計(jì)世獨(dú)家：杭州OA項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)不是花瓶

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計(jì)世獨(dú)家：杭州OA項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)不是花瓶1

如果把項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)理解成僅僅是領(lǐng)導(dǎo)在臺(tái)上發(fā)表一番講話、宣布項(xiàng)目啟動(dòng)，那就錯(cuò)了。

【計(jì)世獨(dú)家】項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的召開(kāi)標(biāo)志著杭州OA項(xiàng)目從選型及商務(wù)階段進(jìn)入實(shí)施階段，雙方合作從此拉開(kāi)序幕。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中重要的里程碑，開(kāi)好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)意義重大，直接關(guān)系到日后項(xiàng)目的順利開(kāi)展。

首先，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是通報(bào)會(huì)，就是把前一階段的項(xiàng)目情況向公司管理人員、項(xiàng)目組成員及相關(guān)人員進(jìn)行通報(bào)，使他們了解項(xiàng)目的背景、經(jīng)過(guò)和規(guī)劃，為日后更好的配合做準(zhǔn)備。

其次，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是誓師會(huì)，通過(guò)宣講實(shí)施杭州OA項(xiàng)目的動(dòng)因及意義，增強(qiáng)員工的緊迫感和使命感，提高公司上下信息化的意識(shí)。通過(guò)高層領(lǐng)導(dǎo)的演講，向公司內(nèi)部及實(shí)施顧問(wèn)表達(dá)一種決心和信心，從而統(tǒng)一思想、掃清顧慮和障礙。

再次，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是培訓(xùn)會(huì)，杭州OA廠商實(shí)施顧問(wèn)的演講，可以使公司員工大體上了解杭州OA的相關(guān)知識(shí)，如果再設(shè)置問(wèn)答環(huán)節(jié)，則更可以有針對(duì)性地解疑釋惑。

“功夫在詩(shī)外”

開(kāi)一個(gè)會(huì)不難，難的是會(huì)前大量和細(xì)致的準(zhǔn)備工作。前期工作主要是項(xiàng)目資源的配備和溝通，包括組建項(xiàng)目組、制定任務(wù)計(jì)劃及相關(guān)制度，另外就是開(kāi)展培訓(xùn)和溝通，即讓公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)業(yè)務(wù)骨干等與項(xiàng)目有關(guān)的人員對(duì)杭州OA有一定了解，因?yàn)橹挥辛私饬瞬耪劦蒙蠀⑴c、支持和配合。啟動(dòng)會(huì)前的準(zhǔn)備工作除了確定會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)地、橫幅、參會(huì)人員之外，還包括調(diào)好投影、擴(kuò)音設(shè)備等，重點(diǎn)是會(huì)議資料的準(zhǔn)備。這些資料一般有項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、實(shí)施計(jì)劃表、項(xiàng)目公約、演講PPT、講話稿等等。

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)前，必要時(shí)可以先行召開(kāi)一個(gè)準(zhǔn)備會(huì)議，集思廣益、拾遺補(bǔ)缺，并重點(diǎn)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)、各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行安排和協(xié)調(diào)，落實(shí)到人頭，確保會(huì)議屆時(shí)能務(wù)實(shí)、高效地進(jìn)行。組織者可以提前邀請(qǐng)企業(yè)內(nèi)刊記者親臨現(xiàn)場(chǎng)予以采訪、拍照及報(bào)道，以擴(kuò)大項(xiàng)目聲勢(shì)及影響。所有準(zhǔn)備工作就緒后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將啟動(dòng)會(huì)的安排情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，征求意見(jiàn)，并及時(shí)完善，同時(shí)應(yīng)將準(zhǔn)備好的資料讓公司領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目。

啟動(dòng)會(huì)議程5W

等前期準(zhǔn)備工作都已確定之后，需要下發(fā)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通知。通知的主要內(nèi)容是會(huì)議議程，議程要清晰表述5W，即會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題，以及簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議的目的和要求。公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)時(shí)可以強(qiáng)調(diào)此會(huì)的重要性。

啟動(dòng)會(huì)主持人一般由企業(yè)杭州OA項(xiàng)目經(jīng)理主持，他是建設(shè)方和業(yè)主方的溝通橋梁，也是項(xiàng)目實(shí)施的核心。會(huì)議時(shí)間不宜安排在周末或下午，也不宜安排在企業(yè)生產(chǎn)忙季或旺季。會(huì)議地點(diǎn)以公司內(nèi)部室內(nèi)會(huì)場(chǎng)、禮堂為宜，要能夠放置投影儀及懸掛橫幅。參會(huì)人員除了公司領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、項(xiàng)目組成員外，還應(yīng)有實(shí)施方代表，如杭州OA廠家高層、實(shí)施顧問(wèn)、客戶經(jīng)理等。會(huì)議議程一般是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及廠家高層講話。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)除了宣布項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)及項(xiàng)目組成員，并向項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組成員進(jìn)行授權(quán)外，還要宣布相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，給各部門(mén)壓力及要求，更重要的是顯示領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的重視和決心。

杭州OA廠家領(lǐng)導(dǎo)的講話要表明廠家對(duì)該項(xiàng)目的重視，會(huì)提供一流的資源和服務(wù)，與企業(yè)共同努力確保項(xiàng)目成功。然后由企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)言，著重講述項(xiàng)目選型過(guò)程、介紹項(xiàng)目組成員及分工、宣布實(shí)施計(jì)劃表; 可以安排雙方項(xiàng)目組成員全體亮相、進(jìn)行宣誓等環(huán)節(jié)。杭州OA廠家項(xiàng)目經(jīng)理則應(yīng)向企業(yè)介紹實(shí)施方項(xiàng)目組成員及職責(zé)，并做杭州OA項(xiàng)目實(shí)施方法的主題演講。如果需要，還可以進(jìn)行杭州OA理念和項(xiàng)目管理的簡(jiǎn)單培訓(xùn)，用案例重點(diǎn)說(shuō)明杭州OA項(xiàng)目實(shí)施成功的條件和導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的原因，讓企業(yè)吸取教訓(xùn)、引以為戒。最后是簽署項(xiàng)目公約，以此獲得領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)一把手對(duì)項(xiàng)目資源的承諾和保障。