讓信息化悄悄地、潛移默化地進(jìn)入用戶(hù)心中

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摘要：十年間，包鋼稀土集團(tuán)信息化負(fù)責(zé)人張琳一步步看著包鋼稀土信息化從無(wú)到有，從當(dāng)初兩臺(tái)最簡(jiǎn)單的PC，沒(méi)有軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，到現(xiàn)如今很多業(yè)務(wù)流程都在系統(tǒng)上運(yùn)行。張琳遵循“需求驅(qū)動(dòng)”模式，以現(xiàn)有需求帶動(dòng)信息化建設(shè)，而不是盲目投入。能源行業(yè)OA軟件推廣期間，從幾條發(fā)文流程用起，先讓大家用起來(lái)，慢慢熟悉能源業(yè)OA管理軟件能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)。

畢業(yè)于計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的張琳自打一出大學(xué)大門(mén)就來(lái)到了內(nèi)蒙古包鋼稀土（集團(tuán)）高科技股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“包鋼稀土”）工作，一直從事信息化事業(yè)，轉(zhuǎn)眼已有十個(gè)年頭。十年間，張琳一步步看著包鋼稀土信息化從無(wú)到有，從當(dāng)初兩臺(tái)最簡(jiǎn)單的PC，沒(méi)有軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，到現(xiàn)如今很多業(yè)務(wù)流程都在系統(tǒng)上運(yùn)行。

作為中國(guó)稀土行業(yè)的龍頭企業(yè)，包鋼稀土大力實(shí)施“新稀土”發(fā)展戰(zhàn)略，推進(jìn)資源整合，努力打造“國(guó)內(nèi)最強(qiáng)，世界一流”的現(xiàn)代化優(yōu)秀稀土企業(yè)。而在張琳看來(lái)，信息化在提升包鋼稀土運(yùn)營(yíng)效率的同時(shí)，也要遵循一定的信息化原則，循序漸進(jìn)地貫徹，讓它潛移默化地進(jìn)入大家心中。

遵循“需求驅(qū)動(dòng)”模式

對(duì)信息化的態(tài)度永遠(yuǎn)是：既要用的上，也要用的好。——包鋼稀土信息化負(fù)責(zé)人張琳

作為包鋼稀土集團(tuán)信息化戰(zhàn)略的第一步，2013年1月，能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)在包鋼稀土試運(yùn)行。據(jù)統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在電腦端能源行業(yè)OA軟件用戶(hù)數(shù)已達(dá)500余人，手機(jī)端能源行業(yè)OA軟件用戶(hù)數(shù)也已達(dá)100余人，后續(xù)集團(tuán)再把能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)輻射所有分子公司實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程化管理后，這個(gè)數(shù)字還將大幅攀登。

包鋼稀土信息化負(fù)責(zé)人張琳遵循“需求驅(qū)動(dòng)”模式，以現(xiàn)有需求帶動(dòng)信息化建設(shè)，而不是盲目投入。能源行業(yè)OA軟件推廣期間，從幾條發(fā)文流程用起，先讓大家用起來(lái)，慢慢熟悉能源業(yè)OA管理軟件能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)。之后，再把紙質(zhì)的工具和模式逐步轉(zhuǎn)化到能源行業(yè)OA軟件上來(lái)，讓大家慢慢去接受這個(gè)平臺(tái)，直到員工確實(shí)覺(jué)得能源行業(yè)OA軟件能給自己帶來(lái)方便以后，包鋼稀土才開(kāi)始全面實(shí)施電子化流程。

“剛開(kāi)始流程太多反而會(huì)讓大家有抵觸情緒，不愿意上手去試，從而使傳統(tǒng)方式改變成無(wú)紙化產(chǎn)生不習(xí)慣。此外，如果一下子展開(kāi)對(duì)人力、物力都是一個(gè)考驗(yàn)，將來(lái)推廣也是一個(gè)比較大的問(wèn)題。信息化并不是盲目地，而是有規(guī)劃地，不能為了做信息化而做信息化，而是為了解決業(yè)務(wù)上的一些難題。對(duì)信息化的態(tài)度永遠(yuǎn)是：既要用的上，也要用的好。”

張琳強(qiáng)調(diào)，能源行業(yè)OA軟件還有很多功能有待挖掘，下一步需要探討怎么樣真正把能源行業(yè)OA軟件更多的功能發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，能源行業(yè)OA軟件是提高辦公效率必不可少的工具，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

改變工作方式

讓信息化悄悄地、潛移默化地進(jìn)入用戶(hù)心中。——包鋼稀土信息化負(fù)責(zé)人張琳

據(jù)包鋼稀土信息化負(fù)責(zé)人張琳所說(shuō)，目前能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)一共有7-8類(lèi)流程，主要遍及人事、行政、會(huì)議等。未來(lái)還將在平臺(tái)上建設(shè)銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)類(lèi)流程。銷(xiāo)售類(lèi)電子流程改變線下紙質(zhì)發(fā)票、紙質(zhì)合同管理方式；倉(cāng)儲(chǔ)類(lèi)電子流程則在系統(tǒng)中建立產(chǎn)品的庫(kù)存，以往填個(gè)庫(kù)存單，入庫(kù)，定期每個(gè)月清點(diǎn)的模式將不復(fù)存在，轉(zhuǎn)變成在能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)上查庫(kù)存，自動(dòng)查詢(xún)哪類(lèi)產(chǎn)品有庫(kù)存壓力。

記者留意到，知識(shí)分享也逐步在包鋼稀土深入人心。例如，組織人事部“黨的群眾路線”專(zhuān)題門(mén)戶(hù)，每期都會(huì)有簡(jiǎn)報(bào)發(fā)上能源行業(yè)OA軟件，稀土專(zhuān)刊都從傳統(tǒng)紙質(zhì)刊物轉(zhuǎn)化成電子專(zhuān)刊，也為包鋼稀土減少了相當(dāng)一部分紙質(zhì)成本，大家都開(kāi)始適應(yīng)并認(rèn)可這種新的變化。

隨著包鋼稀土的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)辦公模式被顛覆，信息化優(yōu)勢(shì)顯得十分重要并不斷凸顯。張琳舉例道，原先我們發(fā)送傳輸某個(gè)發(fā)文，至少需要半天時(shí)間，如果文件有幾百份的話，既要排版，又要打印，還要運(yùn)送；而現(xiàn)在這種情況完全改變了，只要完成電子排版后，鼠標(biāo)輕輕一點(diǎn)，送達(dá)幾百個(gè)人也只需1-2分鐘就發(fā)下去了，而且大家傳閱速度都比較快。

“信息化正在改變著我們的工作方式和工作模式，我們也要主動(dòng)適應(yīng)、接受這種變化。每個(gè)信息化系統(tǒng)，總是人在操作，需要人去適應(yīng)。讓信息化悄悄地、潛移默化地進(jìn)入用戶(hù)心中?，F(xiàn)在大家都比較適應(yīng)了，還是覺(jué)得能源行業(yè)OA軟件好，提升了工作效率。”張琳說(shuō)。