程運(yùn)行速度與效率提高，減少協(xié)作工作成本

　　使用協(xié)同辦公管理軟件可以輕松實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和移動(dòng)辦公，解決時(shí)間和空間的問題，實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理“零響應(yīng)”，每一個(gè)參與流轉(zhuǎn)的人無需要考慮時(shí)間與空間的問題，辦理完畢即刻進(jìn)入下一辦理人，實(shí)現(xiàn)流程在各個(gè)環(huán)節(jié)之間的零傳遞時(shí)間。

　　分析流程各環(huán)節(jié)辦理效率

　　通過泛普軟件協(xié)同辦公管理軟件可以快速分析組織哪個(gè)環(huán)節(jié)辦事效率高，哪個(gè)環(huán)節(jié)辦事效率低，便于快速把脈，出臺(tái)治療方案。

　　用流程為紐帶整合孤立數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)全面協(xié)同

　　通過工作流作為總線來連接企業(yè)內(nèi)外各種業(yè)務(wù)相關(guān)的異構(gòu)系統(tǒng)、應(yīng)用以及數(shù)據(jù)源，從而把各個(gè)既有的孤立的應(yīng)用像PC的各種零部件一樣接入這個(gè)總線，從而構(gòu)成一個(gè)整合的企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

　　掌握業(yè)務(wù)情況, 實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的管理監(jiān)控

　　在辦公系統(tǒng)中各種情況可以隨時(shí)隨地查閱各種資料，查閱各種流程審批情況，查看下達(dá)的工作任務(wù)開展情況，辦事人員也可以通過流程實(shí)時(shí)監(jiān)控各環(huán)節(jié)辦理情況和目前進(jìn)展到什么情況，辦理完畢業(yè)務(wù)人員可以對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

　　領(lǐng)導(dǎo)可以有計(jì)劃地安排時(shí)間，排除各種打擾

　　領(lǐng)導(dǎo)可以按自己的時(shí)間計(jì)劃審批流程，查看下屬工作情況，約見客戶，避免大量無計(jì)劃的請(qǐng)示、匯報(bào)、電話詢問等等。

　　溝通成本低、方式更豐富，效率大大提高

　　通過泛普軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)可以打破組織邊界與地理位置邊界，員工可以通過郵件、即時(shí)通訊、論壇、短信多種方式進(jìn)行溝通，并且以這些溝通方式為手段把信息推送給用戶，溝通形式更加豐富，效率更高。

　　全面整合孤立數(shù)據(jù)，節(jié)約時(shí)間，提高決策效率

　　在一個(gè)統(tǒng)一的界面上展現(xiàn)來自各個(gè)系統(tǒng)各種數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，可以看到客戶關(guān)系管理系統(tǒng)的最新簽約客戶，最新訂單，可以看到生產(chǎn)系統(tǒng)的生產(chǎn)計(jì)劃及生產(chǎn)情況，也可以看到來自銷售一線的最新銷量統(tǒng)計(jì)，無需要記住各種賬號(hào)與地址，進(jìn)入各種系統(tǒng)，打開協(xié)同辦公管理軟件所有內(nèi)容統(tǒng)一展現(xiàn)在用戶面前，同時(shí)還可以把互聯(lián)網(wǎng)信息抓取到用戶的面前。

　　實(shí)現(xiàn)全面的IT管理，節(jié)省管理成本，提高效率

　　管客戶有CRM軟件，管財(cái)務(wù)有財(cái)務(wù)軟件，管生產(chǎn)、物流、供應(yīng)有ERP，管人力資源有人力資源軟件，市場上有很多專業(yè)的管理軟件管理專業(yè)的領(lǐng)域，可是有時(shí)候用戶并不需要專業(yè)的管理，基礎(chǔ)的管理就夠了，使用泛普協(xié)同辦公管理軟件可以隨心所欲建立多個(gè)基礎(chǔ)的管理系統(tǒng)，可以建立客戶管理、資產(chǎn)管理、接待管理等等任意需要的管理系統(tǒng)并且可以隨時(shí)調(diào)整這些應(yīng)用。

　　實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化的建設(shè)

　　“物質(zhì)決定精神，內(nèi)容需要形式”，文化的建設(shè)需要將理念層次上的內(nèi)容用形式表現(xiàn)出來，傳統(tǒng)方式在樓內(nèi)張貼宣傳欄、宣傳畫、簡報(bào)，在辦公室內(nèi)懸掛企業(yè)文化價(jià)值觀等等這種方式無法達(dá)到無處不在，無時(shí)不在的文化建設(shè)氛圍，而協(xié)同辦公系統(tǒng)是新形勢下企業(yè)文化建設(shè)的最好工具，因?yàn)閰f(xié)同辦公系統(tǒng)是面向企業(yè)內(nèi)部員工的常用的辦公工具，我們?cè)趀zOFFICE中設(shè)立專門的欄目發(fā)布企業(yè)的文化理念體系、或經(jīng)常性的在論壇中探討企業(yè)文化，或?qū)⑵髽I(yè)的簡報(bào)通過ezOFFICE發(fā)布等等……這一切都形成一種無處不在、無時(shí)不在的文化氛圍。

　　實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)省紙張成本

　　利潤是每個(gè)企業(yè)追求的最終目標(biāo),在產(chǎn)出相對(duì)固定的情況下如何減少成本也是利潤最大化的重要方法，在日常的辦公中發(fā)個(gè)通知需要發(fā)大量的文件到企業(yè)各部門，做個(gè)會(huì)議紀(jì)要需要發(fā)文件到很多相關(guān)人員，紙張無所不在，鋪天蓋地，您一定為每年高昂的辦公成本發(fā)愁，另外紙張沒有記憶也不能聯(lián)網(wǎng)，電子化有些優(yōu)勢是紙張無法比擬的，拿起手中ezOFFICE辦公利器，讓通知，會(huì)議紀(jì)要通過系統(tǒng)自動(dòng)下發(fā)，讓生產(chǎn)訂單通過系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，讓工作匯報(bào)通過系統(tǒng)自動(dòng)找您，讓您的辦公室不再堆滿各種文件，大大節(jié)約您單位的紙張成本。

　　從以上幾點(diǎn)可以看出，一方面我們應(yīng)該延展和深化OA的應(yīng)用，另一方面需要將協(xié)同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)――協(xié)同OA。