泛普軟件談協(xié)同軟件六大實(shí)踐（2）：帶球不如傳球

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    歐冠半決賽首回合，巴塞羅那出人意料的以1-3敗給國(guó)際米蘭，雖然沒有看到比賽的直播，但相信這一次梅西沒有發(fā)揮好，或許，是國(guó)際米蘭發(fā)揮得更好吧。

    在之前巴塞羅那4-1橫掃阿森納的比賽中，梅西“梅開四度”，于是有媒體稱：梅西一個(gè)人打敗阿森納，這對(duì)梅西的隊(duì)友們來說是很不公平的。沒有另外10位隊(duì)友們的支持，你讓梅西一個(gè)人進(jìn)4個(gè)球試試？

    所以，說到底我們依靠的還是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的傳切球配合，而不是一個(gè)人的帶球狂奔，因?yàn)槟闩艿迷倏欤矝]有球跑得快，一個(gè)人再厲害，也斗不過對(duì)方11個(gè)人。足球是最能夠體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的比賽項(xiàng)目之一，這和企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)極為相似。

    提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效能——正是協(xié)同軟件在企業(yè)應(yīng)用實(shí)踐中的另一項(xiàng)重要工作。

    這里面有三個(gè)關(guān)鍵詞：

    1、團(tuán)隊(duì)，不是個(gè)人。因?yàn)槠髽I(yè)是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，所以協(xié)同軟件更關(guān)注的是對(duì)團(tuán)隊(duì)整體協(xié)作方式和方法的優(yōu)化。

    2、協(xié)作，不是工作。協(xié)作是團(tuán)隊(duì)行為，工作是個(gè)人行為，協(xié)同軟件將個(gè)人工作有效地納入到團(tuán)隊(duì)協(xié)作中。

    3、效能，不是效率。效率只關(guān)注工作速度，效能則關(guān)注工作速度、質(zhì)量和結(jié)果，泛普軟件認(rèn)為，協(xié)同軟件不只是讓企業(yè)在同樣的時(shí)間內(nèi)做更多的事，而是做更多、更有價(jià)值的事，這一點(diǎn)非常重要。

    關(guān)于效能和效率的關(guān)系，管理大師彼得.德魯克曾在《有效的主管》一書中簡(jiǎn)明扼要地指出：“效率是‘以正確的方式做事’，而效能則是“做正確的事”。效率和效能不應(yīng)偏廢，但這并不意味著效率和效能具有同樣的重要性。我們當(dāng)然希望同時(shí)提高效率和效能，但在效率與效能無法兼得時(shí)，我們首先應(yīng)著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。”

    很多企業(yè)在強(qiáng)調(diào)提升工作效率，而忽略了工作效能，結(jié)果搞得人人疲憊，卻沒做出成績(jī)，于是人人都開始抱怨。

    經(jīng)理抱怨：下面的人每天看起來都很忙，還總說人手不夠，可是為什么我分配下去的任務(wù)總不能及時(shí)完成呢，總得讓我親自去催、去抓，不然就要出錯(cuò)呢？

    員工抱怨：我每天都累得要死，可是總有一堆爛事處理不完，其實(shí)我的效率很高了，可是別人效率低啊，不能好好配合我。還有很多事都卡在經(jīng)理那邊，可經(jīng)理回過頭還罵我……

    我曾經(jīng)遇到這樣一個(gè)案例：

    早上，財(cái)務(wù)部經(jīng)理拿著一份文件找到行政秘書項(xiàng)雪，讓她務(wù)必在下班前發(fā)到全公司。

    這樣的發(fā)文必須要經(jīng)過財(cái)務(wù)副總和總經(jīng)理的簽字，時(shí)間緊迫，項(xiàng)雪馬上拿著文件去找財(cái)務(wù)副總，財(cái)務(wù)副總正好在辦公室，簽完字，項(xiàng)雪去找總經(jīng)理，但總經(jīng)理不在，她只好等等。

    過了半個(gè)小時(shí)，總經(jīng)理還沒有過來，項(xiàng)雪有點(diǎn)急，已經(jīng)十點(diǎn)半鐘了，她決定打電話給老總，結(jié)果老總說他現(xiàn)在正在外地呢，讓項(xiàng)雪找常務(wù)副總代簽一下。項(xiàng)雪趕緊找到常務(wù)副總，還好他在公司，然后又找到辦公室主任蓋章，這時(shí)候已經(jīng)十一點(diǎn)了。

    項(xiàng)雪將文件復(fù)印了17份，他們?cè)谕獾赜?1個(gè)辦事處，本市有4個(gè)子公司，本部有7個(gè)部門和5個(gè)車間。外地的辦事處要發(fā)傳真過去，項(xiàng)雪仔細(xì)的發(fā)傳真，然后打電話確認(rèn)是否收到，是否清晰，全部發(fā)完已經(jīng)是十二點(diǎn)多了。

    她沒有休息，以最快的速度拿著文件到8個(gè)部門和5個(gè)車間去一一分發(fā)，每分發(fā)一份都要讓接收人在文件上簽字確認(rèn)。

    下午兩點(diǎn)多鐘，還剩下4個(gè)子公司沒有發(fā)，子公司都分布在市郊，而且相距較遠(yuǎn)，好在公司的車下午沒事，項(xiàng)雪讓張師傅拉著她往子公司趕。接近5點(diǎn)鐘的時(shí)候，項(xiàng)雪終于送完了最后一份文件，她長(zhǎng)出一口氣，這時(shí)候才想起來，中午還沒有吃飯呢。

    但她要先跟財(cái)務(wù)經(jīng)理匯報(bào)一下，結(jié)果財(cái)務(wù)經(jīng)理的一句話給她氣得半死：哦，這么晚才送到啊！

    項(xiàng)雪有些委屈，她大學(xué)本科畢業(yè)，很勤奮，也很上進(jìn)，今天一整天的時(shí)間都在忙這件事，她的工作流程是對(duì)的，效率也是高的，也沒有出錯(cuò)，可為什么上面和自己都覺得不滿意呢？

    其實(shí)，這就是因?yàn)轫?xiàng)雪在努力的“把事情做對(duì)”，卻沒有去“做對(duì)的事情”。

    什么是對(duì)的事情？以項(xiàng)雪的素質(zhì)、職位和薪水，她是不應(yīng)該每天都做這些打印復(fù)印、跑腿打雜的工作的，她的價(jià)值并沒有得到應(yīng)有的體現(xiàn)。她每天應(yīng)該思考的是：如何協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督事務(wù)的執(zhí)行，如何讓員工的工作環(huán)境更整潔舒適，如何在員工和高層之間建立更好的溝通渠道，如何將公司的月刊做得更漂亮些，如何盡量減少員工上班遲到的現(xiàn)象……

    那么這些零零碎碎的事情總要有人做吧，其實(shí)，協(xié)同軟件要比人做得速度更快、效果更好、成本更低。

    通過協(xié)同軟件，項(xiàng)雪可以發(fā)起一個(gè)發(fā)文工作流，無論領(lǐng)導(dǎo)人在什么地方，都可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)審批，即使無法審批，也可以自動(dòng)通過代理人進(jìn)行審批。審批后，可以將文件一次性發(fā)給公司全員，接受者在接收到文件時(shí)，能夠自動(dòng)給項(xiàng)雪發(fā)一個(gè)已讀回執(zhí)。最后，發(fā)文文件可以直接保存到檔案中心。

    同樣完成這樣一個(gè)工作，項(xiàng)雪以前要一整天的時(shí)間，現(xiàn)在則只需要十分鐘，在這件工作上，她的工作效能提升了幾十倍。

    泛普軟件認(rèn)為，協(xié)同軟件通過解決以下問題，可大大提升企業(yè)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效能：

• 工作流程復(fù)雜、繁瑣、不合理，大量中間環(huán)節(jié)和重復(fù)工作造成效能低下；
• 溝通機(jī)制不健全、不暢通，溝通、監(jiān)督和指導(dǎo)不及時(shí)、不方便、不直接；
• 手工方式耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、時(shí)間成本去處理低端工作；
• 不能充分發(fā)揮人員價(jià)值，造成人力資源的浪費(fèi)和管理效能的低下……

    協(xié)同軟件將員工從低端、繁雜、重復(fù)工作中解放出來，能夠駕輕就熟，以簡(jiǎn)馭繁，用最短的時(shí)間、最少的投入，最好地完成任務(wù)，有更多時(shí)間和精力用于核心業(yè)務(wù)的處理，使自己和企業(yè)得到更大、更快的成長(zhǎng)。