杭州OA實務：業(yè)務流程評述之出貨流程

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出貨流程是杭州OA系統(tǒng)中相對來說，比較簡單的一個流程。但是，說其簡單，其實，也不是很簡單，其里面還是有很多細節(jié)的東西要注意。不然的話，還是會在陰溝里翻船的。下面，我結合一個客戶的出貨流程，來談談在杭州OA系統(tǒng)中，出貨流程中經常會出現(xiàn)的問題及常見的錯誤。

一、 物流部門追蹤出貨需求。

在這家客戶，物流部門的主要作用就是跟蹤定單的生產進度及商品檢驗。在杭州OA系統(tǒng)中，有些報表，可以幫助物流用戶來追蹤定單的進度。如系統(tǒng)提供了定單預計出貨表，這份定單就提供了系統(tǒng)中所有未出貨的定單明細(包括只出了一部分貨的銷售定單)。用戶還可以根據預計的出貨日期，來生成具體的報表。

物料部門根據預定的出貨需求，在系統(tǒng)里生成出貨通知單。在定單預計出貨表中，用戶可以根據客戶來區(qū)分，也可以只按日期來區(qū)分。但是，在出貨通知單上，必須按照客戶來生成。因為系統(tǒng)會根據客戶的基本信息，做一些判斷與控制動作。用戶在生成出貨通知單的時候，我建議用戶通過銷售定單轉出貨通知單的功能，來完成出貨通知單的生成工作。在系統(tǒng)中，可以把同一個客戶的不同定單合并成一張出貨通知單。但是，不能把不同客戶的定單合并成一張出貨通知單。

上面我說過，出貨通知單會根據客戶的基本信息做一些判斷，主要的判斷動作就是該客戶的信用額度與付款條件。

若該客戶有信用額度管理，并且，在開立出貨通知單的時候，該客戶的信用額度已經用完了，則系統(tǒng)就會提示用戶，該客戶的信用額度已經滿了。該出貨通知單不能夠生成或者只顯示警告信息。

最佳實踐：

在出貨通知單級別上，信用額度的控制，可以選擇出貨通知單不能生成或者只顯示信用額度不足的警告信息。但是，根據我的項目經驗，我覺得在這個級別上，信用額度的控制，最好只顯示警告信息，提醒物流人員去通知業(yè)務員，讓他們去督促客戶盡快付清以前定單的貨款，否則的話，會影響這筆定單的發(fā)貨。因為，根據企業(yè)的不同需求，出貨通知單可能提前一個星期甚至一個月就發(fā)出去了。在這個間隔時間里，客戶是有時間付款的。

付款條件的控制，主要指的是有預付款的銷售定單。若某個客戶的銷售定單上的付款條件為預付款，則該定單的出貨通知單在生成的時候，會判斷該銷售定單對應的付款單有沒有。若沒有付款單，則根據系統(tǒng)的設置，可以拒絕生成出貨通知單或者給出錯誤提示。

最佳實踐：

我個人認為，此處的付款條件管理不要太嚴格，只需要設置警告提示就可以了。因為在出貨通知單到真正出貨時，往往還有比較長的時間。這個地方，只需要提醒物流人員，有這個事情就可以了。讓他們不要忘了去提醒業(yè)務員，去督促客戶付款，不然會影響定單的出貨。

另外，請注意，我在上面語句的描述中，用的是“定單里設置的付款條件”，而不是客戶基本信息里設置的付款條件。也就是說，這里是根據定單中設置的付款條件來判斷。若在客戶基本信息處設置的付款條件與定單處設置的付款條件不一致的話，以銷售定單為準。

付款通知單打印出來之后，物流人員拿給業(yè)務員簽字確認，并告知一些相關信息，如上面提到的因信用額度或者付款條件的原因，會不會影響其最終的出貨。