華天動(dòng)力協(xié)同協(xié)同管理軟件應(yīng)用案例：模板化辦公

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問題所在：

    企業(yè)希望規(guī)范，員工則圖方便，如何在規(guī)范和方便之間達(dá)到一個(gè)平衡呢？在實(shí)際辦公中，我們經(jīng)常會(huì)遇到下面的問題：
 

•     我公司現(xiàn)在用的紙質(zhì)的借款單、報(bào)銷單、請(qǐng)假單等格式是固定的，能夠?qū)⑦@些表單保存在OA系統(tǒng)中讓員工們調(diào)用嗎？
•     我們公司有嚴(yán)格的形象規(guī)范，怎么能夠有效保證各種電子文檔的規(guī)范？
•     每個(gè)員工們?cè)谔峤簧暾?qǐng)文件的時(shí)候格式都不統(tǒng)一，怎樣能夠規(guī)范起來？
•     可以讓審批人查看或修改指定的內(nèi)容，并讓他在指定的位置簽字嗎？
•     能否將流程和表單綁定，當(dāng)員工打開申請(qǐng)單的時(shí)候就會(huì)自動(dòng)調(diào)用這個(gè)流程？

解決辦法：

    通過信息化手段，往往可以讓很多看難解的問題變得簡(jiǎn)單，比如，這些問題通過華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)中的“審批模板”就可以很容易的解決。

    什么是審批模板呢？審批模板就是固化的表單和流程，其中表單可以是OFFICE文檔，也可以是電子表單，還可以是二者的結(jié)合，他們都具有標(biāo)準(zhǔn)的格式；而流程則可以是華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)七大流程中的任一種，每個(gè)表單可以綁定一個(gè)流程，也可以綁定多個(gè)流程，還可以不綁定流程，一切都根據(jù)企業(yè)的需要來決定。

    每個(gè)審批模板都代表了企業(yè)的一項(xiàng)規(guī)范或制度，如“借款審批單”、“報(bào)銷審批單”等。企業(yè)將各項(xiàng)審批事項(xiàng)整理出來，形成標(biāo)準(zhǔn)化的審批模板添加到協(xié)同OA系統(tǒng)中，開放給指定的員工使用，這樣員工在使用的時(shí)候就會(huì)非常方便，而同時(shí)又使公司的規(guī)范得以保證。

    審批模板有嚴(yán)格而細(xì)致的權(quán)限控制，包括每個(gè)模板的使用人員、維護(hù)人員、監(jiān)控人員等都可以一一設(shè)置。另外，華天動(dòng)力還提供了一個(gè)模板復(fù)制的功能，能快速復(fù)制一個(gè)現(xiàn)有的審批模板，用于相似模板的建立。

    下圖為已經(jīng)設(shè)計(jì)好的部分審批模板：
 

應(yīng)用效果：

    金信集團(tuán)一口氣招聘了50多名員工，如何在最短的時(shí)間內(nèi)讓他們?nèi)谌爰瘓F(tuán)的管理體系，熟悉集團(tuán)的辦公流程呢？

    人事部經(jīng)理姚春雨希望借助華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)的作用，她認(rèn)為OA辦公系統(tǒng)是企業(yè)管理和辦公的好幫手，是一個(gè)可以充分利用的好工具。

    她找到姜程，看如何讓這件事變得更簡(jiǎn)單一些。

    姜程說：“其實(shí)我們幾乎不需要做什么，OA辦公系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)幫助新員工遵循公司的管理規(guī)范，使用正確的辦公流程，不會(huì)出亂子。因?yàn)槲覀兗瘓F(tuán)的借款單、報(bào)銷單、請(qǐng)假單等單據(jù)已經(jīng)作為模板固定在OA系統(tǒng)中了，它們的格式都是統(tǒng)一的，而審批流程也都是設(shè)置好的，跟單據(jù)綁定在一起，新員工打開這個(gè)單據(jù)，就知道應(yīng)該怎么填，需要誰來審批了。如果新員工中有經(jīng)理級(jí)別的人員，也會(huì)按照表單的規(guī)范來審批，因?yàn)橐恍┲匾谋韱?，我們都設(shè)置好了簽字的位置和可讀寫的內(nèi)容，以防止出錯(cuò)。我們要做的，就是告訴他們的在哪里使用這些流程，和如何使用這些流程?！?br />
    姚春雨：“對(duì)啊，這些審批模板是對(duì)企業(yè)管理體系最忠誠、最規(guī)范的執(zhí)行者，起到了自動(dòng)約束的作用。這樣我們主要來培訓(xùn)OA系統(tǒng)的使用就可以了，至少能節(jié)省一天的工作量，我定好時(shí)間后再請(qǐng)你過來講一講?！?br />
    姜程：“好的，沒問題?！?/p>