質(zhì)量管理體系在項目管理中的應用

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加納某排水渠項目是中水電公司通過公開競標方式承攬的一個土建承包合同，該項目簽約合同額為852萬歐元，開工日期為1999年12月15日，完工日期為2002年6月19日。在公司總部的支持指導下，通過項目組全體成員的協(xié)同努力，工程最終提前三3個月完工，并實現(xiàn)營業(yè)利潤率13.5%。
　　在合同實施過程中，公司我們堅持“從管理中出效益”的信念，以ISO9002質(zhì)量體系的核心精神為指導，結合項目實際情況，逐漸建立了一套適合于本項目特點的質(zhì)量管理體系，從而為項目取得良好的經(jīng)濟效益經(jīng)營結果提供了基礎保障作用。
　　作為該項目負責人，筆者對項目管理中質(zhì)量管理體系的重要性和優(yōu)越性有一些切身的體會和感悟，謹借此文與同行交流。
　　下文著重就本項目質(zhì)量管理體系運行中我們體會較深的幾個方面作重點介紹。
　　一、明確的職責分工和獎勵措施
　　俗話說：沒有規(guī)矩無以成方圓。項目管理體系的運行也同樣依靠有效的組織設計和完整的規(guī)章制度，這就是我們通常說的《項目內(nèi)部管理制度》。
　　首先，《內(nèi)部管理制度》應使項目部每一成員明確知道自己在整個系統(tǒng)中處于什么位置、自己該做什么、要做的程序是什么、出了錯會有什么后果，；同時還要了解項目部其它人員或部門的職責，知道超出自己工作范圍的事情該找誰去解決。這樣，項目部就自然會形成一個既有分工又有合作的有機整體，這種聚合效應是實現(xiàn)項目總體目標的根本保證。
　　其次，要實現(xiàn)工期、成本和質(zhì)量的有效控制，必須使之與個人的經(jīng)濟收入掛鉤并有相應的獎罰制度作保障，否則項目部的意圖很難得到真正地貫徹執(zhí)行。這一點應是《內(nèi)部管理制度》的重中之重。比如，在本項目管理中，為了控制材料成本，在每個階段性施工開始之初，項目部將經(jīng)過測算后確定的定額指標（一般包括油料定額、主材定額、當?shù)厝斯べM總額包干等）下達給各隊，實行浪費罰款節(jié)余提成的經(jīng)濟獎懲辦法，并配合以適當?shù)男姓土P制度，促使項目組每一成員都來關心各種資源的消耗情況，想方設法減少浪費，提高效率，這樣現(xiàn)場生產(chǎn)中逐步形成了人人關心成本、“邊算邊干”的工作作風，從而真正實現(xiàn)了項目部材料成本控制之目的。
　　二、工作程序化
　　工作的程序化程度是反映項目管理水平的重要指標。在實踐中，我們體會到：減少作業(yè)和管理工作的隨意性將使項目的運轉效率明顯提高。實現(xiàn)工作程序化要求項目經(jīng)理部從自身做起，并逐步影響要求和要求影響項目組其他成員按程序辦事，逐步養(yǎng)成規(guī)范的工作方法和程序。
程序化的工作作風不僅能提高工作效率，而且有助于項目經(jīng)理部有效控制工程質(zhì)量和成本。比如，我們項目中對于材料采購的控制程序是：
　　1、 現(xiàn)場施工隊長填寫材料需求申請單，簽字后報總工審批;
　　2、 總工審核需求量后交后保隊核對庫存情況;
　　3、 如果需要采購就由后保隊確定采購量，簽字后交項目經(jīng)理批準;
　　4、 后保隊持單到財務借款采購，并辦理入庫手續(xù)；
　　5、 施工隊須辦理出庫手續(xù)領用。
　　上述程序看似復雜，但只要養(yǎng)成習慣，實際操作并不耽誤現(xiàn)場生產(chǎn)，相反還可以嚴格控制浪費、減少重復采購和盲目報銷的現(xiàn)象發(fā)生，同時使項目部及時了解材料采購狀況和控制工程成本。
　　三、有效的控制方法
　　按照滿意化原則制定了項目總體工作計劃和相應的分部計劃后，更為重要的就是如何有效監(jiān)控計劃的落實，以便進行實施時地糾偏和調(diào)適。
　　本項目在實施過程中，我們主要堅持以下原則或做作法：一切以書面記錄說話；堅持工程例會制度；系統(tǒng)有序的地文件管理。
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　　除了ISO9002質(zhì)量認證體系的要求外，F(xiàn)IDIC合同條款也同樣要求一切以書面記錄說話。因此，重視施工過程的書面記錄，實現(xiàn)責任的可追溯性是對國際承包項目管理的起碼要求?？荚嚧筇峁?BR>　　在這方面舉例介紹一些本項目的具體做作法，如：
　　1）項目部下達的階段性施工任務都以書面形式發(fā)布；
　　2）總工程師負責現(xiàn)場施工日志的記錄，包括天氣、生產(chǎn)進度、設備、勞動力和材料使用情況、現(xiàn)場出現(xiàn)的問題和解決辦法、會議紀要等；
　　3）施工隊長要自行記錄各隊的工作進展情況和資源使用情況，并在生產(chǎn)例會上按規(guī)定格式匯報；
　　4）材料采購人員要對每天的采購進行記錄，包括物品名稱、單價、總價、使用部門等，并定時輸入計算機，月末報項目經(jīng)理。；各施工隊上報油料和主材用量并進行核對匯總，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；。
　　5）監(jiān)理在現(xiàn)場的口頭指令，要及時做書面記錄并讓其簽字認可；
6）施工現(xiàn)場出現(xiàn)任何有利于索賠的事件要立即作好記錄并及時發(fā)函通知監(jiān)理和業(yè)主，為以后的索賠做好準備埋下伏筆。；
　　這些工作為項目部跟蹤工程進程、減少口頭糾紛、控制工程成本和創(chuàng)造額外工程收益發(fā)揮了重要作用。
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　　工程例會能夠幫助項目部實時了解工程進展情況，并及時解決新問題，協(xié)調(diào)新矛盾，從而顯著提高現(xiàn)場施工效率和項目部的管理水平。
　　如，在本項目中，除了階段性的戰(zhàn)役任務下達會和月生產(chǎn)會以外，每周六下午的周例會是最有效的現(xiàn)場生產(chǎn)控制和協(xié)調(diào)方式。周例會的內(nèi)容一般包括：
　　1）各隊匯報上周情況，包括施工進度、油料用量、主材消耗量、存在的主要問題和困難；然后以戰(zhàn)役計劃為基礎，提出下周的工作目標和計劃；最后列出需要項目部解決的問題；
　　2）后保隊與施工隊核對材料耗用記錄，發(fā)現(xiàn)問題當場查出原因，及時糾正；
　　3）總工對工作完成情況進行總結匯報，分析各隊的戰(zhàn)役計劃完成情況，并指出延誤可能性和現(xiàn)場存在的施工質(zhì)量安全問題；
　　4）在與各部門負責人協(xié)商的情況下，對各隊提出的困難問題提出解決措施，并對資源進行調(diào)配。對于計劃落后的部門，指出改進目標和方法并安排必要的資源供給。
　?。ㄈ┫到y(tǒng)有序的文件管理
　　在總部經(jīng)營管理部門的指導下，我們按照ISO9002的標準對文件進行了系統(tǒng)分類，這樣項目雖然有各類文件夾百余個，但在管理過程中絲毫不覺得費力，查找文件不再是一件勞心費力的苦差。無論經(jīng)辦人是否在場，都能很快地找到所需要的文件。而且，一旦工程移交，資料已基本自動轉化成檔案，隨時可以把應向總部上交的檔案資料裝箱帶走，既快捷方便又節(jié)約人力物力。
　　質(zhì)量管理體系優(yōu)越性之體會
　　實踐使我們認識到，以ISO9002為內(nèi)核的項目質(zhì)量管理體系的優(yōu)越性至少可以體現(xiàn)在以下幾個方面：
　　一、以書面記錄說話，提高了內(nèi)部管理的嚴肅性和有效性。
　　比如項目中有的隊不能按時完成項目部下達的工作計劃，往往會找很多借口，這時候，項目部就拿搬出工程記錄，查找原因，分析哪些責任是施工隊的，哪些是由項目部資源供應障礙、指揮失誤或外界不可控因素造成的。在這些因素確定后，就可以讓施工隊心服口服地接受項目部對他們工作的評定，并直接反映在他們的工資收入上。
　　二、有助于項目部加強現(xiàn)場監(jiān)控、控制工程成本。如油料使用，我們實行由各隊對加油票進行簽收和周末核對的辦法，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，有效控制油料偷漏現(xiàn)象。同時，項目部可以根據(jù)統(tǒng)計情況，比較準確的估計出下一步的油料需用量。而且，定期的材料采購記錄，不僅可以使項目部準確把握市場物價情況，而且有助于準確估算出下月的流動資金需求量。來源于考試大
　　三、提供有利的施工環(huán)境。如，堅持要求咨詢工程師對其口頭指令簽字認可，不僅避免了與他們的不必要的口頭糾紛，同時也迫使他們平時不敢隨意下達口頭指示，這無形中為現(xiàn)場施工提供了相對寬松的外部環(huán)境。
　　四、為索賠工作提供最有力的支持。項目部在工程實施過程中分別向業(yè)主和保險公司提交了6六次索賠報告并獲批5五次，總批準金額百余萬美元圓。應該說，完整的書面記錄對這些索賠的成功起了關鍵作用。由于每一次索賠報告中包含了大量無法否認的現(xiàn)場第一手原始記錄，配合以嚴密的論證和條款引用，使監(jiān)理工程師每次對我們的索賠報告感到特別頭疼和無奈。而且，由于工程記錄和文件管理井然有序，資料查找方便快捷，使我們可以在最短的時間內(nèi)編制完成厚厚的索賠報告。
　　從上文中我們可以總結出：如果能在項目管理中，結合具體情況建立以ISO9002為核心的質(zhì)量管理體系，就不僅能夠提高項目的管理水平，而且可以產(chǎn)生間接的經(jīng)濟效益。