上海煙草機械有限責任公司成功運用eHR軟件

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隨著全球化步伐的加快，外資大量涌進國門，國外的管理理念和經(jīng)驗同樣隨之而入。那么，對國有大型企業(yè)來說，如何在原有的管理體制上吸收和融入現(xiàn)代化的信息管理方法？在這個充滿探索性而又必須要進行的挑戰(zhàn)中， HR身負重任，并將率先在自身業(yè)務中努力實施和實現(xiàn)變革。

世上無難事，只要肯攀登。隨著國有企業(yè)對人力資源信息軟件系統(tǒng)需求的增加和國內(nèi)eHR的日漸成熟，越來越多的eHR系統(tǒng)飛入了國有企業(yè)這樣的“帝王之家”。上海煙草機械有限責任公司與萬古的成功合作即是一個典型案例。

上海煙草機械有限責任公司建于1952年4月2日，系由中國煙草機械集團公司與上海煙草集團公司出資、由原上海煙草機械廠改制而成的股份制公司，其前身是頤中（英美）煙公司浦東煙廠銅匠間，是我國第一家煙草機械專業(yè)生產(chǎn)單位，也是我國機械行業(yè)的重點骨干企業(yè)，1999年成為中國煙草機械集團有限責任公司核心企業(yè)。

上海煙草機械有限公司占地面積8.14萬平方米，是浦東區(qū)內(nèi)最大的國營企業(yè)。企業(yè)實行公司制，按專業(yè)化分工下設鑄造、金工、裝配、零件等四個分廠?，F(xiàn)有職工1200余人，其中專業(yè)技術人員300余名。

2002年，上海煙草機械有限責任公司再次進行了全方位、大規(guī)模的變革，公司不但要在產(chǎn)品設計、制造、到總裝進行全過程的技術改造，而且還將對信息化管理系統(tǒng)（ERP）進行創(chuàng)造性應用——這就需要公司HR引進一整套人力資源管理系統(tǒng)。

消息發(fā)出后，數(shù)家國內(nèi)外的HR管理軟件公司紛紛伸出了“橄欖枝”。從2002年底到2003年下半年，公司HR人員一直在認真地考察。最后，公司在綜合了企業(yè)知名度、產(chǎn)品報價、客戶群反映等因素，選擇了萬古作為合作伙伴。

上海煙草機械有限責任公司規(guī)模龐大，日常工作涉及到產(chǎn)品設計、訂單、生產(chǎn)、 出產(chǎn)、售后服務等一個龐大的流程，因此公司對eHR系統(tǒng)的要求主要集中在兩點：

第一，從外部來說，公司需要與上、下家客戶及時溝通和聯(lián)系，故而引進的系統(tǒng)要能建立一個平臺，保證集團外部信息的共享。

第二，從內(nèi)部來說，企業(yè)在人事、工資和考勤方面的管理都以紙質(zhì)記錄和計算為主，系統(tǒng)需要建立能夠保證內(nèi)部共享的考勤、薪資、培訓、績效考核等模塊，并能跟蹤和管理員工的工作過程信息，包括從試用期到退休/離職的全程以及調(diào)動、晉升、休假以及其他流動等。

根據(jù)以往經(jīng)驗，由于人事、考勤、薪資三者是人事工作不可分割的主體，萬古在對客戶實施項目時往往是將它們齊頭并進，此后再陸續(xù)加入培訓、評估、績效等功能。但在與客戶進行了充分 溝通后，萬古與客戶達成了一致意見，即把這些任務分割后一一進行，以達到步步為營、便進行邊修改邊調(diào)整邊深入的準確目的。萬古公司成功地為上海煙草機械實施了包括人事、薪資福利、考勤休假、培訓、績效、員工經(jīng)理自助平臺在內(nèi)的整套eHR系統(tǒng)。

首先，在人事方面。萬古幫助上海煙草對所有員工資料進行歸納、整理后，分門別類地導入到系統(tǒng)中，并改善上海煙草已有的操作流程，保證在最快的速度下，讓各部門能夠很快地利用系統(tǒng)，使用系統(tǒng)分析數(shù)據(jù)。萬古EHRSOFT2000系統(tǒng)人性化的功能設計，大大方便和簡化了HR的實際業(yè)務操作，比如原先非常麻煩的員工內(nèi)退或退休問題，現(xiàn)在有了系統(tǒng)只要輸入工號，便可立即解決，系統(tǒng)已經(jīng)將內(nèi)退或退休的各項內(nèi)容內(nèi)置到系統(tǒng)中了。

其次，在考勤方面。萬古的HR考勤軟件與考勤機硬件系統(tǒng)自動鏈接，員工的所有考勤數(shù)據(jù)都進入HR考勤系統(tǒng)，并自動分析。按照上海煙草經(jīng)常加班加點的情況，系統(tǒng)可對員工加班終點和計算自動跟蹤和生成，并以星期為單位進行核算。這樣做的結果，一方面規(guī)范了員工的務工時間，避免了“人為因素”的摻入，提高了勞動積極性和效率；另一方面則大大解放了此前HR在這方面的大量運算等勞動，提高了管理水平。

再次，在薪資方面。按照上海煙草的實際情況設置薪資計算公式，將員工的薪資、福利和保險等納入計算系統(tǒng)，并按業(yè)務需要由不同部門的人來操作，再進行審批。透明薪資由HR部門做，不透明部分由部門負責人做，在領導批示后返回HR部門，直接導入系統(tǒng)進行發(fā)放。而在以前，這一流程都是紙質(zhì)不定期傳送，現(xiàn)在則是定期網(wǎng)上傳送。萬古薪資系統(tǒng)幫助煙草大大提高了HR業(yè)務的自動化程度和準確程度。

第四，在培訓方面。系統(tǒng)將所有員工的教育經(jīng)歷、職業(yè)資格和以往培訓等資料進行貯存，并優(yōu)化了培訓流程的審批：員工可提出培訓需求，由部門匯總，按季度提請審批。此后，系統(tǒng)會對培訓是否進行、培訓開展情況進行跟蹤，為下次培訓提供分析數(shù)據(jù)和資料。最終，企業(yè)搭建了一套培訓框架。

最后，在評估方面。這一模塊是在上面各個模塊成功上線后最后進行的。煙草公司在這方面的積累幾近空白，但經(jīng)過雙發(fā)的努力，系統(tǒng)選求“閉環(huán)”效應，采用KBS系統(tǒng)，各部門按照時間、人員、內(nèi)容等不同情況對任務進行具化分解。同時，公司將目前的戰(zhàn)略方針、企業(yè)目標和個人目標等聯(lián)系在一起，給予部門一定權限，有效改善了以前“個人隨意性”、“會議紀要性”等不良弊端。

經(jīng)過兩年多的合作，上海煙草機械有限責任公司的HR項目在企業(yè)全面變革體系中率先完成，其項目負責人對萬古表現(xiàn)大為贊賞。她們評價說：第一，萬古表現(xiàn)出的實力、耐心、信任和對客戶的充分尊重都是保證本次合作成功的首要因素；第二，萬古對解決問題的效率非常高；第三，從HR角度看，萬古交付的整個系統(tǒng)充滿活力，并認為該項目是萬古進入國企的里程碑。(amt)