昆明oa辦公系統(tǒng)

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 　　老OA側(cè)重一次性長(zhǎng)周期，新OA強(qiáng)調(diào)多次迭代.

　　傳統(tǒng)OA實(shí)施方式成功率不高，新OA廠商已經(jīng)另謀出路：通過提供強(qiáng)大的工具和易用的界面，來鼓勵(lì)客戶自我實(shí)施、持續(xù)迭代地實(shí)施。由于OA實(shí)施的最主要內(nèi)容就是業(yè)務(wù)流程梳理，通常包括行政、人事、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目、業(yè)務(wù)等方面的幾十甚至上百個(gè)流程，泛普oa協(xié)同運(yùn)營(yíng)平臺(tái)提供了獨(dú)一無二的可視化表單設(shè)計(jì)、圖形化流程設(shè)計(jì)和業(yè)務(wù)仿真測(cè)試，將流程梳理的門檻從IT人員降到了業(yè)務(wù)人員，同時(shí)將流程梳理的時(shí)間從幾個(gè)月減到了幾個(gè)星期。則通過分享的方式來支持流程化運(yùn)作，巧妙地避開了調(diào)研、設(shè)計(jì)、測(cè)試等復(fù)雜實(shí)施過程。

　　隨著全球信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及日益激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)需要協(xié)同工作、綜合以及集成化的解決方案來提高企業(yè)的辦事效率以促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)以及不斷的普及應(yīng)用，目前已經(jīng)成為解決企業(yè)由于物理距離造成信息交流不暢以及協(xié)商溝通不便利的辦公瓶頸問題的最佳途徑。企業(yè)網(wǎng)上辦公自動(dòng)化通過閉環(huán)整合各辦公的自動(dòng)化要素，實(shí)現(xiàn)了工作流、信息流、知識(shí)流以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的整合管理，由于為企業(yè)辦公提供了一個(gè)科學(xué)、開放以及信息的精細(xì)化平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化以及遠(yuǎn)程辦公或在家辦公。企業(yè)應(yīng)用網(wǎng)上辦公自動(dòng)化后，將員工從繁瑣、無序以及低端的工作中解放了出來去從事其他關(guān)鍵的核心事務(wù)。不僅有效提高了單位的辦事效率以及對(duì)信息的可控性，同時(shí)還有效的降低了辦公成本、提高了執(zhí)行力，并使得管理更加趨于完善。本文主要分析并研究了企業(yè)OA系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用情況。

　　1 概述

　　辦公自動(dòng)化是一個(gè)新興的、復(fù)雜的、綜合性的領(lǐng)域，它以 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心，同時(shí)涉及到自然科學(xué)、管理學(xué)、社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等多種學(xué)科的內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化可以極大地提高辦公效率以及辦公質(zhì)量。當(dāng)今社會(huì)隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，正快速邁向信息化社會(huì)，而信息系統(tǒng)在此時(shí)也凸顯的越來越重要。各級(jí)政府、大公司以及大企業(yè)為了提高辦事效率以增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，都先后建立了高質(zhì)量以及高效率的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。此外，越來越多的中小企業(yè)為了提高自身競(jìng)爭(zhēng)力以及適應(yīng)信息革命的要求，也正在打算或正在建設(shè)符合企業(yè)特色的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。但是由于中小企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力較差、員工素質(zhì)參差不齊以及計(jì)算機(jī)軟件硬件配置較差等，不能大量投資建設(shè)信息系統(tǒng)。這是本來討論的重點(diǎn)。

　　2 中小企業(yè)如何建立自動(dòng)化信息系統(tǒng)

　　2.1 用戶需求分析 建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最重要的環(huán)節(jié)就是通過調(diào)查和分析用戶需求以確定系統(tǒng)目標(biāo)。雖然中小企業(yè)需要的規(guī)模較小，但是對(duì)系統(tǒng)功能的要求還是十分全面的。大體分為兩方面：第一，通過收發(fā)電子郵件為主的方式與其他員工進(jìn)行各種信息的交流;第二，面向公司辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能，除了提高個(gè)人辦公效率外，同時(shí)實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。由于中小企業(yè)的信息化水平較低、軟硬件配置較差且資金實(shí)力不雄厚，因此，為了既不花大量資金添置軟件，又使得員工容易學(xué)會(huì)應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)在考慮投入/產(chǎn)出比的基礎(chǔ)上，盡可能較低的要求硬件的配置以及使用日常的辦公軟件。由于一般的商業(yè)軟件無法滿足以上各方面的要求，因此，為了有效的降低成本、提高效率，可以通過二次開發(fā)的方式來實(shí)現(xiàn)。

　　2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

　　2.2.1 實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化。由于絕大多數(shù)的中小企業(yè)自動(dòng)化起步較慢，在提高個(gè)人辦公效率方面還停留在沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)系列應(yīng)用軟件上，沒有改變過去復(fù)雜低效的手工辦公方式，更沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化以及制度化的辦公方式。因此，中小企業(yè)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是為了使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使得內(nèi)部人員能夠方便快捷的共享交流信息，在提高個(gè)人辦公效率的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了群體的協(xié)同合作。此外，通過迅速以及全方位的信息采集和信息處理，能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。由于提高了工作效率從而增強(qiáng)了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，最終促進(jìn)企業(yè)不斷的發(fā)展壯大。

　　2.2.2 管理多種數(shù)據(jù)類型。雖然中小企業(yè)的規(guī)模小，但是系統(tǒng)包括了整個(gè)日常的辦公和部分企業(yè)業(yè)務(wù)。從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)量少于大型企業(yè)，但是數(shù)據(jù)類型沒有減少。除了包括日常辦公產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)外，還包括業(yè)務(wù)辦公的各種數(shù)據(jù)，甚至還涉及大量的圖形數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)類型既有規(guī)范的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，又有不規(guī)范的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。因此，為了保證數(shù)據(jù)的一致性和安全性，此系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)對(duì)各種類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的管理以實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的無縫聯(lián)接。

　　2.2.3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在開發(fā)出來時(shí)，在技術(shù)上一定要能夠代表當(dāng)時(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)的先進(jìn)水平，即具有一定的先進(jìn)性，只有這樣，才能在建成的一段時(shí)間內(nèi)不會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)的落后而做大規(guī)模的調(diào)整，并且為了能夠保持整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性，還要求能夠逐漸升級(jí)。此外，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力較弱，并且面臨經(jīng)營(yíng)規(guī)模經(jīng)常變化以及人員流動(dòng)的情況，因此，系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件要求不能太高，并且系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具有可擴(kuò)展性、易升級(jí)性以及開放性等特點(diǎn)，以適應(yīng)企業(yè)的不斷變化。

　　3 網(wǎng)上OA系統(tǒng)開發(fā)前景

　　在現(xiàn)代化的社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)對(duì)人們的生活、工作和學(xué)習(xí)產(chǎn)生的影響越來越深遠(yuǎn)。我國(guó)的政務(wù)信息化進(jìn)程大致分為三階段：第一，以桌面字處理工具為代表的個(gè)人辦公工具軟件階段，此階段有效提高了個(gè)人工作效率;第二，基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)并以C/S體系結(jié)構(gòu)應(yīng)用的階段，此階段基本上實(shí)現(xiàn)了處理部門間數(shù)據(jù)和公文的自動(dòng)化;第三，基于符合Internet/Intranet技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的平臺(tái)應(yīng)用階段，此階段不僅技術(shù)有了很大進(jìn)步，且應(yīng)用范圍擴(kuò)展到了行業(yè)/系統(tǒng)內(nèi)部，乃至跨部委跨系統(tǒng)。下面對(duì)此展開分析。

　　3.1 網(wǎng)絡(luò)在OA系統(tǒng)中的應(yīng)用 在Internet應(yīng)用方面，政府部門雖然陸續(xù)建立了自己的Web服務(wù)器和網(wǎng)站，甚至可以網(wǎng)上辦理一些簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)，但是，由于技術(shù)的差異和欠缺經(jīng)驗(yàn)，因而沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的電子商務(wù)，很多政府部門甚至在規(guī)劃建設(shè)、管理維護(hù)以及安全性方面還停留在較低的水平上。因此，各級(jí)政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應(yīng)用開發(fā)，安全性保證，與后臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)(如OA和業(yè)務(wù)系統(tǒng))集成的以及客戶支持的一整套行之有效的管理模式、運(yùn)營(yíng)方法和技術(shù)平臺(tái)。

　　3.2 支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公 日常辦公的協(xié)同工作，需要花費(fèi)辦公人員大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見，然后做出某些決策。但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子郵件以及網(wǎng)絡(luò)論壇等異步協(xié)作方式以及網(wǎng)網(wǎng)實(shí)時(shí)會(huì)議的同步協(xié)作方式正在取代人們面對(duì)面的開會(huì)。由于它不受時(shí)間和地域的限制，從而大大提高了工作效率。辦公室外的工作人員通過遠(yuǎn)程撥號(hào)或登陸出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)的方式就可以達(dá)到隨時(shí)隨地訪問辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的目的，這就是所謂的“移動(dòng)辦公”，它為辦公室外的工作人員提供了辦公的手段。此外，辦公人員還可以選擇“離線”的工作方式有效的提高工作效率以及減少費(fèi)用，但是事先需要將處理的信息下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接。此項(xiàng)工作完成后，再通過連接發(fā)送自己的工作結(jié)果同時(shí)下載新的待辦信息。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動(dòng)辦公支持。

　　3.3 應(yīng)有完整的安全性 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件就是具有安全性控制功能。一般機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的安全性控制包括：權(quán)限控制、電子簽名、防止非法用戶侵入以及存儲(chǔ)和傳輸加密等。這些手段除了方便使用者掌握和利用外，還應(yīng)當(dāng)具有難以被攻破以及靈活等特點(diǎn)。

　　3.4 能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過與Internet相連接后，除了溝通機(jī)關(guān)內(nèi)外消息和對(duì)外宣傳機(jī)關(guān)單位外，還進(jìn)一步發(fā)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)而實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)與參與電子社區(qū)。“數(shù)據(jù)存訪中心”的概念從用戶使用角度出發(fā)，最大限度地提高了應(yīng)用系統(tǒng)的易用性和友好性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該成為這樣的存訪中心，且只有它能承擔(dān)這樣的角色。

　　減輕員工的工作量已經(jīng)不再是現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要目的，其主要目的是將員工從繁瑣的事務(wù)中解脫出來并用更多的精力去關(guān)注更重要的事情，從而有效的提高企業(yè)的效率并增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。在此模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)得到了進(jìn)一步的簡(jiǎn)化，各部門之間的合作建立在信息共享的基礎(chǔ)上，從而不僅明確了各個(gè)部門甚至各個(gè)員工的責(zé)任，決策層還能通過綜合各方信息而制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，不僅僅是一種手段或一種工作，更是決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。因此，通過應(yīng)用OA系統(tǒng)實(shí)施的交互式網(wǎng)絡(luò)，除了能夠更加方便快捷的傳遞信息外，更是通過擴(kuò)展辦公手段而提高了辦公效率。