企業(yè)OA建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

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　　OA，即辦公自動化(OA：OFFICE AUTOMATION)，是指企業(yè)采用Internet／Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)的信息系統(tǒng)。

　　OA從最初的以大規(guī)模采用復(fù)印機等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級階段，發(fā)展到今天的以運用網(wǎng)絡(luò)和計算機為標(biāo)志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

　　一、國內(nèi)企業(yè)OA建設(shè)現(xiàn)狀

　　我國的OA市場經(jīng)過10年的發(fā)展，取得了十分明顯的進步，產(chǎn)品種類日趨繁多，其應(yīng)用領(lǐng)域幾乎滲透到國民經(jīng)濟的每一個角落。選擇使用OA的企業(yè)以國有大型企業(yè)，有壟斷性的、帶有國資背景的企業(yè)，外資、合資公司，以及部分效益不錯的民營企業(yè)為主。企業(yè)對OA建設(shè)日益重視，在資金、人員等方面的投入都比以前有了較大幅度的增長，企業(yè)對于OA的需求大幅度上升。造成企業(yè)OA需求增加的原因有三：

　　一是企業(yè)硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)已經(jīng)日趨完備，業(yè)務(wù)作業(yè)層的軟件建設(shè)也已基本完成，信息“高速公路”已建好，萬事俱備，只欠OA“東風(fēng)”；二是產(chǎn)品相對成熟，實施風(fēng)險低，容易出成績。很多單位剛開始搞信息化時，選擇OA為突破口。三是網(wǎng)絡(luò)的普及，硬件和軟件價格下降。價格是影響企業(yè)實施OA計劃很重要的一個因素，硬件價格下降，使得企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面打下基礎(chǔ)，進而帶來軟件的需求，當(dāng)軟件價格趨于合理時，實施OA便順理成章。

　　國內(nèi)開發(fā)OA廠商從1998年政府實施上網(wǎng)工程開始嶄露頭角，隨著需求的大幅度上升，協(xié)同管理系統(tǒng)雨后春筍般不斷涌現(xiàn)，據(jù)不完全統(tǒng)計目前國內(nèi)OA供應(yīng)商有大大小小四五十家。但就目前市場而言，在繁榮的背后，還有許多不盡人意的地方，具體表現(xiàn)在：開發(fā)商水平參差不齊，部分軟件產(chǎn)品質(zhì)量不高，對OA的理解起點不高，導(dǎo)致OA系統(tǒng)與其他系統(tǒng)集成度差；用戶使用水平低，售后服務(wù)不到位。

　　二、企業(yè)OA建設(shè)存在的問題

　　經(jīng)過加多年的時間，我國企業(yè)的信息化建設(shè)工作取得了長足進展，但由于對企業(yè)信息化建設(shè)的途徑缺乏系統(tǒng)而科學(xué)的認(rèn)識，不少企業(yè)的信息化建設(shè)走了不少彎路，出現(xiàn)了一些誤區(qū)，其中表現(xiàn)最為明顯的傾向是不顧本單位信息化建設(shè)的現(xiàn)實條件，盲目地追求業(yè)務(wù)處理的自動化、決策自動化等更高層次的信息化建設(shè)，而忽視了企業(yè)信息庫的構(gòu)建這一信息化建設(shè)的第一步基礎(chǔ)性工作。

　　當(dāng)前企業(yè)管理信息化存在的嚴(yán)重問題：

　　1、是企業(yè)對于OA建設(shè)易走兩個極端。一方面相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)，尤其是中小企業(yè)對實施先進信息化管理系統(tǒng)的重要性認(rèn)識不足，實施OA的主動性不強。少部分企業(yè)迫于上級壓力建好OA，因未給予足夠的重視，軟件推行未得到應(yīng)有的支持，使得OA成為名副其實的擺設(shè)；另一方面，部分企業(yè)在實施OA建設(shè)時，盲目追求一步到位，不考慮自身情況，希望投入一次就建設(shè)起涵蓋公司一切經(jīng)營業(yè)務(wù)的管理系統(tǒng)，追求“大而全”、“一步到位”，這種不切實際的想法只能導(dǎo)致耗費巨資購買的大量軟硬件設(shè)施大部分閑置成為擺設(shè)。

　　2、是企業(yè)的管理模式滯后，與信息化管理系統(tǒng)的先進管理理念相沖突，忽視對本單位內(nèi)部有關(guān)信息的收集、整理、轉(zhuǎn)化與利用等信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，觀念更新、企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組的任務(wù)非常繁重。

　　3、是企業(yè)信息化建設(shè)是一個動態(tài)的過程，必須根據(jù)單位運作狀況隨時加以維護與更新。而我國許多企業(yè)在實施信息化建設(shè)的過程中則企圖追求一勞永逸，在構(gòu)建系統(tǒng)時熱情高漲，系統(tǒng)建設(shè)告一段落后就不再花費心思對其進行維護與管理。使得許多單位的系統(tǒng)中存放的始終是過時的信息，基本無法對企業(yè)經(jīng)營管理水平的提高發(fā)揮促進作用。

　　4、是我國許多企業(yè)信息化建設(shè)中還存在明顯的“重硬輕軟”現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為一方面有不少單位重視對硬件設(shè)備的投資卻忽視軟件系統(tǒng)的建設(shè)與管理，致使許多一流的硬件設(shè)備上運行的卻是二流乃至三流的軟件系統(tǒng)；另一方面，更多的單位將信息化建設(shè)簡單地理解為軟硬件系統(tǒng)的構(gòu)建，而忽視了信息的收集、整理與利用這一信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，對數(shù)據(jù)、文檔等資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化沒有引起足夠的重視，致使耗費巨資構(gòu)建的系統(tǒng)成為沒有信息運行的“裸網(wǎng)”。

　　5、是OA產(chǎn)品功能有待進一步完善，服務(wù)還須進一步提高。辦公自動化是一個過程，有其特殊性，不同于一般的“交鑰匙”工程；其面臨最主要的挑戰(zhàn)是個性化問題的解決和最終用戶的培訓(xùn)。目前多數(shù)OA產(chǎn)品功能單一，不能適應(yīng)企業(yè)用戶面臨的一些個性化的需求。同時，網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)并不局限于辦公室，具有廣泛的應(yīng)用范圍，從領(lǐng)導(dǎo)到各個業(yè)務(wù)部門及至單位的所有工作人員，幾乎人人都可能成為OA系統(tǒng)的用戶，對用戶的培訓(xùn)決定了協(xié)同管理系統(tǒng)的使用程度。因此，企業(yè)OA建設(shè)與OA廠商息息相關(guān)。

　　三、企業(yè)OA發(fā)展趨勢

　　OA在國內(nèi)企業(yè)的發(fā)展趨勢可歸納為“四化”：“平臺化”、“智能化”、“網(wǎng)絡(luò)化”、“人性化”。

　　1、平臺化：網(wǎng)絡(luò)時代的OA是一種企業(yè)級跨部門運作的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)，可以聯(lián)結(jié)企業(yè)各個崗位上的各個工作人員，可以聯(lián)結(jié)企業(yè)各類信息系統(tǒng)和信息資源。近年來不少企業(yè)都建立自己的辦公系統(tǒng)，并上馬了財務(wù)管理軟件，還陸續(xù)引入了進銷存、ERP、SCM、HR、CRM等系統(tǒng)。這些系統(tǒng)雖在提升企業(yè)效率和管理的同時。也形成了各自為政的信息孤島，無法形成整合效應(yīng)來幫助企業(yè)更高效管理和決策。因此能整合各個系統(tǒng)、協(xié)同這些系統(tǒng)共同運作的集成軟件成了大勢所趨，未來OA將是整合企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等存儲的企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)界面統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間流程緊密順暢，與公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、核查審批等系統(tǒng)實現(xiàn)無縫集成協(xié)同的一個大的辦公平臺。

　　2、智能化：隨著網(wǎng)絡(luò)和信息時代的發(fā)展，用戶在進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理時，面對海量數(shù)據(jù)，往往費時費力，如果辦公軟件能幫助用戶做一些基本的商業(yè)智能（BI）分析工作，幫助用戶快速的從這些數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)一些潛在的商業(yè)規(guī)律與機會，提高用戶的工作績效．將對用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。在微軟的Office 2007版本中已經(jīng)提供了一些基本的商業(yè)智能的功能，如通過不同顏色顯示數(shù)據(jù)的大小和按照進度條來反應(yīng)數(shù)值的大小等，相信未來會有更多的這方面功能。未來OA系統(tǒng)可根據(jù)用戶的需求，通過對海量數(shù)據(jù)的分類分析，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等全面系統(tǒng)服務(wù)。

　　3、網(wǎng)絡(luò)化：隨著網(wǎng)絡(luò)使用的全面普及，軟件網(wǎng)絡(luò)化必然是大勢所趨，OA系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)輕松的銜接是OA必走之路。目前國內(nèi)一些協(xié)同管理系統(tǒng)已集成了網(wǎng)絡(luò)辦公功能，但還有待進一步完善。這方面，國外一些軟件廠商的經(jīng)驗值得借鑒，如GOOGLE推出了網(wǎng)上在線的文檔處理軟件和電子表格軟件，實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公；微軟Office用戶可直接使用Office軟件中的功能，直接與因特網(wǎng)無縫鏈接，實現(xiàn)移動辦公。這給國內(nèi)協(xié)同管理系統(tǒng)商指明未來一個前進方向，如何將現(xiàn)有的OA系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)有效地銜接互動，而不是“另起爐灶”，將決定自己的競爭力、市場地位。

　　4、人性化：隨著OA功能的不斷擴展，使用將會越來越復(fù)雜，同時各企業(yè)內(nèi)部情況不一，其需求也不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設(shè)計，能夠根據(jù)不同員工的需要進行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實現(xiàn)真正的人本管理。這與合強軟件目標(biāo)一樣，未來OA的門戶更加強調(diào)人性化，強調(diào)易用性、穩(wěn)定性、開放性，強調(diào)人與人溝通、協(xié)作的便捷性，強調(diào)對于眾多信息來源的整合，強調(diào)構(gòu)建可以拓展的管理支撐平臺框架，從而改變目前“人去找系統(tǒng)”的現(xiàn)狀，實現(xiàn)“系統(tǒng)找人”的全新理念，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間里獲取合適的知識，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能夠指導(dǎo)人行為的意念、能力。