企業(yè)南昌OA與檔案管理的比較

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

企業(yè)知識(shí)管理與檔案管理的比較

作者:  莊建國(guó), 創(chuàng)建于: 2004-10-31 下午5:37 

關(guān)鍵字:  知識(shí)管理　檔案管理 

作者:  南京大學(xué)信息管理系 何小菁 

    知識(shí)管理作為一種創(chuàng)新理念，起源于20世紀(jì)80年代迅速發(fā)展的“戰(zhàn)略性人力資源管理”的思想。隨著科學(xué)知識(shí)在經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展中的作用日益擴(kuò)大，這種突出人的實(shí)踐能力及創(chuàng)新能力的，“以人為本”的知識(shí)管理，無(wú)論是外延還是內(nèi)涵都得到了新的發(fā)展。

    當(dāng)今世界，知識(shí)經(jīng)濟(jì)日益顯現(xiàn)出勃勃生機(jī)和巨大的發(fā)展?jié)摿??！爸R(shí)經(jīng)濟(jì)”、“知識(shí)管理”等術(shù)語(yǔ)開始盛行于全球?qū)W術(shù)界的著作、論文和研討會(huì)議的發(fā)言稿以及其它的科研項(xiàng)目當(dāng)中。如美國(guó)Dominican大學(xué)圖書館情報(bào)學(xué)研究生院成立了“知識(shí)管理中心”，旨在指導(dǎo)情報(bào)專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)下如何成功地管理越來(lái)越多的信息流；加拿大多倫多大學(xué)信息研究系在互聯(lián)網(wǎng)上設(shè)置了“知識(shí)管理指南”的網(wǎng)站；另外，在《管理雜志》、《中國(guó)圖書館學(xué)報(bào)》、《圖書情報(bào)工作》、《情報(bào)雜志》、《情報(bào)科學(xué)》等期刊上，關(guān)于“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”、“知識(shí)管理”方面的文章也頻繁出現(xiàn)。但是對(duì)以上內(nèi)容進(jìn)一步分析，不難看出涉及到“企業(yè)知識(shí)管理與檔案管理”的文章并不是很多。因此，本文對(duì)企業(yè)的知識(shí)管理與檔案管理進(jìn)行一番比較，期望能初步理順企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)管理與檔案管理之間的關(guān)系，促使企業(yè)能有效地存儲(chǔ)知識(shí)、管理知識(shí)、利用知識(shí)并創(chuàng)造知識(shí)；使企業(yè)成為一個(gè)能依據(jù)市場(chǎng)風(fēng)云莫測(cè)的變化而適度調(diào)整企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)的學(xué)習(xí)型組織，最終使企業(yè)能成為未來(lái)市場(chǎng)中的贏家。

    一、  知識(shí)與檔案

    1、概念上的區(qū)別

    《辭?！罚ㄉ虾＾o書出版社，1989年3月）中，知識(shí)的概念有兩種，一種是指：人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中積累起來(lái)的經(jīng)驗(yàn)。從本質(zhì)上說(shuō)，知識(shí)屬于認(rèn)識(shí)的范疇。另一種是指：相知、相識(shí)。指熟識(shí)的人。如韓愈《贈(zèng)別元十八協(xié)律》詩(shī)：“知識(shí)久去眼，吾行其既遠(yuǎn)?！睆母拍钪锌梢灾?，我們要進(jìn)行討論的“知識(shí)”是指第一種概念的知識(shí)，即是指認(rèn)識(shí)范疇的知識(shí)，它是一種精神產(chǎn)品。檔案的概念相對(duì)明確：《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”從概念上可以明顯看出知識(shí)與檔案的差別：知識(shí)屬于意識(shí)形態(tài)的范疇，而檔案是屬于物質(zhì)形態(tài)與意識(shí)形態(tài)的綜合范疇，即檔案是信息內(nèi)容及其載體共同所構(gòu)成的統(tǒng)一體。檔案離不開信息內(nèi)容，其所含的信息內(nèi)容也不能脫離檔案的載體而孤立存在。因此，要完整地理解檔案應(yīng)從兩個(gè)方面加以認(rèn)識(shí)，即檔案既屬于物質(zhì)形態(tài)的范疇，也屬于意識(shí)形態(tài)的范疇。它既是一種精神產(chǎn)品，同時(shí)也是一種經(jīng)過(guò)邏輯加工的記錄信息的實(shí)體。所以，兩者的概念是有區(qū)別的，檔案是作為知識(shí)的載體之一，負(fù)有儲(chǔ)備重要知識(shí)的使命。

    2、知識(shí)與檔案的聯(lián)系

    知識(shí)和檔案都是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的，都具有繼承性，都是為滿足人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)服務(wù)的。知識(shí)是人們通過(guò)大腦把接收到的信息經(jīng)過(guò)加工、處理、分析、綜合和推理而形成的系統(tǒng)化的信息，所以知識(shí)是人類大腦對(duì)大量信息篩選、加工的產(chǎn)品。而檔案是貯存和傳播知識(shí)的一種重要形式，具有原始性、權(quán)威性或可靠性、系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和綜合性強(qiáng)等特點(diǎn)。除了人腦之外，知識(shí)與檔案的信息載體是相同的。這也就說(shuō)明了檔案的載體的種類要比知識(shí)的載體的種類要少一種即：人腦。而在進(jìn)行知識(shí)或檔案的管理過(guò)程中，對(duì)于人腦知識(shí)的管理也是兩者的一個(gè)很大的區(qū)別。

    為了進(jìn)一步說(shuō)明知識(shí)與檔案的聯(lián)系，必須了解一組概念——顯性知識(shí)與隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是指可以用文字或符號(hào)表現(xiàn)，可以編輯的知識(shí)，可以明確歸類，并能夠用社會(huì)邏輯工具加以表達(dá)和傳播的知識(shí)。隱性知識(shí)是指存儲(chǔ)在人腦中的，無(wú)法用社會(huì)邏輯工具和語(yǔ)義明確表達(dá)、分類的知識(shí)，它包含人們的經(jīng)驗(yàn)所產(chǎn)生的直覺(jué)、技能等。這部分知識(shí)存在于人的大腦中，只有通過(guò)與隱性知識(shí)擁有者的接觸與交流之后，才能實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享。從兩者的概念可以看出，就信息內(nèi)容而言，檔案是一種編碼化的顯性知識(shí)，而存儲(chǔ)于人的大腦中的知識(shí)是一種非編碼化的隱性知識(shí)。

    如何管理好企業(yè)中的各類成員頭腦中儲(chǔ)存豐富的隱性知識(shí)和存在于其它載體上的顯性知識(shí)，以及如何合理開發(fā)利用隱性知識(shí)源和顯性知識(shí)源，并使之為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)，創(chuàng)造效益，成為企業(yè)管理活動(dòng)的一項(xiàng)重要職能。

    二、  知識(shí)管理與檔案管理

    1、知識(shí)管理與檔案管理都是對(duì)人類認(rèn)識(shí)的加工過(guò)程。知識(shí)管理與檔案管理都是對(duì)人類認(rèn)識(shí)過(guò)程中所產(chǎn)生的各類信息的收集、加工、貯存、傳遞與利用的過(guò)程。人類的認(rèn)識(shí)包括感性認(rèn)識(shí)與理性認(rèn)識(shí)。在感性認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)思考的作用，將豐富的感覺(jué)材料，去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作，就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)飛躍，變成理性認(rèn)識(shí)。理性認(rèn)識(shí)與感性認(rèn)識(shí)雖然性質(zhì)上不同，但兩者能互相聯(lián)貫，在實(shí)踐的基礎(chǔ)上能相互統(tǒng)一起來(lái)，所以理性認(rèn)識(shí)必須依賴于感性認(rèn)識(shí)，否則就成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。而感性認(rèn)識(shí)必須發(fā)展到理性認(rèn)識(shí)，才能更深刻、更正確、更全面地反映客觀事物。認(rèn)識(shí)的真正任務(wù)在于經(jīng)過(guò)感性認(rèn)識(shí)而上升到理性認(rèn)識(shí)。

    檔案管理發(fā)展至今，已經(jīng)由感性知識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)，并用來(lái)指導(dǎo)具體的檔案管理工作。在知識(shí)管理中，要把感性認(rèn)識(shí)部分及時(shí)轉(zhuǎn)化為理性認(rèn)識(shí)，并通過(guò)檔案的形式加以保管，以備將來(lái)所用。因此，可以得出以下結(jié)論——知識(shí)管理與檔案管理過(guò)程都是對(duì)人類認(rèn)識(shí)的加工過(guò)程。

    2、知識(shí)管理與檔案管理都屬于信息管理的范疇。知識(shí)管理與檔案管理都是信息資源管理過(guò)程。所謂信息資源管理是指信息資源管理者為達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和管理方法來(lái)研究信息資源在社會(huì)活動(dòng)中被開發(fā)利用的規(guī)律，并根據(jù)這些規(guī)律來(lái)科學(xué)地對(duì)信息資源開展組織、規(guī)劃、協(xié)調(diào)和控制的活動(dòng)。

    從信息資源管理的定義可以看出，知識(shí)管理與檔案管理都是對(duì)信息資源的深層次加工的過(guò)程。它們也是信息管理不斷豐富、發(fā)展和完善的結(jié)果。它們都是以系統(tǒng)論為指導(dǎo)思想，強(qiáng)調(diào)管理的多方面、多角度和綜合性，是對(duì)傳統(tǒng)的信息管理思想、管理目標(biāo)和管理方式的重大突破。無(wú)論是知識(shí)管理者，還是檔案管理者，都要理解信息資源管理的全部?jī)?nèi)容。管理者們不僅要從外在的物質(zhì)形式特征上加以掌握與了解，還要從信息資源內(nèi)在的內(nèi)容特征上考慮。由此可見(jiàn)知識(shí)管理與檔案管理的管理對(duì)象的分類是不同的。又因?yàn)?，雖然顯性信息源和隱性信息源具有不同的存在形式，但它們都是屬于信息資源管理的范圍，所以知識(shí)管理與檔案管理都是屬于信息管理。因此，可以得出以下結(jié)論——知識(shí)管理和檔案管理同屬于信息管理，檔案管理屬于知識(shí)管理，它們之間是一種真包含關(guān)系（如下圖）。   

    3、知識(shí)管理包含檔案管理并最終為企業(yè)獲得競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)服務(wù)。從管理范圍來(lái)看，知識(shí)管理的范圍要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于檔案管理的范圍，從一定程度上我們可以把檔案管理當(dāng)作是知識(shí)管理的一個(gè)分支。如工業(yè)企業(yè)檔案中，檔案管理范圍的主體是科學(xué)技術(shù)檔案（包括企業(yè)生產(chǎn)<施工>活動(dòng)中形成的科技文件，含縮微膠片、照片、錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、電子紙及多媒體等），以及計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的文件。外商投資企業(yè)檔案管理的企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來(lái)的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)本企業(yè)以及對(duì)國(guó)家、社會(huì)具有利用、保存價(jià)值的各種文件（包括不同載體形式,  含縮微膠片、照片、錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、電子紙及多媒體等）。如外商投資企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件（包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）、管理機(jī)構(gòu)形成文件、勞資、人事、法律事務(wù)、生產(chǎn)技術(shù)等管理方面的文件、產(chǎn)品、儀器、設(shè)備、基建、科研、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、教育培訓(xùn)、情報(bào)信息、黨組、工會(huì)等文件以及其它具有利用和保存價(jià)值的文件。而知識(shí)管理的范圍主要有：（1）精神狀態(tài)的知識(shí)，即是指腦力方面的知識(shí)，也就是當(dāng)代企業(yè)都日益重視的人力資源管理，它是以人的主觀意志為管理對(duì)象的；（2）物質(zhì)狀態(tài)的知識(shí)，這種狀態(tài)的知識(shí)又可進(jìn)一步分為實(shí)用狀態(tài)和實(shí)驗(yàn)狀態(tài)的知識(shí)，如從產(chǎn)品、設(shè)備、樣品及科學(xué)實(shí)驗(yàn)結(jié)果等方面直接得到的知識(shí)；（3）信息狀態(tài)知識(shí)，如企業(yè)檔案、文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)上資源、企業(yè)文化標(biāo)識(shí)（CIS）、專利、商標(biāo)、版權(quán)、商業(yè)秘密等方面的材料。

    就知識(shí)管理與檔案管理的本質(zhì)而言，它們都是為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。企業(yè)要發(fā)展，便要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理的一項(xiàng)基本工作就是要使存在于人腦中的非編碼化的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為編碼化的顯性知識(shí)，并伴隨檔案管理使企業(yè)的各種知識(shí)成為企業(yè)穩(wěn)定的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)情報(bào)，為企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)運(yùn)行情況來(lái)組織管理、研發(fā)新產(chǎn)品、開展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與組織市場(chǎng)營(yíng)銷，最終實(shí)現(xiàn)最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

    4、知識(shí)管理與檔案管理的管理制度不同。不難看出，正是由于知識(shí)管理的范圍要比檔案管理的范圍大，知識(shí)管理就不可能形成比較統(tǒng)一的管理辦法。從目前的管理制度來(lái)看，檔案管理方面已形成了完整的法律、法規(guī)體系，為加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)開發(fā)利用檔案信息資源，制止和打擊利用檔案信息資源進(jìn)行違法行為，最終為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)具有十分重大的意義。全局性的法律法規(guī)有：《中華人民共和國(guó)檔案法》、局部性的有《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》、《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》；另外針對(duì)具體的檔案類別也發(fā)布了相應(yīng)的“辦法”，如《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等等。與嚴(yán)密的檔案法規(guī)相比，知識(shí)管理的管理制度還停留在探索的階段。在規(guī)章制度方面，知識(shí)管理還存在著隨意性大的弊病。

    無(wú)論是從體系，還是從內(nèi)容上來(lái)進(jìn)行比較，知識(shí)管理與檔案管理都是不能同日而語(yǔ)的。因此，知識(shí)管理要借鑒檔案管理的法律、法規(guī)和國(guó)外先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，制定適當(dāng)?shù)闹R(shí)管理的規(guī)章制度并加以貫徹和執(zhí)行，使知識(shí)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到知識(shí)管理有章可循，使知識(shí)管理得到應(yīng)有的保障。

    三、企業(yè)如何提高知識(shí)管理與檔案管理的效率

    1、知識(shí)管理與檔案管理兩者要相互補(bǔ)充，互為保障。在新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)形式下，企業(yè)中檔案管理人員普遍存在著對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)不夠充分的問(wèn)題。由于對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》第七條：“……組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”的偏面理解，導(dǎo)致檔案管理人員重保管，輕利用，認(rèn)為只要檔案材料不丟就行了。這就使得檔案管理人員形成不了知識(shí)管理的意識(shí)，不會(huì)主動(dòng)地開發(fā)檔案信息資源，也不會(huì)達(dá)到有效地管理檔案信息資源的目的。檔案信息資源管理包含兩方面的含義，即檔案實(shí)體管理和檔案信息管理。根據(jù)檔案信息資源管理的內(nèi)容，企業(yè)檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在保管好檔案實(shí)體的同時(shí)，要努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)。而從組織管理方面來(lái)考慮，由于企業(yè)決策人員沒(méi)有見(jiàn)到檔案管理的顯著成果，但是知識(shí)管理在企業(yè)界中日益受到重視且其能產(chǎn)生立竿見(jiàn)影的效益。因此，在企業(yè)中出現(xiàn)了重知識(shí)管理，輕檔案管理的不正常的現(xiàn)象。于是，重硬件的投入，而輕資源的開發(fā)和利用，一味地迷信高科技的信息技術(shù)，卻不把高科技的信息技術(shù)與已有的各類信息結(jié)合起來(lái)。

    為了避免這種尷尬的局面產(chǎn)生，檔案管理部門要積極參與到知識(shí)管理中去。檔案管理部門一方面可以從已保存的檔案材料中發(fā)掘出有用的信息，另一方面，檔案管理人員要扮演知識(shí)管理人員的角色，走出檔案館（室），從市場(chǎng)、商品發(fā)布會(huì)、展銷會(huì)或是互聯(lián)網(wǎng)以及其它文獻(xiàn)，像產(chǎn)品目錄、會(huì)議文集中了解相關(guān)信息；而知識(shí)管理的策略也要由生產(chǎn)導(dǎo)向型轉(zhuǎn)向顧客導(dǎo)向型，防止由于盲目開發(fā)所帶來(lái)的高成本、低利用率以及信息污染等現(xiàn)象，無(wú)論是開發(fā)還是利用，知識(shí)管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都要受到管理思想、管理行為的影響和制約。例如，摩托羅拉公司就從“組織內(nèi)外”  獲取知識(shí)，所謂“組織內(nèi)外”是指知識(shí)的來(lái)源不只局限于組織內(nèi)部的員工，還涵蓋組織外的顧客、供應(yīng)商和競(jìng)爭(zhēng)者等合作伙伴。摩托羅拉公司設(shè)立的企業(yè)大學(xué)聘請(qǐng)?jiān)S多專業(yè)領(lǐng)域的博士、專家進(jìn)行課程設(shè)計(jì)，讓顧客及供應(yīng)商參與并實(shí)施標(biāo)竿學(xué)習(xí)（Benchmarking），建立專業(yè)知識(shí)分享渠道，賦予企業(yè)知識(shí)更豐富的意義，使企業(yè)檔案與員工知識(shí)成為企業(yè)的活力之源。另外，知識(shí)管理與檔案管理要對(duì)收集來(lái)的各類信息進(jìn)行分類加工、編纂成冊(cè)，使分散的信息系統(tǒng)化，為提高企業(yè)生產(chǎn)效率提供動(dòng)力，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供切實(shí)可靠的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)。除此，還要提倡知識(shí)管理人才檔案化，檔案管理人才知識(shí)化。檔案管理人才要培養(yǎng)自身的科技的能力和尊重知識(shí)的素質(zhì)，使檔案管理人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)趨于完整，成為知識(shí)型管理人才。而作為知識(shí)管理人才，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，積極開發(fā)各類信息資源，借鑒檔案管理的法律、法規(guī)，制定適當(dāng)?shù)闹R(shí)管理制度，使知識(shí)管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。只有知識(shí)管理與檔案管理人員能休戚與共，相互補(bǔ)充，互為保障，才能真正為企業(yè)的繁榮服務(wù)。

    2、知識(shí)管理與檔案管理要及時(shí)轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。知識(shí)管理強(qiáng)化企業(yè)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)的保護(hù)與管理，檔案管理是知識(shí)管理的深化，其強(qiáng)化的是企業(yè)顯性知識(shí)的管理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案的收集、整理、鑒定、開發(fā)和利用工作將發(fā)生革命性的變化，檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化”為主。檔案管理的模式、應(yīng)用技術(shù)、儲(chǔ)存手段等將會(huì)借鑒知識(shí)管理的優(yōu)點(diǎn)，使檔案管理能及時(shí)高效地傳遞知識(shí)管理所需要的信息。一個(gè)企業(yè)的知識(shí)管理與檔案管理的水平高低關(guān)鍵看其管理結(jié)果——信息的利用效率。

    所以，知識(shí)管理與檔案管理人員要對(duì)獲得的企業(yè)內(nèi)外的信息定期進(jìn)行交流。通過(guò)交流，檔案管理人員可以及時(shí)了解信息需求，推動(dòng)檔案管理開發(fā)檔案資源，真正實(shí)現(xiàn)“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”；知識(shí)管理人員可以針對(duì)檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術(shù)支持，使檔案資源的開發(fā)更加高效快捷安全。如可以通過(guò)建網(wǎng)設(shè)區(qū)，即建立局域網(wǎng)，設(shè)立討論區(qū)，使知識(shí)管理與檔案管理的成果及時(shí)轉(zhuǎn)化得到應(yīng)用。另外，企業(yè)必須知道，知識(shí)管理與檔案管理不是簡(jiǎn)單的進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化。在新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，只有使知識(shí)管理與檔案管理的對(duì)象快速轉(zhuǎn)化企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，這樣企業(yè)才能去蕪存菁，才能讓企業(yè)儲(chǔ)備能量，保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，以迎接新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

    但是，企業(yè)如果不能使已經(jīng)取得的信息加以共享，企業(yè)的知識(shí)管理與檔案管理仍然不能取得成功，其成果也會(huì)如同垃圾桶中的垃圾一樣越多越糟。如何使企業(yè)的信息共享？也必將成為企業(yè)要思考的重要問(wèn)題?！翱萍家蛑R(shí)而生，知識(shí)因科技而貴”，信息的共享一方面要求具有相應(yīng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，即共享通道，并在此基礎(chǔ)上，收集、加工、制定知識(shí)和檔案目錄。向信息資源共享用戶提供目錄服務(wù)，使目錄在發(fā)揮信息資源中心作用的同時(shí)，又起到組織和管理中心的作用，有條件地打破地區(qū)和專業(yè)的界限，實(shí)行橫向聯(lián)合和縱向溝通，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。例如，摩托羅拉公司規(guī)定外出培訓(xùn)或研習(xí)人員必須通過(guò)部門會(huì)議或研討會(huì)的方式，報(bào)告并分享所學(xué)得的技術(shù)與知識(shí)。另外，為方便學(xué)習(xí)與討論，提升企業(yè)成員獲取知識(shí)的效率，還在公司的局域網(wǎng)上開設(shè)公共區(qū)網(wǎng)絡(luò)界面，讓所有成員隨時(shí)擷取與搜尋企業(yè)共享知識(shí)。值得注意的是，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的同時(shí)，要確保檔案資源的機(jī)密性，以防不必要的損失。

    另一方面，人的主觀因素也是制約信息共享的一個(gè)關(guān)鍵。從現(xiàn)有的企業(yè)情況來(lái)看，企業(yè)基本上已具備了物質(zhì)基礎(chǔ)，如配備了電腦、建立了局域網(wǎng)等，只要想接入互聯(lián)網(wǎng)，一根電話線就可以了，因此，共享通道的客觀條件已經(jīng)具備。而對(duì)于主觀因素，還存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：一是，大部分檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，不懂現(xiàn)代化信息處理技術(shù)；二是缺乏開發(fā)檔案資源的意愿，循規(guī)蹈矩，因循守舊；三是與知識(shí)管理人員缺少溝通，缺乏信任，并發(fā)生人腦與電腦爭(zhēng)事做的情況。如何培養(yǎng)、激勵(lì)和善用知識(shí)工作者的創(chuàng)造力是企業(yè)最大的課題。摩托羅拉公司一些做法值得其它企業(yè)借鑒，如該公司提倡員工不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)各階層員工開展IR（I  Recommend）提案活動(dòng)，并激勵(lì)工程人員創(chuàng)新和申請(qǐng)工程專利，凡是申請(qǐng)通過(guò)者均由總部公開表?yè)P(yáng)并輔以巨額的獎(jiǎng)金鼓勵(lì)。

    綜上所述，在信息、物質(zhì)和能量已成為當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的三大支柱的今天，企業(yè)導(dǎo)入知識(shí)管理的真正目的是為了增加其在新的經(jīng)濟(jì)形式下的競(jìng)爭(zhēng)活力。企業(yè)要達(dá)此目的，必須清楚：一、知識(shí)管理與檔案管理的區(qū)別，既不把知識(shí)管理縮小化，也不把檔案管理擴(kuò)大化；二、知識(shí)管理與檔案管理不能相互替代、相互分隔、相互對(duì)立和相互孤立；三、要使知識(shí)管理人員與檔案管理人員各司其職、相互學(xué)習(xí)，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，并且能使他們積極主動(dòng)地參與企業(yè)的科學(xué)決策活動(dòng)；四、知識(shí)管理與檔案管理不僅是必要的和可行的，而且兩者要進(jìn)一步交叉滲透、借鑒融合，一方面使知識(shí)管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，另一方面使檔案管理更具技術(shù)性和前瞻性。企業(yè)只有立足于檔案管理和知識(shí)管理，與先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)的管理方法相結(jié)合，并有效地存貯知識(shí)，最終將其轉(zhuǎn)化為檔案。同時(shí)，建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使其成為企業(yè)堅(jiān)實(shí)的信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，并提供切實(shí)可靠的查考依據(jù)。唯有如此，才能使企業(yè)獲取有效信息、掌握競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)、持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)才能在面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)的時(shí)代，取得雙贏。