物流信息化建設(shè)的步驟

隨著我國社會(huì)物流需求的增加，以及對物流認(rèn)識的深化，大批運(yùn)輸、倉儲(chǔ)及貨代企業(yè)，為適應(yīng)新形勢下競爭的需要，正努力改變原有單一的倉儲(chǔ)或運(yùn)輸服務(wù)方向，積極擴(kuò)展經(jīng)營范圍，延伸物流服務(wù)項(xiàng)目。但是由于我國物流企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模、管理技術(shù)和管理水平相對落后，其服務(wù)質(zhì)量還很難滿足一些企業(yè)的需求，國際上一些著名物流企業(yè)在普遍看好我國物流的情況下陸續(xù)涌入我國，對我國剛剛起步的物流企業(yè)帶來較大的沖擊。

目前我國物流的企業(yè)基礎(chǔ)薄弱、效率低下，與西方發(fā)達(dá)國家相比有較大差距。由于規(guī)模小、技術(shù)落后，使得物流企業(yè)專業(yè)化程度不夠，成本高居不下，低成本的物流供應(yīng)鏈系統(tǒng)在我國就更為罕見，極大的限制了我國物流業(yè)的發(fā)展。一些大型的國內(nèi)物流企業(yè)正在利用現(xiàn)代通信技術(shù)逐步在建設(shè)信息管理系統(tǒng)和客戶服務(wù)系統(tǒng)，更多的物流企業(yè)也在躍躍欲試。

物流領(lǐng)域在推進(jìn)信息化的進(jìn)程之中，既帶有一般行業(yè)信息化的共性，也有其特性。這是因?yàn)槲锪鳂I(yè)全面融匯了多學(xué)科的經(jīng)濟(jì)科學(xué)和技術(shù)科學(xué)，涵蓋資源配置科學(xué)、倉儲(chǔ)科學(xué)、流通科學(xué)、環(huán)境科學(xué)、運(yùn)輸科學(xué)、搬運(yùn)科學(xué)及至營銷科學(xué)、再生科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)等諸多內(nèi)容。一次性投入解決所有問題是不可能的，所以物流企業(yè)的信息化建設(shè)要分階段、分步驟地進(jìn)行實(shí)施。

　?。?）信息化建設(shè)問題的提出

從目前我國物流業(yè)的現(xiàn)狀分析，首先應(yīng)該解決的是基礎(chǔ)信息化，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享、信息傳輸，使得信息更廣泛地成為控制、決策的依據(jù)和基礎(chǔ)，在這個(gè)過程中重要的是解決信息的采集、傳輸、加工、共享，就能提高決策水平，從而帶來效益。在這個(gè)層面上可以不涉及或少涉及流程改造和優(yōu)化的問題，信息系統(tǒng)的任務(wù)就是為決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息。

其次是流程信息化，將系統(tǒng)論和優(yōu)化技術(shù)用于物流的流程設(shè)計(jì)和改造，融入新的管理制度之中。一方面可以固化新的流程或新的管理制度，使其得以規(guī)范地貫徹執(zhí)行；另一方面在規(guī)定的流程中提供優(yōu)化的操作方案，例如倉儲(chǔ)存取的優(yōu)化方案、運(yùn)輸路徑的優(yōu)化方案等。此時(shí)信息系統(tǒng)作用主要在于固化管理和優(yōu)化操作。此類信息化建設(shè)涉及流程，因此帶有明顯的行業(yè)特點(diǎn)。

　　然后是供應(yīng)鏈的形成管理，通過對上下游企業(yè)的信息反饋服務(wù)來提高供應(yīng)鏈的協(xié)調(diào)性和整體效益，如生產(chǎn)企業(yè)與銷售企業(yè)的協(xié)同、供應(yīng)商與采購商的協(xié)同等。物流信息系統(tǒng)不僅是供應(yīng)鏈的血液循環(huán)系統(tǒng)，也是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。供應(yīng)鏈的基礎(chǔ)是建立互利的利益機(jī)制，但是這種機(jī)制需要一定的技術(shù)方案來保證，信息系統(tǒng)在這里的主要作用是實(shí)現(xiàn)這種互利機(jī)制的手段。例如銷售商的庫存由供應(yīng)商的自動(dòng)補(bǔ)貨系統(tǒng)來管理，生產(chǎn)商的生產(chǎn)計(jì)劃根據(jù)銷售商的市場預(yù)測來安排等等。

　?。?）信息化建設(shè)的步驟之一"規(guī)范管理流程"

提起信息化建設(shè)，很多人都會(huì)感到是一個(gè)極為龐大的工程和投資，事實(shí)上信息化只是我們工作的工具，這個(gè)工具能夠讓我們的工作有更規(guī)范的管理和更高的工作效率。所以信息化建設(shè)是否成功的標(biāo)志就是"是否起到了工具的效果"。

建設(shè)信息化系統(tǒng)之前，我們應(yīng)該首先確認(rèn)現(xiàn)有管理的流程規(guī)范性，同時(shí)知道目前管理存在的弊端。

物流行業(yè)屬于服務(wù)行業(yè)，發(fā)生的信息量很大，用傳統(tǒng)的工具無法一一記錄下來，同時(shí)也存在信息共享和交流非常不及時(shí)的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了工作的效率；員工工作的考核也停留在領(lǐng)導(dǎo)眼睛看到的表面現(xiàn)象，獎(jiǎng)懲沒有明確的數(shù)據(jù)依據(jù)，管理缺乏透明度和伸縮性。依靠傳統(tǒng)的方式和工具，無法科學(xué)的進(jìn)行過程的管理和控制，簡單的電話和傳真手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能了解到異地分支機(jī)構(gòu)的運(yùn)行狀況。這些還都是日常管理的簡單現(xiàn)象，實(shí)際上這些簡單現(xiàn)象導(dǎo)致了客戶服務(wù)水平的低下，從而影響了客戶對企業(yè)的信任和忠誠度，影響了企業(yè)業(yè)務(wù)的再開拓。

所以，首先明確本身的管理流程和缺憾，是信息化建設(shè)的首要內(nèi)容。

　?。?）信息化建設(shè)的步驟之二"數(shù)據(jù)化過程管理"

物流行業(yè)的過程管理簡單的說起來可以分成幾部分：業(yè)務(wù)受理、倉儲(chǔ)管理、配送管理、客戶管理和決策支撐等，另外還有涉及人事、部門、分公司、代辦點(diǎn)、配貨、車輛、貨運(yùn)調(diào)度、倉庫調(diào)撥，有的公司還會(huì)涉及條形碼、GPS、揀貨等過程，所以物流行業(yè)的過程管理是比較復(fù)雜的管理過程。 實(shí)施信息化建設(shè)，我們必須將各個(gè)過程進(jìn)行數(shù)據(jù)化，并將相關(guān)的過程用數(shù)據(jù)相互聯(lián)結(jié)起來，將工作過程管理轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)流管理，同時(shí)將關(guān)鍵數(shù)據(jù)指標(biāo)轉(zhuǎn)換為決策數(shù)據(jù)。

　?。?）信息化建設(shè)的步驟之三"明確信息化建設(shè)初期目標(biāo)和規(guī)模"

當(dāng)確定了以上兩個(gè)步驟的內(nèi)容之后，實(shí)際上信息化建設(shè)的目標(biāo)已經(jīng)明確了，但是沒有任何一個(gè)信息化建設(shè)項(xiàng)目可以一步到位，這取決于初期資金的投入和系統(tǒng)運(yùn)行的效果評估。所以需要根據(jù)目標(biāo)和具體過程進(jìn)行分析，將整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行階段劃分，階段劃分的依據(jù)就是不影響過程管理和數(shù)據(jù)流管理，同時(shí)每個(gè)階段的系統(tǒng)都可以獨(dú)立運(yùn)行，更可以整合運(yùn)行。所以在明確初期目標(biāo)和規(guī)模時(shí)，最好和在物流領(lǐng)域比較專業(yè)顧問或開發(fā)公司合作，例如：廣州聚星源、香港易寶等，共同制定適合自身的初期規(guī)模和目標(biāo)。

初期資金投入也是影響初期建設(shè)目標(biāo)的主要因素，建議初期投入不宜過高，20萬左右比較適中，原因是初期建設(shè)主要是為了進(jìn)一步驗(yàn)證數(shù)據(jù)模型的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)的運(yùn)行效果，同時(shí)可以總結(jié)出系統(tǒng)的使用習(xí)慣是否偏離原有管理流程過多，如果偏離過多，說明數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)不夠準(zhǔn)確，因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)的最終目的不是讓員工適應(yīng)計(jì)算機(jī)操作，而是讓信息系統(tǒng)適合企業(yè)的管理過程。

　?。?）信息化建設(shè)的步驟之四"解決方案的選擇"

初期的目標(biāo)和投入明確之后，就可以和集成商進(jìn)行聯(lián)系收集技術(shù)解決方案了。技術(shù)解決方案中一般包括的內(nèi)容有：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)投資預(yù)測、組網(wǎng)方案、實(shí)施方案等內(nèi)容，同時(shí)也附帶服務(wù)承諾等相關(guān)內(nèi)容。技術(shù)解決方案的內(nèi)容大同小異，為了確定實(shí)施的可靠性，還需要和集成商就方案內(nèi)容的細(xì)節(jié)進(jìn)行交流。

技術(shù)解決方案設(shè)計(jì)的專業(yè)技術(shù)比較多，建議和在物流領(lǐng)域比較專業(yè)的顧問或開發(fā)公司合作，共同確定系統(tǒng)建設(shè)方案。

　?。?）信息化建設(shè)的步驟之五"開發(fā)商的選擇"

系統(tǒng)建設(shè)方案的產(chǎn)生，采用了很多集成商所提供方案的優(yōu)勢部門綜合而成的，所以標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)建設(shè)方案具有可操作、可實(shí)施性，我們可以根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)解決方案重新明確系統(tǒng)選型的范圍和數(shù)量，提出切實(shí)的初期和遠(yuǎn)期建設(shè)要求，并通知開發(fā)商進(jìn)行設(shè)備和系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)，同時(shí)可以和開發(fā)商進(jìn)行商務(wù)磋談，最終確認(rèn)適合自己的系統(tǒng)開發(fā)商。

開發(fā)商確認(rèn)后，需要和開發(fā)商技術(shù)人員圍繞確定的系統(tǒng)建設(shè)方案進(jìn)行充分的技術(shù)調(diào)研和交流，形成明確到各個(gè)細(xì)節(jié)實(shí)施方案。實(shí)施方案中描述了實(shí)施步驟和雙方在實(shí)施過程中人員、物資和環(huán)境等方面的配合、協(xié)調(diào)等具體工作。

商務(wù)合作合同的內(nèi)容應(yīng)該包含系統(tǒng)軟硬設(shè)備的提供方式、系統(tǒng)實(shí)施的進(jìn)度、系統(tǒng)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)款項(xiàng)的支付方式和步驟、服務(wù)承諾、違約責(zé)任等內(nèi)容。一般由于開發(fā)商在采購和開發(fā)過程需要付出相當(dāng)大的成本，所以合同的簽訂時(shí)一般需要支付一定數(shù)量的合同預(yù)付金，并在設(shè)備到貨時(shí)支付一定的履約金，系統(tǒng)開發(fā)的過程中和系統(tǒng)初始運(yùn)行時(shí)，都要支付一定的履約金；系統(tǒng)驗(yàn)收合格之后，一般會(huì)有一段時(shí)間的質(zhì)量保證期（大多一個(gè)月至三個(gè)月）。

　?。?）信息化建設(shè)的步驟之六"系統(tǒng)的施工和驗(yàn)收"

系統(tǒng)的驗(yàn)收工作一般分為幾個(gè)階段：硬件設(shè)備的驗(yàn)收，通常按照合同約定的品牌、型號和配置進(jìn)行，硬件設(shè)備大多有生產(chǎn)商印制的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備裝機(jī)單，可以對照進(jìn)行驗(yàn)收。軟件設(shè)備的驗(yàn)收，通常有階段性驗(yàn)收和系統(tǒng)交接驗(yàn)收兩種，階段性驗(yàn)收是指系統(tǒng)中某項(xiàng)功能的驗(yàn)收，系統(tǒng)交接驗(yàn)收是指系統(tǒng)開發(fā)完畢的總體運(yùn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收的相關(guān)內(nèi)容主要是體現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)方案中的內(nèi)容，一般都在合同簽訂時(shí)制定標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收方案，雙方技術(shù)人員按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收方案進(jìn)行系統(tǒng)的最終驗(yàn)收工作，完全確認(rèn)后需要在驗(yàn)收報(bào)告中簽署驗(yàn)收工程師并加蓋雙方公司的印章。

　?。?）信息化建設(shè)的步驟之七"系統(tǒng)運(yùn)行效果評估"

系統(tǒng)運(yùn)行效果的評估，主要包含以下幾個(gè)方面：

1功能是否達(dá)到系統(tǒng)建設(shè)方案的要求，一般如果達(dá)到98%就可以認(rèn)為合格；

2系統(tǒng)運(yùn)行界面的優(yōu)化，看操作的方便程度和美觀性；

3系統(tǒng)的穩(wěn)定性，能夠達(dá)到7*24小時(shí)的穩(wěn)定運(yùn)行，基本可以認(rèn)為合格；

4系統(tǒng)的速度；

5系統(tǒng)的可擴(kuò)展性；

6服務(wù)承諾是否遵守；

　　（9）信息化建設(shè)的步驟之八"二期工程的準(zhǔn)備"

當(dāng)一期工程運(yùn)行良好，對企業(yè)工作帶來明顯的規(guī)范性和效率之后，根據(jù)企業(yè)具體情況和需求可以考慮建設(shè)二期項(xiàng)目，二期項(xiàng)目的建設(shè)過程可以參考一期的建設(shè)過程，并適當(dāng)簡化操作步驟。二期工程實(shí)施的目的一般非常明確，對于工期的要求不一，二期系統(tǒng)必須和一期系統(tǒng)無縫的集成在一起。

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