泛普協(xié)同OA“表單+流程”的協(xié)同審批形式有效地規(guī)范了各地管理審批模式

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作為一家承載上千OA用戶數(shù)的企業(yè)，在迅升物流CIO劉志高規(guī)劃中，新一輪OA項(xiàng)目要能從優(yōu)化公司管理、再結(jié)合系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化公文審批流程，加快審批時(shí)效的功能，將平均審批時(shí)效進(jìn)一步得到控制。欲知更多有關(guān)迅升物流的信息化實(shí)踐故事，敬請(qǐng)關(guān)注和親臨現(xiàn)場(chǎng)4月12日———卓越運(yùn)營(yíng)管控與OA信息化實(shí)踐分享論壇廣州站。

　　旗下?lián)碛?0家全資子公司，400多家營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，擁有和整合各種運(yùn)輸車輛700多臺(tái)，物流設(shè)備300多套，倉(cāng)庫(kù)、分撥場(chǎng)地11萬(wàn)多平方米，日吞吐能力4500余噸，迅升物流作為一家具有供應(yīng)鏈管理能力的國(guó)家AAAA級(jí)綜合型物流企業(yè)，以強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、高效的運(yùn)作，處于中國(guó)物流行業(yè)冒尖位置。

　　公文暢通無(wú)阻

　　作為一家承載上千OA用戶數(shù)的企業(yè)，在迅升物流CIO劉志高規(guī)劃中，新一輪OA項(xiàng)目除了能將公司重要文件、企業(yè)文化等信息進(jìn)行有效的傳播、培訓(xùn)、推廣之外，還要能從優(yōu)化公司管理、再結(jié)合系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化公文審批流程，加快審批時(shí)效的功能，將平均審批時(shí)效進(jìn)一步得到控制。

　　這一點(diǎn)，迅升物流的銷售經(jīng)理陳升很有體會(huì)。以前在舊OA下迅升物流的公文管理分別通過(guò)公文流程申請(qǐng)和審批、OA管理員上傳文件、所有人查閱文件三個(gè)環(huán)節(jié)。2010年，迅升物流啟用了泛普協(xié)同OA后，新OA公文管理變得高效便捷且有依可循。陳升通過(guò)新OA首先選擇公文上傳目錄，再起草文件并指定閱讀范圍，最后文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批、蓋章后自動(dòng)實(shí)現(xiàn)上傳并歸檔對(duì)應(yīng)目錄。此時(shí)，閱讀范圍人員也將收到閱讀提醒，并可以對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)分、評(píng)論。陳升說(shuō)，這樣保證了政令暢通，保證了文件的上傳下達(dá)能夠在有效時(shí)間內(nèi)到達(dá)指定人員。

　　記者還了解到，物流行業(yè)典型的特點(diǎn)是區(qū)域分布廣，每天發(fā)生各項(xiàng)費(fèi)用多，費(fèi)用項(xiàng)目也特別的多，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，規(guī)模擴(kuò)大，領(lǐng)導(dǎo)很難再及時(shí)掌控整個(gè)公司的營(yíng)運(yùn)費(fèi)用以及處理各項(xiàng)事務(wù)。費(fèi)用的拖延和事務(wù)審批處理速度慢，成為制約物流企業(yè)發(fā)展的首要解決的問(wèn)題。而泛普協(xié)同OA“表單+流程”的協(xié)同審批形式有效地規(guī)范了各地管理審批模式，電子化流轉(zhuǎn)大大節(jié)省了審批的周轉(zhuǎn)時(shí)間，使得異地審批更加高效快捷。

新舊OA公文流程審批時(shí)效對(duì)比圖

　　會(huì)議有序高效

　　銷售經(jīng)理陳升回憶了一下，以前倘若銷售部開(kāi)會(huì)，他一般會(huì)讓助理Lily安排一下。于是，Lily就會(huì)打電話給會(huì)議室管理員小李確認(rèn)近期是否有空的會(huì)議室。小李則需先翻閱“會(huì)議室登記簿”，確認(rèn)在哪一天哪段時(shí)間有哪些空的會(huì)議室然后再告知Lily。知道結(jié)果后，Lily通過(guò)郵件方式通知銷售人員;銷售人員通過(guò)郵件回復(fù)確認(rèn)是否參加。這樣，不但既耗時(shí)又耗力，有時(shí)銷售人員還會(huì)反饋沒(méi)有收到郵件。會(huì)議結(jié)束后，Lily還需通過(guò)EXCEL根據(jù)陳升會(huì)議溝通內(nèi)容寫(xiě)會(huì)議決議并用郵件發(fā)給所有與會(huì)人。所以，每當(dāng)部門(mén)開(kāi)會(huì)，Lily總是苦不堪言。

　　“現(xiàn)在新OA上線，我再也不為開(kāi)會(huì)感到苦惱了。”Lily說(shuō)?，F(xiàn)在每當(dāng)陳升下達(dá)開(kāi)會(huì)任務(wù)后，作為召集人的Lily，只需通過(guò)OA系統(tǒng)新建會(huì)議，而后會(huì)議室管理員用系統(tǒng)審批流程確認(rèn)，流程審批后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布開(kāi)會(huì)提醒，參會(huì)人通過(guò)系統(tǒng)流程填寫(xiě)回執(zhí)確認(rèn)。會(huì)議結(jié)束后Lily在系統(tǒng)填寫(xiě)決議并通過(guò)系統(tǒng)自發(fā)工作安排流程知會(huì)各與會(huì)人。如今，系統(tǒng)中的會(huì)議室占用報(bào)表可自動(dòng)調(diào)出，Lily也可通過(guò)報(bào)表掌握會(huì)議室情況向陳升匯報(bào)以便他安排時(shí)間。

　　集成彰顯價(jià)值

　　與異構(gòu)系統(tǒng)集成性也是當(dāng)初迅升物流CIO劉志高選型新OA時(shí)尤為看重的一點(diǎn)。目前，集團(tuán)已實(shí)現(xiàn)了OA與財(cái)務(wù)核算的對(duì)接。與財(cái)務(wù)核算對(duì)接中，費(fèi)用審批流程先在OA中流轉(zhuǎn)，流程歸檔后分部收銀員、出納在NIS系統(tǒng)中做付款操作。出納登錄NIS系統(tǒng)，選擇OA流程支付管理模塊，輸入流程號(hào)或按發(fā)生日期、申請(qǐng)人、申請(qǐng)部門(mén)等，點(diǎn)擊查詢。在需要做付款確認(rèn)的流程方格中打勾，點(diǎn)擊付款確認(rèn)，并可根據(jù)需要是否生成憑證與日記賬。

　　此外，新OA系統(tǒng)與E—HR系統(tǒng)、NC系統(tǒng)也做了深度集成。通過(guò)在OA中流轉(zhuǎn)請(qǐng)假/休假流程、員工轉(zhuǎn)正流程、員工培訓(xùn)申請(qǐng)流程、員工晉升申請(qǐng)流程、員工離職流程后，再把這些請(qǐng)假、轉(zhuǎn)正、晉級(jí)、晉升、離職等層層環(huán)節(jié)回寫(xiě)進(jìn)E—HR系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)定時(shí)同步。與NC系統(tǒng)對(duì)接中，通過(guò)OA中的物品申請(qǐng)流程、資產(chǎn)報(bào)廢和異動(dòng)流程以及所有涉及客戶商的流程直接會(huì)寫(xiě)給NC系統(tǒng)申購(gòu)類型、部門(mén)資產(chǎn)、部門(mén)客商信息，從而避免了兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象發(fā)生