企管軟件選型四步走 步步為營

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隨著國內(nèi)企業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展，簡單的IT工具已經(jīng)不能滿足企業(yè)的需要，企業(yè)也意識到需要借助信息化來幫助企業(yè)更好的發(fā)展。但是，可供選擇的軟件廠商很多，各有特點，價格上也相差很遠，就比如杭州OA軟件的價格從十幾萬的到幾百萬的都有，看功能好像也差不多，該選擇哪一種？聽到其他企業(yè)某個軟件用的很好，就也上了相同的一套，但使用后卻發(fā)現(xiàn)并不是太合適，是否最初選錯了軟件？這些都涉及到了軟件選擇的問題，我們常說選擇比努力更重要，選擇對了，則事半功倍；選擇錯了，則事倍功半。那么，企業(yè)該如何選擇適合的軟件系統(tǒng)呢？本文認為企業(yè)選擇軟件應該分四步走，步步為營，就一定能夠選到適合自己的軟件。

第一步，明確軟件系統(tǒng)要解決什么問題

軟件系統(tǒng)歸根到底是一套工具，企業(yè)使用這套工具是要輔助企業(yè)解決問題，所以在選擇軟件前首先要明確是希望用這套軟件解決什么問題，也就是目的要明確。

近幾年信息化的深入應用，在建設信息系統(tǒng)前，先進行整體的規(guī)劃，然后分步實施，這已經(jīng)在很多企業(yè)達成了共識。在規(guī)劃中，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的要求，明確軟件系統(tǒng)要解決什么樣的問題，需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)的邊界是什么，實施路徑是怎樣的。

企業(yè)有不同的發(fā)展戰(zhàn)略，相應的IT建設必須符合這一要求，并且為這一戰(zhàn)略提供價值。譬如筆者曾參與的一家企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略就是要向內(nèi)要效益，要精細化管理，對信息化的要求就是固化現(xiàn)有的工作流程，提高工作效率。這家企業(yè)是傳統(tǒng)的制造型企業(yè)，企業(yè)經(jīng)過多年的發(fā)展，內(nèi)部已經(jīng)有了相對標準化的工作流程，有點類似明茨伯格所分類的機械化組織，企業(yè)目前面臨的主要問題是手工操作效率太慢，希望利用IT手段提高操作效率。這樣的企業(yè)，并不需要軟件有太多的擴展功能，最核心的要求是能夠提高現(xiàn)有的工作效率。

而另有一家企業(yè)對信息化的戰(zhàn)略要求是幫助企業(yè)實現(xiàn)在國內(nèi)、國外等多個分公司的集團管控。這家企業(yè)在國內(nèi)有多家子公司，在國外也初步創(chuàng)建了幾家分公司，未來幾年準備在國外大力拓展業(yè)務，對國內(nèi)子公司主要通過戰(zhàn)略管控，對國外分公司主要是通過財務管控的方式。分析下來就明確了這家企業(yè)對IT建設的要求就是要具有擴展性，能夠實現(xiàn)對多家公司的管控，尤其是財務管控的功能要強。這樣的要求也非常明確，可以有針對性的選擇軟件。

在明確軟件系統(tǒng)解決什么樣的問題后，在選擇軟件前，還需要理清需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)的邊界是什么。任何軟件系統(tǒng)都不是萬能的，都是針對企業(yè)某一部分需求進行開發(fā)的，希望一個軟件解決所有需求是不現(xiàn)實的，因此企業(yè)需要清楚到底需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)是針對企業(yè)的什么需求，不同的軟件系統(tǒng)之間是如何相互協(xié)同的，這些軟件系統(tǒng)的實施步驟是怎樣的。

企業(yè)在明白希望軟件系統(tǒng)解決什么問題，也就是有了明確的目的之后，再進行信息化建設，這樣能最大限度地降低風險。

第二步，要梳理清楚詳細的軟件需求

很多企業(yè)選擇軟件系統(tǒng)時，是直接聯(lián)系所有的知名軟件商前來講解軟件系統(tǒng)，而軟件商也不知道要講解什么，重點是什么，只好把軟件的所有功能都介紹一遍。而實際上，經(jīng)過多年的競爭，各種軟件系統(tǒng)都在互相學習，粗略的聽取功能介紹是不能明白各個軟件之間的差別的。企業(yè)的人聽完介紹后往往感覺軟件的功能太強了，而且不同的軟件之間也差不多，好像都能滿足要求，但心里又沒有譜，總感覺差了點什么，導致最后的結果就是選來選去選不出結果。既浪費了企業(yè)的時間，也讓軟件商無所適從，破壞了雙方的合作關系。

實際上，企業(yè)對自己的需求是最清楚的，而軟件商只是對自己的軟件最熟悉，企業(yè)有必要先梳理出自己詳細的需求列表。在梳理企業(yè)自身的詳細需求時，很多企業(yè)將業(yè)務部門的直接“需求”拿來作為企業(yè)的需求，而通過分析，會發(fā)現(xiàn)，這些需求很多是要求減輕本部門業(yè)務工作量的，我們稱之為“表層需求”，各部門站在本部門立場上提需求，所提要求常常是只考慮局部、不考慮整體，造成企業(yè)內(nèi)部各部門之間自相矛盾。企業(yè)實施信息化是為了規(guī)范和提升整個企業(yè)的管理，應該將公司層面的管理需求最大化，而不僅僅是業(yè)務部門的“手工業(yè)務處理的電子化”。這兩個層面的管理目標有時候會有一定的沖突，企業(yè)的真實需求是要站在公司的高度，跨部門的思考。企業(yè)有必要組織獨立的隊伍，必要情況下借助外部咨詢顧問的力量，詳細的梳理企業(yè)的需求。

在具體的需求整理中，企業(yè)可從以下幾個方面來著手：“基礎信息”是對核心靜態(tài)數(shù)據(jù)的管理需求，如供應商、客戶、產(chǎn)品等核心數(shù)據(jù)的管理需求；“性能要求”是對軟件系統(tǒng)性能的需求，如系統(tǒng)容量、反應速度、安全性等；“一般要求”是軟件本身的管理需求，如用戶界面、權限控制、用戶控制等；然后是企業(yè)相關業(yè)務領域的需求。

在每一個業(yè)務領域里，需求又可以細分為基礎需求、核心需求和擴展需求。“基礎需求”，是企業(yè)的一般性需求或業(yè)務需求，通常情況下也是大多數(shù)軟件都能滿足的需求；“核心需求”，是企業(yè)獨特的管理、業(yè)務需求或者關鍵需求，要求軟件商必須能夠提供解決方案滿足需求；“擴展需求”是不經(jīng)常出現(xiàn)、屬于錦上添花式的需求，或者手工操作也可以接收的需求。

通過對企業(yè)需求的梳理，一方面企業(yè)本身有了穩(wěn)定的可積累的架構，任何人再提出的需求經(jīng)過分析后都是可以添加到列表中，任何人對需求的爭論都有了討論的基礎，而不至于每次都是空對空，爭論結束后什么也沒有留下來；另一方面，這也讓軟件商對企業(yè)的需求有了全面的理解，雙方的溝通也就有了基礎。

在這里，還要特別強調(diào)的是，這樣一份清單一定是企業(yè)自己或者是咨詢公司與企業(yè)一起梳理的需求，是按照企業(yè)的實際需要梳理的，是以企業(yè)的語言來整理的，絕對不是簡單的軟件功能列表，更不是技術術語。