泛普軟件談協(xié)同軟件六大實踐（6）：盲人駕車

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    4月初，土耳其盲人歌手桑蒂爾克獲得吉尼斯世界紀錄認證，他以每小時292.89公里的速度刷新世界盲人駕駛時速。

    雖然桑蒂爾克在無人陪伴的情況下駕駛了一輛法拉利F430，但仍然有一名汽車拉力賽駕駛員單獨開車跟在他的后方，并通過廣播為他導向。桑蒂爾克告訴記者說：“確實很不容易，我感覺自己好像與死亡擦肩而過?！彼硎?，自己這樣做的目的是想引起大家對視力障礙人群的關注。

    桑蒂爾克的精神值得我們敬佩，但我們知道讓盲人把車開上大街絕對是一場災難，所以，以目前的科技水平，盲人還無法駕車。但“盲人駕車”的故事卻每天都在企業(yè)中上演，企業(yè)的“大司機”——總經(jīng)理、“小司機”——部門經(jīng)理們往往無視企業(yè)的真實狀況，只靠主觀臆斷和個人感覺做出錯誤的判斷和決策，造成企業(yè)發(fā)展方向的偏差和管理混亂。

    提升企業(yè)的科學化決策水平——是我們要說的協(xié)同軟件六大應用實踐的最后一項。

    決策是一項主觀性很強的工作，它確實是更多的依賴于決策者的個人能力甚至是直覺，所以我們常說決策就是領導人“拍腦門”。在缺乏準確的數(shù)據(jù)、更好的主意時，“拍腦門”不失為一種無奈但有效的策略，可是，如果有一種方式能夠給決策者提供準確、翔實的數(shù)據(jù)支撐，我們不就可以將腦袋拍得更準么？

    華天動力曾經(jīng)遇到過下面這個案例：

    有一位老總認為公司最近的辦公成本太高，而辦公成本高的主要原因是業(yè)務成本居高不下，于是嚴格控制業(yè)務員的出差次數(shù)，降低出差補助標準，由實報實銷改為固定補助，減少業(yè)務公關費用，原來跟客戶的經(jīng)理級人員吃飯標準為300元，現(xiàn)在降到200元。

    一個季度后，財務反映公司的辦公成本略有下降，但銷售額卻下降明顯。老總找到銷售經(jīng)理了解情況，原來新政出臺后，業(yè)務人員在銷售過程中變得縮手縮腳，而且心態(tài)也發(fā)生了很大的變化，認為公司既想喝牛奶，又不愿給牛喂草……老總只好又恢復了原來的補助方式。

    后來，公司使用了協(xié)同辦公軟件，規(guī)定所有部門的所有借款和報銷全部通過軟件來在線審批，不經(jīng)過軟件申請的款項一概不批，老總聽說協(xié)同軟件具有很好的統(tǒng)計功能，他要看看錢到底花在什么地方了。

    季度末，系統(tǒng)管理員利用軟件的報表統(tǒng)計功能，生成了一個各部門費用對比表和各部門費用明細，老總看到這個統(tǒng)計報表的時候非常驚訝，因為他發(fā)現(xiàn)最大的費用支出并不在業(yè)務部，而在生產(chǎn)部，再看生產(chǎn)部的費用明細，最大的費用支出居然是租車，每個季度耗費三十余萬元。

    原來，以前公司生產(chǎn)出來的設備重量在1.5噸左右，所以公司的5臺貨車全部是微型的，去年末，公司增加了新品種，新設備重量達到了2噸，這樣微型貨車就拉不了了，生產(chǎn)部只好從物流公司租賃輕型貨車將新設備拉到20公里外的保稅區(qū)，這樣每個月都要支付不菲的費用。而原來的5臺微型貨車因為老式設備產(chǎn)量的減少，經(jīng)常處于閑置狀態(tài)。

    問題清楚了，怎么解決呢，賣掉微型貨車購買輕型貨車顯然是不經(jīng)濟的，老總經(jīng)過一番調研，很快就拿出了一個簡單但好用的辦法：將設備分成兩部分用微型車拉到保稅區(qū)，然后在保稅區(qū)組裝起來，這樣微型貨車得到了充分的利用，也省掉了一大筆租車費用。

    事情得到了圓滿的解決，這位老總突然發(fā)覺隨著公司的擴大，自己對公司的駕馭能力正在減弱，在很多時候，自己并不能夠準確、及時的了解員工們都在做些什么、想些什么，問題出在哪里。公司越大，管理的盲區(qū)就越多，盲區(qū)越多，自己就越像一個盲人，自己看到的、聽到的、想到的往往并不是事實的真相，這個時候，如果還像以前那樣憑著感覺來管理和決策，無疑就像盲人駕車一樣是非常危險的一件事。

    這件事情讓他充分認識到了協(xié)同軟件的作用，決策必須依賴于精準的數(shù)據(jù)支撐，而精準的數(shù)據(jù)則來自于智能化的統(tǒng)計工具。他要求公司內所有的審批流程全部通過協(xié)同辦公系統(tǒng)來處理，包括財務、人事、行政、業(yè)務、生產(chǎn)、客服等等，這樣，他就能夠隨時查看這些審批數(shù)據(jù)，按照各種方式對審批數(shù)據(jù)進行匯總、統(tǒng)計、分析。

    他甚至要求系統(tǒng)管理員將協(xié)同辦公軟件和財務系統(tǒng)整合在一起，通過協(xié)同辦公軟件采集財務系統(tǒng)中的關聯(lián)數(shù)據(jù)，然后和協(xié)同辦公軟件中審批單據(jù)的數(shù)據(jù)匯總起來，生成一張匯總表，這樣在一張表內，他就可以直觀的看到企業(yè)的整體經(jīng)營數(shù)據(jù)，掌握企業(yè)的真實運行狀態(tài)，從而及時、準確的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、優(yōu)化管理，在決策的時候心里更加有底了。

    現(xiàn)在，這位老總已經(jīng)對協(xié)同辦公軟件上癮了，除了每天上來審批文件和查看資料外，他還經(jīng)常登陸內部論壇，了解員工的思想動態(tài)，并和員工一起討論問題。為了鼓勵員工說出真實想法，他允許員工匿名發(fā)帖和投票，消除層級隔閡，將垂直溝通變成水平溝通，建立了一個融洽、直接、真實的在線交流空間。

    華天動力認為，管理是藝術，但更是科學。它依賴于個人的能力，但更依賴于因科學的方法和工具而建成的一整套完善的體系。在全世界范圍內，依靠“本能直覺”來管理的日子已經(jīng)一去不復返，科學管理正從一項創(chuàng)造競爭優(yōu)勢的技能，轉變?yōu)槠髽I(yè)參與競爭的先決條件。

    事實上，運營和管理更大、更復雜的企業(yè)，領導者需要新的工具，而協(xié)同辦公等管理軟件已催生出新的管理方法，如今的企業(yè)領導者正借助先進的管理軟件來管理他們的機構，使自己在管理大型機構的時候不再力不從心，使自己的決策更加準確，使管理從藝術走向科學。