OA辦公系統(tǒng)選型三宗罪

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    OA辦公系統(tǒng)的選型，是一個(gè)看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不簡(jiǎn)單的工作。說簡(jiǎn)單，是因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)不像ERP那么復(fù)雜，投入沒有那么高，風(fēng)險(xiǎn)沒有那么大；說不簡(jiǎn)單，是因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)同質(zhì)化嚴(yán)重，概念掩蓋技術(shù)，而企業(yè)自身的需求往往又不夠清晰。

    于是，很多企業(yè)在選擇OA辦公系統(tǒng)的時(shí)候都比較茫然，甚至盲目，結(jié)果是憑感覺做決定，而在實(shí)施和使用中才發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)這也不行，那也不行，根本滿足不了自己的實(shí)際需要。做二次開發(fā)的成本太高，不做又用不下去，結(jié)果就做成了一鍋夾生飯。

    筆者根據(jù)很多企業(yè)在OA辦公系統(tǒng)選型的存在的問題，總結(jié)了OA辦公系統(tǒng)選型三宗罪，為廣大選型者提個(gè)醒：

1 理念越強(qiáng)越好

    OA辦公系統(tǒng)的歷史已有20余年，主導(dǎo)產(chǎn)品發(fā)展的管理理念也經(jīng)歷了非常大的變化。如今，無論是金和的“精確管理”，藍(lán)凌的“知識(shí)管理”，還是華天動(dòng)力的“智慧協(xié)同”等理念，都已經(jīng)被各自廠商發(fā)展得非常的成熟和完善。

    但是一個(gè)非常突出的問題是：個(gè)別企業(yè)過分渲染管理理念，而忽視產(chǎn)品功能的建設(shè)，造成的結(jié)果就是產(chǎn)品功能和管理理念之間嚴(yán)重脫節(jié)，名不符實(shí)?？蠢砟顝?qiáng)大無比，用起來卻舉步維艱，根本不是那么回事，這就是知和行之間的巨大差異，理念和實(shí)踐之間的巨大差異。

    作為一種管理軟件，OA辦公系統(tǒng)確實(shí)應(yīng)該以管理理念為指導(dǎo)，為企業(yè)帶來新鮮的管理方法。但它又只是一個(gè)管理工具，指望通過一個(gè)OA辦公系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)那些完美的管理理念，是非常不現(xiàn)實(shí)的。

    只有產(chǎn)品落地，才能讓理念落地，給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。所以，與其被漂亮的理念吸引，不如重點(diǎn)關(guān)注軟件本身的技術(shù)和功能，用來完善你企業(yè)內(nèi)既有的管理理念和制度。如果你遇到一個(gè)企業(yè)的營銷人員對(duì)你滿口理念，卻絕口不提產(chǎn)品；或者只演示PPT，不演示軟件實(shí)際運(yùn)行，那么就一定要小心了。

2 價(jià)格越低越好

    由于OA辦公系統(tǒng)的門檻較低，所以很多的軟件企業(yè)都有自己的OA產(chǎn)品，而價(jià)格也千差萬別，從幾千元到幾十萬元不等。這給很多選型者造成了困惑，為什么人家只賣幾千塊，而你要幾萬塊呢？

    其實(shí)，任何產(chǎn)品的買賣都有一個(gè)真理：一分錢一分貨。OA辦公系統(tǒng)的門檻雖然低，但要做好卻非常難。超便宜的OA系統(tǒng)是某個(gè)人、幾個(gè)人在很短時(shí)間內(nèi)模仿其他協(xié)同管理系統(tǒng)開發(fā)出來的，或者是破解其他OA系統(tǒng)后改造而成的；而主流的OA系統(tǒng)，則是上百人的研發(fā)團(tuán)隊(duì)十余年持續(xù)開發(fā)的結(jié)晶，這兩種產(chǎn)品的穩(wěn)定性、完善性，根本不可同日而語，沒有絲毫可比性。

    在這里，筆者非常認(rèn)可華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)的市場(chǎng)部經(jīng)理馬先生經(jīng)常說到的一個(gè)觀點(diǎn)：作為企業(yè)級(jí)應(yīng)用的產(chǎn)品，選型者不應(yīng)該只是看到OA辦公系統(tǒng)的購買價(jià)格，而應(yīng)該考慮其綜合成本。而綜合成本包含了購買成本、實(shí)施成本、使用成本、服務(wù)成本、升級(jí)成本等一系列成本，這里面有大量的隱含成本。

    也許你的購買成本低，但綜合成本卻很可能非常高，所以片面的關(guān)注某一項(xiàng)成本，必然會(huì)造成因小失大的后果。

3 功能越全越好

    OA辦公系統(tǒng)定位于企業(yè)的組織行為管理，但其應(yīng)用邊際非常模糊，為了滿足購買者大而全的心理需要，也為了不在競(jìng)爭(zhēng)中落后于對(duì)手，OA廠家都將自己的產(chǎn)品做得越來越大，越來越雜，包括資產(chǎn)管理、人力資源管理、客戶管理、財(cái)務(wù)管理、進(jìn)銷存管理、項(xiàng)目管理、后勤管理、合同管理等等一系列功能模塊。

    但OA辦公系統(tǒng)的核心應(yīng)用其實(shí)還是工作流管理，這也是OA辦公系統(tǒng)的最大價(jià)值所在。在這方面，以工作流管理專家著稱的華天動(dòng)力顯得非常務(wù)實(shí)，他將工作流管理的功能做到極致，在此基礎(chǔ)上兼顧其他功能模塊的開發(fā)，為用戶提供了非常實(shí)用的協(xié)同辦公平臺(tái)。

    繁多的功能模塊讓很多OA系統(tǒng)看起來很唬人，但這些功能往往很粗糙。或者只是通過工作流來設(shè)置了幾個(gè)業(yè)務(wù)流程，或者只搭建了最基本的管理功能，根本無法實(shí)現(xiàn)完備的業(yè)務(wù)管理。試想，如果OA系統(tǒng)里面的項(xiàng)目管理、人力資源、客戶管理等做得很完備了，還要那些獨(dú)立的管理軟件做什么？

    所以，如果你只是想實(shí)現(xiàn)一些很簡(jiǎn)單的管理，暫時(shí)使用一段時(shí)間，那么可以關(guān)注下這些功能模塊。反之，就要時(shí)刻牢記自己的核心需求，明白自己真正想要的是什么，是一堆漂亮花瓶一樣的功能模塊，還是切實(shí)把系統(tǒng)用起來。所以選型者不要被那些五花八門的功能喧賓奪主，耽誤了自己的正事。

    總而言之：理性、務(wù)實(shí)，永遠(yuǎn)是選好OA辦公系統(tǒng)的第一法則。