五個(gè)標(biāo)準(zhǔn)助你正確挑選信息化軟件

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隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在企業(yè)管理軟件市場(chǎng)上，各種管理軟件如雨后春筍般，紛紛冒出來(lái)?，F(xiàn)在企業(yè)管理軟件，已經(jīng)涉及到了企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，如財(cái)務(wù)部門(mén)有財(cái)務(wù)管理軟件、發(fā)票管理系統(tǒng);福州OA、CRM等跨部門(mén)的管理軟件也屢見(jiàn)不鮮;傳真管理系統(tǒng)、文件共享服務(wù)器、郵件系統(tǒng)等提高了企業(yè)的辦公效率。但是，作為企業(yè)來(lái)說(shuō)，很多都是“第一次進(jìn)城的鄉(xiāng)下人”，難免會(huì)挑花了眼。那在CIO眼中，哪些是其樂(lè)意接受的管理軟件呢?

一、 靈活的自定義

各個(gè)企業(yè)的管理模式、生產(chǎn)方法各有差異，若想用一個(gè)統(tǒng)一的解決方案來(lái)應(yīng)付各個(gè)企業(yè)，那是行不通的。雖然有些個(gè)性需求可以通過(guò)二次開(kāi)發(fā)解決，但是，二次開(kāi)發(fā)需要成本與時(shí)間，而且這一般只能依靠軟件提供商解決，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，這非常的被動(dòng)。

作為CIO，我希望軟件供應(yīng)商年提供的管理軟件，能有一個(gè)靈活配置的平臺(tái)，不通過(guò)后臺(tái)編碼的編寫(xiě)，就可以實(shí)現(xiàn)一些簡(jiǎn)單功能的配置。如福州OA系統(tǒng)中，我能夠在銷(xiāo)售訂單上自定義一個(gè)字段，并且該字段的內(nèi)容能夠帶到出貨單、發(fā)票、應(yīng)收帳款上。這么一個(gè)簡(jiǎn)單的需求，若通過(guò)代碼編寫(xiě)，那是非常麻煩的，因?yàn)槠渖婕暗蕉嘀П韱巫鳂I(yè)。我希望有個(gè)像活動(dòng)字典(AD)那樣的技術(shù)就，可以不通過(guò)后臺(tái)的代碼，實(shí)現(xiàn)這些功能。

二、 傻瓜式的操作

企業(yè)上信息化管理軟件，作為CIO來(lái)說(shuō)，是憂喜參半。為什么呢?一方面，信息化項(xiàng)目的應(yīng)用，可以提高信息部門(mén)在企業(yè)的地位，信息部門(mén)可以從后臺(tái)走向前臺(tái);另一方面，信息化管理軟件的采用，就意味著信息部門(mén)壓力的增大，因?yàn)槿绾巫寙T工準(zhǔn)確、 熟練操作信息化管理系統(tǒng)的重任，就落到了我們的肩膀上。

我們希望，信息化管理軟件提供“傻瓜式”的操作模式，讓用戶只需要通過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，就可以根據(jù)系統(tǒng)的提示，一步步的完成自己的作業(yè)，走完自己的流程。

最簡(jiǎn)單的，就是系統(tǒng)的一步操作完成后，系統(tǒng)都能夠提示下一步該如何操作。這就如同現(xiàn)在市場(chǎng)上非常熱火的虛擬機(jī)一樣。當(dāng)然，這可以根據(jù)用戶自己設(shè)置，若用戶對(duì)這支作業(yè)還不熟悉，則可以打開(kāi)這個(gè)功能;若熟悉了，當(dāng)然也就沒(méi)必要讓系統(tǒng)一步步提示你，該怎么作，把這個(gè)功能屏蔽掉舊可以了。

另一方面，系統(tǒng)要能夠提供一個(gè)人性化的操作平臺(tái)?，F(xiàn)在國(guó)內(nèi)的管理軟件，紛紛進(jìn)駐國(guó)內(nèi)的軟件管理市場(chǎng)。有些人會(huì)反駁，國(guó)內(nèi)的軟件就是太在于外表，所以就沒(méi)有時(shí)間、精力去關(guān)注其實(shí)質(zhì)性的功能了。其實(shí)，國(guó)人一向都強(qiáng)調(diào)“色香味”俱全，若你的色不好看，即使你香味很好聞、味道很不錯(cuò)，但是，看其來(lái)不舒服，那最后的綜合評(píng)分也就不會(huì)高了。所以，在涉及管理軟件的界面時(shí)，要體現(xiàn)人性化的需求，要考慮如何設(shè)計(jì)，才能讓用戶盡快的入手。

三、 自動(dòng)檢錯(cuò)

企業(yè)管理軟件必須要有自動(dòng)檢錯(cuò)的功能。通過(guò)系統(tǒng)的自動(dòng)檢錯(cuò)，提高系統(tǒng)操作的準(zhǔn)確性。管理系統(tǒng)要能夠幫助用戶發(fā)現(xiàn)一些常規(guī)性的問(wèn)題，從而減少我們系統(tǒng)維護(hù)的工作量。

如在福州OA管理系統(tǒng)或者CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中，對(duì)于物料編碼要提供自動(dòng)檢錯(cuò)功能。不知道大家是否了解，我們的身份證號(hào)碼的結(jié)構(gòu)。身份證號(hào)碼前面的幾個(gè)數(shù)字，是有具體意義的，表示你的籍貫、出生年月、是男是女等等;但是，最后的幾個(gè)校驗(yàn)碼，則對(duì)于一般用戶來(lái)說(shuō)，沒(méi)有實(shí)際意義，但是，對(duì)于某些人來(lái)說(shuō)，是非常重要的，如戶籍系統(tǒng)，可以通過(guò)某個(gè)程序，借助這幾個(gè)校驗(yàn)碼，判斷這個(gè)生份證號(hào)碼編寫(xiě)是否準(zhǔn)確。因?yàn)槲锪暇幋a對(duì)于企業(yè)管理軟件來(lái)說(shuō)，不僅是一個(gè)非常大的工程，而且，對(duì)于其準(zhǔn)確性的要求很好。若物料編碼錯(cuò)誤，則整個(gè)系統(tǒng)都會(huì)發(fā)生混亂。這不是危言聳聽(tīng)，我就曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)這種事件。那我們還是采用進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)的時(shí)候，我們的物料編碼中，有一碼是表示物料的顏色，結(jié)果因?yàn)橄到y(tǒng)輸入人員在輸入時(shí)，不小心把黑色的輸成了紅色，結(jié)果，最后，物料采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)料都出現(xiàn)了問(wèn)題，最后，在成品檢驗(yàn)的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題。但是，這是生米已經(jīng)煮成了熟飯，損失已經(jīng)造成了?？梢?jiàn)，物料編碼對(duì)于信息化管理系統(tǒng)的重要性。所以，若系統(tǒng)能夠提供如身份證校驗(yàn)碼類(lèi)似的自動(dòng)檢錯(cuò)機(jī)制，幫助用戶檢測(cè)這些常規(guī)錯(cuò)誤，那我們是非常樂(lè)意接受這種系統(tǒng)的。

再如，要提供盡可能多的系統(tǒng)報(bào)警功能。如郵件服務(wù)器管理系統(tǒng)，當(dāng)分配給他的硬盤(pán)空間快滿時(shí)或者并發(fā)數(shù)過(guò)多、影響其響應(yīng)時(shí)間到某個(gè)程度時(shí)，郵件服務(wù)器要自動(dòng)發(fā)警報(bào)給系統(tǒng)維護(hù)人員，不要等到用戶抱怨了我們才知道，春江水暖鴨先知，我們作為系統(tǒng)管理人員，要提前知道這些信息，可以提前準(zhǔn)備。如福州OA系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單作業(yè)，不是所有采購(gòu)訂單都可以隨便變更的，如已經(jīng)收過(guò)貨、對(duì)過(guò)帳的采購(gòu)訂單，就不能隨意更改，若強(qiáng)行對(duì)其更改時(shí)，福州OA系統(tǒng)要能夠提示用戶不能進(jìn)行更改，并把這個(gè)信息自動(dòng)反饋給系統(tǒng)管理人員，讓其處理。

也就是說(shuō)，信息化管理軟件，要有那種“紅外線探測(cè)”器的功能，哪個(gè)用戶操作或者服務(wù)器性能，碰到這條警戒線了，就要自動(dòng)進(jìn)行匯報(bào)，如此，我們作為系統(tǒng)管理人員，就不用天天盯著系統(tǒng)看了。只要系統(tǒng)報(bào)警的時(shí)候，去處理一下問(wèn)題就可以了。

四、 性能要求

現(xiàn)在的管理軟件，不像以前，都是單機(jī)的軟件?，F(xiàn)在更多的管理軟件，使網(wǎng)絡(luò)化的管理軟件，而且，有些不僅是企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，還要通過(guò)VPN等手段，能夠讓外部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。如此，即使出差在外的人，也能夠訪問(wèn)企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。

因?yàn)橐粋€(gè)管理軟件在同一個(gè)時(shí)間，可能不是一個(gè)人在使用，所以，我們就特別強(qiáng)調(diào)軟件的性能，特別是對(duì)于并發(fā)數(shù)的要求及并發(fā)人數(shù)多時(shí)系統(tǒng)的響應(yīng)時(shí)間。系統(tǒng)的性能，不僅跟企業(yè)的硬件環(huán)境有關(guān)，而且，跟管理軟件的系統(tǒng)架構(gòu)也是有很大關(guān)系的。如數(shù)據(jù)的傳遞機(jī)制、沖突機(jī)制等等，設(shè)計(jì)的好的話，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，使得硬件不再成為影響其性能的主要因素。我在選擇管理軟件的時(shí)候，對(duì)于這塊并發(fā)的功能非常重視。我至少會(huì)安排50個(gè)并發(fā)數(shù)，進(jìn)行測(cè)試，看其性能有否受到影響。

五、 便于維護(hù)

若系統(tǒng)的維護(hù)工作很大、成本很高，那也很難受到企業(yè)的青睞。我為什么不敢跟開(kāi)源的管理軟件、特別是比較大型的開(kāi)源管理軟件，如CRM等，打交道，就是因?yàn)槠溟_(kāi)發(fā)與維護(hù)工作量太大。若采用開(kāi)源的管理系統(tǒng)，我要專門(mén)招募一、兩個(gè)技術(shù)人員來(lái)伺候他，那我還不如買(mǎi)商業(yè)軟件，至少我后續(xù)服務(wù)的成本可以少很多。一年可能不能看見(jiàn)效果，但是，十年、二十年呢，可能就賺回來(lái)了。因?yàn)槠髽I(yè)要養(yǎng)這些技術(shù)人員的話，可能不是個(gè)小數(shù)目，這筆每年支付給軟件公司一筆服務(wù)費(fèi)用，要高的多了。

所以，我們選擇企業(yè)管理軟件時(shí)，一般要求其維護(hù)相對(duì)簡(jiǎn)單，不要讓我們?cè)偬匾獾娜フ心既瞬艁?lái)管理為好。（CIO時(shí)代論壇）