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日常辦公的基礎上實現(xiàn)智能化OA系統(tǒng)
企業(yè)對OA軟件的需求分析
泛普軟件總結(jié)得出:目前,國內(nèi)大部分企業(yè)的組織架構(gòu)都有明顯的層級.在傳統(tǒng)的辦公程序中,文件從起草、審閱、會簽、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié),流程復雜,流轉(zhuǎn)時間長,辦公效率低、決策緩慢等問題不易解決.由于在機構(gòu)和流程上很難對其做出較大的改動,因此解決之道就是采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術(shù),它不僅可使辦文內(nèi)容電子化,而且可以實現(xiàn)整個辦文過程電子化,從根本上改變傳統(tǒng)的工作模式.企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)一般基于如下的管理需求.
1.信息共享.規(guī)范業(yè)務流程.市場競爭的逐漸激烈.使企業(yè)的利潤增長點日趨向優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理.提高競爭能力方而集中.企業(yè)需要及時、準確地傳遞信息,實現(xiàn)部門間信息共享,規(guī)范企業(yè)的業(yè)務流程,實現(xiàn)工作流程自動化.
2.建立完善的協(xié)同工作環(huán)境,提高辦公效率,減少辦公費用.辦公自動化以網(wǎng)絡為中心,以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流(或工作流)為主要存儲和處理對象,更多地承擔了信息通道的責任,它建立和完善職能部門間的信息共享機制,建立協(xié)同工作的環(huán)境,為辦公提供自動化工具.通過OA系統(tǒng),辦公者可隨時了解文件的去向和辦理的情況;對逾期沒有辦理的文件,可以自動催辦;文件辦理完畢,可以自動歸檔,歸檔后的文件可供借閱和調(diào)閱等.消除了手工工作過程中存在的流轉(zhuǎn)時間長,文件去向不明以及不便于跟蹤等問題.
3.簡化辦公過程,提高員工的協(xié)作能力和素質(zhì).在辦公自動化覆蓋的辦公機構(gòu)內(nèi),所有員工都可以通過辦公自動化系統(tǒng),根據(jù)自己的權(quán)限,了解自己需要完成的工作,包括上級交辦的事情、需要交給別人做的事情、需要與別人合作的事情、自己需要的信息以及與別人共享的信息,也就是說,通過辦公自動化系統(tǒng),員工能夠?qū)ψ约旱娜蝿蘸湍繕?ldquo;知其然”.
4.在滿足日常辦公的基礎上實現(xiàn)智能化OA系統(tǒng)建立在企業(yè)Intranet平臺之上,旨在幫助企業(yè)實現(xiàn)動態(tài)的內(nèi)容和知識的管理,實現(xiàn)從現(xiàn)有的“工作流應用系統(tǒng)”到更高級的“決策智能系統(tǒng)”。
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