淺析合肥OA項目監(jiān)理的基本概念及實施要點

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淺析合肥OA項目監(jiān)理（上）

一、 監(jiān)理的必要性

(一 )監(jiān)理是信息產(chǎn)業(yè)價值鏈進一步分工的產(chǎn)物

在信息產(chǎn)業(yè)價值鏈上有三層，第一層是軟件商，他們主要的任務(wù)是開發(fā)軟件;第二層是實施隊伍，他們以實施顧問的身份出現(xiàn)，;第三層是咨詢公司，提供信息化戰(zhàn)略咨詢，他們針對企業(yè)信息化過程中的流程再造、組織變革、管理變革為企業(yè)提供信息咨詢。但目前，國內(nèi)并沒有形成明顯的三層結(jié)構(gòu):即做軟件的做軟件，做實施的做實施，做咨詢的做咨詢。其中，咨詢公司往往都在做實施，實際上無法扮演咨詢角色，也就是說咨詢公司不能作為用戶朋友的身份出現(xiàn)。此外，有些軟件公司既做軟件開發(fā)，也做系統(tǒng)實施，更做管理咨詢。在這些情況下，咨詢方是站在軟件商的立場上，為確保用戶方的利益，監(jiān)理便應(yīng)運而生。

(二 )企業(yè)實施合肥OA的經(jīng)驗不足，需要監(jiān)理給予必要的指導(dǎo)

管理信息系統(tǒng)對大多數(shù)企業(yè)來講并不陌生，但合肥OA就不然。合肥OA的實施對絕大多數(shù)企業(yè)而言往往都是首次遭遇，嚴(yán)重缺乏經(jīng)驗。由于合肥OA在國內(nèi)還只有少數(shù)企業(yè)在應(yīng)用，再者合肥OA本身嚴(yán)密的科學(xué)性、高度的集成性和實施的復(fù)雜性，往往使企業(yè)在實施過程中始終會感到心里不踏實，出現(xiàn)問題不知采取何種對策，更談不上對可能出現(xiàn)的問題預(yù)先制定防范措施。因此，需要中立的第三方監(jiān)理給予必要的幫助，指導(dǎo)企業(yè)實施合肥OA。

(三 )引入合肥OA監(jiān)理機制是規(guī)避合肥OA風(fēng)險的需要

合肥OA投資大、風(fēng)險高。一家調(diào)查機構(gòu)對美國年營業(yè)額在5億美元以上并采用了合肥OA系統(tǒng)的公司進行的研究結(jié)果披露，合肥OA 系統(tǒng)采用成本超過預(yù)計成本的178%，安裝時間超過預(yù)計時間的230%，使用后公司虧損卻達到令人驚訝的59%。根據(jù)以上所述，合肥OA是一個高風(fēng)險的企業(yè)管理系統(tǒng)工程項目。需要有中立的第三方在項目的績效控制、項目進度控制、項目成本控制等方面對整個合肥OA項目進行協(xié)調(diào)，化解合肥OA 實施風(fēng)險。此外 ， 監(jiān) 理的產(chǎn)生也是分擔(dān)信息化風(fēng)險的需要。對于大型信息化項目的風(fēng)險是不容易控制的，通過授權(quán)監(jiān)理公司，使監(jiān)理公司承擔(dān)了一部分項目風(fēng)險

(四 ) 企業(yè)和實施顧問公司之間利益沖突，需要合肥OA監(jiān)理從中化解

企業(yè)關(guān)注的是實施信息化系統(tǒng)后對企業(yè)的實際效果如何;而實施顧問公司更為關(guān)注項目的成本與利潤控制。特別是實施公司為了爭奪客戶，在與客戶接觸的前期階段過分夸大項目的預(yù)期效果，過分提高客戶的項目期望等等，信息不對稱都為后續(xù)出現(xiàn)的項目矛盾或糾紛造成了隱患。另一方面，企業(yè)由于對信息技術(shù)認(rèn)識差距，要求對實施過程計劃更改，對實施結(jié)果與軟件實施商的認(rèn)識分歧等，也造成誤解和沖突。要減少或消除這種信息化不對稱和工作不協(xié)調(diào)，有必要引人監(jiān)理機制，從中做必要的協(xié)調(diào)，化解潛在利益沖突。

二、監(jiān)理的基本概念

(一 )監(jiān)理的含義

“監(jiān)理 ”一 詞是指人們對一種行為活動的監(jiān)督理順。信息化監(jiān)理源自于國外，20世紀(jì)90年代由國內(nèi)咨詢公司引進。合肥OA監(jiān)理受業(yè)主(企業(yè))的委托，依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同，對該單位信息工程項目的全過程進行監(jiān)督管理，并站在第三方的立場上，公正地協(xié)調(diào)企業(yè)、軟件公司、實施顧問的關(guān)系，通過監(jiān)督、審查、控制合肥OA 各個模塊的實施，使系統(tǒng)按預(yù)定的質(zhì)量、進度、投資目標(biāo)全面上線?？梢钥闯觯O(jiān)理的服務(wù)對象是企業(yè)，但代表了企業(yè)、實施顧問、軟件公司等各方的利益。

(二 )監(jiān)理的內(nèi)容

總的來說 ，合肥OA監(jiān)理的內(nèi)容可概括為:“三監(jiān)督，三控制，一協(xié)調(diào)，一審查”(見圖1)。

1.三監(jiān)督 。三監(jiān)督是指事前監(jiān)督，事中監(jiān)督、事后監(jiān)督，即:合肥OA 系統(tǒng)實施前監(jiān)督、實施過程中的監(jiān)督、實施后的監(jiān)督。監(jiān)理專家圍繞整個合肥OA的實施過程，對關(guān)系到合肥OA 順利實施的各個因素進行監(jiān)督，并針對潛在的風(fēng)險提出解決方案，及時地把風(fēng)險控制在預(yù)定的范圍內(nèi)。

2.三控制 。“三控制”是指質(zhì)量控制、投資控制、進度控制。質(zhì)量控制是指監(jiān)理專家在實施前對軟、硬件質(zhì)量進行控制，例如，發(fā)放評測問卷，評測軟、硬件的質(zhì)量，協(xié)助企業(yè)選擇軟、硬件系統(tǒng)，并在實施的過程中，對系統(tǒng)實施效果進行必要的控制，使其上線后系統(tǒng)的質(zhì)量水平達到預(yù)定的目標(biāo)。投資控制是指監(jiān)理專家在合肥OA系統(tǒng)的實施過程中，對軟、硬件、人員的投人，確保把合肥OA的投資控制在預(yù)定或企業(yè)可以承受的范圍內(nèi)。進度控制是指監(jiān)理專家在信息系統(tǒng)的實施進程中，按預(yù)定的目標(biāo)控制系統(tǒng)的實施進度，即確保系統(tǒng)的實施進度按計劃進行，力爭不延期、不提前。

3.一協(xié)調(diào) 。站在公正的角度協(xié)調(diào)軟件開發(fā)商、用戶之間的可能、潛在的沖突或矛盾，理順企業(yè)、軟件、實施顧問三者之間的關(guān)系。

4.一審查 。監(jiān)理專家對項目的所有階段性成果，或者里程碑式的成果，包括整個項目的技術(shù)路線、技術(shù)策略、技術(shù)方法、項目管理的方法與策略等與項目有關(guān)的情況進行審查，并給出評估意見。

(三 )監(jiān)理的費用

理論上講 ，合肥OA監(jiān)理的構(gòu)成是監(jiān)理單位在合肥OA項目監(jiān)理活動中所需要的全部成本，再加上應(yīng)交納的稅金以及監(jiān)理公司應(yīng)獲取的合理的利潤。一般工程建設(shè)監(jiān)理費用的估算方式，通常是在工程的概算中列支。所以，一些合肥OA項目監(jiān)理的費用也是按照占整個項目費用的3%一5%左右估算。但是，監(jiān)理費用的定價也可采用靈活的方式，根據(jù)雙方估計的工作量定價。

(四 )合肥OA項目監(jiān)理的組織保證

對于實施 合肥OA系統(tǒng)，監(jiān)理機構(gòu)可根據(jù)工程項目規(guī)模、性質(zhì)及業(yè)主對監(jiān)理的要求，委派合適的人員擔(dān)任項目的總監(jiān)理工程師，代表監(jiān)理單位全面負(fù)責(zé)該項目的監(jiān)理工作?？偙O(jiān)理工程師對內(nèi)向監(jiān)理單位負(fù)責(zé)，對外向業(yè)主服務(wù)。在總監(jiān)理工程師的具體領(lǐng)導(dǎo)下組建項目的監(jiān)理班子，并根據(jù)簽訂的監(jiān)理委托合同，制定監(jiān)理規(guī)劃和具體的實施計劃，開展監(jiān)理工作?？偙O(jiān)理工程師應(yīng)進人企業(yè)合肥OA決策委員會，和企業(yè)其它的高層領(lǐng)導(dǎo)、實施顧問一起工作，并擁有建議權(quán)。

三、監(jiān)理的過程

2003 年 ，筆者所在的研究隊伍承擔(dān)了某集團型企業(yè)合肥OA項目監(jiān)理，經(jīng)過5個月的實施工作，該企業(yè)的合肥OA系統(tǒng)全面上線。合肥OA項目實施期間，監(jiān)理組開展的工作主要集中在三個方面。

(一 )項目實施前監(jiān)理

在合肥OA項自實施前，監(jiān)理的專家主要的任務(wù)是全面調(diào)研企業(yè)的現(xiàn)狀，明確企業(yè)對信息化的需求，協(xié)助企業(yè)明晰合肥OA要為企業(yè)自身解決的問題。在此基礎(chǔ)上，協(xié)助企業(yè)開展合肥OA軟、硬件系統(tǒng)和系統(tǒng)實施顧問公司的選擇。監(jiān)理專家以評測的方式對系統(tǒng)軟、硬件的功能、技術(shù)性能、價位、技術(shù)支持等方面評測，確保企業(yè)選擇滿足需要的、高性價比的合肥OA軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)。此外，監(jiān)理專家還應(yīng)對系統(tǒng)實施顧問的資質(zhì)、服務(wù)能力、實施費用進行評測。必要的時候，監(jiān)理專家有必要協(xié)助企業(yè)進行軟、硬件系統(tǒng)和實施顧問的商務(wù)談判。

(二 )項目實施過程中監(jiān)理

項目過程監(jiān)理主要是指在項目實施過程中，對項目實施進行監(jiān)督和控制，其主要作用和任務(wù)是:控制項目實施過程中投人的各種資源和達到的目標(biāo)，使之達到項目實施計劃的要求。項目實施階段監(jiān)理工作的主要目的:控制項目質(zhì)量、進度和費用目標(biāo)，為項目驗收打好基礎(chǔ)，實現(xiàn)和滿足用戶需求。

在項目的實施過程中，監(jiān)督和控制的依據(jù)是計劃和目標(biāo)，監(jiān)督和控制的目的是要使實施工作按計劃進行并達到預(yù)期的目標(biāo)。當(dāng)有問題發(fā)生時，其直接的表現(xiàn)就是實施結(jié)果偏離了原來的計劃和目標(biāo)，在這種情況下，項目監(jiān)理的工作，就是要及早發(fā)現(xiàn)這種偏離，分析原因，提出校正偏離的建議。

1.需求診斷。(1)開展合肥OA項目策劃。協(xié)助企業(yè)確定合肥OA總需求、企業(yè)擬解決的問題、系統(tǒng)實施的總目標(biāo)。(2)監(jiān)理協(xié)助企業(yè)開展需求調(diào)研、完成調(diào)研報告。監(jiān)理專家應(yīng)參與的工作有:協(xié)助企業(yè)開展信息化現(xiàn)狀(如計算機數(shù)據(jù)，現(xiàn)有的軟件，信息人才儲備等)、企業(yè)信息化系統(tǒng)應(yīng)用情況、企業(yè)自有信息化技術(shù)人員情況、企業(yè)競爭力簡述、采用信息化業(yè)務(wù)發(fā)展的要點、當(dāng)前企業(yè)基本業(yè)務(wù)原有流程、業(yè)務(wù)任務(wù)下達與分解過程、目前經(jīng)營、計劃、調(diào)度重點業(yè)務(wù)信息等多方面的調(diào)研。(3)需求分析。和企業(yè)、實施顧間一起，研究企業(yè)對信息化的需求;明晰企業(yè)現(xiàn)有流程和合肥OA系統(tǒng)的沖突;參與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組。

2.企業(yè)藍圖。在企業(yè)藍圖階段，監(jiān)理專家應(yīng)根據(jù)需求分析階段得到的分析結(jié)果，審核企業(yè)組織結(jié)構(gòu)是否能適應(yīng)合肥OA的需要;部門業(yè)務(wù)流程是否詳細，部門之間的業(yè)務(wù)流程是否流暢;培訓(xùn)計劃是否全面、可行。

3.系統(tǒng)準(zhǔn)備。系統(tǒng)準(zhǔn)備包括軟、硬件的準(zhǔn)備，也包括人員的準(zhǔn)備。監(jiān)理專家將根據(jù)企業(yè)草圖的需求、，檢查軟件、硬件系統(tǒng)是否齊全，實施顧問是否得力、是否到位;同時，企業(yè)自身的人員投人是否合適，是否能支持系統(tǒng)全面上線。此外，監(jiān)理專家還應(yīng)仔細檢查企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是否齊全，培訓(xùn)材料是否易于員工學(xué)習(xí)，員工培訓(xùn)是否到位，用戶手冊是否完整、規(guī)范等。

4.系統(tǒng)實施。在系統(tǒng)實施階段，監(jiān)理專家將對系統(tǒng)各模塊進行單元測試，并對所有模塊一起執(zhí)行系統(tǒng)整合測試，以確定所有合肥OA作業(yè)是否均符合企業(yè)藍圖所訂定的流程。在此期間，監(jiān)理專家應(yīng)及時地協(xié)調(diào)實施顧問和部門工作人員發(fā)生的沖突，并對出現(xiàn)的問題提出建議，供合肥OA項目決策委員會參考。

5.系統(tǒng)評佑。系統(tǒng)評估是指監(jiān)理專家協(xié)助企業(yè)對上線后的系統(tǒng)實施情況進行評估。在系統(tǒng)評估階段，監(jiān)理專家主要的任務(wù)是評估系統(tǒng)的實施結(jié)果，如可比生產(chǎn)成本降低情況，庫存占用資金的減少情況，生產(chǎn)計劃的執(zhí)行情況等，并能針對實施結(jié)果的缺陷提出校正的意見。