基于校共享庫模式的學生工作管理信息化研究與構建<span>——以南京農業(yè)大學學生工作管理信息化建設為例<

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　　學生工作管理是高校學工處（或學生工作部）管理工作的主要內容。長期以來，由于其工作性質的特殊性，在信息化方面的建設大大落后于學生教學管理。近年來，隨著對學生工作管理的制度化、規(guī)范化和程序化等創(chuàng)新體制的提出，建設與其相輔相成的信息化系統(tǒng)也成了創(chuàng)新工作中必不可少的環(huán)節(jié)。
　　一、學生工作管理信息化內涵
　　學生工作管理信息化的內涵有廣義和狹義之分。就廣義而言，它應包括一個大學生從招生入校開始到畢業(yè)離校整個大學生活中全過程資料的完備管理。^[1]但結合實際工作，在狹義層面上說，它主要包含學生信息及班級建設管理、招生管理、迎新管理、學生宿舍管理、評獎評優(yōu)管理、學生資助管理、學生思想教育管理、學生社團活動管理、學生心理健康管理、就業(yè)管理、離校管理等10多個方面的信息化，涉及學生在校期間除學習以外的各個方面的管理工作。從形式上來說，學生工作管理信息化是指學工信息系統(tǒng)的建設。
　　信息化是為管理工作服務的。針對學生工作管理上的特殊性，其信息化也具有一些明顯的特征：（1）數(shù)據(jù)的互通共享。學生工作管理信息化是學校信息化建設的重要組成部分。學生在校期間的許多重要數(shù)據(jù)（如：課程成績、個人消費數(shù)據(jù)等），可能保留在學校其他部門的系統(tǒng)中（如：教務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)）。各個系統(tǒng)間數(shù)據(jù)能否實現(xiàn)順利交流與轉換成為信息化建設成功與否的一個關鍵要素。（2）業(yè)務的流程化。與學生工作管理中的規(guī)范化和程序化要求相適應，信息系統(tǒng)里的許多業(yè)務也需要流程化。從學生發(fā)起一項業(yè)務的申請開始，在整個過程中，不同身份的對象（輔導員、副書記、學工部門等）在該學生的相關數(shù)據(jù)支持下進行權限審批，最終完成業(yè)務流程。（3）數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的便捷性。信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫經過多年的數(shù)據(jù)沉淀后，形成數(shù)據(jù)倉庫。有了數(shù)據(jù)，為統(tǒng)計工作和業(yè)務模型分析工作的開展打下了基礎，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析后的結果可為管理部門或學校領導層決策和實施科學管理提供依據(jù)。
　　二、學生工作管理信息化應用中遇到的問題
　　按目前我國高校中的行政職能劃分體制，學生管理工作屬于學工處（或學生工作部）的職責范疇，其信息化進程往往不一定與學生教學管理（教務處的管理內容）、學生消費管理（財務處）、學生圖書資料借閱管理（圖書館）等信息化同步。因此，如果沒有從學校整體發(fā)展的高度來規(guī)劃信息的共享和溝通方式，加上各單位或部門行政權限的限制，將導致學生工作管理信息化處于一種“孤島”狀態(tài)。當遇到某項業(yè)務需要外部數(shù)據(jù)的時候，只能采取“劃船”模式來解決。以南京農業(yè)大學學工處為例，在每年評選學生獎、助學金時，需要向教務處索取學生上一學年的課程成績及學籍異動情況的Excel表，再通過手工方式導入學工系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中使用。這種獲取數(shù)據(jù)的“劃船”模式效率低、數(shù)據(jù)無法共享，并且存在有可能人為修改數(shù)據(jù)等管理上的漏洞以及數(shù)據(jù)手工導入可能出現(xiàn)差錯等問題。更為嚴重的是，在這種“孤島”狀態(tài)環(huán)境里要開展迎新或離校這類管理，“劃船”模式已顯得無能為力。因為迎新或離校管理需要在短時間（1-2天）內完成成千上萬學生的注冊登記或查驗核對工作，需要多部門信息的協(xié)同管理，對信息的完整性、準確性要求很高，任何環(huán)節(jié)上的信息差錯，都會造成業(yè)務流程堵塞。