剖析OA辦公系統(tǒng)的豆腐渣工程五大形成因素

　    上世紀(jì)八十年代后期，IBM把群件的概念引入中國，啟動(dòng)了中國OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的歷程；2001年，新浪創(chuàng)始人王志東在國內(nèi)率先舉起協(xié)同軟件的大旗后，眾多國內(nèi)知名廠商搖旗吶喊，成百上千的OA辦公系統(tǒng)公司緊隨其后，加大力度培育市場(chǎng)，迄今為止市場(chǎng)上交付的OA辦公系統(tǒng)預(yù)估已經(jīng)超過30萬套，然而不幸的是，很多客戶OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)一而再、再而三的推翻重來，高達(dá)50%的失敗率讓客戶在OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)中深受其害，CIO一茬接一茬的替換，但是有多少普通用戶和領(lǐng)導(dǎo)用戶的精力可以重來？  為了拯救那些在OA辦公系統(tǒng)規(guī)劃、選型、實(shí)施和應(yīng)用過程中，苦苦求索的信息主管和CIO們，抵防更多的無辜的用戶跌入信息化陷阱，本文旨在從OA辦公系統(tǒng)的豆腐渣工程成因著手分析，找到那些失敗的幕后原因，還給大家OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的勇氣和信心。

        成因一：缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃

　　CIO一般有當(dāng)前的項(xiàng)目規(guī)劃，而無長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項(xiàng)目的早夭埋下了伏筆。  從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，隨著OA辦公系統(tǒng)的深入應(yīng)用，用戶數(shù)和信息量會(huì)大幅攀升，安全級(jí)別要求也越來越高，組織管理架構(gòu)也越來越復(fù)雜，因此可能涉及到支撐環(huán)境的變化，比方說服務(wù)器負(fù)載均衡、操作系統(tǒng)從windows切換到linux、數(shù)據(jù)庫從mysql遷移到oracle等等，此時(shí)，如果CIO過去選型時(shí)錯(cuò)誤的選擇了非JAVA路線，系統(tǒng)的生命力就會(huì)到此為止，不得不重構(gòu)。  總體來看，JAVA已經(jīng)成為高端產(chǎn)品的不二選擇，從調(diào)研來看，九思軟件、中軟股份、泛普信息等廠商，選擇的都是JAVA路線，很多10年前的超大型客戶都已經(jīng)紛紛放棄了Domino，而.NET只有貪圖價(jià)廉的中小民營(yíng)企業(yè)還在嘗試，而PHP已經(jīng)成為殘羹冷炙、無人問津。 當(dāng)然長(zhǎng)期規(guī)劃，除了在技術(shù)路線上要重視，還要重視系統(tǒng)在集成方面的開源性、集成機(jī)制，重視OA辦公系統(tǒng)本身的功能擴(kuò)展是否可以免代碼搭建等。

        成因二：需求貪大求全

　　絕大多數(shù)的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的需求，都是發(fā)問卷給各部門采集需求，然后再把各家廠商的產(chǎn)品功能堆積而得來的，以這種簡(jiǎn)單的做加法的形式采集需求，造就了過去20年里中國幾乎所有的OA辦公系統(tǒng)都在走項(xiàng)目化！ 要知道，組織的戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、職能、流程、表單、權(quán)限 ，時(shí)刻都處于變化中，如同人不能踏入同一條河流一樣，再多次的需求會(huì)議，也無法將需求定格、無法將需求窮盡，伴隨著系統(tǒng)的深入應(yīng)用，變化來臨時(shí)，將無所適從。 協(xié)同OA辦公系統(tǒng)作為一種基礎(chǔ)管理工具，它既是科學(xué)的載體，也是藝術(shù)的結(jié)晶。其應(yīng)用價(jià)值的核心體現(xiàn)，不是在雜七雜八的各種個(gè)性化小需求上，而是體現(xiàn)在靈活易變但卻混亂中體現(xiàn)秩序的工作流程管理上，也就是說如果工作流程管理模塊用的好，那么項(xiàng)目基本就實(shí)現(xiàn)了80%的成功；而其他80%的功能用的再好，最終給企業(yè)帶來的價(jià)值不會(huì)超過20%。因此放棄那些個(gè)性化的、低頻率的功能需求，重點(diǎn)考察“工作流引擎”的狀況，成為系統(tǒng)成功的關(guān)鍵功能點(diǎn)。 另外值得提醒的是，每個(gè)功能點(diǎn)的開發(fā)，不只是涉及到編碼成本，還將涉及到培訓(xùn)、推廣、管理、維護(hù)和升級(jí)，所有個(gè)性化的部分都可能破壞掉系統(tǒng)的整體性、擴(kuò)展性和可升級(jí)性。 當(dāng)然，還有一批CIO看著別人的協(xié)同OA產(chǎn)品還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡(jiǎn)直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子； 還有，如果你堅(jiān)信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，你就離失敗不遠(yuǎn)了。因?yàn)?strong>OA辦公系統(tǒng)不是生活消費(fèi)品，而是管理沉淀，其中涉及到管理理論、技術(shù)創(chuàng)新和大量客戶管理實(shí)踐的提煉。 最后，企業(yè)CIO要提醒各部門放下本位主義先找到組織內(nèi)的共性需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。我們先后研究了協(xié)同OA系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)廠商，如九思軟件、中軟股份等，仔細(xì)評(píng)估了他們?cè)诠ぷ髁骷夹g(shù)和協(xié)同工作方面技術(shù)突破，發(fā)現(xiàn)純B/S圖形化流程編輯器，已經(jīng)可以幫助客戶在關(guān)鍵需求的實(shí)現(xiàn)上提供幫助。

        成因三：實(shí)施急功近利

　　如果你認(rèn)為做軟件只要會(huì)編程就能做，那你可就大錯(cuò)特錯(cuò)了!寫程序是鄰居家的高中男孩就能干的事情。 軟件是包含責(zé)任關(guān)系的商品，需要復(fù)雜的支撐體系。軟件業(yè)已經(jīng)發(fā)展到工程學(xué)的水平，擁有嚴(yán)格的環(huán)節(jié)分工和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。 從需求開始，有專業(yè)的人員進(jìn)行需求的采集、提煉、評(píng)估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計(jì)”；經(jīng)過評(píng)審后，技術(shù)高手會(huì)充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計(jì)”，評(píng)審后才會(huì)到開發(fā)部形成“應(yīng)用設(shè)計(jì)”，評(píng)審后才會(huì)有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測(cè)試”，最后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應(yīng)該是最優(yōu)秀的人力資源在保障質(zhì)量，所以你千萬不要指望找到一個(gè)非常廉價(jià)還百依百順的供應(yīng)商，根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達(dá)成目標(biāo)。 因此組建項(xiàng)目組、詳細(xì)研討項(xiàng)目計(jì)劃、按照科學(xué)的實(shí)施方法論逐步推動(dòng)變的很重要。

        成因四：片面追求新技術(shù)

　　對(duì)新技術(shù)的片面性追求常常導(dǎo)致項(xiàng)目成為了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人(特別是CIO)自娛自樂的畸形產(chǎn)物。探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對(duì)于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實(shí)用性而言是高風(fēng)險(xiǎn)和高成本的。  技術(shù)先進(jìn)性的價(jià)值不在于先進(jìn)本身，而在于先進(jìn)對(duì)擴(kuò)展性、性能、安全性、集成性、易用性。泛普EAP協(xié)同管理軟件提供一個(gè)可靈活擴(kuò)展的框架結(jié)構(gòu)，部署了大量構(gòu)件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現(xiàn)，系統(tǒng)支持各種部署模式、各種操作系統(tǒng)、各種數(shù)據(jù)庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系。由于J2EE的開放性，泛普EAP支持各種服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件和應(yīng)用軟件。  我們相信CIO對(duì)于協(xié)同OA軟件的評(píng)估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但我們也同時(shí)注意到，CIO對(duì)于推動(dòng)組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對(duì)未來技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢(shì)的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施成為踏入泥潭的第一步。

        成因五：實(shí)施缺乏導(dǎo)向  

　　實(shí)施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測(cè)試、上線這一類的事務(wù)，但我們認(rèn)為這不是實(shí)施，至少實(shí)施的目標(biāo)錯(cuò)了，不是結(jié)束一個(gè)軟件的部署過程，而是在這個(gè)過程中達(dá)成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達(dá)成管理目標(biāo)才是實(shí)施的結(jié)果。遺憾的是，極少有CIO在實(shí)施計(jì)劃中明確地提出管理提升目標(biāo)，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。最理想的結(jié)果也就是安裝了一套對(duì)大家沒有價(jià)值感受的軟件!