項(xiàng)目報(bào)銷到最后的結(jié)項(xiàng)、開票申請、關(guān)賬提醒等都會在公關(guān)OA上流轉(zhuǎn)

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記一家公關(guān)企業(yè)OA應(yīng)用

摘要：公關(guān)企業(yè)都是以項(xiàng)目為單位，并將項(xiàng)目過程中的知識集中管理，以便形成公關(guān)公司的核心競爭力。而公關(guān)OA系統(tǒng)以流程為血脈，通過協(xié)同運(yùn)營執(zhí)行方案，串聯(lián)管理項(xiàng)目全過程，使公關(guān)執(zhí)行變得簡潔高效。記者用測試賬號登陸泛微系統(tǒng)后發(fā)現(xiàn)，平臺上所有的流程都是基于項(xiàng)目來產(chǎn)生，大家?guī)缀趺刻於夹枰蜷_，從最初的項(xiàng)目立項(xiàng)、下工單，第三方采購付款、項(xiàng)目報(bào)銷到最后的結(jié)項(xiàng)、開票申請、關(guān)賬提醒等都會在公關(guān)OA上流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全生命周期管理。此外，系統(tǒng)菜單按照立項(xiàng)階段、執(zhí)行階段、結(jié)項(xiàng)階段來劃分，每個(gè)階段流程流轉(zhuǎn)下來自動(dòng)觸發(fā)給流程人下一階段流程。
 
 
 
中國大陸公關(guān)業(yè)經(jīng)過20年的發(fā)展，已經(jīng)成為潛力巨大的新興行業(yè)，方興未艾。一家公關(guān)公司可能涉及公共傳播、品牌包裝、公關(guān)活動(dòng)、人際關(guān)系、線上傳播、市場營銷等諸多領(lǐng)域，并擁有自己獨(dú)特的知識體系。
 
公關(guān)企業(yè)都是以項(xiàng)目為單位，并將項(xiàng)目過程中的知識集中管理，以便形成公關(guān)公司的核心競爭力。而協(xié)同公關(guān)OA系統(tǒng)以流程為血脈，通過協(xié)同運(yùn)營執(zhí)行方案，串聯(lián)管理項(xiàng)目全過程，使公關(guān)執(zhí)行變得簡潔高效。此番記者也走訪了一家已使用6年公關(guān)OA的公關(guān)企業(yè)，實(shí)地探訪了他們的公關(guān)OA使用情況。
 
談起這套泛微OA系統(tǒng)，此家公關(guān)公司公關(guān)OA負(fù)責(zé)人Elle說道：“泛微用了好幾年了，從員工開始的不習(xí)慣到現(xiàn)在已經(jīng)完全上手，現(xiàn)在每個(gè)部門應(yīng)用下來都覺得必不可少。系統(tǒng)可以讓我們的流程比較順暢一些，可以讓領(lǐng)導(dǎo)對流程有監(jiān)管，包括每個(gè)人的職責(zé)分工會明晰一些。”
 
記者了解到，XX公關(guān)公司花了不少心思推廣泛微流程，包括內(nèi)部培訓(xùn)、內(nèi)部上線推廣、試用推廣等。由于起初公司用的還是紙質(zhì)化的流程，要走線上的流程對一家剛起步的local公司而言確實(shí)有點(diǎn)難度。于是，系統(tǒng)項(xiàng)目組慢慢地向上海、北京公司推廣，培養(yǎng)大家每天必須使用公關(guān)OA的習(xí)慣。從最初上海、北京設(shè)置的是兩套不同的流程到現(xiàn)在兩地流程規(guī)范統(tǒng)一，可謂是心酸中透露出甜蜜。而每次公司人員架構(gòu)上如有改變，管理員也會在泛微OA上做出組織架構(gòu)調(diào)整和相應(yīng)流程節(jié)點(diǎn)人的更新，員工對實(shí)時(shí)公司組織架構(gòu)、崗位變動(dòng)情況一目了然。
 
記者用測試賬號登陸該系統(tǒng)后發(fā)現(xiàn)，平臺上所有的流程都是基于項(xiàng)目來產(chǎn)生，大家?guī)缀趺刻於夹枰蜷_，從最初的項(xiàng)目立項(xiàng)、下工單，第三方采購付款、項(xiàng)目報(bào)銷到最后的結(jié)項(xiàng)、開票申請、關(guān)賬提醒等都會在OA上流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全生命周期管理。此外，系統(tǒng)菜單按照立項(xiàng)階段、執(zhí)行階段、結(jié)項(xiàng)階段來劃分，每個(gè)階段流程流轉(zhuǎn)下來自動(dòng)觸發(fā)給流程人下一階段流程，比如，系統(tǒng)會自動(dòng)下達(dá)一張跨部門內(nèi)部任務(wù)表單，每個(gè)階段不同部門、崗位的員工對由公關(guān)OA明確自己的工作職責(zé)，清楚每個(gè)節(jié)點(diǎn)該填什么、該做什么，管理員也會根據(jù)不同的崗位設(shè)置流程權(quán)限。
 
“如果業(yè)務(wù)部門需要通過采購部做一項(xiàng)任務(wù)，以前只需要打個(gè)電話或發(fā)封封郵件就可以了。有了這個(gè)系統(tǒng)之后，提交人需要把需求寫清楚，他的leader需要審批，看他的需求寫得是否準(zhǔn)確，采購部再進(jìn)行分工。這套系統(tǒng)幫我們JD（JD：JobDescription縮寫，譯為職位描述、職位界定）劃分上也更加清楚，有了公關(guān)OA后我們可以起到一個(gè)很好的樞紐。”
 
OA負(fù)責(zé)人Elle這樣描述道。“泛微系統(tǒng)對我們而言是在對我們的業(yè)務(wù)流程上得到支撐，對流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃。從操作上講，泛微流程起到一個(gè)很大的協(xié)助作用。”
 
記者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，公關(guān)行業(yè)企業(yè)對運(yùn)營管理系統(tǒng)的應(yīng)用比較少，也許他們有一套最基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)軟件來管理企業(yè)的財(cái)務(wù)，但許多公關(guān)企業(yè)的運(yùn)作都沒有使用報(bào)表分析系統(tǒng)來分析提煉公關(guān)傳播效果，更提不上通過運(yùn)營管理系統(tǒng)來集成業(yè)務(wù)與運(yùn)營管理流程。但伴隨公關(guān)行業(yè)不斷擴(kuò)容，競爭愈演愈烈，如何通過信息化手段支撐管理和業(yè)務(wù)，是每一個(gè)公關(guān)管理人當(dāng)下需思考的話題。