協(xié)同管理軟件的主要應(yīng)用

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　　協(xié)同管理軟件的主要應(yīng)用

　　1.建立起互聯(lián)網(wǎng)下的辦公環(huán)境

　　協(xié)同管理軟件為組織建立起了基于互聯(lián)網(wǎng)模型的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，使日常的辦公工作從有形的辦公室環(huán)境遷移到了互聯(lián)網(wǎng)上的虛擬辦公環(huán)境，泛普軟件的協(xié)同辦公管理系統(tǒng)使組織內(nèi)的人員、部門、單位、集團(tuán)環(huán)境在協(xié)同管理系統(tǒng)中都有了相對(duì)應(yīng)的辦公空間，分別被稱為個(gè)人空間、部門空間、單位空間和集團(tuán)空間，并且還可以擴(kuò)展出項(xiàng)目空間、協(xié)作空間和其他組織形態(tài)的虛擬環(huán)境。

　　在虛擬的辦公空間中，可以完成人員之間的溝通、交流、資料信息的互傳、共享、分享，也可以完成上級(jí)對(duì)下級(jí)的工作安排、有效授權(quán)、任務(wù)下達(dá)，下級(jí)對(duì)上級(jí)的報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、資源申請(qǐng)、請(qǐng)求協(xié)助等諸多辦公行為的執(zhí)行和管理，同時(shí)支持靜態(tài)和動(dòng)態(tài)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作、任務(wù)互助、工作協(xié)調(diào)，支持跨部門、單位甚至是與外部人員的協(xié)作，任務(wù)的傳遞、信息的互通，實(shí)現(xiàn)靈動(dòng)、敏捷、高效的對(duì)內(nèi)、外部人員的服務(wù)和工作響應(yīng)，支持組織提升工作效率和工作質(zhì)量。

　　通過(guò)協(xié)同管理軟件的建設(shè)，可以使組織建立起跨地域、跨部門、跨專業(yè)的協(xié)作環(huán)境，使組織內(nèi)的成員不用見(jiàn)面就完成高效、透明、有序而可控的合作、指揮、協(xié)調(diào)，達(dá)成組織的共同目標(biāo)和使命。

　　2.完成組織管理制度的落地

　　戰(zhàn)略明確的組織能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)，關(guān)鍵在于制度的落地執(zhí)行，而制度在正常的辦公環(huán)境中通過(guò)定義流程、規(guī)范化單據(jù)(表格)和確認(rèn)處理方法而得以執(zhí)行。協(xié)同管理軟件通過(guò)支持單據(jù)定義、流程配置、人員和資源的直觀描述等多種手段，以圖形化、透明化、可視化而完成制度的控制執(zhí)行，保證制度執(zhí)行的準(zhǔn)確、高效、可跟蹤和追溯，并將執(zhí)行結(jié)果全息集中存儲(chǔ)，從而保證了制度的有效執(zhí)行。

　　透明且固化的制度執(zhí)行還有效提高了團(tuán)隊(duì)的復(fù)制能力，降低了制度的執(zhí)行成本和學(xué)習(xí)成本，使制度不再是僵硬的文本，而成為在互聯(lián)網(wǎng)上可以動(dòng)態(tài)跟隨的路標(biāo)，既提升了制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性、高質(zhì)量，又提升了制度的執(zhí)行效率，降低了對(duì)人的地域、辦公環(huán)境和時(shí)間等的物化限制，充分利用了互聯(lián)網(wǎng)無(wú)處不在的特性，支持組織成員在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何方式的完成制度和管理工作的落地執(zhí)行。

　　事實(shí)上，通過(guò)對(duì)人的靈動(dòng)性和以組織目標(biāo)導(dǎo)向的自覺(jué)和自發(fā)的匯報(bào)、申請(qǐng)等的工作，協(xié)同管理軟件也非常有利于組織對(duì)于一些尚未成型的模糊制度和規(guī)范的執(zhí)行，并通過(guò)實(shí)踐的鍛造和時(shí)間的積累，提煉出更多的組織制度和管理落地的模型，有助于組織歸納和總結(jié)出適合于自己所在行業(yè)、所從事職業(yè)的工作模型和制度，從而為組織的創(chuàng)新、發(fā)展提供基礎(chǔ)的信息積累和工作積累，成為組織的財(cái)富。

　　3.支持組織的工作管理

　　組織是由人構(gòu)成的，人們之間相互協(xié)作，可以完成單人所不能完成的任務(wù)，這是組織存在的基本理由，而要完成這一基本的組織使命，就需要人們之間相互協(xié)作、分享信息，達(dá)成共同的目標(biāo)。

　　協(xié)同管理軟件通過(guò)支持計(jì)劃的主送、抄送、知會(huì)3種模式，完成了組織中下級(jí)和直接上級(jí)之間、同事之間、個(gè)人和部門成員之間的計(jì)劃、任務(wù)的目標(biāo)和任務(wù)的協(xié)調(diào)一致，達(dá)成共識(shí)的過(guò)程，并有效支持自己對(duì)于計(jì)劃執(zhí)行情況的管理，使組織內(nèi)的成員之間，組織從上而下和從下而上的多種方式達(dá)成組織目標(biāo)和計(jì)劃的同步，驅(qū)動(dòng)組織內(nèi)的成員按相同的方向去工作，使組織績(jī)效形成合力從而提升組織的競(jìng)爭(zhēng)力和效率。

　　在組織中，每個(gè)人的工作是否有效，是否能夠協(xié)作起來(lái)，從而匯集成為組織績(jī)效，是大小組織面臨的共同問(wèn)題，協(xié)同管理軟件提供了個(gè)人時(shí)間管理的工具，同時(shí)也是個(gè)人的任務(wù)、事件與他人協(xié)作的工具。工作中領(lǐng)導(dǎo)可以給下屬安排行動(dòng)事項(xiàng)，秘書(shū)可以給領(lǐng)導(dǎo)安排日程，同事之間也可以就事件進(jìn)行委托、協(xié)調(diào)，共同完成工作任務(wù)，形成良性協(xié)作的機(jī)制。而將關(guān)鍵事件列為部門事件、項(xiàng)目事件等公開(kāi)到部門或項(xiàng)目，放在公眾的監(jiān)督之下，可以有效地提升事件的執(zhí)行速度和質(zhì)量，這是梅奧行為管理的研究成果，在協(xié)同管理軟件中也提供了足夠的支持，從而達(dá)成組織高效且高質(zhì)地完成工作。

　　4.支持組織信息的發(fā)布

　　任何組織都希望傳遞自己的使命、價(jià)值主張和文化，共享組織的信息并告知組織內(nèi)的成員，我們看到很多組織都有文化墻、公告板，也有很多組織建立了自己的內(nèi)部網(wǎng)站、BBS系統(tǒng)甚至是最新的博客站等。

　　協(xié)同管理軟件建立了集團(tuán)、單位、部門的公共空間，可以分板塊、按時(shí)間序完成公告、新聞的發(fā)布，并以多種方式呈現(xiàn)給組織中希望傳遞到的成員。協(xié)同管理軟件還建立BBS討論區(qū)，可以支持員工俱樂(lè)部、專題技術(shù)討論、職業(yè)指導(dǎo)等各種各樣的討論、溝通的共享模式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的便捷傳遞組織的價(jià)值和文化主張，也可以發(fā)布各種通知和行業(yè)動(dòng)態(tài)信息。

　　協(xié)同管理軟件還支持各種調(diào)查的發(fā)布和統(tǒng)計(jì)查看，支持組織的各種意見(jiàn)采集和匯總，為組織的目標(biāo)服務(wù)。

　　當(dāng)然，各種規(guī)章、制度、政策，既可以通過(guò)公告的形式發(fā)布，也可以通過(guò)知識(shí)文檔的形式積淀下來(lái)，成為新員工學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)資料，成為組織培訓(xùn)、考核和傳遞知識(shí)和信息的通道，保證組織成員在有效授權(quán)下獲取有用的知識(shí)，服務(wù)于工作和個(gè)人成長(zhǎng)。

　　5.支持組織內(nèi)部的正式和非正式的協(xié)作

　　大組織經(jīng)常通過(guò)公文、會(huì)議、公告等多種形式進(jìn)行組織內(nèi)的正式協(xié)作，也通過(guò)有效的交流，建立動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)等多種方式實(shí)現(xiàn)組織的任務(wù)完成。

　　協(xié)同管理軟件基于對(duì)中國(guó)特色的公文管理的研究，完整實(shí)現(xiàn)了公文的發(fā)文、交換、收文、存檔和公文統(tǒng)計(jì)，全方位地支持大組織的公文應(yīng)用，成為支持跨單位、跨部門協(xié)作的有效互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。協(xié)同管理軟件的公文電子化解決了公文的效率和安全問(wèn)題，可以使行政效率和辦公效率大幅度提升，在模擬手工公文過(guò)程的靈活性和易用性的基礎(chǔ)上，通過(guò)文單配置、流程配置、公文辦理節(jié)點(diǎn)定義、公文正文套紅、公文花臉支持等多種方式，實(shí)現(xiàn)了高效的正式的協(xié)作。對(duì)于政府單位還預(yù)置了13種公文種類，支持文號(hào)的自動(dòng)生成和管理。

　　對(duì)于大部分的大型企業(yè)單位和事業(yè)單位，包括部分政府職能單位，協(xié)同管理軟件顯式地提供了簽報(bào)這種內(nèi)部行文模式，可以支持各單位個(gè)性化的內(nèi)部工作的正式審批管理和記錄，并可以通過(guò)自定義查詢滿足對(duì)于簽報(bào)的高效、高質(zhì)管理要求，達(dá)成審批有記錄、流程可追溯的管理效果。

　　對(duì)于單位內(nèi)部的非正式協(xié)作，協(xié)同管理軟件在多年研究客戶協(xié)同行為和協(xié)同理論研究的基礎(chǔ)上，完成了協(xié)同發(fā)起、處理的靈活高效模式，可以加簽、減簽節(jié)點(diǎn)，增加協(xié)同人員，自動(dòng)回復(fù)意見(jiàn)，多次意見(jiàn)震蕩直到任務(wù)完成或問(wèn)題解決，實(shí)現(xiàn)異地、分時(shí)、多人的高效非正式協(xié)作，也是臨時(shí)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的高效表現(xiàn)。

　　支撐這么多種類型的高效協(xié)作模式的，是泛普泛普協(xié)同管理軟件的高效的工作流系統(tǒng)，保證了高頻度日常協(xié)作和規(guī)范化重要事件認(rèn)真嚴(yán)肅兩大類應(yīng)用，我們稱之為二元化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。

　　6.積淀組織知識(shí)，共享組織信息

　　現(xiàn)代組織的發(fā)展，越來(lái)越依賴于信息系統(tǒng)，而知識(shí)的管理和積淀是信息系統(tǒng)很重要的目標(biāo)之一，如何積淀組織知識(shí)，有效利用組織知識(shí)，是各組織都在積極思考并努力實(shí)踐的工作。

　　協(xié)同管理軟件建立了嚴(yán)密的知識(shí)管理體系，可以有多種知識(shí)庫(kù)，并支持自定義的知識(shí)管理模式和結(jié)構(gòu)，知識(shí)管理的授權(quán)體系完善，并能全息記錄協(xié)同行為過(guò)程，即所有我們?cè)趨f(xié)同管理軟件中的行為過(guò)程都會(huì)自動(dòng)積淀成為組織的知識(shí)。

　　當(dāng)然，的知識(shí)管理同時(shí)支持將員工電腦上的信息、文件上傳形成個(gè)人、單位、集團(tuán)和項(xiàng)目的知識(shí)，的知識(shí)管理對(duì)公文和簽報(bào)(視同為內(nèi)部公文)的檔案進(jìn)行了獨(dú)立管理。

　　知識(shí)管理還支持RSS訂閱從而從互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)獲得知識(shí)，支持授權(quán)下的個(gè)人博客，利用最新的Web 2.0技術(shù)實(shí)現(xiàn)更高效的互動(dòng)，是企業(yè)的知識(shí)體系進(jìn)入web 2.0時(shí)代。

　　知識(shí)利用可以有借閱、共享、分發(fā)等常見(jiàn)的知識(shí)模型，同時(shí)支持訂閱、評(píng)價(jià)等互動(dòng)模型，也支持全文檢索、分類查詢等高效模式。

　　泛普軟件的知識(shí)管理支持對(duì)知識(shí)的屬性定義，我們可以在協(xié)同管理軟件中將例如銷售合同、勞動(dòng)合同、客戶檔案信息等分別進(jìn)行要素定義從而實(shí)現(xiàn)按要素進(jìn)行知識(shí)管理和控制，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的結(jié)構(gòu)化管理。

　　知識(shí)管理具備完整的組織特征和集團(tuán)特征，可以支持對(duì)知識(shí)文檔的閱讀、打印、下載、寫(xiě)入等嚴(yán)密的權(quán)限體系控制，使知識(shí)在有效使用的同時(shí)必須以組織的可控權(quán)限管理為前提。

　　知識(shí)管理支持word、excel等office文檔，也支持wps、ec等國(guó)產(chǎn)軟件的文檔結(jié)構(gòu)，支持視頻、pdf、ppt等各種文檔格式的存儲(chǔ)，也支持獨(dú)創(chuàng)的html正文+附件+評(píng)論的復(fù)合文檔結(jié)構(gòu)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的文檔格式特征服務(wù)于組織。

　　7. 中國(guó)組織的國(guó)際化應(yīng)用

　　經(jīng)過(guò)多年的研究和應(yīng)用實(shí)踐，我們看到中國(guó)企業(yè)正在高速的國(guó)際化，世界500強(qiáng)的企業(yè)也紛紛進(jìn)入中國(guó)，這種跨國(guó)界、跨語(yǔ)言的協(xié)作正在蓬勃發(fā)展。

　　支持中國(guó)企業(yè)的信息化發(fā)展，支持中國(guó)的組織的國(guó)際化潮流，幫助中國(guó)企業(yè)在信息化上連接世界， 協(xié)同管理軟件實(shí)現(xiàn)了多語(yǔ)言的支持，可以在一套部署上支持到不同的語(yǔ)言環(huán)境下的不同國(guó)度的人們相互協(xié)作。

　　8.組織信息系統(tǒng)的集成平臺(tái)

　　不可否認(rèn)，目前的組織的信息系統(tǒng)越來(lái)越多，同時(shí)信息孤島也就越來(lái)越多了。要解決這樣的問(wèn)題，協(xié)同管理軟件提供多種機(jī)制進(jìn)行信息的整合，從而成為信息整合和展現(xiàn)的平臺(tái)。