企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)的五個(gè)誤區(qū)

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       誤區(qū)一：將企業(yè)知識管理等同于購買知識管理軟件

       我國的知識管理發(fā)展歷程與全球知識管理發(fā)展的歷程基本一致，在第一個(gè)階段的時(shí)候強(qiáng)調(diào)知識管理軟件、系統(tǒng)的價(jià)值，將知識管理當(dāng)做IT系統(tǒng)項(xiàng)目看待，認(rèn)為購買功能強(qiáng)大的知識管理系統(tǒng)就可以完成知識管理的工作。但事實(shí)上是，知識管理是一種深層的組織變革，更多的功夫在“管理”而非“IT”：即便買了最強(qiáng)大的知識管理軟件也不能帶來知識管理的成功實(shí)施。不少開始實(shí)施KM的企業(yè)由于未取得預(yù)期成果，組織內(nèi)已不再提知識管理，所購買的軟件或系統(tǒng)基本上成為擺設(shè)。即便在那里仍然“做”知識管理的企業(yè)，也處境艱難，知識管理工作和相關(guān)人員成為“邊緣工作”和“邊緣人群”，無法真正對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生價(jià)值和效益。

       誤區(qū)二：將知識管理工作等同于撰寫、保存知識文檔

       許多知識管理的推動(dòng)者將KM實(shí)施等同于寫文檔、存文檔，主要圍繞知識文檔展開：企業(yè)要求員工共享知識文檔，不寫則扣分，然后在文檔的基礎(chǔ)上建立知識庫。這看似是一個(gè)很圓滿的解決方案，但卻忽視了我們現(xiàn)在所處的環(huán)境（文檔不是太少而是太多、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)爆炸企業(yè)內(nèi)部也會(huì)爆炸）、企業(yè)的具體情況（知識最多的人都是最忙的人）、知識型員工的成熟度（我有知識，但不一定能寫出來）。這樣的結(jié)果是，大部分的知識庫建設(shè)項(xiàng)目在初期的時(shí)候無法產(chǎn)生有價(jià)值的內(nèi)容，在內(nèi)容達(dá)到一定的積累后，卻發(fā)現(xiàn)知識庫里的文檔少有人查看，無法發(fā)揮作用。

       誤區(qū)三：認(rèn)為員工會(huì)自動(dòng)自發(fā)的參與知識管理

       理性的人，對于變革，第一反應(yīng)是忽視，認(rèn)為其不存在并與自己無關(guān)；再次會(huì)去拒絕，尋找拒絕的接口（工作太忙、沒有時(shí)間、沒用）；最后才可能去考慮了解、參與。知識管理對于大部分企業(yè)員工是一個(gè)陌生的事物，在沒有系統(tǒng)的理念普及和共識達(dá)成的工作前，盲目去推動(dòng)知識管理，注定要走向失敗。

       在企業(yè)中大部分員工都是知識工作者和知識員工，他們每天都在處理信息和知識，也苦悶與自己效率的低下。各層級管理者面臨的主要問題，也大都可以歸結(jié)為信息和知識的傳遞、利用和創(chuàng)新問題，所以知識管理對于企業(yè)經(jīng)營的價(jià)值不言而喻，做知識管理的CIO們需要去將這種觀點(diǎn)傳遞給你的同事。

       誤區(qū)四：在知識管理實(shí)施運(yùn)營上投入太少

       雖然當(dāng)今的中國有全球最豪華的政府辦公樓，但我們的公共管理水平、服務(wù)意識和能力卻沒有隨著辦公樓的增高和豪華提升。有錢后的中國企業(yè)買了最昂貴的知識管理咨詢、知識管理軟件，但卻鮮有在知識管理實(shí)施運(yùn)營上的投入。這就出現(xiàn)了90%以上的知識管理實(shí)施項(xiàng)目舉步維艱，不到三年甚至一年的時(shí)間就不了了之。除了做知識管理的幾個(gè)人熱鬧外，大部分員工和管理者作壁上觀，對所謂的“知識管理”嗤之以鼻！筆者曾經(jīng)見過一家企業(yè)的知識管理系統(tǒng)，ECM+企業(yè)搜索，他們的KM負(fù)責(zé)人跟我說，我們買的系統(tǒng)都是世界上最先進(jìn)的系統(tǒng)。但我也看到，他們的知識庫里基本沒有內(nèi)容，有的內(nèi)容閱讀數(shù)量也少的可憐。見過更離譜的企業(yè)，當(dāng)我建議他的知識管理系統(tǒng)需要去完善的時(shí)候，該同志說了一句“田老師，如果你覺得這個(gè)系統(tǒng)不好，我們就再買一套”！

       知識管理自有其價(jià)值，對于當(dāng)前的中國也應(yīng)該發(fā)揮更大的作用。但做知識管理不能成為一種運(yùn)動(dòng)，需要的是踏踏實(shí)實(shí)、盡心竭力的對組織管理水平的提升，如果企業(yè)沒有在知識管理的基礎(chǔ)工作上的投入，KM不可能實(shí)現(xiàn)。買什么樣的咨詢和系統(tǒng)都不能真正提升中國企業(yè)的管理水平，知識管理價(jià)值再大也無法發(fā)揮。

        誤區(qū)五：購買了不合適的知識管理系統(tǒng)

       當(dāng)信息不對稱的時(shí)候，是最容易發(fā)生欺詐的時(shí)候。中國的知識管理尚處于發(fā)展的初級階段，表現(xiàn)在系統(tǒng)上是各家都自賣自夸、都將知識管理作為標(biāo)簽和噱頭。有許多“做”知識管理軟件、系統(tǒng)的廠商自己本身都不理解什么是知識管理，你能期望這些企業(yè)給您提供適用的KMS？我們了解的情況是，那些在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、協(xié)同軟件中的所謂知識管理模塊或者功能，基本上沒有一家能用起來的，沒有一家實(shí)現(xiàn)知識管理的，他們?nèi)匀恢饕€是一個(gè)解決事務(wù)性流程的辦公系統(tǒng)。

       現(xiàn)在知識管理系統(tǒng)上的趨勢是社會(huì)化，借鑒web2.0的元素和理念來設(shè)計(jì)知識型員工所使用的工具與功能。其實(shí)，當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過企業(yè)軟件，從功能、易用性、尊重用戶習(xí)慣上互聯(lián)網(wǎng)為軟件發(fā)展探索了許多經(jīng)驗(yàn)。社會(huì)化的知識管理實(shí)現(xiàn)方式是全球和國內(nèi)的一個(gè)共同趨勢，華為科技、中國電信等大型企業(yè)的實(shí)踐也證明該條路更容易成功。