協(xié)同、協(xié)同管理與協(xié)同管理系統(tǒng)

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    協(xié)同管理系統(tǒng)，業(yè)界通常稱呼其為協(xié)同管理軟件或簡(jiǎn)稱為協(xié)同軟件。協(xié)同管理系統(tǒng)(CMS)作為一種軟件，其產(chǎn)生的時(shí)間非常短，但“協(xié)同”這一概念由來(lái)已久?，F(xiàn)在，越來(lái)越多的用戶意識(shí)到當(dāng)前的市場(chǎng)大環(huán)境不可能離開(kāi)協(xié)同，于是更多的認(rèn)同并開(kāi)始實(shí)踐協(xié)同應(yīng)用——不僅是架設(shè)協(xié)同應(yīng)用軟件。更多的在于實(shí)踐協(xié)同的管理理念。所以。探討協(xié)同、協(xié)同管理和協(xié)同管理系統(tǒng)之間的關(guān)系就顯得非常有必要和十分有價(jià)值。

    一、協(xié)同的概念

    協(xié)同一詞來(lái)自古希臘語(yǔ)，或日協(xié)和、同步、和諧、協(xié)調(diào)、協(xié)作、合作．是協(xié)同學(xué)(Synergetics)的基本范疇。協(xié)同的定義，《說(shuō)文》提到“協(xié)，眾之同和也。同，合會(huì)也”。

    一般地講。所謂協(xié)同；就是指協(xié)調(diào)兩個(gè)或者兩個(gè)以上的不同資源或者個(gè)體。使它們一致地完成某一目標(biāo)的過(guò)程或能力。這樣．“協(xié)同”概念就有著廣泛的含義，不僅包括人與人之問(wèn)的協(xié)作。也包括不同應(yīng)用系統(tǒng)之問(wèn)、不同數(shù)據(jù)資源之間，不同終端設(shè)備之間、不同應(yīng)用情景之間、人與機(jī)器之間、科技與傳統(tǒng)之間等全方位的協(xié)同。

    不過(guò)，我們更關(guān)注組織中的協(xié)同。在這里，協(xié)同泛指組織中多人共同完戒同一或多個(gè)事務(wù)的行為方式和過(guò)程。協(xié)同工作是組織行為的基本模式和狀態(tài)。能夠通過(guò)組織內(nèi)部協(xié)同工作，高效實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的一種活動(dòng)就是協(xié)同。由于電子工具的發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展，軟件的發(fā)展；使得協(xié)同理念能夠在組織當(dāng)中真正實(shí)現(xiàn)。

    從技術(shù)角度看。協(xié)同的概念始于20世紀(jì)80年代，如以Novell Netware為代表的工作組類軟件、微軟的Exchange、IBM的Lotus／Notes，到后來(lái)的電子郵件、OA、CRM、ERP等，都有協(xié)同的概念在里面。從所基于的信息技術(shù)講，協(xié)同則體現(xiàn)在三個(gè)層面：一是基于通信技術(shù)的人與人之間的協(xié)同；二是基于工作流技術(shù)的組織與組織之間的協(xié)同；三是基于企業(yè)信息集成技術(shù)的系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的協(xié)同。

    即便對(duì)協(xié)同有一個(gè)明確解釋。但協(xié)同的指向仍然模糊。什么是互相協(xié)作?所協(xié)作的是什么內(nèi)容?是人、財(cái)、物等資源?還是產(chǎn)、供、銷等部門(mén)?所有這些疑問(wèn)，都給協(xié)同軟件的推廣和應(yīng)用造成了困惑。從企業(yè)系統(tǒng)角度看，完整的協(xié)同概念包含了五個(gè)方面的含義：面向人的協(xié)同、流程協(xié)同、信息協(xié)同、應(yīng)用協(xié)同和企業(yè)管理的協(xié)同。我們倡導(dǎo)的協(xié)同管理系統(tǒng)(CMS)實(shí)際上就是基于完整的協(xié)同概念形成的管理系統(tǒng)。

    二、組織協(xié)同管理

    1．組織的協(xié)同本性。人們要結(jié)成各式各樣的組織，其目的就是要協(xié)同。因?yàn)?，企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、公共部門(mén)，所有這些社會(huì)性組織存在的基本理由。就是要有多人共同做同一件或者相互關(guān)聯(lián)的事情，如此就需要同時(shí)或者順序使用相同或者相關(guān)的資源，需要行為、步調(diào)的協(xié)調(diào)和合作。

    組織通過(guò)部門(mén)劃分、層級(jí)結(jié)構(gòu)、角色分配、流程設(shè)計(jì)、資源規(guī)劃、工作計(jì)劃和日程安排來(lái)實(shí)現(xiàn)各類工作任務(wù)的協(xié)同。這種協(xié)同的基本條件是連接、溝通、共享程交互‘。因此聯(lián)接、溝通、共享和交互是各類組織的基本功能，換言之，這些功能決定了組織的效率。這些功能就是組織所必須具備的協(xié)同性，因此我們說(shuō)組織本性協(xié)同。

    2．組織協(xié)同管理的概念。企業(yè)是一個(gè)有機(jī)的整體，企業(yè)的每一個(gè)員工、每一項(xiàng)任務(wù)、每一單位資源都緊密關(guān)聯(lián)，只有整體協(xié)調(diào)配合才能發(fā)揮最大的效益。企業(yè)是內(nèi)部眾多業(yè)務(wù)單元的組合。采購(gòu)、生產(chǎn)、營(yíng)銷、管理等等，如果把各個(gè)分散的活動(dòng)單元協(xié)同起來(lái)，就能創(chuàng)造大于各部分簡(jiǎn)單加和的企業(yè)價(jià)值，使企業(yè)真正在較高層次上成為一個(gè)整體。

    協(xié)同可以使企業(yè)的任何一項(xiàng)活動(dòng)都不再獨(dú)立，個(gè)人的工作也不再是單打獨(dú)斗，麗是建立在協(xié)同的基礎(chǔ)之上，依靠團(tuán)隊(duì)和內(nèi)外部各種資源的協(xié)同配合。從而獲得資源的最大效用，從而使得企業(yè)內(nèi)部資源(管理者、員工)和外部資源(客戶和伙伴)能夠在一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上高度共享信息、協(xié)同完成各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理。

    管理學(xué)中最早引人協(xié)同思想是在1965年。美國(guó)戰(zhàn)略管理學(xué)家H·伊戈?duì)枴ぐ菜鞣?H．Igor Ansoff)在出版的《公司戰(zhàn)略（Corporate Strategy）》一書(shū)中首次提出了協(xié)同的概念。書(shū)中指出，所謂協(xié)同，就是指企業(yè)通過(guò)各業(yè)務(wù)單元的相互協(xié)作?？梢允蛊髽I(yè)整體的價(jià)值大予各獨(dú)立組成部分價(jià)值的簡(jiǎn)單加總。協(xié)同表達(dá)了“1+1>2”的理念，即公司整體的價(jià)值大于公司各獨(dú)立組成部分價(jià)值的簡(jiǎn)單總和。自從協(xié)同的理念引入企業(yè)管理領(lǐng)域，協(xié)同理論就成為企業(yè)管理戰(zhàn)略的理論基礎(chǔ)和重要依據(jù)。協(xié)同應(yīng)該超越具體的業(yè)務(wù)、組織和模式。擺脫實(shí)際應(yīng)用的局限。成為企業(yè)的一種文化和精神，傳達(dá)一種先進(jìn)的理念，從而成為一種戰(zhàn)略的協(xié)同，通過(guò)自上而下的貫徹和滲璉來(lái)指引企業(yè)具體業(yè)務(wù)，強(qiáng)化優(yōu)勢(shì)。基于協(xié)同理念的戰(zhàn)略可以像紐帶一樣把企業(yè)的業(yè)務(wù)有機(jī)聯(lián)系起來(lái)。從而使企業(yè)可以更有效地利用現(xiàn)有的資源和優(yōu)勢(shì)開(kāi)拓新的發(fā)展空閱。

    在供應(yīng)鏈管理中，協(xié)同就更具體地指出了各相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)合作的重要性。全球制造和經(jīng)濟(jì)一體化使得傳統(tǒng)的企業(yè)與企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)正逐漸演變?yōu)橐院诵钠髽I(yè)為主導(dǎo)的供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。傳統(tǒng)的企業(yè)管理思想從企業(yè)內(nèi)部人手。如企業(yè)資源計(jì)劃(Erie)就是源自封閉的管理思想。供應(yīng)鏈管理將企業(yè)管理視角拓展，不僅僅考慮單個(gè)企業(yè)內(nèi)部資源的協(xié)同與優(yōu)化，更是從整個(gè)供應(yīng)鏈的角度研究如何以更小的成本，更有效地滿足客戶需求。供應(yīng)鏈管理的靈魂是跨企業(yè)的協(xié)同管理。它包括整個(gè)供應(yīng)鏈中所有上下游企業(yè)的信息共享及業(yè)務(wù)協(xié)作，只有這樣才能減少供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的無(wú)效作業(yè)，產(chǎn)生增值。在供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，協(xié)同管理把視野擴(kuò)展到了企業(yè)的外部．涵蓋了企業(yè)供應(yīng)商、分銷商、業(yè)務(wù)伙伴及客戶在內(nèi)的整條價(jià)值鏈。通過(guò)價(jià)值鏈上下游的各成員的信息共享和對(duì)資源，技術(shù)，制度三要素的協(xié)同實(shí)現(xiàn)高效麗緊密的協(xié)作，通過(guò)與企業(yè)上下游合作伙伴的關(guān)系協(xié)同，從而達(dá)到以敏銳的洞察力和快速的反應(yīng)能力應(yīng)對(duì)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)的目標(biāo)?？梢?jiàn)。協(xié)同管理是一種面向供應(yīng)鏈管理的先進(jìn)管理思想和業(yè)務(wù)模式。

    從系統(tǒng)學(xué)角度看，協(xié)同管理就是要通過(guò)對(duì)有若干子系統(tǒng)組成的系統(tǒng)進(jìn)行時(shí)間、空間和功能結(jié)構(gòu)的重組，產(chǎn)生一種具有“競(jìng)爭(zhēng)——合作——協(xié)調(diào)”的能力。其效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于各子系統(tǒng)之和的新的時(shí)間、空間、功能結(jié)構(gòu)。這里所說(shuō)的時(shí)間結(jié)構(gòu)、空間結(jié)構(gòu)或功能結(jié)構(gòu)就是自組織。所謂自組織是指在沒(méi)有外界因素驅(qū)使下，開(kāi)放式(與環(huán)境有物質(zhì)、能量和信息交換)的系統(tǒng)，將原來(lái)有序度低(高熵)的分散成員變成有序度高(低熵)的動(dòng)態(tài)公司，使之在功能、時(shí)間和空間上出現(xiàn)新的結(jié)構(gòu)，發(fā)揮出強(qiáng)大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。協(xié)同學(xué)是一種關(guān)于自組織的理論，它研究系統(tǒng)各要素之間、要素與系統(tǒng)之間、系統(tǒng)與環(huán)境之間協(xié)調(diào)、同步、合作、互補(bǔ)的關(guān)系．研究新的有序結(jié)構(gòu)的形成，揭示系統(tǒng)進(jìn)化的動(dòng)力。協(xié)同學(xué)為解決協(xié)同管理問(wèn)題提供了有力的理論工具。它既處理確定論問(wèn)題，又處理隨機(jī)過(guò)程。這種自發(fā)形成有序結(jié)構(gòu)的機(jī)制，就是所謂的“競(jìng)爭(zhēng)——合作——協(xié)調(diào)”機(jī)制。

    借助以上分析，我們把協(xié)同管理定義為：運(yùn)用協(xié)同學(xué)自組織原理。通過(guò)建立“競(jìng)爭(zhēng)——合作——協(xié)調(diào)”的協(xié)同運(yùn)行機(jī)制，把系統(tǒng)中價(jià)值鏈形成過(guò)程的各要素組成一個(gè)緊密的“自組織”體系，共同實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo)，是系統(tǒng)利益最大化的管理體系。