從數(shù)據(jù)到信息，從信息部到信息化

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    “你得到什么取決于你知道什么”從這句話可以看出“知道”是“得到”的前提條件，如果把“得到”比做目標的話，那么“知道”就是信息。今天的企業(yè)比任何時候都更多的利用信息來獲得并保持競爭優(yōu)勢從而達成基業(yè)長青的目標，因為我們不可能找到一個以“你不知道的東西就不會傷害你”為口號的成功企業(yè)，因為企業(yè)都明白，他們不知道的東西很可能就成為致命弱點，會成為競爭對手的優(yōu)勢來源。

    信息在當今無處不在，這是一個“知識就是力量”“知識就是財富”的時代，而信息、信息技術和人構成了企業(yè)信息化的三大重要資源。知識來源于我們能及時地獲取信息并知道能利用信息做什么，這是信息化系統(tǒng)的職責。

    為了解信息化的本質，我們必須先弄清楚另外一個術語—數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)是什么？而與信息有怎樣的區(qū)別？數(shù)據(jù)（Data）是原始而未加工的事實，是對一種特定現(xiàn)象的描述。例如，當前的溫度、通心絡膠囊的價格以及你的年齡，這些都是數(shù)據(jù)而其本身并沒有什么價值。信息（information）是在特定背景下具有特定含義的數(shù)據(jù)。比如，假定你要決定穿什么衣服，那么當前的溫度就是信息，因為它正好與你即將做出的決定（穿什么）相關；在這種情況下通心絡膠囊的價格就不是相關信息。

    信息也可以是那些經過某種方式加工或以更具有意義的形式提供的數(shù)據(jù)。例如：在企業(yè)里，通心絡膠囊的價格對一個銷售人員來說可能是信息，而對一個負責月末凈利潤的會計而言，它可能只代表數(shù)據(jù)。

    企業(yè)要運用信息去工作，而信息部要把信息作為一種產品來生產。我們可以從三個維度—時間、空間和形式來確定企業(yè)對信息的需要。

    時間維度—信息的時間維度包括兩個方面：1.企業(yè)需要及時獲得信息；2.與各工作崗位相關的信息。即信息的及時性與相關性。信息就像企業(yè)中的原材料一樣，信息也會變得陳舊和過時。比如，如果你今天想進行材料采購，你就需要知道現(xiàn)在的原材料價格行情，如果你的消息不及時，那么就會影響生產進度或占用企業(yè)資金。如果你想進行銷售發(fā)貨，就需要知道當前庫存狀況，否則就會影響客戶滿意度。通常材料價格與采購部門相關，倉庫發(fā)貨人員基本不太關心價格。

    空間維度—如果企業(yè)獲取不到信息，那它對于企業(yè)來說就是無用的。信息的空間維度闡述信息的便利性，即無論人們在那里都可以獲取信息。換句話說，理想狀況下，你的位置和信息的位置不應該成為問題。無論你是在賓館里、家里、出差中、辦公室，你都可以獲得你想要的信息。這也是信息部目前在推廣OA項目的原因之一。

    形式維度—信息的形式維度包括兩個主要方面：第一就是信息以最適用、最易懂的形式（聲音、文本、影像、動畫、圖形等）提供給人們。第二就是信息的準確性。企業(yè)需要的是準確無誤的信息。如果把信息比作一件現(xiàn)實的商品（例如：通心絡膠囊），如果你買了一件有缺陷的商品，你會不滿意的。同樣，如果領導接收到了不準確的信息，也會不高興的。

    信息如何在企業(yè)流動呢？企業(yè)中的信息向四個方面流動。向上、向下、水平、向內或向外。在分析這些流動之前，我們先看一下企業(yè)的普遍結構。如果把企業(yè)想像成為一個四層的金字塔，最上一層就是戰(zhàn)略管理層，即為企業(yè)提供整體的方向和指示，第二層就是策略管理層，即根據(jù)企業(yè)整體戰(zhàn)略開發(fā)下一層的目標和戰(zhàn)略。第三層就是運營管理層，即管理和指揮每天的運營并實施企業(yè)目標和戰(zhàn)略。最下面一層就是一線員工，即完成企業(yè)日常的活動。以企業(yè)以例，戰(zhàn)略管理層為集團董事會及CEO等；策略管理層包括分管各主要事項副總；運營管理層為各部門經理；而最后一層為基層員工。

    向上流動的信息描述了基于日常運營的企業(yè)的當前狀態(tài)。例如，當一項銷售活動發(fā)生時，信息來源于企業(yè)的最基層，然后通過各個不同管理層次向上流動。而信息收集是信息部日常工作的一部份，信息部負責信息通過信息系統(tǒng)向上傳遞給負責監(jiān)督并對問題和機遇做出相應決策的決策者們。

    向下流動的信息包括源于最高層的戰(zhàn)略、目標和指令，這些信息是向較低層流動。許多企業(yè)正充分利用協(xié)作技術和系統(tǒng)以共享和傳導這種類型的信息。例如，我們的日常工作是根據(jù)公司通過的預算執(zhí)行。

    水平流動的信息是在各個職能業(yè)務部門和項目小組之間的水平流動。例如，銷售計劃信息水平流向各個相關部門，然后形成全公司的整體計劃。這也是為什么我們在做信息化基礎培訓時所強調的打破“信息孤島”的原因所在，而只有借助信息化工具才能讓信息在各部門及時準確的水平流動。

    最后，向外或向內流動的信息包括客戶、供應商、零售商以及其他商業(yè)伙伴交流的信息。這些信息才是電子商務的實質。當今，所有的企業(yè)都不是孤立封閉的，而企業(yè)必須確保擁有與外界所有商業(yè)伙伴溝通的信息技術工具。

    信息的另一個維度—粒度。信息粒度指的是信息細分的程度。粗粒度信息是指高度概括的信息；而細粒度信息則是非常具體的信息。企業(yè)的最高層主要處理粗粒度信息，如年銷售量；而組織的最底層需要的則是細粒度信息。再以銷售為例，一線銷售人員可能要描述每一筆交易的具體信息：交易發(fā)生的時間、支付方式、銷售品種數(shù)量、客戶是誰等。

    因此，企業(yè)最底層產生的信息（細粒度）在企業(yè)流動過程中（信息的向上流動）相互整合，從而具有粗粒度的特征。我們可以想像一下每條小溪流入大海的情景。

    而以信息描述的內容可以分為內部、外部、主觀、客觀或幾者兼而有之。內部信息主要描述企業(yè)中特定的業(yè)務內容。外部信息描述企業(yè)外部環(huán)境信息。客觀信息是定量描述已被人們所知的事情。主觀信息是試圖描述當前還不為人所知的事物。

    設想一下，如果企業(yè)要對某種商品制訂銷售價格。企業(yè)將會利用內部信息（生產成本）、外部信息（同類商品價格）、客觀信息（產品利潤）、主觀信息（未來銷售量）。而事實上同類商品價格不只是外部信息，而且還是客觀信息。因此信息經常有多個維度。

    從常規(guī)來問，企業(yè)內部最底層處理的是內部信息和客觀信息，相反企業(yè)最高層處理的則是所有類型的信息。

    信息的發(fā)生及傳遞離不開人，而人是一種重要資源。人設定目標、執(zhí)行任務、制定決策及服務客戶。而企業(yè)的信息部人員主要任務就為企業(yè)提供一個穩(wěn)定、可靠的技術環(huán)境，從而使企業(yè)可以平衡運營并且在市場中獲得競爭優(yōu)勢。

    在企業(yè)中最有價值的財產不是技術，而是人的思想。信息技術只不過是一套幫助人們加工處理信息的工具，但是它只能在人的大腦支配下工作。例如：Excel可以幫助我們生成一張高質量、有參考價值的圖表。但是它既不能告訴我們應該建立條形圖還是餅狀圖，也不能幫助決策者決定是采用區(qū)域銷售數(shù)據(jù)還是人員銷售數(shù)據(jù)。而這些都是需要人來完成的任務。這也是MBA課程中教授人力資源管理、會計學、金融學、市場營銷和生產運營管理原因所在。

    雖然如此，技術對信息化還是很重要的。技術可以提高人的工作效率，幫助企業(yè)更好的解決問題和分析機遇。因此如何運用技術對信息部而言十分重要。同樣，作為企業(yè)的決策者理解技術工具所處理的信息也是相當重要的。

    作為信息部的工作職責所在，了解如何并且何時應用技術是非常關鍵的。這里的“如何”包括懂得應該購買什么技術、如何開發(fā)利用軟件的優(yōu)點以及把企業(yè)各個業(yè)務連接起來需要什么樣的技術基礎等。然而在諸多企業(yè)中都發(fā)生過在解決企業(yè)問題時盲目運用技術而導致失敗的案例。我們應該明白技術不是萬能藥，我們不能只簡單地將技術運用某一業(yè)務中，然后就期待它立即變的更快速、更有效。例如，將技術應用到一個有問題的生產過程中，那么我們得到的將是幾萬倍惡化的后果。這些都說明技術不是解決方案，而信息部也應該分清何時該應用技術，何時不該應用技術。

    企業(yè)信息化建設就像是一場戰(zhàn)役，而信息部在其中扮演參謀部的角色，信息部為企業(yè)的信息化建設規(guī)劃選型并協(xié)助項目有效實施，最終為決策者提供及時準確的信息。而決策者能夠做到確定自己的信息需求，理解信息的含義，并能夠在信息的基礎上采取適當?shù)男袆樱詭椭髽I(yè)獲得最大的利益。信息化建設本身并不是競爭優(yōu)勢，只有當企業(yè)在商業(yè)戰(zhàn)略及戰(zhàn)略愿景中考慮到信息技術并利用它時，信息化建設才能幫助企業(yè)贏得競爭優(yōu)勢！