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協(xié)同協(xié)同管理軟件案例:中小企業(yè)做好流程管理

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作為一個IT企業(yè),飛創(chuàng)公司對信息化的接受程度和理解程度都很高,這使其在協(xié)同OA系統(tǒng)的項(xiàng)目中,對需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、實(shí)施開發(fā)的一系列工作都表現(xiàn)得非常務(wù)實(shí)和理性,這種正確的思維無疑就是成功的一半。

1、項(xiàng)目背景

    大連飛創(chuàng)信息技術(shù)有限公司是大連商品交易所(簡稱大商所)的全資子公司,注冊資本3000萬元,主營業(yè)務(wù)為大商所及中國期貨交易市場提供信息技術(shù)服務(wù)。公司的技術(shù)團(tuán)隊匯集了知名院校的博士、碩士,公司技術(shù)研發(fā)人員比例達(dá)到88.2%。

    通過近10年的發(fā)展,飛創(chuàng)公司已經(jīng)從簡單的服務(wù)于大連商品交易所轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)國內(nèi)證券期貨合約研究、軟件開發(fā)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子商務(wù)、行情經(jīng)營服務(wù)、托管業(yè)務(wù)、多樣化驗(yàn)收測試服務(wù)為一體的全面的金融信息服務(wù)平臺。

    飛創(chuàng)公司屬于典型的中小企業(yè),目前有130多名員工,因?yàn)榉?wù)于對安全性要求極高的期貨交易市場,所以公司內(nèi)部有嚴(yán)格的門禁管理,而每個人所能到達(dá)的門禁級別不同,所以即便是公司內(nèi)部的報批都是一個很繁瑣的過程。

    而且,飛創(chuàng)公司在北京設(shè)有研發(fā)分公司,分公司和總公司之間的審批就更為麻煩,溝通、數(shù)據(jù)、審核往往不能同步,經(jīng)常要耗費(fèi)大量的時間和精力去協(xié)調(diào)和追蹤。

    因此,飛創(chuàng)公司對協(xié)同OA系統(tǒng)最核心的需求就是流程管理,徹底解決內(nèi)部審核的過程管理和報表統(tǒng)計問題。通過協(xié)同OA系統(tǒng),飛創(chuàng)公司可以將與自身業(yè)務(wù)關(guān)系緊密的表單做成標(biāo)準(zhǔn)化的模版,并設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)化的流程,徹底打破層級、地域、時間的限制,大大提升工作效率和質(zhì)量。

    另外,因?yàn)楸旧韺儆诮鹑陬愊嚓P(guān)企業(yè),所以飛創(chuàng)公司對協(xié)同OA系統(tǒng)的安全性比一般客戶的要求要高很多。

2、實(shí)施過程

    經(jīng)過仔細(xì)的選型,飛創(chuàng)公司選擇了以技術(shù)領(lǐng)先著稱的華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)擁有業(yè)內(nèi)最完善、最靈活、最易用的工作流管理系統(tǒng),在滿足企業(yè)各種復(fù)雜的流程管理需求上表現(xiàn)優(yōu)秀。而且采用J2EE平臺開發(fā),具有嚴(yán)密的安全設(shè)計機(jī)制,在安全性、穩(wěn)定性、拓展性上具有良好的保障。

    飛創(chuàng)公司的實(shí)施策略是:先完全按照標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品進(jìn)行實(shí)施,待對系統(tǒng)的基本應(yīng)用熟練掌握,并根據(jù)應(yīng)用情況進(jìn)一步整理需求后再進(jìn)行二次開發(fā)。因此前期的實(shí)施工作就比較簡單,可分為兩個階段。

    第一階段:系統(tǒng)安裝,人員導(dǎo)入。

    即安裝協(xié)同OA系統(tǒng),并導(dǎo)入客戶的組織機(jī)構(gòu)、用戶名,設(shè)定崗位級別及各人員對應(yīng)的崗位名稱。系統(tǒng)安裝完畢后,華天動力的實(shí)施人員對飛創(chuàng)的系統(tǒng)管理員進(jìn)行專門培訓(xùn),讓他們對協(xié)同OA系統(tǒng)的使用和維護(hù)有一定程度的理解。這些工作完成后,實(shí)施人員和飛創(chuàng)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通,確認(rèn)需要制作的表單和流程,以及新增需求,根據(jù)這些內(nèi)容安排下一步實(shí)施和定制開發(fā)的計劃,當(dāng)然定制開發(fā)不會馬上就做。

    第二階段:表單、流程設(shè)置,啟動系統(tǒng)。

    飛創(chuàng)公司沒有貪多求全,在第一階段只確定了40余張最常用的表單,包括加班申請單、錄用審批單、資產(chǎn)驗(yàn)收單、合同付款審批表、采購計劃表、請購申請表、辦公用品申請單、固定資產(chǎn)審批表等等,涵蓋人事部門、財務(wù)部門和綜合部。這些表單都由華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施人員協(xié)助飛創(chuàng)公司的系統(tǒng)管理員來制作。

    這些表單各有特點(diǎn),綜合部的表單最多,大概20張以上;財務(wù)部的表單較少但流程很復(fù)雜,包含大量的條件跳轉(zhuǎn)設(shè)計,判斷條件非常多;人事部的表單不多,但是表單制作起來比較麻煩,涉及到的控件和內(nèi)容非常多,往往一個表單添加幾十個控件都是少的。

    飛創(chuàng)公司最初的想法是將分公司和總公司的財務(wù)審批統(tǒng)一為一個流程和表單,但在實(shí)施時發(fā)現(xiàn)北京分公司的審核流程遠(yuǎn)遠(yuǎn)比總公司的要復(fù)雜,且審核人員的崗位級別也差別很大。另外,因?yàn)閷徟痤~的權(quán)限不同,表單上進(jìn)行條件判斷的差別也很大,所以就將分公司和總公司的審批模版做了拆離??紤]到后期做報表統(tǒng)計及關(guān)聯(lián)項(xiàng)設(shè)定的方便,也放棄了一表單多流程的設(shè)置方法。

    這再次說明,過分的追求統(tǒng)一化和自動化會將操作復(fù)雜化,反而不利于協(xié)同OA系統(tǒng)的使用,而應(yīng)該綜合考慮規(guī)范和易用之間的平衡,這也是華天動力在實(shí)施中經(jīng)常遇到的情況。

    由于系統(tǒng)剛剛啟用,日后表單的格式可能會有調(diào)整,而且一些和財務(wù)、人事數(shù)據(jù)結(jié)合的地方需要二次開發(fā),因此報表的格式暫時無法確定,需要放到后期處理。

    經(jīng)過對系統(tǒng)的內(nèi)部測試后,系統(tǒng)就可以正式運(yùn)行了。

3、表單實(shí)例

    如下圖示,為飛創(chuàng)公司北京分公司“報銷單”的設(shè)計:

 

    這個“報銷單”內(nèi)涉及到兩處數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián),一是可以和“預(yù)算表”關(guān)聯(lián)預(yù)算額度,二是可以和“借款單”關(guān)聯(lián)預(yù)借金額。事實(shí)上,飛創(chuàng)公司的表單中有大量的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)設(shè)計,人事、財務(wù)等不同的表單間都可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享,這也是華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的特色。

    該“報銷單”的審批流程為如下圖示:

 

    在這個流程圖里面涉及多處條件跳轉(zhuǎn),系統(tǒng)會根據(jù)申請人崗位和報銷金額的不同自動判斷下一步流轉(zhuǎn)步驟。比如步驟2“財務(wù)審核”后可能會流轉(zhuǎn)到步驟3、步驟4、步驟5或步驟6,流程跳轉(zhuǎn)的條件由管理員進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)。

后記

    作為一個IT企業(yè),飛創(chuàng)公司對信息化的接受程度和理解程度都很高,這使其在協(xié)同OA系統(tǒng)的項(xiàng)目中,對需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、實(shí)施開發(fā)的一系列工作都表現(xiàn)得非常務(wù)實(shí)和理性,這種正確的思維無疑就是成功的一半。

發(fā)布:2007-04-13 11:09    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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