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上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司成功運(yùn)用eHR軟件
隨著全球化步伐的加快,外資大量涌進(jìn)國門,國外的管理理念和經(jīng)驗同樣隨之而入。那么,對國有大型企業(yè)來說,如何在原有的管理體制上吸收和融入現(xiàn)代化的信息管理方法?在這個充滿探索性而又必須要進(jìn)行的挑戰(zhàn)中, HR身負(fù)重任,并將率先在自身業(yè)務(wù)中努力實施和實現(xiàn)變革。
世上無難事,只要肯攀登。隨著國有企業(yè)對人力資源信息軟件系統(tǒng)需求的增加和國內(nèi)eHR的日漸成熟,越來越多的eHR系統(tǒng)飛入了國有企業(yè)這樣的“帝王之家”。上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司與萬古的成功合作即是一個典型案例。
上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司建于1952年4月2日,系由中國煙草機(jī)械集團(tuán)公司與上海煙草集團(tuán)公司出資、由原上海煙草機(jī)械廠改制而成的股份制公司,其前身是頤中(英美)煙公司浦東煙廠銅匠間,是我國第一家煙草機(jī)械專業(yè)生產(chǎn)單位,也是我國機(jī)械行業(yè)的重點骨干企業(yè),1999年成為中國煙草機(jī)械集團(tuán)有限責(zé)任公司核心企業(yè)。
上海煙草機(jī)械有限公司占地面積8.14萬平方米,是浦東區(qū)內(nèi)最大的國營企業(yè)。企業(yè)實行公司制,按專業(yè)化分工下設(shè)鑄造、金工、裝配、零件等四個分廠。現(xiàn)有職工1200余人,其中專業(yè)技術(shù)人員300余名。
2002年,上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司再次進(jìn)行了全方位、大規(guī)模的變革,公司不但要在產(chǎn)品設(shè)計、制造、到總裝進(jìn)行全過程的技術(shù)改造,而且還將對信息化管理系統(tǒng)(ERP)進(jìn)行創(chuàng)造性應(yīng)用——這就需要公司HR引進(jìn)一整套人力資源管理系統(tǒng)。
消息發(fā)出后,數(shù)家國內(nèi)外的HR管理軟件公司紛紛伸出了“橄欖枝”。從2002年底到2003年下半年,公司HR人員一直在認(rèn)真地考察。最后,公司在綜合了企業(yè)知名度、產(chǎn)品報價、客戶群反映等因素,選擇了萬古作為合作伙伴。
上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司規(guī)模龐大,日常工作涉及到產(chǎn)品設(shè)計、訂單、生產(chǎn)、 出產(chǎn)、售后服務(wù)等一個龐大的流程,因此公司對eHR系統(tǒng)的要求主要集中在兩點:
第一,從外部來說,公司需要與上、下家客戶及時溝通和聯(lián)系,故而引進(jìn)的系統(tǒng)要能建立一個平臺,保證集團(tuán)外部信息的共享。
第二,從內(nèi)部來說,企業(yè)在人事、工資和考勤方面的管理都以紙質(zhì)記錄和計算為主,系統(tǒng)需要建立能夠保證內(nèi)部共享的考勤、薪資、培訓(xùn)、績效考核等模塊,并能跟蹤和管理員工的工作過程信息,包括從試用期到退休/離職的全程以及調(diào)動、晉升、休假以及其他流動等。
根據(jù)以往經(jīng)驗,由于人事、考勤、薪資三者是人事工作不可分割的主體,萬古在對客戶實施項目時往往是將它們齊頭并進(jìn),此后再陸續(xù)加入培訓(xùn)、評估、績效等功能。但在與客戶進(jìn)行了充分 溝通后,萬古與客戶達(dá)成了一致意見,即把這些任務(wù)分割后一一進(jìn)行,以達(dá)到步步為營、便進(jìn)行邊修改邊調(diào)整邊深入的準(zhǔn)確目的。萬古公司成功地為上海煙草機(jī)械實施了包括人事、薪資福利、考勤休假、培訓(xùn)、績效、員工經(jīng)理自助平臺在內(nèi)的整套eHR系統(tǒng)。
首先,在人事方面。萬古幫助上海煙草對所有員工資料進(jìn)行歸納、整理后,分門別類地導(dǎo)入到系統(tǒng)中,并改善上海煙草已有的操作流程,保證在最快的速度下,讓各部門能夠很快地利用系統(tǒng),使用系統(tǒng)分析數(shù)據(jù)。萬古EHRSOFT2000系統(tǒng)人性化的功能設(shè)計,大大方便和簡化了HR的實際業(yè)務(wù)操作,比如原先非常麻煩的員工內(nèi)退或退休問題,現(xiàn)在有了系統(tǒng)只要輸入工號,便可立即解決,系統(tǒng)已經(jīng)將內(nèi)退或退休的各項內(nèi)容內(nèi)置到系統(tǒng)中了。
其次,在考勤方面。萬古的HR考勤軟件與考勤機(jī)硬件系統(tǒng)自動鏈接,員工的所有考勤數(shù)據(jù)都進(jìn)入HR考勤系統(tǒng),并自動分析。按照上海煙草經(jīng)常加班加點的情況,系統(tǒng)可對員工加班終點和計算自動跟蹤和生成,并以星期為單位進(jìn)行核算。這樣做的結(jié)果,一方面規(guī)范了員工的務(wù)工時間,避免了“人為因素”的摻入,提高了勞動積極性和效率;另一方面則大大解放了此前HR在這方面的大量運(yùn)算等勞動,提高了管理水平。
再次,在薪資方面。按照上海煙草的實際情況設(shè)置薪資計算公式,將員工的薪資、福利和保險等納入計算系統(tǒng),并按業(yè)務(wù)需要由不同部門的人來操作,再進(jìn)行審批。透明薪資由HR部門做,不透明部分由部門負(fù)責(zé)人做,在領(lǐng)導(dǎo)批示后返回HR部門,直接導(dǎo)入系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)放。而在以前,這一流程都是紙質(zhì)不定期傳送,現(xiàn)在則是定期網(wǎng)上傳送。萬古薪資系統(tǒng)幫助煙草大大提高了HR業(yè)務(wù)的自動化程度和準(zhǔn)確程度。
第四,在培訓(xùn)方面。系統(tǒng)將所有員工的教育經(jīng)歷、職業(yè)資格和以往培訓(xùn)等資料進(jìn)行貯存,并優(yōu)化了培訓(xùn)流程的審批:員工可提出培訓(xùn)需求,由部門匯總,按季度提請審批。此后,系統(tǒng)會對培訓(xùn)是否進(jìn)行、培訓(xùn)開展情況進(jìn)行跟蹤,為下次培訓(xùn)提供分析數(shù)據(jù)和資料。最終,企業(yè)搭建了一套培訓(xùn)框架。
最后,在評估方面。這一模塊是在上面各個模塊成功上線后最后進(jìn)行的。煙草公司在這方面的積累幾近空白,但經(jīng)過雙發(fā)的努力,系統(tǒng)選求“閉環(huán)”效應(yīng),采用KBS系統(tǒng),各部門按照時間、人員、內(nèi)容等不同情況對任務(wù)進(jìn)行具化分解。同時,公司將目前的戰(zhàn)略方針、企業(yè)目標(biāo)和個人目標(biāo)等聯(lián)系在一起,給予部門一定權(quán)限,有效改善了以前“個人隨意性”、“會議紀(jì)要性”等不良弊端。
經(jīng)過兩年多的合作,上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司的HR項目在企業(yè)全面變革體系中率先完成,其項目負(fù)責(zé)人對萬古表現(xiàn)大為贊賞。她們評價說:第一,萬古表現(xiàn)出的實力、耐心、信任和對客戶的充分尊重都是保證本次合作成功的首要因素;第二,萬古對解決問題的效率非常高;第三,從HR角度看,萬古交付的整個系統(tǒng)充滿活力,并認(rèn)為該項目是萬古進(jìn)入國企的里程碑。(amt)
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