南京OA實(shí)務(wù)：業(yè)務(wù)流程評述之銷售訂單變更

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本來若銷售訂單若能夠沒有例外的正常生產(chǎn)，那么大家都會(huì)相安無事。但是，若銷售訂單有變更的話，那么，很可能在公司上下為此鬧得不可開交。利用南京OA系統(tǒng)，也不能從根本上消除訂單變更的情況，特別是來自于客戶的變更需求。從南京OA角度上來講，它能夠做的事情，就是如何把這個(gè)銷售變更帶來的麻煩，進(jìn)行約束，讓它按照一定的規(guī)則辦事，從而達(dá)到減少損失的目的;同時(shí)，也可以留下變更歷史紀(jì)錄，已備后續(xù)的查詢與損失的分配等等。

下面，我結(jié)合某個(gè)客戶的銷售訂單變更需求，來談?wù)勗阡N售變更單處理過程中，需要注意的點(diǎn)。

第一步：客戶提出訂單變更需求。

這個(gè)步驟主要是客戶作出的，跟企業(yè)說，我某個(gè)訂單現(xiàn)在要修改，是不是可以?這個(gè)步驟基本上是獨(dú)立于南京OA系統(tǒng)之外的，所以，也沒有什么可以多講的。

第二步：業(yè)務(wù)員判斷是否可以更改。

業(yè)務(wù)員拿到客戶的變更需求后，就要根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行是否進(jìn)行需求變更的判斷。在南京OA系統(tǒng)中，提供了一些報(bào)表，可以幫助業(yè)務(wù)員作出正確的判斷。如在南京OA系統(tǒng)中，提供了一張訂單進(jìn)度表，業(yè)務(wù)員可以根據(jù)這張表查詢出客戶要求變更的訂單的處理情況，如是否已經(jīng)安排生產(chǎn)計(jì)劃、是否已經(jīng)采購生產(chǎn)、是否已經(jīng)出貨等等，都可以一目了然的知道。根據(jù)這個(gè)生產(chǎn)進(jìn)度，業(yè)務(wù)員就可以大致的判斷出，是否允許客戶進(jìn)行修改。

若業(yè)務(wù)員經(jīng)過初步判斷之后，認(rèn)為可以修改，則要在南京OA系統(tǒng)中輸入“銷售訂單變更單”，然后打印出來遞交相關(guān)人員審核。若不答應(yīng)客戶的變更要求，也要通知客戶。

這里要注意一點(diǎn)。有些客戶訂單變更單不打印出來，而直接通過工作流等工具，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的在線審核。此時(shí)，銷售訂單變更單就沒有打印出來的必要。不過，我在項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，一般都建議用戶，在剛開始使用系統(tǒng)，對這個(gè)流程還不是熟悉的情況下，盡量不要采用電子審單。而是通過書面的單據(jù)進(jìn)行審核，如此，可以減少因?yàn)閷τ谙到y(tǒng)不熟悉而導(dǎo)致的錯(cuò)誤，給企業(yè)帶來損失。

同時(shí)，在用戶開立訂單變更單時(shí)，系統(tǒng)里還加了一些控制條件，以提醒用戶該如何做。

如用戶可以設(shè)置，若該銷售訂單已經(jīng)有了生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃、或者已經(jīng)開始進(jìn)入到正式的生產(chǎn)，甚至部分出貨的情況下，是否允許再進(jìn)行變更。這可以根據(jù)用戶自己的實(shí)際情況，進(jìn)行變更。一般情況下，我是建議用戶進(jìn)行如此的配置。首先，若該銷售訂單還沒有生成生產(chǎn)計(jì)劃或者采購計(jì)劃的情況下，銷售員可以開立銷售變更單，系統(tǒng)也不用提示什么內(nèi)容;若該銷售訂單已經(jīng)生成了生產(chǎn)計(jì)劃或者采購計(jì)劃的情況下，則用戶在開立銷售訂單變更單的情況下，系統(tǒng)要能夠提示一個(gè)警告信息，提醒銷售員在銷售訂單變更后，要通知相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)地修改，以免耽誤后續(xù)的生產(chǎn)與采購;最后，對于已經(jīng)出過貨的銷售訂單一般不允許進(jìn)行修改，除非是對于價(jià)格等的修改。如此，就可以最大限度的保障銷售訂單變更作業(yè)的準(zhǔn)確性。

第三步：相關(guān)人員審核。

銷售訂單變更單在系統(tǒng)中建立好以后，銷售人員要拿著打印出來的銷售訂單變更單去找相關(guān)人員進(jìn)行審核。銷售訂單有誰可以審核，要經(jīng)過幾道審核工序，在系統(tǒng)里可以通過工作流進(jìn)行設(shè)置。

我有一個(gè)客戶，他們銷售訂單變更單的審核，需要經(jīng)過兩個(gè)層次。一是業(yè)務(wù)員首先要拿著銷售訂單變更單給銷售經(jīng)理進(jìn)行審核。銷售經(jīng)理審核的內(nèi)容一般是銷售訂單具體變更的內(nèi)容，如包裝方式是否更改了，若該了，是改成什么樣的。也就是說，銷售經(jīng)理對于需要更改的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。經(jīng)過銷售經(jīng)理確認(rèn)以后，業(yè)務(wù)員要拿著銷售訂單變更單給生產(chǎn)部門去進(jìn)行確認(rèn)。生產(chǎn)人員一般是確認(rèn)該變更是否給企業(yè)帶來了損失。若有損失，生產(chǎn)人員要在銷售變更單上注明，給企業(yè)帶來了多少的損失。同時(shí)，也會(huì)適當(dāng)關(guān)注一下，銷售訂單變更的內(nèi)容，看對自己的生產(chǎn)會(huì)否產(chǎn)生什么影響。

到銷售人員簽完字后，還要進(jìn)行一個(gè)動(dòng)作，就是把該訂單變更造成的損失輸入進(jìn)系統(tǒng)中去。這主要是為以后的分析使用，如分析該訂單的生產(chǎn)成本時(shí)，就要把該筆銷售訂單變更所產(chǎn)生的損失記錄到銷售訂單中去。同時(shí)，還可以指定，該筆損失費(fèi)用是我們自己的承擔(dān)呢，還是有客戶承擔(dān)。若是客戶承擔(dān)，則該筆銷售訂單生成應(yīng)收帳款的時(shí)候，應(yīng)收帳款的總額中，會(huì)加入該訂單的損失費(fèi)用。當(dāng)然用戶也可以在此時(shí)不做損失確認(rèn)的動(dòng)作，而直接在該客戶的應(yīng)收帳款中體現(xiàn)出來。這都要看用戶自己的習(xí)慣。

第四步：銷售訂單變更單審核。

前面的手工審核，系統(tǒng)是不承認(rèn)的。也就是說，系統(tǒng)要等用戶在系統(tǒng)里把銷售訂單變更單審核以后，才起作用。銷售訂單變更單審核后，會(huì)更新對應(yīng)的銷售訂單的相關(guān)信息。若用戶想查找銷售訂單的變更信息，通過原先的銷售訂單，就可以找到該訂單的所有銷售變更記錄。這個(gè)關(guān)聯(lián)查詢的功能，對于我們后續(xù)的作業(yè)，如查詢與追蹤等等，是非常便利的。

銷售訂單變更的一些限制：

使用銷售變更單也會(huì)受到一些限制，不是說所有狀態(tài)下的銷售變更情況都可以通過系統(tǒng)處理。如若客戶下銷售訂單變更單的時(shí)候，該訂單已經(jīng)生產(chǎn)了一半，那該如何處理呢?在系統(tǒng)中，若該銷售訂單已經(jīng)開始生產(chǎn)了，一般是不允許再對該訂單進(jìn)行更改。因?yàn)樵撚唵蔚母膭?dòng)可能會(huì)影響現(xiàn)有已經(jīng)生產(chǎn)的產(chǎn)品。如客戶要求變更商標(biāo)的顏色，但是，已經(jīng)生產(chǎn)的產(chǎn)品是否需要更改呢?商標(biāo)需要重新采購?等等。會(huì)涉及到一大堆內(nèi)容。故，若該訂單已經(jīng)開始生產(chǎn)了，銷售變更該如何處理呢?我一般建議用戶，遇到這種情況的話，最好還是手工處理方便，畢竟這對于企業(yè)來說，不是常態(tài)。

對于數(shù)量變更該如何處理呢?假設(shè)，原來客戶下了2000套產(chǎn)品，但是，后來客戶進(jìn)行了變更，從2000套更改為3000套，這該如何處理呢?若在手工管理的時(shí)候，可能直接在原有數(shù)量上加上1000套即可。但是，在南京OA系統(tǒng)中，我是不建議，直接對原有銷售訂單進(jìn)行更改。因?yàn)樵撲N售訂單可能已有生產(chǎn)或者采購計(jì)劃，甚至已經(jīng)開始生產(chǎn)或者采購，若此時(shí)再對此進(jìn)行更改的話，則會(huì)對原先的生產(chǎn)與采購產(chǎn)生比較大的影響。我的意見是，若遇到銷售訂單數(shù)量增多的情況下，當(dāng)作新訂單來處理。如銷售訂單從200套變?yōu)?00套，則直接下100套的銷售訂單，如此，后續(xù)的處理放而會(huì)方便很多。

若銷售訂單已經(jīng)有了采購計(jì)劃或者生產(chǎn)計(jì)劃，那該如何處理?計(jì)劃，表明還沒有開始生產(chǎn)或者采購，也就是說，還沒有造成一些實(shí)際的損失。在這種情況下，若發(fā)生變更，有什么主意事項(xiàng)呢?在這種情況下，若需要變更的銷售訂單還在生產(chǎn)計(jì)劃或者采購計(jì)劃階段，則一定要通過系統(tǒng)變更單進(jìn)行更改。同時(shí)，更改完成后，相關(guān)部門要人員，要及時(shí)再運(yùn)行一次計(jì)劃作業(yè)，更新采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃。若處理的不及時(shí)，則采購單下給供應(yīng)商的話，那就比較麻煩了。

除了對銷售訂單本身的內(nèi)容變更限制外，還要注意，用戶要根據(jù)實(shí)際情況，確定對于銷售訂單的變更，是否影響基本基礎(chǔ)資料。如對于銷售訂單價(jià)格的變更，是否會(huì)影響到產(chǎn)品基礎(chǔ)價(jià)格表?如對于客戶送貨地址的變更，是否影響客戶的基本資料?等等。這些企業(yè)都可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。不過，我在實(shí)施項(xiàng)目時(shí)，為了保障基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，一般都是不允許通過單據(jù)變更單去更改基礎(chǔ)資料。因?yàn)檫@很可能導(dǎo)致基礎(chǔ)資料的不統(tǒng)一。

最后，對于銷售訂單變更單的管理上，也有一些技巧。我遇到的客戶，現(xiàn)在很多還都是通過紙面單據(jù)的審核。打印出來的紙面單據(jù)也要進(jìn)行存檔備案。當(dāng)遇到有銷售訂單變更的情況下，對于這些單據(jù)該如何存檔呢?一是用戶可以根據(jù)單據(jù)的先后順序，把銷售訂單跟銷售訂單變更單放在一起保存。這種保管方式，雖然比較省力，但是，對于以后查找等比較麻煩。二是把銷售訂單跟銷售訂單變更單分開來存檔管理，如此雖然比較直觀，銷售訂單歸銷售訂單，變更單歸變更單，但是，如此的話，也有一個(gè)不好的地方，就是以后查找單據(jù)的時(shí)候，要查兩本。三是我比較推薦的處理方法。如銷售訂單一般是按照單據(jù)序號進(jìn)行保存底，而銷售訂單變更單我們也可以采用原銷售訂單作為前綴，后面加幾位流水碼作為標(biāo)示。當(dāng)有訂單變更后，銷售員要稍微麻煩一點(diǎn)，把原先的銷售訂單找出來，然后把變更單附在后面。如此處理，雖然會(huì)增加一點(diǎn)工作量，但是，對于后續(xù)的維護(hù)、跟蹤、查詢，就非常方便了。