協(xié)同發(fā)展的最高境界——知識管理

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協(xié)同是什么？從字面意思來看協(xié)同可以簡單的理解成互相配合。隨著中國企業(yè)管理和IT技術(shù)的結(jié)合，協(xié)同引申成為相互配合的軟件，也就是輔助多人多組織共同完成事務(wù)的管理軟件。協(xié)同軟件的管理思想核心是：互相配合和協(xié)作。

協(xié)同軟件的出現(xiàn)改善了人們的工作協(xié)作方式，給企業(yè)搭建了一個協(xié)同的IT平臺。協(xié)同軟件已經(jīng)走過了5年多，他曾經(jīng)賦予了傳統(tǒng)OA新的生命力。但在信息知識化的今天，企業(yè)辦公協(xié)同已經(jīng)基本成熟，協(xié)同將如何創(chuàng)新的發(fā)展，讓IT支撐企業(yè)管理已經(jīng)成了一個新的話題。

協(xié)同軟件主要包含群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項目管理等等；各種通信軟件，如E-Mail、即時通信、RTX、VoIP等。網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也被賦予了新的含義，例如結(jié)合了Internet、工作流、即時通訊和SOA 等多種技術(shù)和手段?；蛘呖梢哉J(rèn)為：協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應(yīng)用，以及工作流管理、項目管理、信息門戶等協(xié)同平臺，電子郵件、即時通訊、遠(yuǎn)程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現(xiàn)在意義上的協(xié)同軟件。從功能來看協(xié)同軟件的核心在于搭建了一個信息及時傳遞交流的平臺，并通過引入工作流（即電子流程）來規(guī)范企業(yè)的協(xié)同辦公。首先我們來分析協(xié)同基礎(chǔ)功能：信息及時傳遞。企業(yè)協(xié)作辦公本質(zhì)就是信息及時的在各個部門傳遞，人們通過獲取的信息然后做出相應(yīng)的工作。企業(yè)各個組織人員之間按照統(tǒng)一的節(jié)奏流暢的進行協(xié)同工作，那么象流水線生產(chǎn)那樣可以大大的提高企業(yè)辦公效率，減低成本。但為什么企業(yè)在沒有上協(xié)同軟件之前辦公效率就難于得到保障？企業(yè)協(xié)同辦公是隨著科技的進步的發(fā)展的，企業(yè)初期人們是用紙制文檔或者口頭表達(dá)來傳遞信息，大部分時間浪費在信息傳遞途徑中。隨著電話傳真的運用，加快了信息傳遞的過程。到了IT技術(shù)成熟的時代，協(xié)同OA完成了信息的及時傳遞、反饋及歸檔，規(guī)范了信息傳遞，提高了辦公效率。其次我們從協(xié)同軟件的新亮點工作流管理來看：工作流管理是人與計算機共同工作的自動化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在計算機化的業(yè)務(wù)過程上，通過在網(wǎng)絡(luò)上運行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)。在工作流管理下，工作量可以被監(jiān)督，分派工作到不同的用戶達(dá)成平衡。工作流管理能夠帶給企業(yè)管理方面的價值是提升執(zhí)行力。綜合來說，協(xié)同的最大的價值提升了企業(yè)的信息交流能力，規(guī)范了企業(yè)的內(nèi)部管理流程。

我們深入的分析協(xié)同究竟給企業(yè)帶來了什么，信息交流溝通的IT平臺？企業(yè)來說工作流的規(guī)范？除此之外呢？就企業(yè)運營和增值來說，最核心的并不是信息的交互過程與及這個平臺，而是支撐決策和產(chǎn)品增值的知識。組織間的信息交互順暢便捷了，相互協(xié)作也規(guī)范化了，那如何提高交互信息的準(zhǔn)確和質(zhì)量呢？協(xié)同打通了企業(yè)信息知識交互，工作流舒暢的途徑，但并不關(guān)注對信息和知識本身進行管理，改善知識創(chuàng)新的生命周期促進創(chuàng)新的知識能真正增值于業(yè)務(wù)。這樣我們就不難理解，協(xié)同相當(dāng)于一條高速公路，而公路的最大價值體現(xiàn)于路上行駛的高質(zhì)量的車所帶來的價值。

我們回顧大部分企業(yè)協(xié)同之路：“公路”已經(jīng)修好，但實際在路上行駛的車輛非常少，甚至質(zhì)量非常低；取得效果遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)期，然而這也畢竟不是“公路”的錯，畢竟“公路”本身不能決定任何提高行駛車輛的質(zhì)量。同樣，企業(yè)管理是一個系統(tǒng)性的管理生態(tài)鏈。協(xié)同確實曾經(jīng)促進了中國企業(yè)管理水平的提升，但在一個工作流規(guī)范、信息交互暢通的企業(yè)來看協(xié)同如何支撐整個企業(yè)管理體系呢？

隨著企業(yè)管理水平的提升，管理出現(xiàn)的最大的矛盾由原來的缺乏IT平臺及工具的支持轉(zhuǎn)移到如何提高決策、信息質(zhì)量和知識創(chuàng)新上來。組織及個人在各自的分工崗位上需要作出正確的對業(yè)務(wù)的決策，這就必然需要及時了解全面的高質(zhì)量的信息，并且需要過去的一些經(jīng)驗、相關(guān)聯(lián)的知識做支撐。無論是決策還是具體的操作工作，如果有理論的指導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)驗知識的參考，那么企業(yè)管理和運營效率和準(zhǔn)確性將有非常大的提升。另一方面現(xiàn)代企業(yè)的核心競爭力也從原來生產(chǎn)資料轉(zhuǎn)移到以知識創(chuàng)新為基礎(chǔ)。可見為了適應(yīng)企業(yè)管理和競爭力的高速發(fā)展和變化，協(xié)同所能發(fā)揮作用已經(jīng)成為瓶頸。然而如何系統(tǒng)的全面的支撐企業(yè)管理和競爭力？這就必然需要加強對知識的管理，運用知識來支撐工作流，促進知識的創(chuàng)新。協(xié)同也應(yīng)該從組織協(xié)同、工作流的協(xié)同發(fā)展到企業(yè)發(fā)展的核心：知識的“協(xié)同”——知識管理。

知識管理如何取代傳統(tǒng)協(xié)同幫助企業(yè)真正提升系統(tǒng)的管理水平提高企業(yè)核心競爭力？首先，知識管理是一種系統(tǒng)的管理思想，主要是企業(yè)或組織運作中管理層面上的問題，同時也貫穿的整個企業(yè)業(yè)務(wù)體系的運做。知識管理不僅是針對知識本身的管理，包括對知識的生產(chǎn)、儲存、傳遞、應(yīng)用和創(chuàng)造；還包括對與知識有關(guān)的各種資源、無形資產(chǎn)及相關(guān)活動的管理，涉及知識組織、知識管理工具、知識資產(chǎn)、知識活動、知識人員等的全方位、全過程的管理，并且包括結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)活動和其它管理活動運用知識管理的思想進行的管理。其次知識管理關(guān)注知識對組織和業(yè)務(wù)的支撐，利用過去積累的知識對決策活動和操作工作進行支撐，大大的縮短決策和操作過程的時間、也極大提高了決策和操作的質(zhì)量。更重要的是知識管理將改善知識生命周期，加快知識創(chuàng)新。

知識管理具體在企業(yè)中如何實施呢？總的來說可以分為管理角度和IT角度來進行。

從管理角度來進行：知識管理應(yīng)該分4步走。1、知識管理現(xiàn)狀調(diào)研。這個階段開展知識管理的切入點，是全面了解企業(yè)知識管理狀況，掌握管理問題，提出企業(yè)知識管理關(guān)鍵方針舉措的重要過程。2、知識梳理階段。本階段主要結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略、流程和崗位進行知識梳理，首先從戰(zhàn)略層面建立企業(yè)知識體系，然后對知識體系中個分支知識結(jié)合業(yè)務(wù)流程和崗位進行詳細(xì)PDC分析，找出關(guān)鍵知識的存在形態(tài)，掌握及運用情況，具體對這些情況進行分析原因。3、知識管理規(guī)劃。本階段主要針對企業(yè)知識管理提升做規(guī)劃。通過知識梳理階段結(jié)論針對每一個細(xì)節(jié)的關(guān)鍵知識進行提升方案的設(shè)計；結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略制定知識管理原景策略，結(jié)合流程和崗位制訂企業(yè)的知識管理制度并且建立知識管理績效考核及獎勵方案。4、知識管理IT需求分析。在這個階段結(jié)合知識梳理和知識管理規(guī)劃階段的成果進行分析，設(shè)計適合企業(yè)的知識管理IT平臺。用IT來支撐和規(guī)范知識管理。

從IT角度來進行：首先應(yīng)該明確IT或者說知識管理IT系統(tǒng)不是知識管理的全部，知識管理是一種體系化的管理思想。IT是支撐知識管理初期最有效的工具，所以我們必須從知識管理管理角度出發(fā)，思考需要并且可以被IT實現(xiàn)的知識管理方法。綜合了藍(lán)凌實施的100多家知識管理IT系統(tǒng)和20多家知識管理咨詢項目來看，目前企業(yè)實施知識管理IT系統(tǒng)主要運用了以下幾個層面來支撐。1、功能層：業(yè)務(wù)文件管理、競爭信息管理（分類、權(quán)限、流程、版本等）；經(jīng)驗知識管理（流程表單庫、規(guī)范制度庫、方法模塊庫、工作總結(jié)庫、經(jīng)驗案例庫、公共知識庫、專家網(wǎng)絡(luò)庫）；群組協(xié)作管理（項目工作室、知識社區(qū)、導(dǎo)師工作室）；崗位能力素質(zhì)管理（素質(zhì)地圖、素質(zhì)評價、素質(zhì)提升等）；知識地圖；CKO工具箱（規(guī)劃、跟蹤審計、統(tǒng)計排行、報表）。2、機制層：知識沉淀（版本機制、收藏機制）；知識傳播（發(fā)布機制、門戶機制、搜索機制、訂閱機制）；知識推進（催辦機制、點評機制、推薦機制、積分機制、關(guān)聯(lián)機制）；知識安全（權(quán)限機制、設(shè)計機制）；支撐保障（流程機制、溝通機制、關(guān)聯(lián)機制、幫助機制）。3、展示層：通過功能層和機制層的結(jié)合，然后在展示層里以人為出發(fā)點進行各種門戶的配置展示（公司門戶、部門門戶、個人門戶、項目門戶）。

綜合來看協(xié)同和知識管理是一個企業(yè)不同發(fā)展階段的關(guān)注點。做為協(xié)同發(fā)展的最高境界，知識管理是一個更加體系化的管理思想，必需融合進其他管理思想，從企業(yè)管理、文化、IT技術(shù)來綜合考慮，最終才能最大化的提升企業(yè)管理水平，增強企業(yè)競爭力。（AMT）