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基于平衡的項(xiàng)目系統(tǒng)觀
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天之道,損有余而補(bǔ)不足。這句話最適合來(lái)概括平衡和系統(tǒng)思考。項(xiàng)目經(jīng)理在整個(gè)項(xiàng)目中最關(guān)鍵的事情就是不斷的動(dòng)態(tài)平衡項(xiàng)目目標(biāo)中各個(gè)要素和干系人,并且基于 這種新平衡采取相關(guān)的決策和行動(dòng)。項(xiàng)目經(jīng)理就像是拿著一跟長(zhǎng)長(zhǎng)的竹竿走在鋼絲上,平衡稍微掌握不好就可能無(wú)法成功的完成項(xiàng)目的目標(biāo),最終導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。項(xiàng)目經(jīng)理具有強(qiáng)烈的目標(biāo)驅(qū)動(dòng)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是必須的,但目標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)最終會(huì)轉(zhuǎn)換到我們的行動(dòng)和決策,諸如是否接收新的變更,是否增加人手,是否調(diào)整 項(xiàng)目周期,是否組織培訓(xùn),是否縮減范圍,是否調(diào)整質(zhì)量要求等等。任何一次決策往往都會(huì)對(duì)諸多的項(xiàng)目因素和干系人造成影響,各個(gè)要素相互之間都可能存在正反 兩方面的相互作用,因此決策的過(guò)程需要考慮整體的最優(yōu)化,要追求整體的最優(yōu)化自然就需要平衡好受影響的各個(gè)要素。項(xiàng)目的目標(biāo)往往就是這樣,沒(méi)有最優(yōu)解,只有滿意解,各干系人在項(xiàng)目收尾都滿意了項(xiàng)目就是成功的。
在我們?nèi)粘I钪校ぷ骱蜕?,事業(yè)和家庭,學(xué)習(xí)和娛樂(lè),知識(shí)和金錢(qián)等都是我們需要平衡的方方面面。平衡無(wú)所謂對(duì)錯(cuò),關(guān)鍵是根據(jù)自己的目標(biāo)和原則進(jìn)行。世 間沒(méi)有絕對(duì)的公平,因此任何平衡都是相對(duì)的,是可能存在偏差的,只要在偏差內(nèi)就應(yīng)該算做合理的。在這里,狐貍分餅的故事給我們最好的啟示,為了追求絕對(duì)的 公平最好餅被狐貍東一口西一口全吃光了,所以如果我們追求絕對(duì)的100%平衡,往往最后造成一種惡性循環(huán),導(dǎo)致最終各方都無(wú)法滿意。
1.為什么要進(jìn)行平衡
對(duì)于一個(gè)執(zhí)行中的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),根據(jù)系統(tǒng)思維方法來(lái)看,是一個(gè)動(dòng)態(tài)的平衡系統(tǒng),而且由于項(xiàng)目各因素的變化平衡有可能被打破,必須向上或向下去找尋新的平衡支撐點(diǎn)。
項(xiàng)目中最重要的是團(tuán)隊(duì),項(xiàng)目成功需要整個(gè)團(tuán)隊(duì)付出共同的努力。因此平衡的原因很簡(jiǎn)單,就是要?jiǎng)?chuàng)造一種一致,協(xié)調(diào)的項(xiàng)目環(huán)境,這樣整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)才可能形成合力,共同完成項(xiàng)目目標(biāo)。
平衡的目的仍然是為了項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成,這是一個(gè)最重要的關(guān)注點(diǎn),我們?cè)谡覍ば碌钠胶恻c(diǎn)中的所有決策都是為了這個(gè)目標(biāo)。因此比如項(xiàng)目執(zhí)行中期有獲取到一部分獎(jiǎng)金,均分是一種簡(jiǎn)單無(wú)用的平衡行為,這種看似平衡往往卻對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生了負(fù)激勵(lì)。
當(dāng)平衡被打破的時(shí)候,項(xiàng)目經(jīng)理必須介入并采取相關(guān)的決策,因此根據(jù)經(jīng)驗(yàn)在沒(méi)有人工干預(yù)的情況下混亂會(huì)朝下尋求支撐和新的平衡。項(xiàng)目經(jīng)理要做的就是在出現(xiàn)不穩(wěn)定后通過(guò)科學(xué),合理的行動(dòng)和決策以維持平衡的層次或朝更高的平衡發(fā)展。只有這樣項(xiàng)目目標(biāo)才能夠達(dá)成。
2.平衡的維度
走鋼絲的雜技演員,只要關(guān)注左右兩個(gè)維度就能夠保持很好的平衡。而在項(xiàng)目中,項(xiàng)目成員,高層領(lǐng)導(dǎo),贊助人,客戶,項(xiàng)目的質(zhì)量,進(jìn)度,成本,范圍,遠(yuǎn)期和近期利益都可能成為平衡要素,而且各個(gè)要素之間還發(fā)生著錯(cuò)綜復(fù)雜的相互影響,牽一發(fā)而動(dòng)全身。
我們生活在一個(gè)二元對(duì)立的世界里面,是非,黑白,對(duì)錯(cuò),輸贏分的是如此的清楚。但很多地方我們有強(qiáng)烈的二元對(duì)立認(rèn)識(shí)正在于我們沒(méi)有客觀的看待事物,無(wú)法看到事物的本性,太自我的原因。對(duì)于項(xiàng)目管理中的多維平衡更多需要的是客觀,需要的是系統(tǒng)思維。
事物的二元分析和平衡由于可變量少,函數(shù)關(guān)系也可行是簡(jiǎn)單的線性,很容易找到新的支點(diǎn)尋求平衡。而對(duì)于多維情況下,可變量和受影響的因素很多,我們往往也 只有憑借我們的經(jīng)驗(yàn)去找尋平衡點(diǎn)。但是在無(wú)法通過(guò)科學(xué)計(jì)算獲取最優(yōu)解的時(shí)候,我們應(yīng)該根據(jù)經(jīng)驗(yàn)假設(shè)和組合得到各種場(chǎng)景,通過(guò)模擬和試驗(yàn)來(lái)尋找一種滿意的 解。因此諸如iThink系統(tǒng)建模,DOE試驗(yàn)設(shè)計(jì)仍然是值得關(guān)注的輔助分析工具。
3.系統(tǒng)的思考和決策
在我們進(jìn)行平衡的過(guò)程中,首先要進(jìn)行系統(tǒng)思考,在進(jìn)行了系統(tǒng)思考后才能夠談得上科學(xué)的決策,自然決策的目的就是動(dòng)態(tài)的建立新的平衡以保證項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成。
系統(tǒng)思考簡(jiǎn)單步驟仍然是首先要確定系統(tǒng)的目標(biāo),任何平衡和決策的過(guò)程都是目標(biāo)驅(qū)動(dòng)的;然后是確定各個(gè)影響要素,確定影響要素中的可變量和不可變量;最后是 確定各個(gè)要素間的正反相互作用力和大小。有了這些步驟后就是做假設(shè)和做嘗試,看看各種不同的調(diào)整情況下哪種模式可以達(dá)到新的平衡,哪種模式可以保證在調(diào)整 后仍然能夠滿足項(xiàng)目或系統(tǒng)的目標(biāo)。
在《卓有成效的管理者》里面講到的科學(xué)決策,首先要進(jìn)行問(wèn)題的定義和問(wèn)題邊界的確定,剛好對(duì)應(yīng)了系統(tǒng)思維中目標(biāo)的確定。確定最優(yōu)方案的過(guò)程就是要不斷的假 設(shè)和嘗試,需要為達(dá)到目標(biāo)各相關(guān)要素的一個(gè)新平衡點(diǎn)。另外決策的過(guò)程中要重視反饋和形成閉環(huán),我們?cè)谙到y(tǒng)思考過(guò)程中同樣也要關(guān)注在我們決策后整個(gè)系統(tǒng)是否 沿著我們預(yù)想的方式去尋求新的平衡,而不是導(dǎo)致了惡性循環(huán)。 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章,深入探討。
確定項(xiàng)目的目標(biāo),時(shí)刻關(guān)注項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī),系統(tǒng)思考項(xiàng)目中存在的各個(gè)要素,為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)使各要素間平衡而達(dá)到最大化利用,在環(huán)境和事物變化中通過(guò)系統(tǒng)思考果斷科學(xué)的決策以達(dá)到新的平衡。這些不僅僅是在項(xiàng)目中,也是我們?cè)谌粘I钪锌梢越梃b的思維模式。
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