七彩云南的協(xié)同智慧

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    七彩云南是昆明諾仕達集團旗下一個著名的品牌，在昆明、北京兩地均有分支機構(gòu)。諾仕達集團董事會副主席任劍媚觀察到這樣一個現(xiàn)象：集團里所有的領(lǐng)導(dǎo)都被“簽字”所累，而那些拿著單子來找領(lǐng)導(dǎo)簽字的業(yè)務(wù)人員也個個一肚子苦水：不來找領(lǐng)導(dǎo)簽字吧，事情落實不了，來找領(lǐng)導(dǎo)簽字吧，趕上領(lǐng)導(dǎo)不在就白跑一趟。尤其是遠離集團總部的北京七彩云南商貿(mào)有限公司（以下簡稱：北京七彩云南）的一些重要的簽字單據(jù)，只能是電話先請示集團領(lǐng)導(dǎo)，事后等領(lǐng)導(dǎo)出差北京再后補簽字審批手續(xù)，長期以往，耗費的時間、精力、金錢可想而知。

    昆明諾仕達企業(yè)集團是一個典型的多業(yè)態(tài)大型集團型企業(yè)，業(yè)務(wù)涉及零售、茶業(yè)、餐飲、旅游、珠寶、地產(chǎn)等多個領(lǐng)域，長期以來北京七彩云南和云南總部的聯(lián)系靠的是郵件、電話和傳真，難免造成信息的滯后和丟失，遇到領(lǐng)導(dǎo)簽字才能生效的審批環(huán)節(jié)就要耗費大量的差旅費和時間，集團的領(lǐng)導(dǎo)意識到這樣下去勢必會影響企業(yè)的發(fā)展。

選型：眾里尋他 緣定泛普
    2007年5月端午節(jié)左右，集團召開了一次戰(zhàn)略部署會議，出席會議的有集團董事會副主席任劍媚、集團常務(wù)副總、集團總經(jīng)理、昆明網(wǎng)絡(luò)部負責(zé)人和北京網(wǎng)絡(luò)部負責(zé)人，此次會議的目的是研究如何解決集團目前發(fā)展中面臨的困惑。

    這是所有的多業(yè)態(tài)集團型企業(yè)都會遇到的一些困惑，財務(wù)報銷類審批數(shù)量大，頻率高；市場活動產(chǎn)生費用的核銷和抵算工作量大；集團間企業(yè)的管理制度和規(guī)范需要統(tǒng)一；各公司及各部門之間的協(xié)作信息要及時、公開、透明。

    針對上述問題，各位領(lǐng)導(dǎo)達成了一個共識：選一款成熟的協(xié)同管理軟件來規(guī)范自己的管理行為，使管理思想真正落地。

    經(jīng)過了層層把關(guān)最終他們決定選用泛普軟件的A6協(xié)同管理軟件產(chǎn)品，盡管泛普軟件在品牌包裝上不是最炫的，泛普A6在界面上不是最靚的，但它卻完全符合公司的選型原則：它品牌夠大，成功案例夠多，在協(xié)同管理軟件領(lǐng)域資歷夠深；它易用性強，即便是從來沒有接觸過協(xié)同管理軟件的人也能在短短的幾分鐘學(xué)會一些基本的操作，而且它的表單功能劃分清晰，層級關(guān)系簡單，真正做到了化繁為簡；它剛?cè)岵环矫婵梢怨袒芾砹鞒?，另一方面它給使用者充分的自由空間，它的“自由流程”，是一種完全人性化的設(shè)計，使用者可以依照需求發(fā)起自己的流程，規(guī)避了固定流程刻板的缺點，這一點集團印象深刻。

    北京七彩云南網(wǎng)絡(luò)部經(jīng)理張承對軟件選型感受頗深，他的經(jīng)驗是：軟件選型也要貨比三家，雖然有些軟件廠商的產(chǎn)品功能很豐富，但是企業(yè)自身的核心需求只有那么多，如果為了一個10萬元的需求去買一個100萬元的功能，那么多出來90萬元的功能就是食之無味，棄之可惜的雞肋。

    啟示：有人把選型比作選妻，漂亮的確實招人喜歡但未必適合過日子，所以七彩云南的選型經(jīng)驗正印證了那句廣告詞，“不選貴的，只選對的”。

實施：協(xié)同平臺實施成功有秘訣
    選定了泛普A6，接下來一個重要的工作就是軟件實施了，這是一個危險而關(guān)鍵的過程，實施的好自然皆大歡喜，而一旦企業(yè)內(nèi)部及企業(yè)和泛普軟件的實施團隊磨合不好，以前所作的努力就會前功盡棄，七彩云南的領(lǐng)導(dǎo)看到了這個決定成敗的關(guān)鍵點。根據(jù)企業(yè)的實際情況，決定分北京、昆明兩地同時推進實施，而北京七彩云南由于計算機普及率高和業(yè)務(wù)實施最多作為整個項目實施中的一個重點。

戰(zhàn)前準(zhǔn)備會
    2009年8月17日，泛普軟件的實施顧問正式進駐北京七彩云南進行實施調(diào)研，3天之后北京七彩云南已經(jīng)收集完所有員工信息和部門表單。按照一般企業(yè)的做法，事情進行到這里已是萬事俱備，下一步便可以進入項目的實施階段了。但是，北京七彩云南的公司領(lǐng)導(dǎo)們并沒有這么做，他們深知實施的順利與否決定了整個項目的成敗，因此果斷召集各部門經(jīng)理以上的負責(zé)人，召開了一次“協(xié)同OA實施戰(zhàn)略部署會”。
 
    這是一次思想的碰撞與交鋒，總經(jīng)理王傢琪親自上陣帶領(lǐng)著大家一個部門一個部門的確定表單，一個流程一個流程的審議梳理，經(jīng)過現(xiàn)場辯論和推敲終于固化了各部門的表單和每個表單的審批流程，那場會議從早到晚開了整整一天，散會之前總經(jīng)理宣布了一條原則，凡是會上通過的表單和流程完全按照會議的結(jié)果實施，在實施階段不允許修改，而要等到完全上線運行后根據(jù)情況再做修改，同時，要求所有部門全力配合網(wǎng)絡(luò)部和泛普軟件公司項目實施，不得推諉。

按關(guān)鍵業(yè)務(wù)設(shè)置流程
    準(zhǔn)備會之后，北京項目實施的十分順利，僅用9個實施工作日就完成了全部實施，經(jīng)過一段時間的試運行（試運行期間保持原有的手工流程）后，集團統(tǒng)一部署10月1號全線正式使用，北京七彩云南的協(xié)同應(yīng)用之路就此正式開始了。

   項目之所以進行得如此順利，不得不提到北京七彩云南網(wǎng)絡(luò)部的一個實施方法論，即重點固化關(guān)鍵業(yè)務(wù)的流程，用關(guān)鍵業(yè)務(wù)牽制驅(qū)動其他業(yè)務(wù)。為什么這么做？因為泛普A6出于人性化設(shè)計，有剛性流程和自由流程之分，而在多個部門、多種表單、多樣流程的需求中哪個應(yīng)該被設(shè)計為剛性流程，哪個作為自由流程就完全夠用確實需要動一番腦筋。
   
    基于對公司的業(yè)務(wù)全面而深刻的理解，北京七彩云南網(wǎng)絡(luò)部經(jīng)理張承分析出了一套方法，即重點建設(shè)和固化公司的財務(wù)流程和采購流程。因為財務(wù)部和采購部是公司的重要關(guān)隘，只要在公司范圍內(nèi)進行的業(yè)務(wù)就一定繞不開這兩個部門，沒有財務(wù)支持各業(yè)務(wù)部門就沒有經(jīng)濟來源，沒有采購支持各業(yè)務(wù)部門就沒有物質(zhì)來源。想明白這一點，張承決定重點管控這兩個業(yè)務(wù)流程，而這一重點管控的原則也為后來泛普A6的全面推廣打下基礎(chǔ)。

    啟示：實施過程中表單內(nèi)容和流程的變化是最讓人頭疼的，如果實施前開個戰(zhàn)前準(zhǔn)備會把最不容易確定的東西確定下來實施就成功了一半。而在確定流程時如果梳理出關(guān)鍵業(yè)務(wù)，以它為中心設(shè)計流程，實施又成功了另一半。

應(yīng)用：全員應(yīng)用 協(xié)同習(xí)慣需引導(dǎo)
    七彩云南北京、昆明兩地同時成功實施了泛普A6協(xié)同管理軟件，而這個項目卻并不因成功實施而畫上句號。軟件部署好了，員工是不是愿意用？新的管理理念引入了，員工是不是認同？這些問題實實在在的擺在集團的領(lǐng)導(dǎo)面前，他們意識到新落戶的泛普A6任務(wù)十分艱巨，它要和七彩云南的企業(yè)文化相磨合，要和舊習(xí)慣作斗爭，要贏得員工的信任和喜愛，而要做到這些光靠軟件自身的魅力是不夠的，還需要人為的推動才能加速軟件和企業(yè)的融合。

    還是抓關(guān)鍵業(yè)務(wù)的原則，集團專門針對協(xié)同OA這一信息化項目又出臺了一項新的協(xié)同平臺管理制度，同時集團審計部把協(xié)同管理軟件審批的一系列單據(jù)列為集團內(nèi)控制度中的重要依據(jù)，從而保證了協(xié)同管理軟件單據(jù)的權(quán)威性。公司規(guī)定：凡是涉及到財務(wù)和采購的單據(jù)和流程一律登錄泛普A6進行處理，如果不在泛普A6上進行申報的一律視為未報。規(guī)定一出大家再也不敢怠慢，紛紛登錄協(xié)同平臺去處理業(yè)務(wù)，時間久了每天登錄協(xié)同平臺便成了員工的一種習(xí)慣，就像吃飯睡覺一樣自然，員工都有一個共同的感受，如果哪天沒有登錄協(xié)同平臺，雖然身在辦公室也覺得自己被隔絕在公司之外了。

    啟示：協(xié)同管理軟件帶來的是一場管理革新，應(yīng)用的是否成功在于協(xié)同管理的新理念能否戰(zhàn)勝舊的工作理念。應(yīng)用失敗的原因更多的不是軟件的問題，而取決于新舊理念交鋒究竟誰勝誰負。所以，要想應(yīng)用成功還需要領(lǐng)導(dǎo)者和IT部門的智慧去推動。

    泛普A6給七彩云南帶來了一個嶄新的工作模式，它的二元化工作流采用條件選擇的方式，真正實現(xiàn)了便捷、高效的審批流程，實施人員在后臺設(shè)置好節(jié)點（以財務(wù)審批中的10000元限額為例），如果業(yè)務(wù)人員有一個單據(jù)需要審批系統(tǒng)會自動判斷小于10000元的找部門經(jīng)理，大于10000元的找總經(jīng)理，（當(dāng)然節(jié)點也可以設(shè)置為其他金額），業(yè)務(wù)人員從此再也不必為找領(lǐng)導(dǎo)簽字犯愁了。它的自由協(xié)同帶來了信息的即時傳輸，右側(cè)可視化的流程圖清晰地記錄了每個人的操作痕跡，杜絕了扯皮現(xiàn)象。

    現(xiàn)在七彩云南迎來了一個綠色工作時代，有了泛普A6協(xié)同管理平臺，大量的電話費、傳真費和差旅費被節(jié)省下來，各種紙質(zhì)單據(jù)也轉(zhuǎn)化成協(xié)同管理平臺上綁定了流程的電子單據(jù)，綠色環(huán)保。最方便的是北京七彩云南的業(yè)務(wù)人員再也不用千里迢迢拿著單據(jù)跑到昆明找領(lǐng)導(dǎo)簽字了，只要能上網(wǎng)登錄協(xié)同平臺幾秒鐘就能提交一份單據(jù)，而領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)上審批更是節(jié)省了大量的寶貴時間。七彩云南選擇了泛普A6便選擇了一種綠色工作理念，同時收獲了一份綠色的心情。