云南省建筑工程檔案管理軟件

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 　　由于建設工程項目參建單位數量眾多，檔案工作標準不統(tǒng)一，檔案質量不統(tǒng)一，各專業(yè)工程檔案格式和內容不一樣，給檔案驗收部門造成一定的負擔，均由于檔案管理程序不規(guī)范造成。相關法規(guī)和規(guī)定不完善,不能采用標準管理方法和操作程序，導致檔案管理的各個環(huán)節(jié)―定程度上不符合質量要求。

　　一、工程檔案管理難題

　　對于工程竣工環(huán)節(jié)來講，檔案管理工作的實際內容結合了現有的施工技術階段，將整個管理模式的創(chuàng)新性進行了突出。如果參建單位數量眾多，文件的標準，格式和內容不統(tǒng)一，質量不統(tǒng)一;加之工程建設周期長，檔案管理工作量大，檔案歸檔不及時，不規(guī)范,不完整;施工過程復雜專業(yè)，難以對數據進行分類歸檔。同時,由于檔案管理不夠重視，項目檔案管理知識缺乏，現場生成的竣工檔案沒有系統(tǒng)化管理，導致建設工程項目檔案管理工作非常容易出現組織架構不科學,卷宗文件混亂，文件丟失等問題，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

　　二、工程檔案管理重點分析

　　工程檔案工作應與工程建筑同步管理;檔案應完整、準確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明;竣工圖應反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章;四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應有完整的文字說明，同時要詳細地填寫檔案資料情況登記表。

　　從事建筑工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與建筑工程相關的一些專業(yè)類別檔案。因此，為達到建筑工程檔案整理規(guī)范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。講解建筑工程建筑工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細的講解，使大家對檔案內容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規(guī)范化有一個切實的保障。

　　三、泛普工程檔案管理軟件優(yōu)勢

　　1.合同管理

　　合同管理中的變更和索賠是成本控制的重要手段。所有的工程項目在施工過程中都有可能發(fā)生變更和索賠。從合同出發(fā)，在合同規(guī)定的實際效果內，提出合理的變更和索賠是提高經濟效益的重要途徑。這種改變可以簡化復雜的施工，降低高昂的施工成本。

　　2.資料安全

　　一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，非常容易造成泄密。但是，文件管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、顧問等角色。通過設置權限管理，可以設置人員的訪問權限等。從而達到保密的效果。當文件搜索者搜索文件時，系統(tǒng)可以自行記錄，并形成查詢日志。

　　3.個性化

　　泛普數字檔案管理平臺，主要應用于檔案業(yè)務的數字化轉型項目中，涵蓋了檔案管理業(yè)務各環(huán)節(jié)，在保障“收、管、存、用”業(yè)務實現的基礎上，提供文件收集中心、預歸檔中心、檔案管理中心、檔案利用中心、統(tǒng)一接口平臺、安全控制中心、系統(tǒng)管理等功能，可以按需定制，滿足不同用戶的個性化需求。

　　4.權限管理

　　申請人借閱檔案資料，經領導審核后，由檔案管理員統(tǒng)一分配，形成檔案資料明細，供借閱人查看，整個工作過程流程化，管理規(guī)范化，同時還可以加強檔案管理的保密性、提升管理安全。

　　泛普工程檔案管理軟件不僅方便檔案管理人員對檔案進行規(guī)范有效的管理和維護，也方便普通人員借閱和查看檔案，從而避免因檔案管理不當造成的損失，大大提高檔案查找和利用的效率。