企業(yè)級(jí)項(xiàng)目組合管理的五大成功秘訣

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      在過(guò)去的兩年里，世界經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生了顯著的變化。盡管已呈現(xiàn)出強(qiáng)勢(shì)復(fù)蘇的跡象，但企業(yè)仍保持著對(duì)透明度和責(zé)任度的更高要求。這種現(xiàn)象在IT和其他業(yè)務(wù)部門(mén)緊密結(jié)合的復(fù)雜項(xiàng)目中更為常見(jiàn)。

      因此，如今的CEO要求對(duì)所有項(xiàng)目都擁有實(shí)時(shí)的、企業(yè)層面的統(tǒng)一掌控——而不僅僅只注意那些由IT負(fù)責(zé)管理和出資的項(xiàng)目。確保公司內(nèi)項(xiàng)目與業(yè)務(wù)需求的統(tǒng)一，對(duì)控制成本、優(yōu)化資源和資產(chǎn)配置來(lái)說(shuō)變得尤為重要。如今，很多現(xiàn)有及潛在客戶(hù)渴望了解如何才能充分利用單一的、自動(dòng)化的項(xiàng)目以及項(xiàng)目組合管理（PPM）解決方案去管理企業(yè)IT和非IT項(xiàng)目。

      在聽(tīng)取了那些已獲得成功的客戶(hù)的意見(jiàn)后，我們總結(jié)出下列五項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，以幫助各個(gè)公司成功部署企業(yè)項(xiàng)目以及投資組合管理解決方案。

      保證并獲得管理者的持續(xù)支持

      為了獲取并維持項(xiàng)目的動(dòng)力，管理者們必須支持跨業(yè)務(wù)部門(mén)的項(xiàng)目與項(xiàng)目組合流程自動(dòng)化。我們的經(jīng)驗(yàn)證明，那些來(lái)自成功的公司的高層，尤其是CEO級(jí)別的高管，往往非常認(rèn)同諸如PPM等企業(yè)投資管理解決方案。相反，那些并未獲得上述支持的企業(yè)在執(zhí)行過(guò)程中經(jīng)常舉步維艱，或者需要更長(zhǎng)的時(shí)間才能實(shí)現(xiàn)價(jià)值。

      為了成功地使我們的終端用戶(hù)接受這一理念，每個(gè)人都必須明白運(yùn)用PPM解決方案所帶來(lái)的價(jià)值體現(xiàn)。管理層的支持和對(duì)PPM所提供數(shù)據(jù)的信任能夠清晰、迅速地在企業(yè)內(nèi)部展現(xiàn)其所帶來(lái)的商業(yè)價(jià)值。這還會(huì)幫助其他使用者，如項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)，了解這一系統(tǒng)所帶來(lái)價(jià)值及重要意義：他們只需通過(guò)一個(gè)單一系統(tǒng)就能夠?qū)r(shí)間和項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行常規(guī)追蹤、報(bào)告及管理。

      舉例來(lái)說(shuō)，美國(guó)某一全球性制造公司運(yùn)用PPM系統(tǒng)創(chuàng)建了一個(gè)貫穿IT、營(yíng)銷(xiāo)、研發(fā)和制造工程等領(lǐng)域的全球“門(mén)徑”流程。該流程支持產(chǎn)品從研發(fā)到上市的整個(gè)商業(yè)化過(guò)程。研發(fā)部門(mén)所提供的報(bào)告和分析有助于管理者制定決策。這種跨部門(mén)協(xié)同高層管理者的模式傳遞了一個(gè)明確的信號(hào)，那就是PPM對(duì)業(yè)務(wù)具有極其重要的戰(zhàn)略意義！

      澳洲聯(lián)邦銀行（CBA）是澳大利亞頂尖的綜合金融服務(wù)提供者，它在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)間實(shí)施PPM解決方案，體現(xiàn)了IT對(duì)于以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向來(lái)管理各種項(xiàng)目的需求。該公司通過(guò)PPM系統(tǒng)，制定了一套標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目方法論，僅在18個(gè)月內(nèi)就將產(chǎn)品部署到整個(gè)公司。澳洲聯(lián)邦銀行企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施、企業(yè)系統(tǒng)支持及IT團(tuán)隊(duì)的總經(jīng)理，Pete Wilson表示：“我們創(chuàng)造了一個(gè)可延伸到各個(gè)團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理社區(qū)，在短短十八個(gè)月內(nèi)在項(xiàng)目管理和執(zhí)行能力方面達(dá)到了世界一流水平和行業(yè)頂尖標(biāo)準(zhǔn)。我們成功的關(guān)鍵可以歸結(jié)為大家的共同努力、有限的定制化、以及采用‘以業(yè)務(wù)為本’的項(xiàng)目管理方法。”

      展現(xiàn)項(xiàng)目投資組合的可見(jiàn)性

      實(shí)時(shí)的可見(jiàn)性能幫助項(xiàng)目經(jīng)理了解項(xiàng)目投資如何與公司目標(biāo)相結(jié)合。洞悉哪些項(xiàng)目能為公司創(chuàng)造價(jià)值，是投資得到迅速回報(bào)的捷徑。來(lái)自惠普PPM中心Gantry投資回報(bào)率基準(zhǔn)研究集團(tuán)的用戶(hù)證實(shí)，短短一年內(nèi)，公司取消了那些無(wú)戰(zhàn)略性意義的項(xiàng)目，并從中節(jié)省了近8%的年度IT預(yù)算 。

      作為電子設(shè)計(jì)自動(dòng)化軟件開(kāi)發(fā)者的Mentor Graphics公司在IT部門(mén)以及其軟件產(chǎn)品部門(mén)內(nèi)采用了PPM解決方案。該公司通過(guò)此方案掌控了全球所有項(xiàng)目的進(jìn)展，并基于對(duì)業(yè)務(wù)整合和經(jīng)營(yíng)結(jié)果的預(yù)期，調(diào)整項(xiàng)目的優(yōu)先度、改進(jìn)產(chǎn)品。

      這種可見(jiàn)性也有助于辨別項(xiàng)目依賴(lài)程度，幫助經(jīng)理們?cè)谏虡I(yè)條件發(fā)生變化時(shí)調(diào)整項(xiàng)目和資源，最終使項(xiàng)目按時(shí)、在預(yù)算之內(nèi)完成。Gantry投資回報(bào)率基準(zhǔn)研究發(fā)現(xiàn)，對(duì)項(xiàng)目條件變化所產(chǎn)生的影響缺乏預(yù)見(jiàn)性，是導(dǎo)致項(xiàng)目延遲及超支的最主要因素之一。

      實(shí)施并將標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目方法論自動(dòng)化

      如果公司依賴(lài)PPM系統(tǒng)所收集的數(shù)據(jù)，那它需要保證數(shù)據(jù)是真實(shí)可靠的。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目方法論將確保數(shù)據(jù)在獲取、采集及報(bào)告過(guò)程中保持一致。

      在企業(yè)內(nèi)實(shí)施跨部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目管理后，項(xiàng)目經(jīng)理的生產(chǎn)力將得到大幅提升。這也可避免使用人工的方法從多個(gè)分散資源中收集信息。來(lái)自惠普PPM中心Gantry投資回報(bào)率基準(zhǔn)研究集團(tuán)的用戶(hù)表示，在采用自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目和組合管理方案一年后，花在制作報(bào)告上的時(shí)間被縮減了30%以上。

      標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目管理方法同樣支持高要求的質(zhì)量管理方法，如六西格瑪及ITIL等。我們看到，越來(lái)越多客戶(hù)的通過(guò)采用PPM解決方案，來(lái)實(shí)現(xiàn)、并經(jīng)濟(jì)高效地維持這些最佳實(shí)踐。

      對(duì)于IT應(yīng)用和服務(wù)供應(yīng)商Birlasoft公司來(lái)說(shuō)，堅(jiān)持質(zhì)量為本的理念和忠于最佳實(shí)踐是其戰(zhàn)略目標(biāo)。潛在客戶(hù)要求Birlasoft公司達(dá)到六西格瑪并以CMMI 5級(jí)認(rèn)證作為投標(biāo)要求。因此，該公司采用了PPM。他們?cè)谝荒陜?nèi)將項(xiàng)目實(shí)施時(shí)效性（按時(shí)完成了項(xiàng)目）提高了近32%，并在3年后將其提升至63%。

      簡(jiǎn)而化之

      不要將流程過(guò)于程式化！——這一點(diǎn)再怎么強(qiáng)調(diào)也不為過(guò)。如果流程過(guò)于程式化，那么用戶(hù)可能放棄這個(gè)項(xiàng)目。最好的辦法是堅(jiān)持流程自動(dòng)化，以最快的速度、最好的步驟解決內(nèi)部存在的問(wèn)題。此外，秉承簡(jiǎn)化流程的原則，將使PPM系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用更為輕松。

      對(duì)這一理念接受度越高，投資回報(bào)率（ROI）就越大。例如Gantry集團(tuán)2008年投資回報(bào)率基準(zhǔn)研究表明，通過(guò)自動(dòng)化項(xiàng)目管理流程，項(xiàng)目經(jīng)理能夠完成更多的任務(wù)，因此公司不必雇傭新的人員來(lái)處理新增的項(xiàng)目量。一年之后，節(jié)省的人力成本平均達(dá)150萬(wàn)美元，在使用該方案的第三年，節(jié)省成本則達(dá)到了360萬(wàn)美元。

      隨時(shí)評(píng)估與溝通（越早越好，越頻繁越好）

      設(shè)定基準(zhǔn)，并隨時(shí)向業(yè)務(wù)高管展現(xiàn)解決方案所產(chǎn)生的成效，這一點(diǎn)非常重要。在應(yīng)用的初期階段，應(yīng)該抓住一切機(jī)會(huì)傳遞解決方案的成功信息。

      最好的方法是先確定一個(gè)需要改進(jìn)的指標(biāo)，包括需要改進(jìn)項(xiàng)目所需時(shí)間或需要提高項(xiàng)目經(jīng)理的效率。一旦獲取到與此指標(biāo)相關(guān)的信息，則需要周期性的向管理團(tuán)隊(duì)報(bào)告。

      使用實(shí)時(shí)報(bào)告和數(shù)據(jù)表與管理層保持定期的溝通也非常重要。這些信息可作為制定決策的依據(jù)。這樣做將有助于確保項(xiàng)目項(xiàng)目實(shí)施的可靠性，并將信息及時(shí)傳達(dá)給團(tuán)隊(duì)。如此一來(lái)，討論也變得更有數(shù)據(jù)可依。

      總的來(lái)說(shuō)，長(zhǎng)期嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)動(dòng)蕩使幾乎所有的公司都開(kāi)始評(píng)估如何在保持競(jìng)爭(zhēng)力的情況下降低成本。企業(yè)級(jí)PPM解決方案提高公司項(xiàng)目的透明度并實(shí)行有效管理，它使投資組合符合公司目標(biāo)，并降低了成本，避免項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。