簡單的協(xié)同管理軟件，你真的用好了么

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    中國的企業(yè)使用OA辦公系統(tǒng)來優(yōu)化企業(yè)的溝通、協(xié)作管理，提升執(zhí)行效率，已經(jīng)取得了非常明顯的成果。可是，在很多企業(yè)，OA辦公系統(tǒng)的價值仍然遠未發(fā)揮出來。

    “公司用OA三年多了，跑了不少流程，但主要應用于行政、財務、人事這些職能部門，其它部門除了報銷幾乎不用……也并非一定要他們用，也在努力尋找他們的需求，想問一問大家在運維的過程中，如何提升OA的價值？”

    在國內(nèi)最大的CIO實名社區(qū)上，某企業(yè)IT主管任先生提出了這樣一個問題：做為一個甲方的OA運維人員，如何提升OA的價值？

    任先生所提出的問題，其實在很多企業(yè)都存在。作為面向行政辦公，或者說組織行為管理的OA系統(tǒng)，因為很少涉及到企業(yè)的核心業(yè)務管理，所以在很多企業(yè)內(nèi)就像一個跑腿的“小角色”，做些文檔傳遞與共享、信息發(fā)布與交流、文件和單據(jù)的審批這樣的簡單工作，甚至在一些企業(yè)，這些簡單的應用也沒有做好。打開OA系統(tǒng)，里面空空蕩蕩的，就像在裸奔。

    OA系統(tǒng)的價值顯然遠不止此，OA系統(tǒng)將先進的管理理念和辦公方式，通過軟件技術和網(wǎng)絡技術進行了工具化，以事務和項目為中心，幫助組織建立通暢的信息交流體系、有效的協(xié)作執(zhí)行體系、精準的決策支撐體系，來提高組織內(nèi)部的管理和辦公能力，建立協(xié)調(diào)統(tǒng)一、反應敏捷的高水平執(zhí)行團隊，這正是一個企業(yè)最核心、最持久的競爭力。

    對于任先生問題，某企業(yè)的信息管理中心主任趙先生回復了自己的三個觀點：

    1、OA運用好，價值是客觀存在的，只是因為沒有總結和表達；

    2、要想OA應用好，又能顯性地體現(xiàn)價值，只有從存在的重要問題和重要需求出發(fā)，滿足這個需求或解決這個問題角度去推動OA應用；

    3、發(fā)現(xiàn)和識別什么是“存在的重要問題和重要需求”，在企業(yè)里需要熟悉業(yè)務，也需要一定職位，否則，你無法發(fā)現(xiàn)公司里的“存在的重要問題和重要需求”；“存在的重要問題和重要需求”可能是老板和決策層提出的問題，要有渠道了解這些問題。

    趙先生的回答顯然非常有高度，屬于一種方法論，從理論上清晰的解釋了提升OA系統(tǒng)價值的方法和思路。這種正確的思維方式，無疑是做好任何信息化工作的前提和基礎。

    而來自大連華天軟件有限公司（華天動力）的馬先生也從實際應用角度出發(fā)，回復了自己的觀點：

    不說大道理，說點具體的提供火花。如何提升價值要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務、管理特點來做，大致來說，是否可以整合更多的業(yè)務流程進來（這其實是OA發(fā)展的一個重要趨勢）；是否可以和其他業(yè)務系統(tǒng)集成，并提供整合系統(tǒng)內(nèi)外部數(shù)據(jù)的統(tǒng)計報表（這也是重要趨勢）；是否可以將文檔（知識）管理功能和論壇用好，形成知識管理和工作探討的良好氛圍，建立學習性文化和學習型組織；是否可以在OA系統(tǒng)中進行績效考核；是否可以將供應商或用戶的一些數(shù)據(jù)和流程整合進來……

    顯然，因為華天動力身處OA這個行業(yè)，近十年來和全國上千家用戶一起探索OA系統(tǒng)的應用，所以馬先生對OA系統(tǒng)的應用現(xiàn)狀、重點和前景都看的比較清楚。在未來一段時間內(nèi)，OA系統(tǒng)應用的重點，或者說價值所在正在于整合、處理更多的業(yè)務流程與數(shù)據(jù)，成為集辦公、業(yè)務、決策管理于一體的協(xié)同辦公平臺，成為企業(yè)信息、知識、數(shù)據(jù)、流程交匯的中心平臺。

    筆者認為，對于一些行業(yè)和企業(yè)，如果仍然將OA系統(tǒng)完全用于行政辦公管理，也并非就是說沒有將OA系統(tǒng)的價值發(fā)揮出來。如果能夠將行政管理的功能用得充分，用戶使用好、粘性高，起到提升效率、規(guī)范管理、降低成本的作用，同樣是發(fā)揮了價值。

    當今，務實的OA系統(tǒng)廠商也都非常重視產(chǎn)品價值在應用中的體現(xiàn)，如華天動力和泛普軟件，在產(chǎn)品研發(fā)和實施中關注于幫助用戶解決企業(yè)的實際問題，并實現(xiàn)全員的高效率協(xié)同辦公，這就使得用戶能夠更好的發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，獲得最大的使用價值。

    從這個角度看，OA系統(tǒng)價值的提升，也需要用戶和廠商的共同努力。