浙江工程檔案管理軟件

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　工程檔案是工程建設(shè)項(xiàng)目科學(xué)合理論證的基礎(chǔ)，是建設(shè)單位施工活動(dòng)的真實(shí)原始記錄，為工程建設(shè)項(xiàng)目的生產(chǎn)經(jīng)營、竣工驗(yàn)收、安全生產(chǎn)、設(shè)備處理、技術(shù)改造等提供可靠的原始資料。因此，在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，要充分認(rèn)識到存在的問題和困難，積極尋求對策，促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化。

　　一、工程檔案管理存在的挑戰(zhàn)

　　1、檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，施工檔案的管理存在很多不規(guī)范的地方，比如資料的收集整理需要聯(lián)系施工進(jìn)度，同步更新資料。企業(yè)施工資料的收集往往滯后于項(xiàng)目的實(shí)際施工進(jìn)度。這種數(shù)據(jù)收集方式可能會影響工程竣工驗(yàn)收的效率，也不能保證數(shù)據(jù)的全面性和真實(shí)性。企業(yè)檔案編研缺乏主動(dòng)性，檔案分類、重裝、整理、修訂落實(shí)不到位，無法保證檔案的系統(tǒng)化建設(shè)。

　　2、檔案管理的保障措施不完善，部分施工機(jī)構(gòu)未設(shè)置檔案管理的專業(yè)部門和崗位，檔案管理往往由項(xiàng)目部其他非專業(yè)人員管理。甚至可能造成重要資料的遺漏或丟失，這也是施工檔案管理過程中的通病。檔案管理主要以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案容易受到溫度、濕度、地形等因素的影響。由于設(shè)備的存儲功能沒有加密，電子檔案也可能存在一定的潛在管理風(fēng)險(xiǎn)。

　　3、歸檔的及時(shí)性有待提高。在建筑工程檔案管理過程中，普遍存在資料收集和檔案歸檔不及時(shí)的問題。在一些建設(shè)項(xiàng)目中，由于檔案管理人員不深入一線業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案資料收集與施工進(jìn)度差異較大，無法保證項(xiàng)目前期資料收集的完整性和及時(shí)性;有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是檔案管理的第一主體，但檔案收集后，并不主動(dòng)向檔案管理人員移交檔案。檔案在項(xiàng)目施工人員手中停留時(shí)間過長，檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。

　　二、工程檔案管理的對策

　　1、實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序發(fā)展

　　在合同簽訂過程中，建設(shè)單位和施工單位必須保證合同內(nèi)容中關(guān)于檔案移交的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定檔案的移交時(shí)間、責(zé)任人等。并要求施工方嚴(yán)格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。作為建筑材料的檢驗(yàn)，建筑工程的質(zhì)量檢驗(yàn)，隱蔽工程的檢測等。檔案是數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，企業(yè)有必要加強(qiáng)對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。要求相關(guān)部門提供質(zhì)量檢驗(yàn)證明，經(jīng)施工單位驗(yàn)收合格后方可進(jìn)場。

　　2、完善檔案管理的保障機(jī)制

　　為了保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，設(shè)立專門的管理部門和責(zé)任制度尤為重要。在此過程中，施工單位需要設(shè)立資料管理崗，派駐一線施工現(xiàn)場，根據(jù)施工進(jìn)度及時(shí)收集整理相關(guān)資料，并定期對資料進(jìn)行檢查整理，在保證資料完整性的同時(shí)，確保資料能夠全面反映實(shí)際施工情況。企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理的安全場所建設(shè)，提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

　　3、確保檔案的完整性和及時(shí)性

　　為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案全過程監(jiān)管，提高歸檔時(shí)效，企業(yè)可從項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目監(jiān)管、檔案保管三個(gè)環(huán)節(jié)開展管理活動(dòng)。企業(yè)需要把工程項(xiàng)目的驗(yàn)收階段作為檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在驗(yàn)收的各個(gè)階段，要充分把握時(shí)機(jī)，反復(fù)審查檔案內(nèi)容，做好查漏補(bǔ)缺工作，為工程檔案轉(zhuǎn)入驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。檔案管理人員可以及時(shí)核對數(shù)據(jù)，有針對性地補(bǔ)充數(shù)據(jù)內(nèi)容，保證檔案信息的完整性。對備案不及時(shí)、備案程序不規(guī)范的部門和個(gè)人，按制度追究相關(guān)責(zé)任，切實(shí)提高備案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的價(jià)值有哪些

　　1、加強(qiáng)項(xiàng)目目標(biāo)的控制

　　檔案管理軟件項(xiàng)目信息化管理的實(shí)施，可以對工程項(xiàng)目的質(zhì)量、安全、進(jìn)度、投資進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，將管理人員從繁雜重復(fù)的事務(wù)性工作中解放出來，從而降低勞動(dòng)強(qiáng)度，將更多的時(shí)間和精力投入到關(guān)鍵的管理環(huán)節(jié)，提高管理效率，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。

　　2、促進(jìn)管理的規(guī)范化

　　檔案管理軟件信息化管理通過對項(xiàng)目信息的管理，實(shí)現(xiàn)信息的集中化、數(shù)字化、完整性、一致性、安全性和可檢索性。因此，工程中的多有檔案都能在系統(tǒng)中電子化儲存，讓管理工作可以更加規(guī)范和統(tǒng)一。如果要查看相關(guān)文檔，就可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)閱，不同級別的人員有不同的查看權(quán)限，既方便了信息傳遞，又保障了檔案信息的安全性。

　　3、自動(dòng)化管理

　　使用了檔案管理軟件后，許多復(fù)雜的表格、計(jì)算、分析等都不需要人工干預(yù)，系統(tǒng)能自動(dòng)生成精確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，而且無需人工審核。使用管理軟件可大大提高各部門人員之間的協(xié)同工作，并能及時(shí)傳遞證明施工的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，讓管理工程師及時(shí)了解工程進(jìn)度和質(zhì)量，保證建筑工程施工順利進(jìn)行。

　　4、項(xiàng)目檔案管理

　　檔案管理軟件能動(dòng)態(tài)反映安全檢查和處理結(jié)果。檢驗(yàn)項(xiàng)目過期提醒、檢查不合格項(xiàng)目的復(fù)檢提醒。

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源關(guān)系到建筑領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定，也影響著城市的規(guī)劃和發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)與建設(shè)單位的聯(lián)系，從項(xiàng)目建設(shè)的全過程入手，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性;同時(shí)，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，企業(yè)除了建設(shè)智能化的檔案管理軟件外，還可以發(fā)揮信息技術(shù)縮短空間距離的作用，通過搭建信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)總部對各項(xiàng)目部的監(jiān)督管理，這也是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑。