泛普協(xié)同OA“表單+流程”的協(xié)同審批形式有效地規(guī)范了各地管理審批模式

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作為一家承載上千OA用戶數(shù)的企業(yè)，在迅升物流CIO劉志高規(guī)劃中，新一輪OA項目要能從優(yōu)化公司管理、再結(jié)合系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)優(yōu)化公文審批流程，加快審批時效的功能，將平均審批時效進(jìn)一步得到控制。欲知更多有關(guān)迅升物流的信息化實踐故事，敬請關(guān)注和親臨現(xiàn)場4月12日———卓越運營管控與OA信息化實踐分享論壇廣州站。

　　旗下?lián)碛?0家全資子公司，400多家營業(yè)網(wǎng)點，擁有和整合各種運輸車輛700多臺，物流設(shè)備300多套，倉庫、分撥場地11萬多平方米，日吞吐能力4500余噸，迅升物流作為一家具有供應(yīng)鏈管理能力的國家AAAA級綜合型物流企業(yè)，以強大的網(wǎng)絡(luò)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、高效的運作，處于中國物流行業(yè)冒尖位置。

　　公文暢通無阻

　　作為一家承載上千OA用戶數(shù)的企業(yè)，在迅升物流CIO劉志高規(guī)劃中，新一輪OA項目除了能將公司重要文件、企業(yè)文化等信息進(jìn)行有效的傳播、培訓(xùn)、推廣之外，還要能從優(yōu)化公司管理、再結(jié)合系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)優(yōu)化公文審批流程，加快審批時效的功能，將平均審批時效進(jìn)一步得到控制。

　　這一點，迅升物流的銷售經(jīng)理陳升很有體會。以前在舊OA下迅升物流的公文管理分別通過公文流程申請和審批、OA管理員上傳文件、所有人查閱文件三個環(huán)節(jié)。2010年，迅升物流啟用了泛普協(xié)同OA后，新OA公文管理變得高效便捷且有依可循。陳升通過新OA首先選擇公文上傳目錄，再起草文件并指定閱讀范圍，最后文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批、蓋章后自動實現(xiàn)上傳并歸檔對應(yīng)目錄。此時，閱讀范圍人員也將收到閱讀提醒，并可以對文檔進(jìn)行評分、評論。陳升說，這樣保證了政令暢通，保證了文件的上傳下達(dá)能夠在有效時間內(nèi)到達(dá)指定人員。

　　記者還了解到，物流行業(yè)典型的特點是區(qū)域分布廣，每天發(fā)生各項費用多，費用項目也特別的多，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，規(guī)模擴大，領(lǐng)導(dǎo)很難再及時掌控整個公司的營運費用以及處理各項事務(wù)。費用的拖延和事務(wù)審批處理速度慢，成為制約物流企業(yè)發(fā)展的首要解決的問題。而泛普協(xié)同OA“表單+流程”的協(xié)同審批形式有效地規(guī)范了各地管理審批模式，電子化流轉(zhuǎn)大大節(jié)省了審批的周轉(zhuǎn)時間，使得異地審批更加高效快捷。

新舊OA公文流程審批時效對比圖

　　會議有序高效

　　銷售經(jīng)理陳升回憶了一下，以前倘若銷售部開會，他一般會讓助理Lily安排一下。于是，Lily就會打電話給會議室管理員小李確認(rèn)近期是否有空的會議室。小李則需先翻閱“會議室登記簿”，確認(rèn)在哪一天哪段時間有哪些空的會議室然后再告知Lily。知道結(jié)果后，Lily通過郵件方式通知銷售人員;銷售人員通過郵件回復(fù)確認(rèn)是否參加。這樣，不但既耗時又耗力，有時銷售人員還會反饋沒有收到郵件。會議結(jié)束后，Lily還需通過EXCEL根據(jù)陳升會議溝通內(nèi)容寫會議決議并用郵件發(fā)給所有與會人。所以，每當(dāng)部門開會，Lily總是苦不堪言。

　　“現(xiàn)在新OA上線，我再也不為開會感到苦惱了。”Lily說?，F(xiàn)在每當(dāng)陳升下達(dá)開會任務(wù)后，作為召集人的Lily，只需通過OA系統(tǒng)新建會議，而后會議室管理員用系統(tǒng)審批流程確認(rèn)，流程審批后系統(tǒng)自動發(fā)布開會提醒，參會人通過系統(tǒng)流程填寫回執(zhí)確認(rèn)。會議結(jié)束后Lily在系統(tǒng)填寫決議并通過系統(tǒng)自發(fā)工作安排流程知會各與會人。如今，系統(tǒng)中的會議室占用報表可自動調(diào)出，Lily也可通過報表掌握會議室情況向陳升匯報以便他安排時間。

　　集成彰顯價值

　　與異構(gòu)系統(tǒng)集成性也是當(dāng)初迅升物流CIO劉志高選型新OA時尤為看重的一點。目前，集團(tuán)已實現(xiàn)了OA與財務(wù)核算的對接。與財務(wù)核算對接中，費用審批流程先在OA中流轉(zhuǎn)，流程歸檔后分部收銀員、出納在NIS系統(tǒng)中做付款操作。出納登錄NIS系統(tǒng)，選擇OA流程支付管理模塊，輸入流程號或按發(fā)生日期、申請人、申請部門等，點擊查詢。在需要做付款確認(rèn)的流程方格中打勾，點擊付款確認(rèn)，并可根據(jù)需要是否生成憑證與日記賬。

　　此外，新OA系統(tǒng)與E—HR系統(tǒng)、NC系統(tǒng)也做了深度集成。通過在OA中流轉(zhuǎn)請假/休假流程、員工轉(zhuǎn)正流程、員工培訓(xùn)申請流程、員工晉升申請流程、員工離職流程后，再把這些請假、轉(zhuǎn)正、晉級、晉升、離職等層層環(huán)節(jié)回寫進(jìn)E—HR系統(tǒng)，實現(xiàn)定時同步。與NC系統(tǒng)對接中，通過OA中的物品申請流程、資產(chǎn)報廢和異動流程以及所有涉及客戶商的流程直接會寫給NC系統(tǒng)申購類型、部門資產(chǎn)、部門客商信息，從而避免了兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象發(fā)生