計世獨家：OA公文流轉(zhuǎn)不應(yīng)成雞肋

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【計世獨家】OA的主要特征與功能之一就是工作流，也即公文流轉(zhuǎn)，主要有兩大部分，一是單位內(nèi)部的各項審批電子化，如工作請示、出差申請、采購申請、報銷等日常工作流程，通過網(wǎng)上進行辦理和審批; 二是網(wǎng)上公文處理，實現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化。然而，筆者發(fā)現(xiàn)，在很多單位這些辦公自動化的主要功能大部分卻閑置，使得用戶單位OA系統(tǒng)變成了“聾子的耳朵──擺設(shè)”。為什么會出現(xiàn)這種OA部署貌似成功，而實際上卻低效用的情況呢？筆者分析有以下幾個原因:

一是OA系統(tǒng)細節(jié)設(shè)計不夠完善，流程不合理。一些OA軟件流程過程煩瑣，員工平時只需要10分鐘就可以完成的事情，有可能通過軟件的操作和運轉(zhuǎn)，反而需要30分鐘甚至更長時間。

二是“只有紙上才來得安全放心”的傳統(tǒng)老觀念影響著網(wǎng)上工作流審批模式進一步推廣。目前我國政府部門、企事業(yè)網(wǎng)上辦公審批系統(tǒng)已開通多年，但在一些人眼里由于網(wǎng)上材料缺乏物證、公信力與法律性，應(yīng)用公文流轉(zhuǎn)審批，應(yīng)用者會感覺不踏實，而只相信手寫的憑據(jù)，特別是在財務(wù)、采購部門。

三是安全性困擾著網(wǎng)上審批的推廣普及。這主要表現(xiàn)在電子簽名、電子公章上。目前雖然已經(jīng)有一些基于Office文檔上的“簽章軟件”，但這樣的簽章文檔并不具備足夠的安全強度，在文檔上加蓋印章有時難于保證電子印章和文檔內(nèi)容的安全。另一方面，用戶單位對電子公文的加密能否確保絕對安全、部門之間交換電子文件如何互聯(lián)互信、有效性如何確定等問題心存憂慮，也制約著公文處理電子化的推廣、普及。

那么，除了提升技術(shù)、簡化流程外，尚有哪些舉措能提升、完善目前網(wǎng)上審批、全面推動辦公自動化？筆者提出如下建議:

一是讓“紙上辦公”與“網(wǎng)上辦公”并存過渡。OA應(yīng)用初期可以兩條腿走路。一方面按照電子工作流要求在OA中填報數(shù)據(jù)，同時保留所有紙質(zhì)報價單、原始憑證，由審計部門定期審計，保證交易的合法性。另外，也可采取打印流程中部分重要字據(jù)的辦法，讓相關(guān)事項當事人手寫簽字備案，這樣也能解決部分“眼見為實”的擔憂問題。兩種運作方式并存，可為將來全部電子化打下基礎(chǔ)。

二是利用手寫技術(shù)，提高網(wǎng)上公文審批的可靠性、安全性。目前許多OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)過程中的修改是用鍵盤來進行的，這就帶來了很多麻煩，例如批注的位置、時間的先后以及冒名批注等。如果采用手寫技術(shù)，公文修改時就可以避免這些問題。一方面手寫直接在原文上進行批注，更符合人們的使用習慣; 另一方面各人的手寫筆跡都是不相同的，如果有人要假冒領(lǐng)導簽批文檔的話，就會很容易通過字跡鑒別給“揪”出來。

三是完善安全機制，為網(wǎng)上審批工作提供保障。OA安全系統(tǒng)應(yīng)能提供完善的身份認證機制、嚴密的權(quán)限控制體系、關(guān)鍵數(shù)據(jù)加密、詳細的日志信息記錄等安全措施; 同時，“用戶身份鎖”、預(yù)留標準的CA認證接口等安全措施應(yīng)可進一步提升系統(tǒng)的安全等級，最大限度保障審批業(yè)務(wù)的順利開展。

四是用戶單位領(lǐng)導要率先垂范應(yīng)用OA各項流程，身體力行推動辦公自動化。推行網(wǎng)上辦公審批，不僅有技術(shù)問題，還涉及到部門之間協(xié)調(diào)、銜接等，更主要的是領(lǐng)導思想觀念，這要求單位領(lǐng)導要率先垂范，全面推動辦公自動化。

以網(wǎng)上審批為代表的OA建設(shè)之路任重道遠，仍面臨許多挑戰(zhàn)。但只要正確分析，適應(yīng)形勢，完善技術(shù)，積極應(yīng)對，OA將更上一層樓，繁榮而且有序。