五個標準助你正確挑選信息化軟件

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隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在企業(yè)管理軟件市場上，各種管理軟件如雨后春筍般，紛紛冒出來?，F(xiàn)在企業(yè)管理軟件，已經(jīng)涉及到了企業(yè)的各個部門，如財務(wù)部門有財務(wù)管理軟件、發(fā)票管理系統(tǒng);福州OA、CRM等跨部門的管理軟件也屢見不鮮;傳真管理系統(tǒng)、文件共享服務(wù)器、郵件系統(tǒng)等提高了企業(yè)的辦公效率。但是，作為企業(yè)來說，很多都是“第一次進城的鄉(xiāng)下人”，難免會挑花了眼。那在CIO眼中，哪些是其樂意接受的管理軟件呢?

一、 靈活的自定義

各個企業(yè)的管理模式、生產(chǎn)方法各有差異，若想用一個統(tǒng)一的解決方案來應(yīng)付各個企業(yè)，那是行不通的。雖然有些個性需求可以通過二次開發(fā)解決，但是，二次開發(fā)需要成本與時間，而且這一般只能依靠軟件提供商解決，對于企業(yè)來說，這非常的被動。

作為CIO，我希望軟件供應(yīng)商年提供的管理軟件，能有一個靈活配置的平臺，不通過后臺編碼的編寫，就可以實現(xiàn)一些簡單功能的配置。如福州OA系統(tǒng)中，我能夠在銷售訂單上自定義一個字段，并且該字段的內(nèi)容能夠帶到出貨單、發(fā)票、應(yīng)收帳款上。這么一個簡單的需求，若通過代碼編寫，那是非常麻煩的，因為其涉及到多支表單作業(yè)。我希望有個像活動字典(AD)那樣的技術(shù)就，可以不通過后臺的代碼，實現(xiàn)這些功能。

二、 傻瓜式的操作

企業(yè)上信息化管理軟件，作為CIO來說，是憂喜參半。為什么呢?一方面，信息化項目的應(yīng)用，可以提高信息部門在企業(yè)的地位，信息部門可以從后臺走向前臺;另一方面，信息化管理軟件的采用，就意味著信息部門壓力的增大，因為如何讓員工準確、 熟練操作信息化管理系統(tǒng)的重任，就落到了我們的肩膀上。

我們希望，信息化管理軟件提供“傻瓜式”的操作模式，讓用戶只需要通過簡單的培訓(xùn)，就可以根據(jù)系統(tǒng)的提示，一步步的完成自己的作業(yè)，走完自己的流程。

最簡單的，就是系統(tǒng)的一步操作完成后，系統(tǒng)都能夠提示下一步該如何操作。這就如同現(xiàn)在市場上非常熱火的虛擬機一樣。當然，這可以根據(jù)用戶自己設(shè)置，若用戶對這支作業(yè)還不熟悉，則可以打開這個功能;若熟悉了，當然也就沒必要讓系統(tǒng)一步步提示你，該怎么作，把這個功能屏蔽掉舊可以了。

另一方面，系統(tǒng)要能夠提供一個人性化的操作平臺?，F(xiàn)在國內(nèi)的管理軟件，紛紛進駐國內(nèi)的軟件管理市場。有些人會反駁，國內(nèi)的軟件就是太在于外表，所以就沒有時間、精力去關(guān)注其實質(zhì)性的功能了。其實，國人一向都強調(diào)“色香味”俱全，若你的色不好看，即使你香味很好聞、味道很不錯，但是，看其來不舒服，那最后的綜合評分也就不會高了。所以，在涉及管理軟件的界面時，要體現(xiàn)人性化的需求，要考慮如何設(shè)計，才能讓用戶盡快的入手。

三、 自動檢錯

企業(yè)管理軟件必須要有自動檢錯的功能。通過系統(tǒng)的自動檢錯，提高系統(tǒng)操作的準確性。管理系統(tǒng)要能夠幫助用戶發(fā)現(xiàn)一些常規(guī)性的問題，從而減少我們系統(tǒng)維護的工作量。

如在福州OA管理系統(tǒng)或者CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中，對于物料編碼要提供自動檢錯功能。不知道大家是否了解，我們的身份證號碼的結(jié)構(gòu)。身份證號碼前面的幾個數(shù)字，是有具體意義的，表示你的籍貫、出生年月、是男是女等等;但是，最后的幾個校驗碼，則對于一般用戶來說，沒有實際意義，但是，對于某些人來說，是非常重要的，如戶籍系統(tǒng)，可以通過某個程序，借助這幾個校驗碼，判斷這個生份證號碼編寫是否準確。因為物料編碼對于企業(yè)管理軟件來說，不僅是一個非常大的工程，而且，對于其準確性的要求很好。若物料編碼錯誤，則整個系統(tǒng)都會發(fā)生混亂。這不是危言聳聽，我就曾經(jīng)經(jīng)歷過這種事件。那我們還是采用進銷存系統(tǒng)的時候，我們的物料編碼中，有一碼是表示物料的顏色，結(jié)果因為系統(tǒng)輸入人員在輸入時，不小心把黑色的輸成了紅色，結(jié)果，最后，物料采購、入庫、領(lǐng)料都出現(xiàn)了問題，最后，在成品檢驗的時候，才發(fā)現(xiàn)了問題。但是，這是生米已經(jīng)煮成了熟飯，損失已經(jīng)造成了?？梢?，物料編碼對于信息化管理系統(tǒng)的重要性。所以，若系統(tǒng)能夠提供如身份證校驗碼類似的自動檢錯機制，幫助用戶檢測這些常規(guī)錯誤，那我們是非常樂意接受這種系統(tǒng)的。

再如，要提供盡可能多的系統(tǒng)報警功能。如郵件服務(wù)器管理系統(tǒng)，當分配給他的硬盤空間快滿時或者并發(fā)數(shù)過多、影響其響應(yīng)時間到某個程度時，郵件服務(wù)器要自動發(fā)警報給系統(tǒng)維護人員，不要等到用戶抱怨了我們才知道，春江水暖鴨先知，我們作為系統(tǒng)管理人員，要提前知道這些信息，可以提前準備。如福州OA系統(tǒng)中的采購訂單作業(yè)，不是所有采購訂單都可以隨便變更的，如已經(jīng)收過貨、對過帳的采購訂單，就不能隨意更改，若強行對其更改時，福州OA系統(tǒng)要能夠提示用戶不能進行更改，并把這個信息自動反饋給系統(tǒng)管理人員，讓其處理。

也就是說，信息化管理軟件，要有那種“紅外線探測”器的功能，哪個用戶操作或者服務(wù)器性能，碰到這條警戒線了，就要自動進行匯報，如此，我們作為系統(tǒng)管理人員，就不用天天盯著系統(tǒng)看了。只要系統(tǒng)報警的時候，去處理一下問題就可以了。

四、 性能要求

現(xiàn)在的管理軟件，不像以前，都是單機的軟件?，F(xiàn)在更多的管理軟件，使網(wǎng)絡(luò)化的管理軟件，而且，有些不僅是企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，還要通過VPN等手段，能夠讓外部網(wǎng)絡(luò)訪問。如此，即使出差在外的人，也能夠訪問企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。

因為一個管理軟件在同一個時間，可能不是一個人在使用，所以，我們就特別強調(diào)軟件的性能，特別是對于并發(fā)數(shù)的要求及并發(fā)人數(shù)多時系統(tǒng)的響應(yīng)時間。系統(tǒng)的性能，不僅跟企業(yè)的硬件環(huán)境有關(guān)，而且，跟管理軟件的系統(tǒng)架構(gòu)也是有很大關(guān)系的。如數(shù)據(jù)的傳遞機制、沖突機制等等，設(shè)計的好的話，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，使得硬件不再成為影響其性能的主要因素。我在選擇管理軟件的時候，對于這塊并發(fā)的功能非常重視。我至少會安排50個并發(fā)數(shù)，進行測試，看其性能有否受到影響。

五、 便于維護

若系統(tǒng)的維護工作很大、成本很高，那也很難受到企業(yè)的青睞。我為什么不敢跟開源的管理軟件、特別是比較大型的開源管理軟件，如CRM等，打交道，就是因為其開發(fā)與維護工作量太大。若采用開源的管理系統(tǒng)，我要專門招募一、兩個技術(shù)人員來伺候他，那我還不如買商業(yè)軟件，至少我后續(xù)服務(wù)的成本可以少很多。一年可能不能看見效果，但是，十年、二十年呢，可能就賺回來了。因為企業(yè)要養(yǎng)這些技術(shù)人員的話，可能不是個小數(shù)目，這筆每年支付給軟件公司一筆服務(wù)費用，要高的多了。

所以，我們選擇企業(yè)管理軟件時，一般要求其維護相對簡單，不要讓我們再特意的去招募人才來管理為好。（CIO時代論壇）