企業(yè)南昌OA與檔案管理的比較

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

企業(yè)知識管理與檔案管理的比較

作者:  莊建國, 創(chuàng)建于: 2004-10-31 下午5:37 

關鍵字:  知識管理　檔案管理 

作者:  南京大學信息管理系 何小菁 

    知識管理作為一種創(chuàng)新理念，起源于20世紀80年代迅速發(fā)展的“戰(zhàn)略性人力資源管理”的思想。隨著科學知識在經(jīng)濟、文化發(fā)展中的作用日益擴大，這種突出人的實踐能力及創(chuàng)新能力的，“以人為本”的知識管理，無論是外延還是內(nèi)涵都得到了新的發(fā)展。

    當今世界，知識經(jīng)濟日益顯現(xiàn)出勃勃生機和巨大的發(fā)展?jié)摿Α！爸R經(jīng)濟”、“知識管理”等術(shù)語開始盛行于全球?qū)W術(shù)界的著作、論文和研討會議的發(fā)言稿以及其它的科研項目當中。如美國Dominican大學圖書館情報學研究生院成立了“知識管理中心”，旨在指導情報專業(yè)的計算機管理人員，在知識經(jīng)濟形態(tài)下如何成功地管理越來越多的信息流；加拿大多倫多大學信息研究系在互聯(lián)網(wǎng)上設置了“知識管理指南”的網(wǎng)站；另外，在《管理雜志》、《中國圖書館學報》、《圖書情報工作》、《情報雜志》、《情報科學》等期刊上，關于“知識經(jīng)濟”、“知識管理”方面的文章也頻繁出現(xiàn)。但是對以上內(nèi)容進一步分析，不難看出涉及到“企業(yè)知識管理與檔案管理”的文章并不是很多。因此，本文對企業(yè)的知識管理與檔案管理進行一番比較，期望能初步理順企業(yè)內(nèi)部的知識管理與檔案管理之間的關系，促使企業(yè)能有效地存儲知識、管理知識、利用知識并創(chuàng)造知識；使企業(yè)成為一個能依據(jù)市場風云莫測的變化而適度調(diào)整企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)的學習型組織，最終使企業(yè)能成為未來市場中的贏家。

    一、  知識與檔案

    1、概念上的區(qū)別

    《辭?！罚ㄉ虾＾o書出版社，1989年3月）中，知識的概念有兩種，一種是指：人們在社會實踐中積累起來的經(jīng)驗。從本質(zhì)上說，知識屬于認識的范疇。另一種是指：相知、相識。指熟識的人。如韓愈《贈別元十八協(xié)律》詩：“知識久去眼，吾行其既遠?！睆母拍钪锌梢灾?，我們要進行討論的“知識”是指第一種概念的知識，即是指認識范疇的知識，它是一種精神產(chǎn)品。檔案的概念相對明確：《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！睆母拍钌峡梢悦黠@看出知識與檔案的差別：知識屬于意識形態(tài)的范疇，而檔案是屬于物質(zhì)形態(tài)與意識形態(tài)的綜合范疇，即檔案是信息內(nèi)容及其載體共同所構(gòu)成的統(tǒng)一體。檔案離不開信息內(nèi)容，其所含的信息內(nèi)容也不能脫離檔案的載體而孤立存在。因此，要完整地理解檔案應從兩個方面加以認識，即檔案既屬于物質(zhì)形態(tài)的范疇，也屬于意識形態(tài)的范疇。它既是一種精神產(chǎn)品，同時也是一種經(jīng)過邏輯加工的記錄信息的實體。所以，兩者的概念是有區(qū)別的，檔案是作為知識的載體之一，負有儲備重要知識的使命。

    2、知識與檔案的聯(lián)系

    知識和檔案都是在社會實踐活動中產(chǎn)生的，都具有繼承性，都是為滿足人類社會實踐活動服務的。知識是人們通過大腦把接收到的信息經(jīng)過加工、處理、分析、綜合和推理而形成的系統(tǒng)化的信息，所以知識是人類大腦對大量信息篩選、加工的產(chǎn)品。而檔案是貯存和傳播知識的一種重要形式，具有原始性、權(quán)威性或可靠性、系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和綜合性強等特點。除了人腦之外，知識與檔案的信息載體是相同的。這也就說明了檔案的載體的種類要比知識的載體的種類要少一種即：人腦。而在進行知識或檔案的管理過程中，對于人腦知識的管理也是兩者的一個很大的區(qū)別。

    為了進一步說明知識與檔案的聯(lián)系，必須了解一組概念——顯性知識與隱性知識。顯性知識是指可以用文字或符號表現(xiàn)，可以編輯的知識，可以明確歸類，并能夠用社會邏輯工具加以表達和傳播的知識。隱性知識是指存儲在人腦中的，無法用社會邏輯工具和語義明確表達、分類的知識，它包含人們的經(jīng)驗所產(chǎn)生的直覺、技能等。這部分知識存在于人的大腦中，只有通過與隱性知識擁有者的接觸與交流之后，才能實現(xiàn)知識的共享。從兩者的概念可以看出，就信息內(nèi)容而言，檔案是一種編碼化的顯性知識，而存儲于人的大腦中的知識是一種非編碼化的隱性知識。

    如何管理好企業(yè)中的各類成員頭腦中儲存豐富的隱性知識和存在于其它載體上的顯性知識，以及如何合理開發(fā)利用隱性知識源和顯性知識源，并使之為企業(yè)的經(jīng)營活動服務，創(chuàng)造效益，成為企業(yè)管理活動的一項重要職能。

    二、  知識管理與檔案管理

    1、知識管理與檔案管理都是對人類認識的加工過程。知識管理與檔案管理都是對人類認識過程中所產(chǎn)生的各類信息的收集、加工、貯存、傳遞與利用的過程。人類的認識包括感性認識與理性認識。在感性認識的基礎上，經(jīng)過思考的作用，將豐富的感覺材料，去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作，就會產(chǎn)生一個飛躍，變成理性認識。理性認識與感性認識雖然性質(zhì)上不同，但兩者能互相聯(lián)貫，在實踐的基礎上能相互統(tǒng)一起來，所以理性認識必須依賴于感性認識，否則就成為無源之水、無本之木。而感性認識必須發(fā)展到理性認識，才能更深刻、更正確、更全面地反映客觀事物。認識的真正任務在于經(jīng)過感性認識而上升到理性認識。

    檔案管理發(fā)展至今，已經(jīng)由感性知識上升到理性認識，并用來指導具體的檔案管理工作。在知識管理中，要把感性認識部分及時轉(zhuǎn)化為理性認識，并通過檔案的形式加以保管，以備將來所用。因此，可以得出以下結(jié)論——知識管理與檔案管理過程都是對人類認識的加工過程。

    2、知識管理與檔案管理都屬于信息管理的范疇。知識管理與檔案管理都是信息資源管理過程。所謂信息資源管理是指信息資源管理者為達到預定的目標，運用現(xiàn)代化的管理手段和管理方法來研究信息資源在社會活動中被開發(fā)利用的規(guī)律，并根據(jù)這些規(guī)律來科學地對信息資源開展組織、規(guī)劃、協(xié)調(diào)和控制的活動。

    從信息資源管理的定義可以看出，知識管理與檔案管理都是對信息資源的深層次加工的過程。它們也是信息管理不斷豐富、發(fā)展和完善的結(jié)果。它們都是以系統(tǒng)論為指導思想，強調(diào)管理的多方面、多角度和綜合性，是對傳統(tǒng)的信息管理思想、管理目標和管理方式的重大突破。無論是知識管理者，還是檔案管理者，都要理解信息資源管理的全部內(nèi)容。管理者們不僅要從外在的物質(zhì)形式特征上加以掌握與了解，還要從信息資源內(nèi)在的內(nèi)容特征上考慮。由此可見知識管理與檔案管理的管理對象的分類是不同的。又因為，雖然顯性信息源和隱性信息源具有不同的存在形式，但它們都是屬于信息資源管理的范圍，所以知識管理與檔案管理都是屬于信息管理。因此，可以得出以下結(jié)論——知識管理和檔案管理同屬于信息管理，檔案管理屬于知識管理，它們之間是一種真包含關系（如下圖）。   

    3、知識管理包含檔案管理并最終為企業(yè)獲得競爭情報服務。從管理范圍來看，知識管理的范圍要遠遠大于檔案管理的范圍，從一定程度上我們可以把檔案管理當作是知識管理的一個分支。如工業(yè)企業(yè)檔案中，檔案管理范圍的主體是科學技術(shù)檔案（包括企業(yè)生產(chǎn)<施工>活動中形成的科技文件，含縮微膠片、照片、錄音、錄像和計算機磁盤、光盤、電子紙及多媒體等），以及計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面的文件。外商投資企業(yè)檔案管理的企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項活動中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件（包括不同載體形式,  含縮微膠片、照片、錄音、錄像和計算機磁盤、光盤、電子紙及多媒體等）。如外商投資企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件（包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）、管理機構(gòu)形成文件、勞資、人事、法律事務、生產(chǎn)技術(shù)等管理方面的文件、產(chǎn)品、儀器、設備、基建、科研、技術(shù)引進、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、教育培訓、情報信息、黨組、工會等文件以及其它具有利用和保存價值的文件。而知識管理的范圍主要有：（1）精神狀態(tài)的知識，即是指腦力方面的知識，也就是當代企業(yè)都日益重視的人力資源管理，它是以人的主觀意志為管理對象的；（2）物質(zhì)狀態(tài)的知識，這種狀態(tài)的知識又可進一步分為實用狀態(tài)和實驗狀態(tài)的知識，如從產(chǎn)品、設備、樣品及科學實驗結(jié)果等方面直接得到的知識；（3）信息狀態(tài)知識，如企業(yè)檔案、文獻資料、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上資源、企業(yè)文化標識（CIS）、專利、商標、版權(quán)、商業(yè)秘密等方面的材料。

    就知識管理與檔案管理的本質(zhì)而言，它們都是為企業(yè)的發(fā)展服務。企業(yè)要發(fā)展，便要在市場競爭中獲得市場競爭力。知識管理的一項基本工作就是要使存在于人腦中的非編碼化的隱性知識轉(zhuǎn)化為編碼化的顯性知識，并伴隨檔案管理使企業(yè)的各種知識成為企業(yè)穩(wěn)定的競爭優(yōu)勢情報，為企業(yè)根據(jù)市場運行情況來組織管理、研發(fā)新產(chǎn)品、開展生產(chǎn)經(jīng)營與組織市場營銷，最終實現(xiàn)最佳的社會效益和經(jīng)濟效益服務。

    4、知識管理與檔案管理的管理制度不同。不難看出，正是由于知識管理的范圍要比檔案管理的范圍大，知識管理就不可能形成比較統(tǒng)一的管理辦法。從目前的管理制度來看，檔案管理方面已形成了完整的法律、法規(guī)體系，為加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護開發(fā)利用檔案信息資源，制止和打擊利用檔案信息資源進行違法行為，最終為社會主義現(xiàn)代化建設做出應有的貢獻具有十分重大的意義。全局性的法律法規(guī)有：《中華人民共和國檔案法》、局部性的有《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》、《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》；另外針對具體的檔案類別也發(fā)布了相應的“辦法”，如《會計檔案管理辦法》等等。與嚴密的檔案法規(guī)相比，知識管理的管理制度還停留在探索的階段。在規(guī)章制度方面，知識管理還存在著隨意性大的弊病。

    無論是從體系，還是從內(nèi)容上來進行比較，知識管理與檔案管理都是不能同日而語的。因此，知識管理要借鑒檔案管理的法律、法規(guī)和國外先進的管理技術(shù)和經(jīng)驗，制定適當?shù)闹R管理的規(guī)章制度并加以貫徹和執(zhí)行，使知識管理規(guī)范化、標準化，做到知識管理有章可循，使知識管理得到應有的保障。

    三、企業(yè)如何提高知識管理與檔案管理的效率

    1、知識管理與檔案管理兩者要相互補充，互為保障。在新的知識經(jīng)濟形式下，企業(yè)中檔案管理人員普遍存在著對知識管理的認識不夠充分的問題。由于對《中華人民共和國檔案法》第七條：“……組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導”的偏面理解，導致檔案管理人員重保管，輕利用，認為只要檔案材料不丟就行了。這就使得檔案管理人員形成不了知識管理的意識，不會主動地開發(fā)檔案信息資源，也不會達到有效地管理檔案信息資源的目的。檔案信息資源管理包含兩方面的含義，即檔案實體管理和檔案信息管理。根據(jù)檔案信息資源管理的內(nèi)容，企業(yè)檔案管理人員要充分認識到這一點，在保管好檔案實體的同時，要努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)的各項活動服務。而從組織管理方面來考慮，由于企業(yè)決策人員沒有見到檔案管理的顯著成果，但是知識管理在企業(yè)界中日益受到重視且其能產(chǎn)生立竿見影的效益。因此，在企業(yè)中出現(xiàn)了重知識管理，輕檔案管理的不正常的現(xiàn)象。于是，重硬件的投入，而輕資源的開發(fā)和利用，一味地迷信高科技的信息技術(shù)，卻不把高科技的信息技術(shù)與已有的各類信息結(jié)合起來。

    為了避免這種尷尬的局面產(chǎn)生，檔案管理部門要積極參與到知識管理中去。檔案管理部門一方面可以從已保存的檔案材料中發(fā)掘出有用的信息，另一方面，檔案管理人員要扮演知識管理人員的角色，走出檔案館（室），從市場、商品發(fā)布會、展銷會或是互聯(lián)網(wǎng)以及其它文獻，像產(chǎn)品目錄、會議文集中了解相關信息；而知識管理的策略也要由生產(chǎn)導向型轉(zhuǎn)向顧客導向型，防止由于盲目開發(fā)所帶來的高成本、低利用率以及信息污染等現(xiàn)象，無論是開發(fā)還是利用，知識管理的每個環(huán)節(jié)都要受到管理思想、管理行為的影響和制約。例如，摩托羅拉公司就從“組織內(nèi)外”  獲取知識，所謂“組織內(nèi)外”是指知識的來源不只局限于組織內(nèi)部的員工，還涵蓋組織外的顧客、供應商和競爭者等合作伙伴。摩托羅拉公司設立的企業(yè)大學聘請許多專業(yè)領域的博士、專家進行課程設計，讓顧客及供應商參與并實施標竿學習（Benchmarking），建立專業(yè)知識分享渠道，賦予企業(yè)知識更豐富的意義，使企業(yè)檔案與員工知識成為企業(yè)的活力之源。另外，知識管理與檔案管理要對收集來的各類信息進行分類加工、編纂成冊，使分散的信息系統(tǒng)化，為提高企業(yè)生產(chǎn)效率提供動力，為企業(yè)領導的決策提供切實可靠的競爭情報。除此，還要提倡知識管理人才檔案化，檔案管理人才知識化。檔案管理人才要培養(yǎng)自身的科技的能力和尊重知識的素質(zhì)，使檔案管理人才的知識結(jié)構(gòu)趨于完整，成為知識型管理人才。而作為知識管理人才，要增強檔案意識，積極開發(fā)各類信息資源，借鑒檔案管理的法律、法規(guī)，制定適當?shù)闹R管理制度，使知識管理更加規(guī)范、標準。只有知識管理與檔案管理人員能休戚與共，相互補充，互為保障，才能真正為企業(yè)的繁榮服務。

    2、知識管理與檔案管理要及時轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)信息資源共享。知識管理強化企業(yè)隱性知識和顯性知識的保護與管理，檔案管理是知識管理的深化，其強化的是企業(yè)顯性知識的管理。在知識經(jīng)濟時代，檔案的收集、整理、鑒定、開發(fā)和利用工作將發(fā)生革命性的變化，檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“數(shù)字化、網(wǎng)絡化”為主。檔案管理的模式、應用技術(shù)、儲存手段等將會借鑒知識管理的優(yōu)點，使檔案管理能及時高效地傳遞知識管理所需要的信息。一個企業(yè)的知識管理與檔案管理的水平高低關鍵看其管理結(jié)果——信息的利用效率。

    所以，知識管理與檔案管理人員要對獲得的企業(yè)內(nèi)外的信息定期進行交流。通過交流，檔案管理人員可以及時了解信息需求，推動檔案管理開發(fā)檔案資源，真正實現(xiàn)“開發(fā)信息資源，服務四化建設”；知識管理人員可以針對檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術(shù)支持，使檔案資源的開發(fā)更加高效快捷安全。如可以通過建網(wǎng)設區(qū)，即建立局域網(wǎng)，設立討論區(qū)，使知識管理與檔案管理的成果及時轉(zhuǎn)化得到應用。另外，企業(yè)必須知道，知識管理與檔案管理不是簡單的進行電子化、網(wǎng)絡化。在新的知識經(jīng)濟形勢下，只有使知識管理與檔案管理的對象快速轉(zhuǎn)化企業(yè)的競爭優(yōu)勢，這樣企業(yè)才能去蕪存菁，才能讓企業(yè)儲備能量，保持競爭優(yōu)勢，以迎接新的機遇和挑戰(zhàn)。

    但是，企業(yè)如果不能使已經(jīng)取得的信息加以共享，企業(yè)的知識管理與檔案管理仍然不能取得成功，其成果也會如同垃圾桶中的垃圾一樣越多越糟。如何使企業(yè)的信息共享？也必將成為企業(yè)要思考的重要問題?！翱萍家蛑R而生，知識因科技而貴”，信息的共享一方面要求具有相應的物質(zhì)基礎，即共享通道，并在此基礎上，收集、加工、制定知識和檔案目錄。向信息資源共享用戶提供目錄服務，使目錄在發(fā)揮信息資源中心作用的同時，又起到組織和管理中心的作用，有條件地打破地區(qū)和專業(yè)的界限，實行橫向聯(lián)合和縱向溝通，實現(xiàn)信息資源共享。例如，摩托羅拉公司規(guī)定外出培訓或研習人員必須通過部門會議或研討會的方式，報告并分享所學得的技術(shù)與知識。另外，為方便學習與討論，提升企業(yè)成員獲取知識的效率，還在公司的局域網(wǎng)上開設公共區(qū)網(wǎng)絡界面，讓所有成員隨時擷取與搜尋企業(yè)共享知識。值得注意的是，在實現(xiàn)信息資源共享的同時，要確保檔案資源的機密性，以防不必要的損失。

    另一方面，人的主觀因素也是制約信息共享的一個關鍵。從現(xiàn)有的企業(yè)情況來看，企業(yè)基本上已具備了物質(zhì)基礎，如配備了電腦、建立了局域網(wǎng)等，只要想接入互聯(lián)網(wǎng)，一根電話線就可以了，因此，共享通道的客觀條件已經(jīng)具備。而對于主觀因素，還存在以下幾個方面的問題：一是，大部分檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)老化，不懂現(xiàn)代化信息處理技術(shù)；二是缺乏開發(fā)檔案資源的意愿，循規(guī)蹈矩，因循守舊；三是與知識管理人員缺少溝通，缺乏信任，并發(fā)生人腦與電腦爭事做的情況。如何培養(yǎng)、激勵和善用知識工作者的創(chuàng)造力是企業(yè)最大的課題。摩托羅拉公司一些做法值得其它企業(yè)借鑒，如該公司提倡員工不斷提高自身業(yè)務水平，實現(xiàn)知識共享，鼓勵各階層員工開展IR（I  Recommend）提案活動，并激勵工程人員創(chuàng)新和申請工程專利，凡是申請通過者均由總部公開表揚并輔以巨額的獎金鼓勵。

    綜上所述，在信息、物質(zhì)和能量已成為當代社會發(fā)展的三大支柱的今天，企業(yè)導入知識管理的真正目的是為了增加其在新的經(jīng)濟形式下的競爭活力。企業(yè)要達此目的，必須清楚：一、知識管理與檔案管理的區(qū)別，既不把知識管理縮小化，也不把檔案管理擴大化；二、知識管理與檔案管理不能相互替代、相互分隔、相互對立和相互孤立；三、要使知識管理人員與檔案管理人員各司其職、相互學習，制定相應的獎勵機制，并且能使他們積極主動地參與企業(yè)的科學決策活動；四、知識管理與檔案管理不僅是必要的和可行的，而且兩者要進一步交叉滲透、借鑒融合，一方面使知識管理更加規(guī)范化、標準化，另一方面使檔案管理更具技術(shù)性和前瞻性。企業(yè)只有立足于檔案管理和知識管理，與先進的科學技術(shù)和科學的管理方法相結(jié)合，并有效地存貯知識，最終將其轉(zhuǎn)化為檔案。同時，建立信息資源數(shù)據(jù)庫，使其成為企業(yè)堅實的信息資源，實現(xiàn)信息資源共享，并提供切實可靠的查考依據(jù)。唯有如此，才能使企業(yè)獲取有效信息、掌握競爭情報、持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)才能在面臨機遇和挑戰(zhàn)的時代，取得雙贏。