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OA軟件知識

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OA辦公系統(tǒng)項目成功六步走

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實現(xiàn)辦公自動化是當(dāng)下大多數(shù)企業(yè)愿望,但是,如何從種類繁雜的OA辦公系統(tǒng)中選擇一款合適的,如何成功實施OA并落實系統(tǒng),并非易事。對于絕大多數(shù)用戶來說,如何成功實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)已成了一塊心頭大病。
        而如何實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)的六個要點在于:選型、試用、實施、落實、開放和服務(wù)。只有做好這六點,才有可能真正實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)。
  一、選型OA
  對用戶來說,要想選到一款合適的產(chǎn)品,就必須結(jié)合自身需求,對OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品進行考察,首先要看系統(tǒng)的功能模塊。如果其功能模塊能夠很好地處理企業(yè)日常工作、核心業(yè)務(wù),以及與其他系統(tǒng)之間的整合集成,同時滿足企業(yè)未來發(fā)展對OA開放性、管理性、維護性的要求,自然是用戶的理想之選。
  一般來說,OA辦公系統(tǒng)的基本模塊包括:流程應(yīng)用、表單應(yīng)用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計劃管理、公共信息等。如果以給企業(yè)帶來價值大小的緯度對所有OA功能模塊評估的話,基本上遵循8:2定律,其中工作流程模塊、數(shù)據(jù)整合、報表統(tǒng)計等功能應(yīng)用為企業(yè)帶來的了80%的價值,其余的模塊帶來20%的價值。因此,用戶需要重點考察OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品工作流程、數(shù)據(jù)整合、報表統(tǒng)計的技術(shù)水準(zhǔn),這是衡量產(chǎn)品的重要標(biāo)準(zhǔn)。
  對用戶來說,選好OA最重要的一點,就是緊抓關(guān)鍵應(yīng)用。這樣,也為產(chǎn)品的進一步成功應(yīng)用打好堅實的基礎(chǔ)。
  二、試用OA
  用戶在選擇OA時,一直受OA辦公系統(tǒng)的易用性、穩(wěn)定性、開放性、安全性以及實用性等問題的困擾,而OA廠商完全可以以開放的心態(tài)為用戶提供一個試用平臺,解除用戶的困惑。產(chǎn)品試用作為OA用戶了解廠商的一個重要窗口,對用戶和廠商而言,都是具有重大意義的。
  并且,OA不同于ERP這樣的大型化、復(fù)雜化軟件,是適合試用的,而且OA選型必須看產(chǎn)品實況,不能只看方案和DEMO。OA試用也會讓那些只懂理念包裝的OA辦公系統(tǒng)廠商露出真實的面目,規(guī)范了競爭秩序,促進行業(yè)的優(yōu)勝劣汰,為企業(yè)信息化建設(shè)的成功帶來更多保障。
  事實上,對OA的潛在用戶來說,要想知道一款產(chǎn)品是否跟自己想象的一樣,就必須試用。OA好不好,用了才知道。
  在試用OA的過程中,首先要體驗OA的界面,看看是否簡潔大方、友好。OA界面是用戶與系統(tǒng)交互的窗口,友好度高的界面可以降低用戶使用過程中的視覺疲勞,切忌華而不實。
  其次,要體驗系統(tǒng)的后臺管理和維護,特別是系統(tǒng)管理員的設(shè)置項是否完善和安全,是否功能強大和維護簡單方便。
  而最關(guān)鍵的,要對OA的常用功能進行查看,如消息收發(fā)、通知公告、文件交換、電子郵件等,看其操作是否順手、簡便。這一步的試用非常重要,因為有的OA辦公系統(tǒng)表面看起來功能很強大,但設(shè)置極為繁復(fù),給日后的使用造成了很大的困難,這就是OA易用性、實用性不良的體現(xiàn)。
  接下來,用戶就要針對自身需要重點試用OA功能,如工作流,從流程設(shè)置開始做起,到表單輸入,一直到整個流程的審批結(jié)束,整個過程都需要用自身企業(yè)的實際情況一步步去檢驗,要看設(shè)置是否簡單。
  在當(dāng)前OA市場品牌林立的情況下,很多用戶在選型時倍感頭疼,不少用戶因選錯產(chǎn)品而導(dǎo)致應(yīng)用失敗。為了萬無一失,用戶在引進OA之前,應(yīng)對產(chǎn)品進行體驗,檢驗產(chǎn)品的易用性、適用性、穩(wěn)定性、關(guān)聯(lián)性、良好的服務(wù)等,真正感受到產(chǎn)品的優(yōu)劣,才能選到更易成功應(yīng)用的系統(tǒng)。
  三、實施OA
  選好了產(chǎn)品,并不意味著就能用好這一款產(chǎn)品。在確定好了要引進的OA辦公系統(tǒng)之后,用戶也迎來了新一輪的挑戰(zhàn),那就是實施。為了確保用戶成功實施,優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)廠商也出臺了一系列的保障措施。
  OA實施是一個系統(tǒng)工程,涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此,OA實施應(yīng)有一個科學(xué)的方法作指導(dǎo),來嚴(yán)格規(guī)范這一實施過程,規(guī)避不可控因素造成的影響,以期達到最好的結(jié)果,在進行產(chǎn)品實施時可以根據(jù)不同的情況進行借鑒,分別對待。
  而且,由于企業(yè)管理模式千差萬別,實施過程一方面要求企業(yè)適應(yīng)軟件提供的規(guī)范管理模式,另一方面也要根據(jù)用戶的需求對軟件質(zhì)量提出要求。其中,產(chǎn)品的易用性和實用性是成功實施的兩大前提。只有OA具備了較強的易用性和實用性,產(chǎn)品才能成功實施。
  1、易用性
  OA的易用性是實施的關(guān)鍵。很多用戶在選型之初,就已經(jīng)列好了所需的功能模塊,但實際應(yīng)用中卻經(jīng)常用不好這些功能。其中一個很重要的原因就是OA辦公系統(tǒng)的易用性不夠,讓用戶無法輕松地運用自如。所以,OA要實施成功,在易用性上必須做到極致,這包括容易安裝、容易設(shè)置、容易培訓(xùn)、容易使用、容易維護、容易開發(fā)等一系列內(nèi)容。
  2、實用性
  管理軟件行業(yè)有句話叫“產(chǎn)品不行,累死實施”。企業(yè)在OA實施上不僅要著眼于OA的易用性,還要考慮到OA的實用性。只有OA的實用性高,才能幫助企業(yè)解決實際問題,讓企業(yè)長期穩(wěn)定的依賴OA系統(tǒng),實現(xiàn)價值最大化。而提高產(chǎn)品實用性的關(guān)鍵在于務(wù)實的產(chǎn)品功能設(shè)計,就是拒絕空洞的理念和花哨的包裝,不開“空頭支票”,也不對功能做簡單的堆砌,讓用戶將真正需要的功能用好、用透。
  3.實施步驟
  好的開始就是成功的一半,具體到實施工作的階段目標(biāo),按照順序則是:1、讓員工接受,快速應(yīng)用;2、讓員工喜歡,開發(fā)調(diào)整;3、工作流統(tǒng)一化、數(shù)據(jù)整合、決策支持、持續(xù)優(yōu)化。
  總得來說,OA成功路上面臨諸多實施風(fēng)險,最關(guān)鍵的還是廠商應(yīng)從易用性和實用性上保證OA產(chǎn)品能夠應(yīng)用到企業(yè)中,然后在實施的過程中分清階段目標(biāo),通過提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù),來盡力縮短實施周期,將風(fēng)險降到最低,才能將OA辦公系統(tǒng)的價值發(fā)揮到最大化。
  四、落實OA
  在OA辦公系統(tǒng)實施成功后,并不一定能發(fā)揮其作用。接下里,只有做好了OA辦公系統(tǒng)的落實工作,在企業(yè)中普及應(yīng)用,才能將其信息化價值最大化。
  OA辦公系統(tǒng)是一種相對簡單的企業(yè)管理軟件,卻又非常靈活,彈性很大,涉及人員廣泛,要在企業(yè)中順利得到落實,就必須通過技術(shù)化
 
手段和管理化手段來促進落實?其中,產(chǎn)品是基礎(chǔ),高層是關(guān)鍵。在具體操作中,可以采取以下步驟:
  1、 先易后難地落實
  OA辦公系統(tǒng)的落實要先易后難,而且要做到對員工有用。所以需要OA實施人員幫助用戶先落實一些基礎(chǔ)的功能,包括會議通知、工作通知、收發(fā)文系統(tǒng)以及郵件系統(tǒng)等一些更容易上手的模塊。等員工習(xí)慣了,再落實文檔管理系系統(tǒng)、任務(wù)跟蹤、請示匯報、信息門戶等新應(yīng)用。
  2、提供充分的支持
  在OA的落實過程中提供充分的業(yè)務(wù)、技術(shù)和培訓(xùn)支持,包括:及時制訂OA運行管理制度,使得OA系統(tǒng)具有可操作性;要對OA的應(yīng)用要提供充分的技術(shù)保障,保證系統(tǒng)暢通、穩(wěn)定。
  3、發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用
  落實OA是一把手工程,需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進。為什么這么說?因為OA辦公系統(tǒng)是管理類軟件,是對傳統(tǒng)辦公模式的變革,而能影響整個團隊的辦公模式的,只有一把手了。其實,許多“一把手”本身還是需要引導(dǎo)的對象,如果他們不重視,不上OA,那么就算讓員工都用,流程也會卡住,失去效率。只有管理層才會真正重視OA,才能更順利的推行OA。 
  4、從上而下落實
  OA辦公系統(tǒng)的落實需要組織全員的配合,但也要靠組織由上而下的推動力量。要在部分功能基本具備投入使用條件的情況下,要堅決地取消手工方式以推廣OA系統(tǒng)的使用 ,使得OA系統(tǒng)合法地、唯一地投入運行,成為生產(chǎn)必須的一個環(huán)節(jié)。
  5、加強制度考核
  要制訂OA推廣考核制度,使OA辦公系統(tǒng)的落實與部門和個人的考核掛鉤,并獎勵先進,處罰落后。
  在信息時代,全面推行OA辦公系統(tǒng)是提高工作效率,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和無紙化目標(biāo)的重要舉措。而只有在組織中做好了落實這一環(huán)節(jié),OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用才能滲透公司財務(wù)、人事管理、生產(chǎn)調(diào)度、收發(fā)文件等業(yè)務(wù)領(lǐng)域和生產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié),有力提升組織信息化建設(shè)水平。
  五、OA辦公系統(tǒng)的開放性
  開放性是檢測OA辦公系統(tǒng)的重要標(biāo)準(zhǔn):這代表了軟件的生命力。開放性好的OA辦公系統(tǒng)將有利于產(chǎn)品在未來根據(jù)用戶的需求進行升級和拓展。
  OA辦公系統(tǒng)正逐漸成為一個綜合性的協(xié)同辦公和管理平臺,除了日常的行政辦公,OA開始越來越多的從事業(yè)務(wù)管理和項目管理,甚至人事管理、客戶管理資產(chǎn)管理、服務(wù)管理、知識管理等等。
  但這些管理并非孤立存在,而是互相關(guān)聯(lián)的。OA辦公系統(tǒng)要做好這些管理就必須連接其他的業(yè)務(wù)系統(tǒng),實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享,為管理者集中呈現(xiàn)各種統(tǒng)計報表,服務(wù)于管理和決策。只有開放性好的OA辦公系統(tǒng)才能與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行無縫對接。
  除了開放的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)可以和企業(yè)已有的信息資源集成,OA辦公系統(tǒng)開放性好還意味著在開發(fā)建設(shè)中能夠獲得更多的技術(shù)支持,容易升級,意味著一旦企業(yè)的需求發(fā)生變化,系統(tǒng)能夠盡快的得到擴充,持續(xù)滿足用戶的信息化需求,原有的投入得到有效的保護,從而在整體上得到良好的投入產(chǎn)出效益。
  六、OA廠商的服務(wù)
  在做到以上五個要點之后,還有一個最重要的一點:服務(wù)。只有將服務(wù)的精神貫穿軟件的應(yīng)用,才能真正體現(xiàn)出協(xié)同管理軟件的價值。
  如今各行各業(yè)均趨于服務(wù)化,軟件也同樣如此。而OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用效果的好壞,主要取決于后期的實施過程,一方面是企業(yè)自身的使用,另外廠商所提供的服務(wù)也至關(guān)重要。服務(wù)主要從幾方面考量,比如是否能夠及時解決用戶問題、是否能提供專業(yè)的咨詢與售后等。
  長期以來,國內(nèi)管理軟件服務(wù)費難收,貌似已經(jīng)成為一個非常普遍的問題。在國外,賣軟件就是賣服務(wù)的觀點已經(jīng)獲得廣泛的認(rèn)同,國外的軟件廠商主要以收取服務(wù)費的方式獲取利潤。而在國內(nèi),想讓OA辦公系統(tǒng)廠商依靠服務(wù)費來生存,顯然還不現(xiàn)實。但是,賣軟件就是賣服務(wù)這一核心是OA辦公系統(tǒng)的內(nèi)在本質(zhì)卻沒有變化。當(dāng)前,服務(wù)能力是協(xié)同軟件木桶中的“短板”。許多OA辦公系統(tǒng)廠商為了能在激烈的市場競爭中生存下來,往往忽視對自身團隊服務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng),忽略企業(yè)服務(wù)能力的建設(shè)。
  在創(chuàng)新不斷、追求效率的今天,片面的技術(shù)能力已經(jīng)不再是打動企業(yè)的決定要素,OA辦公系統(tǒng)廠商優(yōu)秀的服務(wù)理念及服務(wù)內(nèi)容,才是幫助用戶用好OA的關(guān)鍵點。
發(fā)布:2007-02-09 14:06    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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