eHR顧問必須看透客戶是否到了項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)機(jī)？

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審視信息化的時(shí)機(jī)

人力資源管理信息化的巨大價(jià)值成為企業(yè)實(shí)施該項(xiàng)目的動(dòng)力，較高的失敗風(fēng)險(xiǎn)又是必須面對(duì)的客觀事實(shí)。因此，當(dāng)一個(gè)企業(yè)在是否實(shí)施人力資源管理信息化項(xiàng)目決策前，必須進(jìn)行慎重的思考，全面的判斷。以下幾個(gè)因素必須考慮的。

管理基礎(chǔ)

從項(xiàng)目實(shí)踐來看，最大的工作量就是實(shí)現(xiàn)人力資源管理業(yè)務(wù)向系統(tǒng)內(nèi)的移植。人力資源管理信息系統(tǒng)只是一個(gè)通用的管理平臺(tái)，系統(tǒng)只有在內(nèi)部各項(xiàng)參數(shù)、流程設(shè)置完畢后才能運(yùn)行，不像游戲軟件，安裝后就可以操作了，參數(shù)與流程的數(shù)量和質(zhì)量影響著系統(tǒng)功能價(jià)值的發(fā)揮。因此，同樣的系統(tǒng)在有些企業(yè)獲得實(shí)施成功，在有些企業(yè)實(shí)施失敗，就不足為怪了，其主要的區(qū)別就在這里。而要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)移植的目標(biāo)，企業(yè)必須具有可靠的基本數(shù)據(jù)、清晰的人力資源管理業(yè)務(wù)流程，否則，信息化系統(tǒng)就是一個(gè)空殼，而毫無用途。但在很多企業(yè)里，人力資源管理很不規(guī)范，缺乏必要的業(yè)務(wù)流程，項(xiàng)目無法繼續(xù)下去。這類企業(yè)在決定上馬信息化項(xiàng)目前，必須考慮完成流程的梳理問題，可以企業(yè)自我整理，也可以聘請(qǐng)外部咨詢力量，在業(yè)務(wù)流程完成之后，才能進(jìn)行軟件的選型，尋找能夠支持本企業(yè)流程的軟件產(chǎn)品。如果企業(yè)缺乏完善的流程和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就失去了選擇軟件的重要依據(jù)，不應(yīng)做出采購軟件的決策。一旦發(fā)現(xiàn)軟件的流程設(shè)計(jì)與企業(yè)實(shí)際流程嚴(yán)重不匹配，就意味著項(xiàng)目要走向失敗了。

人員素質(zhì)

人員素質(zhì)包括兩方面，一是企業(yè)人力資源管理人士的專業(yè)化素養(yǎng)，二是用戶的計(jì)算機(jī)操作能力。人力資源管理信息化是信息技術(shù)與人力資源管理理念和管理工具的結(jié)合，實(shí)施這樣的項(xiàng)目，企業(yè)必須具有一批精通人力資源管理專業(yè)的人才，能夠深刻理解信息系統(tǒng)。在很多企業(yè)里，人力資源部是由人事部轉(zhuǎn)變而來的，名字變了，但人員、工作重點(diǎn)、工作技能沒有改變，工作人員是師傅帶徒弟的方式成長起來的，沒有受到系統(tǒng)的專業(yè)培養(yǎng)，他們習(xí)慣了傳統(tǒng)的人事管理工作，而對(duì)人力資源管理與開發(fā)的理論、方法和工具很陌生。有些企業(yè)，對(duì)人力資源管理工作缺乏足夠的重視，部門沒有獨(dú)立設(shè)置，而是與行政事務(wù)混在一個(gè)部門。這兩類企業(yè)往往缺乏專業(yè)的人力資源管理人士，實(shí)施信息化的時(shí)機(jī)尚不成熟。

用戶的計(jì)算機(jī)操作能力影響他們對(duì)系統(tǒng)的使用效果，在多數(shù)中小型民營企業(yè)、合資企業(yè)，員工普遍年齡低、學(xué)歷高，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平高。而在歷史較長的企業(yè)，員工平均年齡比較大，學(xué)歷低，中老年員工普遍不會(huì)外語、不會(huì)計(jì)算機(jī)，這樣特點(diǎn)的用戶習(xí)慣了手工作業(yè)，對(duì)信息化存在恐懼和抵觸情緒，用戶培訓(xùn)是一道難以逾越的難關(guān)。即使勉強(qiáng)實(shí)施了信息系統(tǒng)，他們也不會(huì)去使用。

硬件環(huán)境

信息化不能脫離硬件環(huán)境而存在，信息系統(tǒng)運(yùn)行的速度、穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)安全性等與硬件環(huán)境有直接的關(guān)系。人力資源信息化需要高質(zhì)量的服務(wù)器、良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、足量的計(jì)算機(jī)等。在IT企業(yè)里，信息化水平普遍較高，具有支撐人力資源信息系統(tǒng)的條件。在信息化設(shè)施落后的企業(yè)里實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)，除了考慮軟件系統(tǒng)的功能、技術(shù)、價(jià)格、實(shí)施、培訓(xùn)等問題，還需要考慮硬件的投資，如果沒有充足的資金實(shí)力，信息化項(xiàng)目將步履維艱。

      案例：北方某光學(xué)儀器廠，員工五千多人，人事處迫切需要建立一套信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)人事管理，提升管理水平。經(jīng)過市場(chǎng)調(diào)查，他們了解到H品牌人力資源軟件享有良好的聲譽(yù)，于是邀請(qǐng)H公司專家上門咨詢。H品牌是B/S架構(gòu)產(chǎn)品，用戶通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，為了保證系統(tǒng)的反應(yīng)速度，客戶必須具有符合系統(tǒng)要求的帶寬網(wǎng)絡(luò)。專家們發(fā)現(xiàn)，光學(xué)儀器廠是一家生產(chǎn)軍用產(chǎn)品的企業(yè)，有嚴(yán)格的保密要求，為防止泄密，廠里沒有局域網(wǎng)和公司網(wǎng)站，禁止普通員工電腦上網(wǎng)，只有若干臺(tái)電腦可以訪問外網(wǎng)。鑒于該廠缺乏必需的硬件環(huán)境，無法實(shí)施H品牌信息系統(tǒng)。

管理層的支持

人力資源管理信息系統(tǒng)交付實(shí)施后，最大的工作量是信息的維護(hù)，系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、真實(shí)是系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。但在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的更新是一個(gè)很難完成的工作。比如員工的學(xué)歷、婚姻狀況、政治面貌、培訓(xùn)信息等是動(dòng)態(tài)的，如何進(jìn)行更新？員工取得了新學(xué)歷，誰負(fù)責(zé)在人力資源管理系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)修改？如果權(quán)限開放給員工，學(xué)歷的真實(shí)性將無法控制。如果由人力資源部負(fù)責(zé)信息維護(hù)，諸如此類的事務(wù)性工作將耗費(fèi)很多精力。員工如果不匯報(bào)個(gè)人信息的變化情況，人力資源管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)將無法得到維護(hù)。企業(yè)可以采取分級(jí)維護(hù)的辦法，各部門負(fù)責(zé)維護(hù)管理權(quán)限內(nèi)的個(gè)人信息，如黨團(tuán)部門負(fù)責(zé)維護(hù)員工政治面貌信息，后勤部門負(fù)責(zé)維護(hù)員工辦公地址、住址等信息。在實(shí)行分級(jí)維護(hù)的企業(yè)里，取得各個(gè)非人力資源管理部門對(duì)系統(tǒng)的支持極為重要，但這是很困難的，每個(gè)部門都有自己的繁重任務(wù)，他們不可能像人力資源部門那樣關(guān)心系統(tǒng)。在缺乏高層支持的情況下，非人力資源管理部門更會(huì)漠然視之，期望的信息化目標(biāo)將無法全部實(shí)現(xiàn)。

習(xí)慣的阻力

每個(gè)企業(yè)都有獨(dú)特的管理文化和行為習(xí)慣。競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境激烈的企業(yè)往往強(qiáng)調(diào)效率與創(chuàng)新，管理層對(duì)新事物具有很強(qiáng)的接受能力與學(xué)習(xí)能力，利用現(xiàn)代的管理工具提升企業(yè)經(jīng)營水平，成為管理層的共識(shí)，能夠理解和承受信息化對(duì)工作方式和工作習(xí)慣帶來的沖擊，經(jīng)過培訓(xùn)，他們可以適應(yīng)信息化引起的變革。而在壟斷行業(yè)、競(jìng)爭(zhēng)不激烈的行業(yè)，企業(yè)生存和競(jìng)爭(zhēng)的壓力很小，企業(yè)經(jīng)營管理方式和工作流程往往相對(duì)固化，官僚特征突出，企業(yè)像一部巨大的機(jī)器一樣按部就班的運(yùn)轉(zhuǎn)，很難進(jìn)行管理上的變革，這類企業(yè)節(jié)奏緩慢，管理層不注重效率，更關(guān)心既得利益格局的維護(hù)。在人事管理上，人員招錄與使用受管理者意志左右，員工隊(duì)伍中裙帶關(guān)系復(fù)雜，管理者把權(quán)力當(dāng)作尋求個(gè)人利益的工具。人力資源信息化帶來的一個(gè)直接影響是，把隨意的、彈性的、暗箱操作的管理工作，通過信息系統(tǒng)加以固定、公開，使人力資源管理事務(wù)透明化。信息系統(tǒng)將業(yè)務(wù)流程確定以后，管理者就只能按照系統(tǒng)設(shè)定的步驟操作，不能像原來手工時(shí)期隨心所欲，并且其操作記錄被記載于日志中，可以長期保存，只有后來者愿意，隨時(shí)都可以查詢歷史上的記錄。這就不僅需要管理者完成工作方式的改變，更是對(duì)管理者灰色權(quán)力的限制，信息化意味著管理者受到更多的約束。另外，領(lǐng)導(dǎo)者習(xí)慣了在書面報(bào)告上簽署意見或龍飛鳳舞的簽上大名，這是體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者自我感覺的重要方面，你能讓他改變?yōu)辄c(diǎn)擊按鈕嗎？

對(duì)企業(yè)來說，信息化的價(jià)值不言而喻，但企業(yè)是由人構(gòu)成的，當(dāng)企業(yè)價(jià)值與個(gè)人價(jià)值沖突時(shí)，“經(jīng)濟(jì)人”的假設(shè)告訴我們，人首先要保護(hù)個(gè)人利益，信息化一定會(huì)遭到阻力，無論是公開的反對(duì)，還是沉默的抵觸。在這類企業(yè)實(shí)施人力資源管理信息化難度尤其大，當(dāng)然，企業(yè)可以在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息化，如實(shí)現(xiàn)工資發(fā)放、人員查詢等簡(jiǎn)單的功能，在人力資源管理部門內(nèi)部使用，而不要把調(diào)配管理、考核管理、培訓(xùn)管理等都搬到系統(tǒng)中，也不要把用戶擴(kuò)大到人力資源部門以外。只是這種層次的系統(tǒng)也稱不上現(xiàn)代意義的信息化了。

節(jié)選于《人力資源管理信息化全攻略》中國經(jīng)濟(jì)出版社http://www.economyph.com/ec/book.asp?id=2225