信息化項(xiàng)目協(xié)作的成功之道

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項(xiàng)目管理程序在理論上聽上去常常很美，但一旦IT人員把它們交到了最終用戶手上，就會(huì)開始聽到抱怨使用不便和界面難懂的聲音。像微軟Visio這些功能強(qiáng)大的繪圖程序會(huì)讓IT老手覺得滿意，尤其是那些以繪制網(wǎng)絡(luò)圖為生的人，卻往往讓業(yè)務(wù)部門的主管們感到沮喪。有時(shí)正如Healthwise公司的首席技術(shù)官尼爾?本茲明白的那樣，你需要換一種思考方法才能解決貴公司的項(xiàng)目管理問題。

也正如本茲明白的那樣，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)：如今的項(xiàng)目管理程序?qū)镜膸椭粌H僅是確保項(xiàng)目順利開展。本茲選擇的程序是Mindjet公司的MindManager，同時(shí)也變成了他組織的一個(gè)產(chǎn)品開發(fā)工具（最新版本MindManager Pro 7標(biāo)價(jià)為349美元，量大可優(yōu)惠；如果你想試一下界面如何，該公司還提供免費(fèi)試用21天的機(jī)會(huì)。）作為創(chuàng)辦于1975年的非營(yíng)利性組織，Healthwise與管理醫(yī)療保健組織（如Kaiser Permanente）、消費(fèi)者門戶（如WebMD）以及數(shù)百家醫(yī)院合作，提供消費(fèi)者所需的信息，幫助他們作出明智的醫(yī)療決策。這家組織稱之為"信息醫(yī)療"（Information Therapy）。

可是說到管理其內(nèi)部的項(xiàng)目信息，包括將來發(fā)布產(chǎn)品線要用到的眾多醫(yī)療相關(guān)內(nèi)容，這家組織大約在兩年前認(rèn)識(shí)到需要"動(dòng)一番手術(shù)"。該組織共有50名技術(shù)員工和211名員工，所使用的項(xiàng)目管理工具形形色色，包括微軟Project和微軟Visio。當(dāng)時(shí)它開始在開發(fā)一條復(fù)雜的新產(chǎn)品線，名為Ix HealthMastery Campaigns。這是一系列提供信息的程序，向消費(fèi)者發(fā)送通過電子郵件發(fā)送的眾多信息、調(diào)查表和提醒內(nèi)容，涉及哮喘、背部疼痛和戒煙等主題。這個(gè)項(xiàng)目需要一支成員各異的小組密切聯(lián)系。

Healthwise負(fù)責(zé)發(fā)布HealthMastery的軟件工程師莉薩?奧圖爾說："我們有支小組負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目，包括編程員、項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)人員等不同成員。"（奧圖爾不向本茲匯報(bào)，而是直接向負(fù)責(zé)新產(chǎn)品開發(fā)的公司副總裁匯報(bào)。）她說："我們需要一種方法來開發(fā)思路，那樣大家都能看到項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r。"她又說，公司有一段時(shí)間也試過開小組會(huì)議時(shí)在黑板上貼便條紙的辦法，雖然便條紙能描述相關(guān)問題，但無法組織管理相關(guān)的電子文件。

正如本茲指出的那樣，許多公司其實(shí)到頭來使用Excel來運(yùn)作項(xiàng)目（如Healthwise發(fā)布新產(chǎn)品的項(xiàng)目），這完全是因?yàn)槲覀兌际煜み@一用戶界面。他補(bǔ)充說，但這其實(shí)是個(gè)錯(cuò)誤。"像Word或者Excel這些程序是線性的，根本處理不了發(fā)布活動(dòng)的不同方面。"

圖表取代清單

這家組織內(nèi)部的一些人使用MindManager，開了頭腦風(fēng)暴會(huì)后決定使用Mindjet公司的這個(gè)程序，此后卻主要成了一個(gè)組織和項(xiàng)目管理工具。MindManager讓用戶可以獲取表示某個(gè)思路或項(xiàng)目的可視化圖表，附帶所有的分支和部分。本茲說："我們發(fā)現(xiàn)可以進(jìn)一步發(fā)掘MindManager的功能，用于產(chǎn)品開發(fā)。"

與微軟Project這些廣泛適用的任務(wù)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理程序相比，MindManager程序顯得非同尋常，因?yàn)樗鼈?cè)重于圖形化圖表。任何人都可以使用MindManager：只要繪制圖形化圖表，這吸引了并不精通項(xiàng)目管理的人。有些項(xiàng)目管理程序迫使人們從設(shè)計(jì)包括項(xiàng)目里程碑、日期和小組成員的清單開始著手，這可能會(huì)讓你覺得在填寫沒完沒了的電子表格。

本茲發(fā)現(xiàn)，企業(yè)用戶幾乎不需要學(xué)習(xí)MindManager程序，即可上手。另外，由于XML功能，它讓用戶可以直接從可視化"圖表"鏈接至相關(guān)的項(xiàng)目文檔。就拿Healthwise來說，鏈接可把用戶直接帶到與HealthMastery產(chǎn)品線內(nèi)部的15項(xiàng)發(fā)布活動(dòng)有關(guān)的所有文檔。

這條新產(chǎn)品線的開發(fā)小組（包括醫(yī)生和IT人員）起初使用MindManager用于設(shè)計(jì)和創(chuàng)作內(nèi)容，隨后用于實(shí)施、最后作為檢測(cè)矩陣（testing matrix），從而確保每項(xiàng)發(fā)布活動(dòng)的所有方面都井然有序。
HealthMastery的每項(xiàng)發(fā)布活動(dòng)傳達(dá)不同的訊息，這取決于患者對(duì)某些問題有什么響應(yīng)，譬如他們的精神健康是否出現(xiàn)了反復(fù)或者變化。所以，這個(gè)可視化圖表上有一系列條件分支結(jié)構(gòu)（if/then branch）和定時(shí)觸發(fā)器。奧圖爾說："我們的圖表被這里的人奉為'寶典'。"

奧圖爾說，該程序的可視化外觀感覺吸引了從事這個(gè)項(xiàng)目的成員各異的小組。她說："用戶積極采用它的速度之快著實(shí)讓我吃驚。如果你把它與微軟Visio（這是個(gè)優(yōu)秀工具）比一下，會(huì)發(fā)現(xiàn)Visio用起來有點(diǎn)難。我手下有一名編程員試圖用Visio來繪圖，結(jié)果聽到她從辦公室里傳出尖聽聲。有些醫(yī)生仍把每樣?xùn)|西寫在紙上。"

本茲和奧圖爾指出，公司的一些IT員工如今仍使用Visio，但他們沒有要求最終用戶這么做。IT員工還使用微軟的Visual Studio Team System和Team Foundation Server，以支持小組的敏捷開發(fā)方法。

IT人員還發(fā)現(xiàn)，MindManager程序?qū)|(zhì)量保證項(xiàng)目有所幫助。本茲說，其中一個(gè)發(fā)布產(chǎn)品準(zhǔn)備測(cè)試時(shí)，你要做的就是打開圖表。這是因?yàn)?，圖表會(huì)鏈接至消費(fèi)者在發(fā)布活動(dòng)期間收到的每一部分內(nèi)容，涉及治療哮喘等主題。圖表還鏈接至管理哪個(gè)部分在何時(shí)被發(fā)送的觸發(fā)器和規(guī)則。

他說："這就可以做成完備的測(cè)試文檔。你看了每個(gè)動(dòng)作后，會(huì)問'它有合理的問題分支、合理的問題、合理的基于時(shí)間的觸發(fā)器嗎？'"譬如說，針對(duì)剛被查出患有哮喘的病人和懷孕病人，系統(tǒng)會(huì)按不同的次序、發(fā)送不同的材料。Healthwise必須確保系統(tǒng)在合適的時(shí)間發(fā)送合適的材料。

如今，這家組織繼續(xù)開發(fā)HealthMastery內(nèi)部的新發(fā)布產(chǎn)品，使用MindManager完成開發(fā)到測(cè)試的工作。本茲說，在項(xiàng)目開始階段，小組成員常常會(huì)在會(huì)議室的平板顯示屏上顯示Mindjet圖表，開始討論。每個(gè)發(fā)布產(chǎn)品的開發(fā)從頭到尾需要10周到12周。本茲說："要不是它（MindManager），小組中的每個(gè)人要花比目前更多的時(shí)間來完成發(fā)布產(chǎn)品的開發(fā)。"

奧圖爾說，展望未來，該組織會(huì)設(shè)法把更多的內(nèi)部數(shù)據(jù)連接到Mindjet圖表，并調(diào)查這些圖表是否可以推廣到消費(fèi)者，從而以更加結(jié)構(gòu)化的方式來收集及提供信息。

Healthwise希望看到開發(fā)商們下一步對(duì)這種技術(shù)采取什么樣的動(dòng)作呢？奧圖爾說："進(jìn)入到企業(yè)圖表服務(wù)器層面將是下一大步，以便可以在服務(wù)器集中提供圖表；多個(gè)用戶可同時(shí)共享及更新。"

Healthwise的本茲說，歸根結(jié)底，IT主管應(yīng)當(dāng)考慮清楚諸如此類的項(xiàng)目管理程序除了僅僅跟蹤日期和里程碑外，還有什么樣的功能。

他說："MindManager也許是貴組織的一項(xiàng)顛覆性技術(shù)，幾乎不需要什么培訓(xùn)，而且各個(gè)級(jí)別的員工都能以創(chuàng)新的方式將它用于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、內(nèi)容創(chuàng)作、項(xiàng)目實(shí)施及質(zhì)量保證。"

實(shí)施要點(diǎn)

Healthwise的首席技術(shù)官尼爾?本茲在實(shí)施Mindjet的MindManager、用于項(xiàng)目管理及新產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，學(xué)到了這些寶貝經(jīng)驗(yàn)。

1、以一種循序漸進(jìn)的方式為貴組織引入程序，首先將它用于跨部門的頭腦風(fēng)暴會(huì)。
2、強(qiáng)調(diào)用戶界面，因?yàn)橛行╉?xiàng)目管理程序注重內(nèi)容復(fù)雜的清單，而這個(gè)程序注重類似流程圖的可視化圖表。
3、使用貴組織的一套術(shù)語和詞匯來定制程序，以便盡量提高用戶的采用率。照本茲來看，這點(diǎn)并不難。
4、充分利用XML存儲(chǔ)功能，以便與貴公司的其他工具相連接。
5、調(diào)查一下你的可視化圖表，看看能否成為IT人員可使用的一套不錯(cuò)的質(zhì)量保證測(cè)試用例。 (it168)