項目為王，某研究院協同管理軟件應用案例

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1、項目背景

    該研究院是一家大型的地質、礦產資源勘察、測繪企業(yè)，屬中央直屬企業(yè)下屬的研究院。公司現有員工600余人，各類專業(yè)技術人員400余人。五十余年來，公司先后承擔了三萬余項工程，涉及有色冶金、石油化工、煤炭鐵礦、鐵路公路、隧道橋涵、電力通訊、及房地產等行業(yè)和領域，足跡遍及國內二十多個省市及俄羅斯、沙特、埃及等海外市場。

2、項目管理訴求

    項目管理是該研究院最重要的工作，因為其所有的工程都是以項目的形式進行管理，幾乎涉及到全院所有的領導和部門。其項目管理的特點是項目多、周期長，流程復雜、嚴密，大流程中嵌套小流程，權限控制細致而嚴格，涉及人員和文檔眾多。一個項目做下來往往要經過上百個節(jié)點，產生上百份文件和表單、報表。

    既然項目管理這么重要，該研究院為什么不使用專業(yè)的項目管理系統呢？這是因為一則沒有適合其行業(yè)特點的項目管理軟件；二則他們的項目管理跟流程管理集成得非常緊密，涉及到大量的審批，而流程管理正是OA系統的強項。

    于是，項目管理就成了該研究院本期OA系統的重中之重，這個功能做好，OA實施就成功了一大半，必將給企業(yè)在節(jié)約辦公成本，提升辦公效率方面帶來巨大的經濟效益。

    事實上，該研究院的應用頗有代表性，那就是通過OA系統中的流程管理來解決業(yè)務問題，這種業(yè)務問題是無法使用獨立的業(yè)務管理軟件來解決的，卻很適合通過OA系統的配置來實現。

3、項目管理內容

    該研究院對市場上主流的OA系統進行了嚴格的選型，而事實上，他們的選型工作非常迅速，因為需求很明確，所以他們很快就圈定了以工作流領先著稱的華天動力協同OA系統。在業(yè)內，華天動力的規(guī)模不是最大的，但其工作流系統卻以極其完善、易用、靈活，報表領先的特點而倍受好評。由此也可以看出，該研究院的選型非常的理性和務實，這是項目得以順利實施的重要保證。

    通過與華天動力實施團隊的密切配合，該研究院順利的在OA系統內建立起一套完善的項目管理系統，這套項目管理系統的主要工作內容是：

    1、項目部發(fā)起新項目，提交《項目信息單》給經營部。

    2、經營部進行合同評審及項目立項，自動生成合同臺帳發(fā)送給安全科和質量部。

    3、安全科和質量部執(zhí)行項目，如需要現場檢查則上傳檢查結果。

    4、項目即將結束時，項目部提交《質量審核》給質量部。

    5、質量部安排審核人、終審人審核項目，審核完畢自動生成防偽編碼和審核統計報表。

    6、項目部提交自動生成的《工程報告簽發(fā)轉運單》，由經營部、質量部、財務部、院領導審批及檔案室用印。

    7、項目部填寫《工程備案資料簽發(fā)轉運單》，由經營部、質量部、財務部、院領導審批及檔案室用印。

    8、項目部將“補發(fā)說明資料”發(fā)給該項目的審核人、終審人審核后生成防偽編碼。

    9、項目結束后，經營部填寫《單項工程內部考核核算表》，提交給經營部部長、財務部部長、安全科科長、審計室主任審批。 

    10、根據《單項工程內部考核核算表》生成《生產經營單位年度考核表》。

    最后，華天動力OA系統能夠根據《項目信息單》、《單項工程內部考核核算表》等數據，自動生成各項目部的月份《簽訂、完成合同情況明細表》及項目部整體的月份《合同簽訂及完成情況統計表》、年度同期《新簽合同額對比圖》等各種報表。 

    這個項目管理系統中包含了多項主流程和子流程，并包含大量自動觸發(fā)、自動生成和自動判斷的設置，以提升系統的易用性。同時，為保證項目管理的安全性，華天動力將操作權限細化到每個菜單及按鈕，項目經理可以實時查看所在項目部的所有項目信息，包括工程審批進度等。而所有的表單和流程設置都是完全圖形化的，使用非常方便。

    經過實際運行，這套項目管理系統極大的提升了研究院在項目管理過程中團隊溝通、協作的效率，獲得了院里領導和員工的一致認可。該項目也為同類型企業(yè)開展信息化辦公提供了有力的借鑒。