怎樣配套實(shí)施福州OA與ISO9000

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通過本期案例，我們不難看出CIO馬克對(duì)于同時(shí)實(shí)施福州OA和ISO9000的擔(dān)心，當(dāng)然這種擔(dān)心是有必要的，但是人們通常把實(shí)施福州OA和貫徹認(rèn)證ISO9000標(biāo)準(zhǔn)稱之為“一把手工程”，這就是說企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)這兩項(xiàng)工作的重要性和艱巨性要有足夠的認(rèn)識(shí)，做到自始至終地關(guān)心和支持，是這兩項(xiàng)工作取得成功的前提。所以，只要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視，并且將落實(shí)班子、計(jì)劃和資金等必不可少的條件確認(rèn)好，在以下幾個(gè)方面做好，配套實(shí)施福州OA與ISO9000并不困難。

1．項(xiàng)目培訓(xùn)結(jié)合進(jìn)行

兩項(xiàng)工作的培訓(xùn)應(yīng)貫穿實(shí)施的全過程，在福州OA方面，要重視由軟件廠商提供的福州OA軟件培訓(xùn)以及自身的培訓(xùn)，包括生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、進(jìn)銷存等各項(xiàng)基本模塊應(yīng)用的培訓(xùn)更是要重視；而ISO9000標(biāo)準(zhǔn)方面有系統(tǒng)的貫標(biāo)知識(shí)和編制程序文件的培訓(xùn)等，這兩種培訓(xùn)，應(yīng)將參與的業(yè)務(wù)骨干合并安排進(jìn)行培訓(xùn)。以往容易出的問題是，以為是計(jì)算機(jī)相關(guān)的培訓(xùn)，就選派有關(guān)計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的人才參加，反之再組織管理人員學(xué)習(xí)貫標(biāo)知識(shí)，這樣做就會(huì)導(dǎo)致福州OA實(shí)施與各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)脫節(jié)。與開發(fā)管理軟件一樣，首先要“建?！保涯稠?xiàng)專業(yè)管理的全過程用計(jì)算機(jī)能理解的方式，系統(tǒng)地描繪出來，這是單方面的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才做不到的事，因此把管理與計(jì)算機(jī)人才共同組織起來共同學(xué)習(xí)和組織實(shí)施，相互了解互有側(cè)重，不但學(xué)習(xí)到專業(yè)管理內(nèi)容和軟、硬件知識(shí)而且還吸收了管理軟件所蘊(yùn)含的管理思想。

2．結(jié)合軟件組織程序文件編制

通過ISO9000和福州OA系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，接受了軟件新的管理思想和新的觀念，在明確企業(yè)各部門管理職能的基礎(chǔ)上，組織企業(yè)質(zhì)量體系三個(gè)層次文件的編寫工作，其中最為關(guān)鍵的是程序文件的編制，它詳細(xì)地規(guī)定了企業(yè)各項(xiàng)具體管理工作的程序，這就是所謂保持工作流的暢通，才能促使物流、資金流和信息流在供應(yīng)鏈上的合理流轉(zhuǎn)并形成閉環(huán)，達(dá)到增值的目的。由于當(dāng)前福州OA軟件的通用性較好，人機(jī)界面清晰，使用比較方便，只需要掌握一定專業(yè)知識(shí)的人才即可勝任，因此在編程序文件時(shí)把計(jì)算機(jī)的專業(yè)人才和有關(guān)管理人員結(jié)合起來共同編制，把靜態(tài)數(shù)據(jù)整理、動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)的規(guī)范和物料編號(hào)、庫位號(hào)等編碼工作與貫標(biāo)要求結(jié)合起來，一并參加程序文件的編制和試運(yùn)行，再通過福州OA的小范圍試運(yùn)行從中發(fā)現(xiàn)問題，逐步收集整理提供在二次開發(fā)中完善，這樣就不會(huì)形成”兩張皮”，并在實(shí)施中得到鞏固。

兩項(xiàng)工作配套實(shí)施在深化應(yīng)用中鞏固、完善。當(dāng)福州OA初步集成，ISO9000認(rèn)證工作通過驗(yàn)收獲得證書以后，企業(yè)的管理是否實(shí)現(xiàn)了通過信息化管控了呢，這種想法或說法都是不對(duì)的，企業(yè)管理工作需要長期改進(jìn)，福州OA的應(yīng)用也是長期的過程，企業(yè)的信息集成中可能還存在著許多薄弱環(huán)節(jié)，在ISO9000認(rèn)證通過后只能說明質(zhì)量管理工作才完成了初階的任務(wù)，基礎(chǔ)管理還有許多不足，企業(yè)的管理模式和體制建設(shè)還要進(jìn)一步調(diào)整和改革，還未能完全適應(yīng)市場經(jīng)­濟(jì)的變化，許多福州OA應(yīng)用失敗的教訓(xùn)告訴我們，在福州OA初步集成的時(shí)候切不可停止，要抓緊總結(jié)深化，不斷完善才能鞏固。由于福州OA軟件在運(yùn)行中還需要經(jīng)­過一定時(shí)間的“磨合”，一方面使企業(yè)的人和管理適應(yīng)軟件要求，另一方面是軟件的某些程序要適應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)­營狀況，需要進(jìn)行部分二次開發(fā)和修改,值得提醒的是在二次開發(fā)和修改軟件時(shí)，不能片面地強(qiáng)調(diào)要軟件適應(yīng)實(shí)際，用“削足適履”的方法磨滅軟件的先進(jìn)性，去遷就落后的管理。同樣，ISO9000認(rèn)證獲得證書后也面臨著舊觀念、舊習(xí)慣的挑戰(zhàn)，那些陋習(xí)在管理工作中還會(huì)頑強(qiáng)的表現(xiàn)出來，這就是我們前面所講的不可避免地會(huì)出現(xiàn)反復(fù)或“回潮”。

要使福州OA軟件順利實(shí)施，要使ISO9000標(biāo)準(zhǔn)在認(rèn)證驗(yàn)收后能夠繼續(xù)鞏固和深化，有必要將這兩種有著基本一致管理程序、基本一致運(yùn)行方式的項(xiàng)目結(jié)合起來，相互約束，相互支撐，配套實(shí)施，既合理調(diào)配了時(shí)間和資源，又能收到事半功倍的理想效果。