企業(yè)協(xié)同辦公平臺建設研究

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    1 辦公自動化發(fā)展歷程

    企業(yè)信息化的目標是在先進的管理理念指導下，應用先進的計算機網絡技術去整合企業(yè)資源，為企業(yè)的戰(zhàn)略層、戰(zhàn)術層、運作層提供準確、及時、完整、有效的信息，以便對需求做出迅速的反應。

    協(xié)同辦公是企業(yè)信息化建設中重要的應用之一。在企業(yè)辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調和控制，協(xié)同辦公平臺便是運用先進的IT技術，通過計算機和網絡實現(xiàn)企業(yè)內部快速、高效、靈活辦公處理的信息系統(tǒng)。

    辦公自動化（OA）的發(fā)展歷程，伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏，其過程主要分為以下三個階段：

    第一階段：文檔型OA。初步的辦公自動化從單機版的辦公應用軟件開始，例如MS OFFICE、金山OFFICE等軟件。該階段OA主要關注個體的工作行為，提供文檔電子化等服務。

    第二階段：流程型OA。流程型OA是目前辦公自動化的主流應用，它以工作流為中心，實現(xiàn)了公文流轉、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實用的功能。

    第三階段：知識型OA。隨著OA系統(tǒng)應用的逐步深入，系統(tǒng)中積累了大量信息，這些信息對全體員工來說是重要的知識。如何節(jié)省員工查找知識的時間、減少不必要的重復勞動、提高工作效率、沉淀團隊知識、提高團隊的應變速度，并最終最大化提升團隊及個體的產能，全面提升企業(yè)的管理，這樣的新需求，使OA發(fā)展派生出全新的氣象。以“知識管理”為思想、以“協(xié)同”為工作方式、以“門戶”為技術手段，整合企業(yè)內的信息和資源發(fā)展出來的OA系統(tǒng)，即為“知識型OA”。將知識管理的思想融入日常的辦公協(xié)同平臺軟件中去，同時整合以團隊協(xié)作和項目管理為目標的溝通協(xié)作軟件工具，包括各種通信軟件，如即時通信軟件；實時會議包括電話會議、視頻會議等；群組協(xié)作如工作流管理、群件、網絡化項目管理；聯(lián)系人管理以及相關的信息安全產品如信息加密、身份認證等。這時候OA系統(tǒng)已經不單單是員工日常協(xié)同辦公的平臺，更是一個企業(yè)進行知識管理的基本平臺；傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)全面蛻變成企業(yè)的管理支撐平臺，擔負起更加復雜、綜合的作用。這個階段的OA系統(tǒng)已經是：

    （1）協(xié)同工作平臺。通過實時通信、在線感知、團隊協(xié)同等，將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化組織模式轉化為基于項目或任務的“扁平式管理”矩陣模式，使普通員工與管理層之間的距離縮小，提高企業(yè)工作人員協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。

    （2）知識管理平臺。實現(xiàn)知識的沉淀、共享、學習、應用和創(chuàng)新，整個組織能夠積累基于戰(zhàn)略的核心知識資產，為高層管理提供決策支持和信息情報；業(yè)務部門能夠結合流程開發(fā)出各種方法論和模板，通過基于業(yè)務的知識流按圖索驥，提升執(zhí)行力；員工能夠根據自己的崗位隨時隨地使用自己或他人日常工作的積累，對工作做出指導與幫助、提升工作績效。

    （3）項目協(xié)作平臺。通過為項目團隊提供一個全方位的溝通、協(xié)作平臺，提高項目組的工作效率和質量，使項目成員可以在靈活的時間、地點對他人或事務的需求做出及時響應。實現(xiàn)團隊的通信、共享、管理和制訂各種項目文檔或日程安排更便捷，使項目或臨時任務中交流想法、共享信息、協(xié)同完成任務變得更輕松。

    （4）企業(yè)通信平臺。建立企業(yè)范圍內的電子郵件和網絡通信系統(tǒng)，包括Web Mail、網絡會議、實時通訊、手機短信、WAP和傳真自動收發(fā)，使企業(yè)內部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。

    （5）信息發(fā)布平臺。為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。

    （6）行政辦公平臺。實現(xiàn)辦公事務的自動化處理。通過公文流轉改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質公文辦公模式，企業(yè)內外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。

    （7）信息集成平臺。現(xiàn)代企業(yè)中已存在的項目管理系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經營管理業(yè)務數(shù)據，OA系統(tǒng)能把企業(yè)的業(yè)務數(shù)據集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一，業(yè)務間通過流程進行緊密集成。

    2 協(xié)同辦公平臺總體架構設計

    2.1 平臺功能概述

    協(xié)同辦公平臺應采用統(tǒng)一的技術架構和標準化的基礎組件，為企業(yè)提供通用的溝通協(xié)作能力、企業(yè)內容管理能力和業(yè)務分析能力，從而有效幫助企業(yè)降低協(xié)同辦公平臺建設、管理和維護的復雜度，并輔助實現(xiàn)知識積累。該辦公平臺的實現(xiàn)內容應包括：

    （1）提供標準的企業(yè)統(tǒng)一通信和協(xié)作平臺，從而快速構建各種以協(xié)作為目的的企業(yè)內部網站，如部門網站、個人網站、文檔和會議協(xié)作區(qū)等，并提供包括語音、郵件、即時通信、短信等在內的統(tǒng)一通信平臺。

    （2）提供標準的企業(yè)內容管理平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一的文檔控制和信息共享平臺，有效實現(xiàn)企業(yè)文檔的生命周期管理，保證文檔和信息安全。

    （3）提供標準的商業(yè)智能分析平臺，幫助企業(yè)迅速構建統(tǒng)一的業(yè)務報表，決策分析系統(tǒng)，加強信息的時效性，提升企業(yè)的業(yè)務洞察力。

    （4）結合工作流引擎產品和表單編輯器，在辦公平臺中實現(xiàn)企業(yè)內各種基于電子表單的流程應用。

    2.2 總體架構和主要功能模塊設計

    協(xié)同辦公平臺應包含五個層次功能，來滿足企業(yè)高層、普通用戶、業(yè)務管理人員和系統(tǒng)管理人員的日常操作需求。其功能架構圖如下：

    2.2.1 基礎架構層

    基礎架構層提供基礎的Web服務、數(shù)據庫服務以及統(tǒng)一目錄服務，本文以微軟標準架構為例。

    （1）Web服務：采用 Microsoft Internet Information Server。

    （2）Database服務：采用Microsoft SQL Server服務器。

    （3）認證服務：提供多種安全認證方式，包括加密認證、證書認證等。

    （4）目錄服務：使用Active Directory（活動目錄）存儲企業(yè)的組織機構和人員信息，方便的查詢和檢索以及實現(xiàn)統(tǒng)一認證。

    2.2.2 基礎服務層

    基礎服務層提供標準的基礎應用服務。

    （1）工作流：為上層應用提供工作流引擎服務，可以將文檔庫、電子表單等綁定到不同的工作流，快速實現(xiàn)各種基于文檔或電子表單的業(yè)務流程。

    （2）搜索：提供索引建立和更新，實現(xiàn)全文檢索和屬性檢索，并實現(xiàn)搜索任務調度的功能，提高搜索的準確性和效率。