OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在峰峰集團(tuán)的應(yīng)用

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    峰峰集團(tuán)利用企業(yè)原有局域網(wǎng)絡(luò)，采用泛普泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了峰峰集團(tuán)機(jī)關(guān)與各礦廠各級(jí)管理人員辦公事務(wù)的處理，提高了集團(tuán)公司整體辦公效率，實(shí)現(xiàn)了資源信息化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化及決策科學(xué)化。

1 系統(tǒng)概述

    OA辦公系統(tǒng)為OFFICE AUTOMATION的縮寫(xiě)，即辦公自動(dòng)化，就是采用Internet／Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，將人員、信息等各項(xiàng)資源按一定的規(guī)則組合起來(lái)，共同處理一組事件。泛普泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建的一個(gè)覆蓋全集團(tuán)的自動(dòng)化辦公信息平臺(tái)，使得分散在局域網(wǎng)上的集團(tuán)公司內(nèi)部各個(gè)部門(mén)與個(gè)人無(wú)空間限制地連接起來(lái)，形成一個(gè)依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場(chǎng)所，可以方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、令方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

2 應(yīng)用背景

    目前社會(huì)發(fā)展已進(jìn)入高度發(fā)達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。信息化管理程度大大提高，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)極大地束縛了員工的創(chuàng)造力，而且耗費(fèi)了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工大量的時(shí)間和精力，無(wú)法滿足新形勢(shì)下企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)信息化管理成為發(fā)展的必然。

    峰峰集團(tuán)各毛要礦廠分布相對(duì)分散。蜂峰集團(tuán)總部搬遷到邯鄲辦公樓后。各部門(mén)之間的信息交流和業(yè)務(wù)辦理的不便，使得集團(tuán)內(nèi)部辦公效率低下問(wèn)題尤為突出。冀中能源集團(tuán)與峰峰集團(tuán)地處不同的地區(qū)，給各方面工作也帶來(lái)諸多不便，協(xié)同辦公和移動(dòng)辦公成為迫切的需求，為提高峰峰集團(tuán)機(jī)關(guān)與冀中能源集團(tuán)和下屬各礦廠二級(jí)單位間信息交流及公文傳輸?shù)男屎唾|(zhì)量，滿足集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)工作人員信息交流的迫切需要，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得相應(yīng)的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力，峰峰集團(tuán)利用已經(jīng)相對(duì)成熟的辦公網(wǎng)絡(luò)。在與冀中能源集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通以后，推廣實(shí)施OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各部門(mén)的信息共享、知識(shí)共享，公文高效流轉(zhuǎn)。

3 系統(tǒng)功能

    3.1 協(xié)同工作

    協(xié)同工作就是支持多個(gè)組織機(jī)構(gòu)跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公．通過(guò)該功能可實(shí)現(xiàn)日常辦公中80％的重要管理工作。協(xié)同工作以流程的表現(xiàn)方式發(fā)起，處理、歸檔，完成日常的請(qǐng)示、匯報(bào)，審批、項(xiàng)目管理、工作安排、文件傳遞等實(shí)際工作。協(xié)同流程可以實(shí)現(xiàn)串發(fā)和并發(fā)，支持待辦、已辦、已發(fā)協(xié)同的查詢，并且具有手機(jī)短信提醒功能。

    3.2 表單應(yīng)用

    表單是辦公管理元素的載體和展現(xiàn)，通過(guò)自定義表單，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司內(nèi)部的審批單，申請(qǐng)單、調(diào)查單等各種業(yè)務(wù)辦理，把它與角色，流程、權(quán)限綁定，解決日常管理協(xié)同中的人事、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等方面關(guān)鍵應(yīng)用，并可按發(fā)起日期、標(biāo)題等條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢。

    3.3 公文管理

    公文管理具有收文、發(fā)文、公文交換，公文查詢、公文督辦、流程管理等功能。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)采用電子印章、CA認(rèn)證、交換中心、痕跡保留、筆跡保留，傳輸加密、硬件身份驗(yàn)證等關(guān)鍵技術(shù)，通過(guò)擬文、審核、審批、封發(fā)、傳閱、來(lái)文登記等流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部擬發(fā)文審批過(guò)程管理和外部文的收辦、收閱過(guò)程管理。該模塊支持痕跡保留、公文套紅、手寫(xiě)簽名、電子蓋章功能，公文的全部屬性都支持查詢與檢索，流轉(zhuǎn)過(guò)程支持實(shí)時(shí)跟蹤、監(jiān)控。

    3.4 文檔管理

    文檔管理提供樹(shù)形文件結(jié)構(gòu)管理與授權(quán)功能，可有效積累組織管理智慧與經(jīng)驗(yàn)，并實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和重要文檔管理，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的自動(dòng)化。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)支持多級(jí)目錄分類、多級(jí)文檔管理員，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享，提供文檔借閱和綜合查詢等應(yīng)用功能，支持內(nèi)部歸檔、本地上傳，支持文件直接轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同或郵件。實(shí)現(xiàn)信息互通互聯(lián)。

    3.5 電子郵件

    以web Mail方式連接各種企業(yè)郵箱，通過(guò)系統(tǒng)提供的郵件管理功能實(shí)現(xiàn)外部mail信息與內(nèi)部協(xié)同信息的互動(dòng)，進(jìn)入到協(xié)同工作的流程管理。

    3.6 日程計(jì)劃會(huì)議

    通過(guò)該功能有效實(shí)現(xiàn)日程、計(jì)劃、會(huì)議管理，并可隨時(shí)了解他人日程安排和計(jì)劃，運(yùn)用工作日志、周計(jì)劃、月計(jì)劃管理功能來(lái)進(jìn)行工作計(jì)劃的申報(bào)、批復(fù)、總結(jié)等日常事務(wù)管理。

    3.7 公共信息

    公共信息建立了信息發(fā)布的平臺(tái)，在集團(tuán)內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，提供公告、調(diào)查、討論、新聞等欄目，使技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在集團(tuán)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)，可有效提升組織凝聚力。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可定制信息欄目、發(fā)布范圍，支持按欄目進(jìn)行信息管理和發(fā)布授權(quán)功能。

    3.8 常用鏈接

    常用鏈接可以實(shí)現(xiàn)門(mén)戶應(yīng)用，通過(guò)簡(jiǎn)單的參數(shù)配置，即能將泛普NC，峰峰集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)，客戶網(wǎng)站以及其它任何基于B／S架構(gòu)的系統(tǒng)連接在一起，實(shí)現(xiàn)從辦公系統(tǒng)到其它系統(tǒng)的一鍵式訪問(wèn)。

4 應(yīng)用效果

    峰峰集團(tuán)通過(guò)實(shí)施OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，取得了顯著的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。

    (1)實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地聯(lián)網(wǎng)協(xié)作辦公，解決了各礦廠、峰峰集團(tuán)辦公樓、冀中能源集團(tuán)地理位置分布分散，峰峰集團(tuán)各部門(mén)辦公效率低下的問(wèn)題，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

    (2)通過(guò)電子公文在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的快捷高效地流轉(zhuǎn)，提高了文件的上傳下達(dá)的效率，節(jié)約了成本。

    (3)通過(guò)即時(shí)會(huì)話、消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識(shí)共享等溝通與協(xié)作的有效方式。在集團(tuán)內(nèi)部，集團(tuán)公司與冀中能源集團(tuán)之間及時(shí)進(jìn)行信息的交流與共享。

    (4)通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作流管理對(duì)工作過(guò)程的監(jiān)督以及對(duì)工作流程狀態(tài)、處理時(shí)限的控制，使相關(guān)的人員能夠及時(shí)地獲得信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力，增強(qiáng)了企業(yè)管理的執(zhí)行能力。

    (5)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控管理，用系統(tǒng)制度來(lái)促進(jìn)管理的規(guī)范化、信息化、和諧化，為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和實(shí)踐依據(jù)；領(lǐng)導(dǎo)出差期間可以方便及時(shí)地處理日常工作事務(wù)，實(shí)現(xiàn)了異地辦公。

    隨著峰峰集團(tuán)在外省礦廠的增加，地域分布越來(lái)越廣，通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實(shí)施與使用，無(wú)論從近期還是長(zhǎng)遠(yuǎn)效益來(lái)看，都能有效地提高峰峰集團(tuán)整體辦公效率，降低辦公及管理成本，促進(jìn)企業(yè)管理水平的全面提升，為峰峰集團(tuán)在新的形勢(shì)下提高企業(yè)綜合實(shí)力，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)步增長(zhǎng)創(chuàng)造有利的條件。