利眾集團OA辦公系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的整合應(yīng)用

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    一、企業(yè)現(xiàn)狀與需求

    上海利眾集團創(chuàng)建于2003年3月，位于松江進出口加工區(qū)，是一家集大型餐飲、便利店連鎖、保潔服務(wù)社連鎖、團膳配送、食堂托管、生鮮冷鏈?zhǔn)称芳庸?、配送與銷售為一體的大型外商獨資企業(yè)。

    利眾集團旗下目前擁有上海利眾快餐供應(yīng)有限公司、上?？炜衫儇浻邢薰?、上海悅心樓餐飲有限公司、蘇州利得餐飲管理有限公司、常熟勤豐餐飲管理有限公司、上海利達保潔服務(wù)社。擁有各類專業(yè)人才及員工1000余人。

    2010年上半年，利眾集團決定采購一套新的OA辦公系統(tǒng)，用以替換原來已經(jīng)嚴(yán)重不適用的老系統(tǒng)。除了一些基本的需求外，他們考察的重點就是工作流功能，要求必須能夠?qū)崿F(xiàn)以下應(yīng)用：

    1、 圖形化的流程和表單設(shè)計界面，要非常靈活、完善、易用，能夠動態(tài)適應(yīng)集團組織結(jié)構(gòu)和人員變動的需要；

    2、 能夠?qū)徟鷶?shù)據(jù)實現(xiàn)方便的統(tǒng)計匯總，生成統(tǒng)計報表；

    3、 具有開放的接口工具，能夠和HR系統(tǒng)進行充分整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享，這一條是項目的重中之重。

    二、實施效果

    1、工作流統(tǒng)一化

    經(jīng)過一番詳細(xì)的比對和試用，他們選擇了華天動力OA辦公系統(tǒng)，并很快就實施上線。

    現(xiàn)在，他們已經(jīng)該OA辦公系統(tǒng)上建立了包含總經(jīng)辦、財務(wù)部、品管部、人力資源部、采購部、營銷部、總務(wù)部、便利店等八大類的50多項審批流程。集團所有審批事務(wù)均實現(xiàn)了網(wǎng)上操作，平均每天有70余項審批在網(wǎng)上進行，而平均審批時間則由原來的3—7天縮短到1—3天，極大的提升了整個集團的協(xié)同辦公效率。

    由于所有的申請單全部使用電子表單的形式，這樣利用系統(tǒng)內(nèi)的自定義報表工具，利眾集團可以直接統(tǒng)計審批數(shù)據(jù)，生成各種統(tǒng)計報表。

圖一：審批流程監(jiān)控界面（部分）

    2、數(shù)據(jù)整合

    在OA辦公系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合上，利眾集團也取得了良好的效果。事實上，OA辦公系統(tǒng)中的所有審批單都和HR系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

    因為為了維護方便，利眾集團沒有在OA辦公系統(tǒng)中新建一套人員結(jié)構(gòu)，而是共用HR系統(tǒng)中的部門和人員信息。這就意味著，在OA辦公系統(tǒng)中打開一個審批單，里面的部門、人員等信息直接調(diào)用自HR系統(tǒng)。

    如下面的“員工請假申請單”，“申請人信息”和“詳細(xì)信息”中的工號、姓名、部門、職務(wù)等信息都是從HR系統(tǒng)中自動調(diào)用過來的。更重要的是，表單的已請事假、已請病假、已請年假等數(shù)據(jù)也都直接取自HR系統(tǒng)，記錄了該員工自入職以來的請假天數(shù)，讓申請人和審批人都可以直接看到，大大方便了工作管理。

圖二：員工請假申請單界面