管理信息化征文：流程之美——協(xié)同軟件工作流的條件跳轉(zhuǎn)應(yīng)用實(shí)例

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    1．什么是流程之美

    工作流是協(xié)同軟件技術(shù)的重中之重，因?yàn)樗鼧?gòu)成了協(xié)同軟件的功能，也構(gòu)成了企業(yè)辦公的實(shí)踐?？梢哉f，百變的工作流連接了各種復(fù)雜的、流動(dòng)的商業(yè)活動(dòng)，讓人們能夠去探尋、梳理和發(fā)現(xiàn)工作中的本質(zhì)問題，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，不斷優(yōu)化自己的工作方式和方法。

    工作流體現(xiàn)了一個(gè)協(xié)同軟件的技術(shù)含量，因?yàn)闊o論是先進(jìn)的開發(fā)理念，卓越的管理思想，還是林林總總的功能模塊，都要通過工作流技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，所以工作流也成為協(xié)同軟件選型的核心要素。

    優(yōu)秀的工作流設(shè)計(jì)能夠讓使用者感受到流程之美，順暢而和諧，它具有良好的開放性、易用性、易用性和安全性，能夠完美的融入企業(yè)，讓企業(yè)的辦公變得更加規(guī)范、簡單和高效。

    對(duì)于一個(gè)優(yōu)秀的工作流設(shè)計(jì)來說，這四種特性是必不可少的，因?yàn)樗鼈儽ＷC了工作流的可用性和適用性：

    開放性：面向服務(wù)架構(gòu)，能夠和業(yè)務(wù)一起成長，可整合各種流程和數(shù)據(jù)；

    靈活性：簡單的設(shè)置就可以適應(yīng)各種個(gè)性化需求，讓變化成為計(jì)劃的一部分；

    易用性：搭建和使用非常簡單，無需編碼和了解底層技術(shù)，全圖形化操作界面；

    安全性：具有嚴(yán)密、完善的權(quán)限控制機(jī)制，確保流程的規(guī)范和數(shù)據(jù)安全。

    由于工作流技術(shù)比較復(fù)雜，我們以其中的一項(xiàng)技術(shù)——條件跳轉(zhuǎn)來管中窺豹，發(fā)現(xiàn)工作流的流程之美：

    2．條件跳轉(zhuǎn)的類型

    所謂條件跳轉(zhuǎn)，就是工作流對(duì)不同的設(shè)置條件（如金額、崗位等）進(jìn)行自動(dòng)判斷，選擇不同的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，確保流程的正確方向。

    條件跳轉(zhuǎn)讓工作流具有了極強(qiáng)的靈活性，并大大節(jié)省了流程設(shè)置的工作量，管理員對(duì)于同一類型的工作只需要設(shè)置一個(gè)流程就可以了，剩下的事，流程會(huì)自行處理。

    協(xié)同軟件的工作流分為三種類型七個(gè)小類，如下表：

    3．表單內(nèi)容跳轉(zhuǎn)

    系統(tǒng)根據(jù)表單的內(nèi)容自動(dòng)選擇審批流程，比如借款單，當(dāng)填寫的借款金額＜10000元時(shí)，審批流程為申請(qǐng)人-部門經(jīng)理-財(cái)務(wù)經(jīng)理-出納；當(dāng)借款金額≥10000元時(shí)，審批流程為申請(qǐng)人-部門經(jīng)理-財(cái)務(wù)經(jīng)理-總經(jīng)理-出納。

    另外，系統(tǒng)還可以根據(jù)表單的申請(qǐng)日期（如請(qǐng)假3天時(shí)選擇一個(gè)流程，超過3天時(shí)選擇另一個(gè)流程）、同意/不同意（如同意選擇一個(gè)流程，不同意選擇另一個(gè)流程）、審批人崗位（如不同的崗位選擇不同的流程）等內(nèi)容進(jìn)行跳轉(zhuǎn)。這樣可以大大減少流程設(shè)置的數(shù)量，并避免流程使用混亂。

    4．崗位跳轉(zhuǎn)

    基于崗位設(shè)定審批人，審批流程按照崗位流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)可根據(jù)申請(qǐng)人崗位的不同自動(dòng)選擇審批流程。崗位跳轉(zhuǎn)分三種類型：

    1）按順序跳轉(zhuǎn)：比如當(dāng)申請(qǐng)人崗位為4級(jí)（行政秘書）時(shí)，審批流程為申請(qǐng)人-辦公室主任（3級(jí)）-行政副總（2級(jí)）-總經(jīng)理（1級(jí)）；當(dāng)申請(qǐng)人崗位是3級(jí)（辦公室主任）時(shí)，審批流程為申請(qǐng)人-行政副總（2級(jí)）-總經(jīng)理（1級(jí)）。

    2）基于申請(qǐng)人的崗位跳轉(zhuǎn)：比如某特殊事項(xiàng)的流程有可能是這樣：申請(qǐng)人（4級(jí)）-行政副總（2級(jí)）-總經(jīng)理（1級(jí)），即申請(qǐng)人跨過3級(jí)崗位，直接到2級(jí)崗位進(jìn)行審批，行政副總是申請(qǐng)人的直屬領(lǐng)導(dǎo)崗位。

    3）基于審批人的崗位跳轉(zhuǎn)：比如某需要多部門協(xié)作的流程，流程是這樣的：申請(qǐng)人（4級(jí)）-研發(fā)經(jīng)理（3級(jí)）-研發(fā)副總（2級(jí)）-總經(jīng)理（1級(jí)），這里面研發(fā)副總是基于審批人（研發(fā)經(jīng)理）的直屬領(lǐng)導(dǎo)崗位，而不是申請(qǐng)人的直屬領(lǐng)導(dǎo)崗位。

    5．部門跳轉(zhuǎn)

    部門跳轉(zhuǎn)既可以在一個(gè)部門內(nèi)跳轉(zhuǎn)，也可以跨部門跳轉(zhuǎn)。部門跳轉(zhuǎn)是崗位跳轉(zhuǎn)的一個(gè)定向應(yīng)用，需要在崗位設(shè)置中按部門細(xì)分崗位。

    同部門跳轉(zhuǎn)：系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)人部門的不同，自動(dòng)選擇審批流程，比如一個(gè)審批流程為申請(qǐng)人-部門經(jīng)理-財(cái)務(wù)經(jīng)理-總經(jīng)理，那么當(dāng)申請(qǐng)人是辦公室職員時(shí)，下一步審批人是辦公室主任；當(dāng)申請(qǐng)人是人事部職員時(shí)，下一步審批人是人事部主管。

    跨部門跳轉(zhuǎn)：申請(qǐng)人和審批人在不同部門時(shí)的跳轉(zhuǎn)，比如：銷售部職員-銷售部經(jīng)理-技術(shù)部經(jīng)理-研發(fā)副總-銷售副總-總經(jīng)理?？捎行Ы鉀Q多部門協(xié)同辦公的問題。