生病的“數(shù)據(jù)”怎么治

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身體病了找醫(yī)生，那么，數(shù)據(jù)病了找誰呢？

數(shù)據(jù)也會生病嗎？

隨著信息化水平的不斷提高，越來越多的企業(yè)積累了大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，甚至可以說是海量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是企業(yè)重要的知識資產(chǎn)。如果說信息系統(tǒng)是企業(yè)的血管，那么這些數(shù)據(jù)就是血液了，其重要性可想而知。

然而，這些數(shù)據(jù)并不像我們希望的那樣純凈，其中摻雜了許多無效的，甚至是錯誤的數(shù)據(jù)，就好像血液中夾雜了過多的糖分、蛋白質(zhì)和脂肪后會危害身體健康一樣，如果讓這些“生了病”的數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)中繼續(xù)流轉(zhuǎn)，同樣也會危害到企業(yè)經(jīng)營活動的健康，比如市場推廣、產(chǎn)品銷售和售后服務(wù)等各個方面。

數(shù)據(jù)真的會生病嗎？當(dāng)然。在我們身邊就有許多令人煩惱的例子源于“生病”的數(shù)據(jù)，比如：

你收到了兩份相同的產(chǎn)品宣傳手冊，區(qū)別僅在于收件人的部門名稱一個是現(xiàn)在的，另一個是以前的；
你收到了信用卡卻無法使用，因為銀行把你的身份證號碼搞錯了，所以不能開卡使用，而這個關(guān)鍵信息又是不允許修改的；
你已經(jīng)在這家保險公司上了今年的車險，但仍然不斷接到該公司其它業(yè)務(wù)代表的銷售電話；

......
對企業(yè)來說也是一樣：

每個分公司的銷售情況都錄入了系統(tǒng)，但是出來的報表總是一團亂；
同一款產(chǎn)品在銷售和采購系統(tǒng)里使用了不同的編碼，無法計算成本和毛利；
服務(wù)平臺的產(chǎn)品信息總是跟不上產(chǎn)品更新的速度，沒辦法提供更好的服務(wù)；

......
望聞問切

造成數(shù)據(jù)生病的原因是多方面的，我們先從表現(xiàn)出來的癥狀上分析一下，大致可以歸結(jié)為這樣幾種情況：

但是，這些系統(tǒng)分屬不同的部門，同一個配置信息在不同的系統(tǒng)中出現(xiàn)，需要由不同的用戶重復(fù)錄入。這樣做的結(jié)果是——既增加了工作量，又容易出錯而導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致；此外，由于不同部門的命名規(guī)則和工作習(xí)慣不同，還可能造成同一個物料在不同系統(tǒng)中使用了不同的編碼，或者同一個編碼對應(yīng)的名稱不同；而且，由于數(shù)據(jù)還要在不同部門之間傳遞，勢必造成了時間上的延誤，造成特定時段內(nèi)，不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互不一致的現(xiàn)象。

由于數(shù)據(jù)不一致，可能會導(dǎo)致庫存統(tǒng)計混亂、成本無法自動生成、銷售時無法自動核算毛利、維修時找不到銷售記錄等狀況，進而影響信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確和高效，給企業(yè)的生產(chǎn)、銷售和售后服務(wù)帶來麻煩。

癥狀二：數(shù)據(jù)重復(fù)

重復(fù)的數(shù)據(jù)不僅增加了成本，而且降低了效率。

這種現(xiàn)象在客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中表現(xiàn)的最為明顯。很多企業(yè)的客戶信息庫中存在大量重復(fù)的無效數(shù)據(jù)，有些客戶的資料僅僅因為地址或電話的拼寫錯誤或順序稍有差異，就被當(dāng)作兩個不同的客戶來對待，比如“北京市海淀區(qū)”與“北京海淀”，“010-12345678”與“（010）12345678”。

重復(fù)的客戶資料導(dǎo)致了宣傳品的重復(fù)投遞，促銷和回訪的重復(fù)電話，使得營銷成本和客戶關(guān)系維護成本不斷增加的同時，客戶滿意度卻在不斷下降。

癥狀三：數(shù)據(jù)錯誤

錯誤的數(shù)據(jù)比沒有數(shù)據(jù)更可怕。

錯誤的原料庫存可能導(dǎo)致過量采購，錯誤的成品庫存可能導(dǎo)致延期交貨，錯誤的銷售數(shù)據(jù)可能導(dǎo)致盲目樂觀，錯誤的成本核算可能導(dǎo)致利潤下降。

以銷售數(shù)據(jù)來說，除了商品的銷售數(shù)量和銷售價格以外，為了滿足銷售計劃完成情況的分析，以及市場細(xì)分和銷售預(yù)測的需要，企業(yè)還需要了解售出商品的地域、產(chǎn)品類型、銷售渠道等信息。如果銷售人員把這些數(shù)據(jù)搞錯了，勢必會導(dǎo)致銷售完成情況統(tǒng)計不準(zhǔn)，市場數(shù)據(jù)分析錯誤，銷售預(yù)測偏差，甚至造成企業(yè)決策失誤。

尋根溯源

乍看上去，這些癥狀都集中在信息系統(tǒng)當(dāng)中，好像數(shù)據(jù)“生病”是系統(tǒng)原因造成的，實際上，也確實有很多業(yè)務(wù)主管相信，問題數(shù)據(jù)的產(chǎn)生完全是技術(shù)原因，正是由于實施了信息系統(tǒng)才產(chǎn)生了大量的問題數(shù)據(jù)。

這種看法是錯誤的，這也是阻礙數(shù)據(jù)治理進程，讓數(shù)據(jù)恢復(fù)健康的最大障礙。

數(shù)據(jù)生病的主因其實在于業(yè)務(wù)部門。

信息系統(tǒng)只是一個管理工具，工具使用效果的好壞很大程度上取決于使用工具的人，而不是工具本身。事實上，由于業(yè)務(wù)流程不暢、業(yè)務(wù)部門條塊分割、多頭管理和本位主義，使得各部門在使用信息系統(tǒng)時僅從本部門的角度來考慮流程設(shè)置和管理標(biāo)準(zhǔn)，忽略企業(yè)整體流程的順暢和優(yōu)化需要，造成數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)不暢，產(chǎn)生大量重復(fù)、不一致，甚至是錯誤百出的數(shù)據(jù)，嚴(yán)重影響了信息系統(tǒng)的使用效果，影響了企業(yè)整體的管理能力和工作效率。

當(dāng)然，信息系統(tǒng)的設(shè)計漏洞和缺乏校驗也給了問題數(shù)據(jù)以可乘之機，是數(shù)據(jù)生病的原因之一，同樣不容忽視。

對癥下藥

生病的數(shù)據(jù)會給企業(yè)造成不可估量的損失，我們當(dāng)然不能坐視，應(yīng)該對癥下藥、因勢利導(dǎo)。

既然業(yè)務(wù)部門是造成數(shù)據(jù)生病的主因，那就應(yīng)該從打通業(yè)務(wù)流程，明確職能分工，加強部門協(xié)作，促進信息共享，健全管理制度等方面入手，努力改善業(yè)務(wù)部門的現(xiàn)狀，減少問題數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，避免不良數(shù)據(jù)帶來的惡劣影響。

那么，是否信息系統(tǒng)對生病的數(shù)據(jù)就束手無策了呢？當(dāng)然不是。

中醫(yī)在用藥上講究“君臣佐使”的合理配伍，既能突出藥效又能相輔相成，進而達到祛病強身的功效。給數(shù)據(jù)治病也是一樣，僅僅治理業(yè)務(wù)流程是不夠的，一方面企業(yè)的信息化程度越來越高，很多業(yè)務(wù)都是依賴系統(tǒng)完成的，業(yè)務(wù)流程的整合很大程度上就是信息系統(tǒng)的整合；另一方面，大多數(shù)的問題數(shù)據(jù)都是在信息系統(tǒng)中產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)的，治理“生病”的數(shù)據(jù)當(dāng)然離不開信息系統(tǒng)的支持。

讓我們來看一看，信息系統(tǒng)如何才能為數(shù)據(jù)治理保駕護航吧。

方法四：清理問題數(shù)據(jù)

歷史數(shù)據(jù)總是病情最嚴(yán)重的數(shù)據(jù)。

我們可以通過前面的三種方法從數(shù)據(jù)的入口來把關(guān)，但是，對于信息系統(tǒng)實施之前已經(jīng)積累的歷史數(shù)據(jù)來說，存在的問題數(shù)據(jù)更多，病情更嚴(yán)重。所以，利用分析和篩選工具對問題數(shù)據(jù)進行清理，使問題數(shù)據(jù)重新恢復(fù)健康，就成為數(shù)據(jù)治理過程中不可忽視的手段之一了。

比如，通過對數(shù)據(jù)進行比較和篩選，找出重復(fù)、沖突和失效的數(shù)據(jù)，對其進行合并和刪除，按照信息系統(tǒng)中的規(guī)范格式重新整理，使其能夠并入系統(tǒng)與現(xiàn)有數(shù)據(jù)融為一體，為歷史對比和分析提供重要依據(jù)。

方法五：提高用戶自覺性

提高自覺性和責(zé)任心可以減少錯誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。

對于人的錯誤，即使再多的系統(tǒng)校驗也無法完全避免，只有通過建立公平有效的考核制度和獎懲條例，提高員工的重視程度和自覺性，才能從根本上減少人為出錯的幾率。信息系統(tǒng)可以為績效考核提供考核數(shù)據(jù)，為事故追查提供原始記錄，為實施獎懲提供可靠依據(jù)，保證考核結(jié)果的公平公正，促進員工對數(shù)據(jù)正確性的重視程度，提高員工正確操作系統(tǒng)的自覺性和責(zé)任心。

比如，通過信息系統(tǒng)記錄用戶在操作時的日志信息，保留用戶在修改時的原始數(shù)據(jù)，一旦錯誤產(chǎn)生，可以據(jù)此追查事故的責(zé)任人，對比數(shù)據(jù)的前后差異，為處罰決定提供可靠的依據(jù)。

小結(jié)

隨著企業(yè)信息化水平的不斷提高，企業(yè)越來越習(xí)慣于根據(jù)信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)來作出決策，也使得因不良數(shù)據(jù)導(dǎo)致的危害程度越來越大。為了更好的發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，減少問題數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，數(shù)據(jù)治理越來越受到企業(yè)的關(guān)注。

除了從業(yè)務(wù)部門下手之外，信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理的重要通道和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的主要容器，對于數(shù)據(jù)治理有著舉足輕重的影響。

按照穩(wěn)重提到的方法不斷努力，減少新增數(shù)據(jù)的重復(fù)和錯誤，清理已有數(shù)據(jù)存在的問題，在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，確保數(shù)據(jù)來源的唯一性，一定可以讓數(shù)據(jù)健康起來。 （amt）