浙江工程檔案管理軟件

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 　　工程檔案是工程建設(shè)項目科學(xué)合理論證的基礎(chǔ)，是建設(shè)單位施工活動的真實原始記錄，為工程建設(shè)項目的生產(chǎn)經(jīng)營、竣工驗收、安全生產(chǎn)、設(shè)備處理、技術(shù)改造等提供可靠的原始資料。因此，在工程建設(shè)項目檔案管理中，要充分認(rèn)識到存在的問題和困難，積極尋求對策，促進工程建設(shè)項目檔案管理的規(guī)范化。

　　一、工程檔案管理存在的挑戰(zhàn)

　　1、檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，施工檔案的管理存在很多不規(guī)范的地方，比如資料的收集整理需要聯(lián)系施工進度，同步更新資料。企業(yè)施工資料的收集往往滯后于項目的實際施工進度。這種數(shù)據(jù)收集方式可能會影響工程竣工驗收的效率，也不能保證數(shù)據(jù)的全面性和真實性。企業(yè)檔案編研缺乏主動性，檔案分類、重裝、整理、修訂落實不到位，無法保證檔案的系統(tǒng)化建設(shè)。

　　2、檔案管理的保障措施不完善，部分施工機構(gòu)未設(shè)置檔案管理的專業(yè)部門和崗位，檔案管理往往由項目部其他非專業(yè)人員管理。甚至可能造成重要資料的遺漏或丟失，這也是施工檔案管理過程中的通病。檔案管理主要以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案容易受到溫度、濕度、地形等因素的影響。由于設(shè)備的存儲功能沒有加密，電子檔案也可能存在一定的潛在管理風(fēng)險。

　　3、歸檔的及時性有待提高。在建筑工程檔案管理過程中，普遍存在資料收集和檔案歸檔不及時的問題。在一些建設(shè)項目中，由于檔案管理人員不深入一線業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案資料收集與施工進度差異較大，無法保證項目前期資料收集的完整性和及時性;有的項目負(fù)責(zé)人是檔案管理的第一主體，但檔案收集后，并不主動向檔案管理人員移交檔案。檔案在項目施工人員手中停留時間過長，檔案管理的風(fēng)險也隨之增加。

　　二、工程檔案管理的對策

　　1、實現(xiàn)檔案管理的有序發(fā)展

　　在合同簽訂過程中，建設(shè)單位和施工單位必須保證合同內(nèi)容中關(guān)于檔案移交的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定檔案的移交時間、責(zé)任人等。并要求施工方嚴(yán)格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。作為建筑材料的檢驗，建筑工程的質(zhì)量檢驗，隱蔽工程的檢測等。檔案是數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，企業(yè)有必要加強對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。要求相關(guān)部門提供質(zhì)量檢驗證明，經(jīng)施工單位驗收合格后方可進場。

　　2、完善檔案管理的保障機制

　　為了保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，設(shè)立專門的管理部門和責(zé)任制度尤為重要。在此過程中，施工單位需要設(shè)立資料管理崗，派駐一線施工現(xiàn)場，根據(jù)施工進度及時收集整理相關(guān)資料，并定期對資料進行檢查整理，在保證資料完整性的同時，確保資料能夠全面反映實際施工情況。企業(yè)要加強檔案管理的安全場所建設(shè)，提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，規(guī)避檔案管理風(fēng)險。

　　3、確保檔案的完整性和及時性

　　為加強項目檔案全過程監(jiān)管，提高歸檔時效，企業(yè)可從項目驗收、項目監(jiān)管、檔案保管三個環(huán)節(jié)開展管理活動。企業(yè)需要把工程項目的驗收階段作為檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在驗收的各個階段，要充分把握時機，反復(fù)審查檔案內(nèi)容，做好查漏補缺工作，為工程檔案轉(zhuǎn)入驗收做好準(zhǔn)備。檔案管理人員可以及時核對數(shù)據(jù)，有針對性地補充數(shù)據(jù)內(nèi)容，保證檔案信息的完整性。對備案不及時、備案程序不規(guī)范的部門和個人，按制度追究相關(guān)責(zé)任，切實提高備案的及時性和準(zhǔn)確性。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的價值有哪些

　　1、加強項目目標(biāo)的控制

　　檔案管理軟件項目信息化管理的實施，可以對工程項目的質(zhì)量、安全、進度、投資進行動態(tài)管理，將管理人員從繁雜重復(fù)的事務(wù)性工作中解放出來，從而降低勞動強度，將更多的時間和精力投入到關(guān)鍵的管理環(huán)節(jié)，提高管理效率，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，保證項目的順利實施。

　　2、促進管理的規(guī)范化

　　檔案管理軟件信息化管理通過對項目信息的管理，實現(xiàn)信息的集中化、數(shù)字化、完整性、一致性、安全性和可檢索性。因此，工程中的多有檔案都能在系統(tǒng)中電子化儲存，讓管理工作可以更加規(guī)范和統(tǒng)一。如果要查看相關(guān)文檔，就可以隨時進行調(diào)閱，不同級別的人員有不同的查看權(quán)限，既方便了信息傳遞，又保障了檔案信息的安全性。

　　3、自動化管理

　　使用了檔案管理軟件后，許多復(fù)雜的表格、計算、分析等都不需要人工干預(yù)，系統(tǒng)能自動生成精確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，而且無需人工審核。使用管理軟件可大大提高各部門人員之間的協(xié)同工作，并能及時傳遞證明施工的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，讓管理工程師及時了解工程進度和質(zhì)量，保證建筑工程施工順利進行。

　　4、項目檔案管理

　　檔案管理軟件能動態(tài)反映安全檢查和處理結(jié)果。檢驗項目過期提醒、檢查不合格項目的復(fù)檢提醒。

　　大數(shù)據(jù)時代，信息資源關(guān)系到建筑領(lǐng)域的經(jīng)濟穩(wěn)定，也影響著城市的規(guī)劃和發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)加強與建設(shè)單位的聯(lián)系，從項目建設(shè)的全過程入手，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性;同時，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，企業(yè)除了建設(shè)智能化的檔案管理軟件外，還可以發(fā)揮信息技術(shù)縮短空間距離的作用，通過搭建信息共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)總部對各項目部的監(jiān)督管理，這也是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑。