探究企業(yè)管理水平和南京OA差距有多大

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為什么在南京OA系統(tǒng)進行演示時，流程都跑的都很流暢；但是，一到用戶手中，使用時，就全變了味。這其中的奧妙在于哪里呢？這是因為南京OA系統(tǒng)在演示時，都沒有考慮例外情況。而企業(yè)日?；顒又校傠y免會出現(xiàn)意外情況，而這些意外情況，南京OA一般都規(guī)定了比較嚴(yán)格的處理要求。但是，實際上，企業(yè)日常管理達不到這個要求。

也就是說，企業(yè)的管理水平跟南京OA的要求還有一段差據(jù)。但是，兩者的差據(jù)到底有多少呢？也沒有人專門作過統(tǒng)計。今天我就做個始作俑者，來總結(jié)一下，企業(yè)一般由于各種因素的限制，在哪些方面，沒有達到南京OA大人的要求。

一、原材料入庫與領(lǐng)料的矛盾

如一筆原材料，在1月5日晚上8點，供應(yīng)商送到企業(yè)，但是，員工都下班了，只剩下一個倉庫值班員在上班，其不會進行南京OA的相關(guān)操作。若平時，可以在第二天下班再補單據(jù)，但是，有可能這筆材料是急料，生產(chǎn)部門1月5日晚上10點就需要安排生產(chǎn)，需要用到這筆材料。企業(yè)往往沒在系統(tǒng)中開單據(jù)的情況下，就直接從倉庫中領(lǐng)料。若沒有前者情況的發(fā)生，直接領(lǐng)料第二天補料也沒有多大關(guān)系，只要用戶不要忘記就可以了。但是，若兩者同時發(fā)生，就有點麻煩了。一是因為同一筆材料，有兩張單據(jù)需要補錄，其前后有嚴(yán)格的順序要求，如必須先補錄原材料錄入單，再補錄原材料領(lǐng)料單，若兩者的順序搞錯，要么領(lǐng)料單無法審核，要么會出現(xiàn)負(fù)庫存，從而影響南京OA系統(tǒng)的使用效益；二是若用戶忘記了，則麻煩更加大了。我遇到一個客戶，他們原材料入庫單跟領(lǐng)料單因為上述這種情況，剛好沒有錄入單據(jù)，恰巧的是，事后都忘記了這件事的存在，而因為供應(yīng)商送的材料跟用戶領(lǐng)的材料數(shù)量恰好一樣，所以，倉庫中也沒有剩余材料的存在，結(jié)果呢，在對賬時，才發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商送過這批材料。事后，查了好久，才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)在生產(chǎn)線上用掉了。

在很多企業(yè)，這種情況都普遍存在，因為，在晚上的話，一般都沒有文員值班，也就是說，南京OA系統(tǒng)操作員不能夠時刻就位，這就會導(dǎo)致南京OA系統(tǒng)的單據(jù)無法及時錄入。而這跟南京OA系統(tǒng)的單據(jù)及時錄入的原則相違背。顯然，若一味的追求單據(jù)的及時錄入，就會加大企業(yè)的管理成本，對于企業(yè)來說，可能是一種得不償失的行為，企業(yè)明顯不會答應(yīng)。那該如何調(diào)和這兩者之間的矛盾呢？

筆者認(rèn)為，可以采取如下這幾種方案。

1、當(dāng)南京OA操作員不能就位時，如員工下班后進行的一些交易，先用手工單據(jù)代替，第二天上班后，再在系統(tǒng)中補錄。不過，在實際操作時，還是需要注意一點，就是時間上面的問題。用戶在第二天一上班，做的第一件工作，就是把單據(jù)錄入系統(tǒng)。同時，有些單據(jù)還要注意先后順序。如上面的的單據(jù)，原材料入庫單跟領(lǐng)料單就有先后順序的要求，遇到這種有時間要求的單據(jù)，我們一般可以如此做，對各個部門設(shè)立時間的限制。如對于倉庫部門，要求在第二天上班后，半個小時內(nèi)，把昨天晚上的交易單據(jù)補齊；而生產(chǎn)部門，則在接下去的半個小時內(nèi)，把單據(jù)補全，如此，就不會發(fā)生負(fù)庫存或者單據(jù)無法審核的問題了。

2、可以對一些員工進行簡單的培訓(xùn)。雖然一線的操作員，不怎么會利用電腦，但是，稍加培訓(xùn)后，其還是可以進行一些簡單的操作，如單據(jù)的生成等等，當(dāng)然，企業(yè)在排班時，也可以做一些調(diào)整，把那些有一定電腦基礎(chǔ)的員工，排在不同的班次。其次，可以給他們開單據(jù)的權(quán)限，而沒有審核的權(quán)限。如此，第二天上班后，其他人員可以對他們開的單據(jù)校對一次，看看有沒有錯誤，校對無誤后，在審核。如此做，可以防止員工漏開單據(jù)。