建立企業(yè)無紙化辦公工作環(huán)境的系統(tǒng)

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摘要：為了促銷，雙匯集團(tuán)經(jīng)常有陳列獎(jiǎng)勵(lì)、路演活動(dòng)等的需要，需要對(duì)客戶訂單做出快速的響應(yīng)且及時(shí)的配送。集團(tuán)無法及時(shí)掌握各個(gè)辦事處促銷信息，信息流的不暢通，已經(jīng)開始阻礙雙匯的規(guī)?；瘮U(kuò)張。餐飲行業(yè)OA軟件 實(shí)施以后，通過在OA中規(guī)范細(xì)化各類促銷申請(qǐng)流程，各個(gè)辦事處只需提交相應(yīng)流程即可。各辦事處負(fù)責(zé)人紛紛表示，系統(tǒng)建設(shè)提升了雙匯集團(tuán)的促銷管理能力和對(duì)市場的快速反應(yīng)能力。作為集團(tuán)總部，可以及時(shí)了解到各個(gè)辦事處的促銷信息，從而制定出符合市場需求的促銷計(jì)劃……

作為全國豬肉制品三巨頭之一的雙匯集團(tuán)，每天銷往全國各地的豬肉制品不計(jì)其數(shù)，雙匯火腿腸幾乎會(huì)出現(xiàn)在大大小小每一家超市的貨架上。“如果沒有信息化，雙匯不可能做得這么大。”雙匯集團(tuán)董事長萬隆說。這種感嘆道出的，正是雙匯這類傳統(tǒng)微利企業(yè)急待提高競爭力的需求。

伴隨著雙匯集團(tuán)企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，分散在全國各地的工廠、門店、分公司越來越多，業(yè)務(wù)越來月復(fù)雜。集團(tuán)需要一套工具規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理、落實(shí)各項(xiàng)政策和制度，管理分公司運(yùn)行、提高執(zhí)行力。各工廠、分公司需要一個(gè)完善的溝通平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各分部之間、分部與總部之間的有效溝通。

提升一：促銷管理能力

雙匯信息化的最初動(dòng)力，是來自企業(yè)快速擴(kuò)張而出現(xiàn)的管理需求。2011年實(shí)施信息化之前，雙匯集團(tuán)還是在高速的發(fā)展中，人員規(guī)模的擴(kuò)大帶來管理半徑的增加，組織龐大帶來管理顆粒度大，存在管理盲點(diǎn)，大部分的工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化與流程化，人員協(xié)助的通道與聚到過于依賴傳統(tǒng)方式，跨部門協(xié)助難度大。

以雙匯肉制品事業(yè)部為例，僅促銷這個(gè)環(huán)節(jié)比其他行業(yè)要求高得多。為了促銷，經(jīng)常有陳列獎(jiǎng)勵(lì)、路演活動(dòng)等的需要，需要對(duì)客戶訂單做出快速的響應(yīng)且及時(shí)的配送。負(fù)責(zé)這塊業(yè)務(wù)的人不但要經(jīng)常加班加點(diǎn)，而且很難確保不出錯(cuò)誤，更難快速響應(yīng)市場需求。集團(tuán)無法及時(shí)掌握各個(gè)辦事處促銷信息，信息流的不暢通，已經(jīng)開始阻礙雙匯的規(guī)模化擴(kuò)張。

OA 實(shí)施以后，通過在OA中規(guī)范細(xì)化各類促銷申請(qǐng)流程，各個(gè)辦事處只需提交相應(yīng)流程即可。如陳列獎(jiǎng)勵(lì)促銷申請(qǐng)流程，各辦事處人員填寫相應(yīng)表單后經(jīng)由辦事處統(tǒng)計(jì)修改、辦事處財(cái)務(wù)主管審核、辦事處經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理審核，再按金額大小由集團(tuán)管理層復(fù)核。各辦事處負(fù)責(zé)人紛紛表示，系統(tǒng)建設(shè)提升了雙匯集團(tuán)的促銷管理能力和對(duì)市場的快速反應(yīng)能力。

除此以外，肉制品事業(yè)部的促銷管理流程還包括分撥庫搭贈(zèng)促銷申請(qǐng)流程、分撥庫特價(jià)促銷申請(qǐng)流程、客戶庫存搭贈(zèng)促銷備案申請(qǐng)流程、客戶庫存特價(jià)促銷備案表流程、路演活動(dòng)促銷備案流程、品嘗/派贈(zèng)促銷申請(qǐng)、商超堆頭促銷備案流程……管理精細(xì)化可見一斑。作為集團(tuán)總部，可以及時(shí)了解到各個(gè)辦事處的促銷信息，從而制定出符合市場需求的促銷計(jì)劃。

提升二：企業(yè)管理效率

雙匯集團(tuán)OA實(shí)施之初，泛微就提出了為雙匯集團(tuán)創(chuàng)建一個(gè)高效的、面向整個(gè)集團(tuán)的溝通交流，辦事流程、知識(shí)共享的平臺(tái)，形成“一個(gè)人”+“一個(gè)電腦”+“一部手機(jī)”+“一個(gè)平臺(tái)”所有工作與資訊。

建立企業(yè)無紙化辦公工作環(huán)境的系統(tǒng)，打破了時(shí)間與空間的限制，異地辦公，同時(shí)，歸檔文件的保存及查找更為方便；
員工辦公習(xí)慣改變，原來是拿著文件到處跑，現(xiàn)在能有更多的時(shí)間坐在電腦前處理；
原本溝通無序的情況得到改善，尤其是分公司與總部之間，通過系統(tǒng)流程讓溝通交流標(biāo)準(zhǔn)化，很多事情員工可以通過系統(tǒng)找到相應(yīng)的處理人；
建立企業(yè)內(nèi)部信息交換、共享的平臺(tái)，將管理工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化；
建立企業(yè)計(jì)劃任務(wù)監(jiān)控的平臺(tái)，形成知識(shí)共享、知識(shí)復(fù)制的機(jī)制；
建立行政事務(wù)處理電子化的平臺(tái)，形成企業(yè)整體的溝通效率；
整個(gè)公司執(zhí)行效率的提升，通過系統(tǒng)流程明確了職責(zé)，處理時(shí)間大大提高。
2013年，項(xiàng)目二期驗(yàn)收后，雙匯集團(tuán)OA項(xiàng)目搭建的應(yīng)用范圍包括用戶數(shù)8000多個(gè)、信息門戶40余個(gè)、流程分類104種、流程1600余條，已使用流程記錄350000余條?？梢哉f，OA打造了全集團(tuán)的溝通和信息共享環(huán)境，提高了企業(yè)的管理效率。雙匯集團(tuán)的內(nèi)部管理只需“一個(gè)人”+“一個(gè)電腦”+“一部手機(jī)”+“一個(gè)平臺(tái)”即可實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營支撐。